新形勢下如何加強(qiáng)行政事業(yè)單位人事檔案管理

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，我國各行各業(yè)都在迅速實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理也不不例外，任何行業(yè)的管理如果只是停留在初級階段，那么其發(fā)展必然一定會出現(xiàn)諸多問題。同時通過檔案的管理，可以有效地促進(jìn)所有工作的順利展開。現(xiàn)階段隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與人口的急促增長，檔案管理工作亦越來越重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；分析研究；

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-03-00-01

眾所周知，行政事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)極其龐大同時又非常繁雜的工作。作為行政事業(yè)單位檔案管理，要想真正的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，首先必須從管理工作人員的思想上出發(fā)，解放思想、開拓視野。其次應(yīng)該從服務(wù)上不斷完善管理水平，應(yīng)該從封閉型向著開放型轉(zhuǎn)變，同時應(yīng)該從管理模式上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，必須從傳統(tǒng)手工中的管理向著現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。需要注意的是，人工化管理為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，假若沒有手工管理的基礎(chǔ)，是非常難真正實(shí)現(xiàn)檔案管理之現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的使用價值比較高的手工管理絕對不能輕易放棄，檔案管理要想真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，就絕對不能忽視手工管理。

一、行政事業(yè)單位檔案管理工作之信息化

所謂檔案的信息化，也就是在國家相關(guān)部門的統(tǒng)一組織與規(guī)劃下，于檔案的管理活動至綜合使用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案的信息資源實(shí)施處置，提供服務(wù)與管理。檔案信息化換句話說就是，檔案管理模式必須由傳統(tǒng)的以檔案的實(shí)體保存為關(guān)鍵向著檔案實(shí)體此類主要形式作為社會提供服務(wù)中重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。

現(xiàn)階段不管是從國家亦或是到地方政府等都非常關(guān)注行政事業(yè)單位的檔案管理，目前幾乎所有的相關(guān)單位都已經(jīng)構(gòu)建起了計算機(jī)局域網(wǎng)，另外，為了能夠有效強(qiáng)化文字以及資料的保存與保密，某些行政事業(yè)單位不運(yùn)行接入互聯(lián)網(wǎng)，甚至乎直接實(shí)施單機(jī)操作，保存資料的計算機(jī)要和網(wǎng)絡(luò)實(shí)施一定隔離。在某程度上說都是“唯一”的。這不斷指代對此電子文件的責(zé)任，以及證實(shí)簽署責(zé)任人特點(diǎn)之身份，另外只有防篡改、防抵賴以及防利用等功能。此是，收文企業(yè)或者機(jī)構(gòu)就可以按照此依據(jù)來分辨文件簽署人和文件內(nèi)容是否真實(shí)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為信息傳播在主體有著非常大的優(yōu)點(diǎn)，首先是傳播速度非常之快，其次是傳播的范圍廣，再次所傳播的信息能夠保障最真實(shí)，最后傳播成本不高。隨著我國乃至世界性電子文件與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷改進(jìn)與發(fā)展，人們信息的能夠順利實(shí)現(xiàn)共存共享，資源的利用程度也能實(shí)現(xiàn)最大化。

一個行政事業(yè)單位的檔案管理水平能體現(xiàn)出該單位總體的管理水平，實(shí)則是展示行政事業(yè)單位精神風(fēng)貌的窗口。因此，不管以何種理由或者站在哪個角度上說，檔案管理對于一個單位而言都是非常重要。作為行政事業(yè)單位檔案管理，一定要最大限度地表現(xiàn)出自身存在的最大價值，將其最大的作用發(fā)揮出來，質(zhì)量在此起著非常重要的作用，而借助信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)正好能夠?qū)崿F(xiàn)這一點(diǎn)。信息技術(shù)使得檔案管理由復(fù)雜變得容易，保密等級也有一定的提升。第一，使用信息技術(shù)，能夠使得檔案的歸檔資料格式與紙張趨向于統(tǒng)一，同時字體也區(qū)域統(tǒng)一。這些統(tǒng)一就極大地降低檔案工作管理的復(fù)雜程度，同時也有效地避免了因?yàn)槭謱戵w的字體與筆的色跡不相同而導(dǎo)致管理出現(xiàn)問題。傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)或者格式盡管可以保障統(tǒng)一，不過卻不能保障整齊或者規(guī)范。而目前行政事業(yè)單位完全實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一打印，不但有效保障了檔案資料的字跡清晰與整齊，同時對借閱等也非常有幫助。另外，在檔案管理的工作中，如果條件允許的話應(yīng)該借助電腦技術(shù)來打印卷皮，這不但充分地體現(xiàn)出了辦公的自動化，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)無紙辦公。作為檔案管理的工作人員，可以按照卷皮的大小以及本身格式來設(shè)計出打印的格式，按照卷皮題目內(nèi)容、保管時間、頁數(shù)以及案卷號、件數(shù)、氣質(zhì)年月等所在卷提的地方，來實(shí)施調(diào)整，這樣就能使得打印的內(nèi)容能夠處于最恰當(dāng)?shù)奈恢谩?/p>

二、檔案管理的虛擬化

伴隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)階段無紙化辦公早已成為現(xiàn)實(shí)，原來的以紙張為主要載體的檔案的管理模式亦出現(xiàn)了根本的變革。盡管人類從甲骨文或者竹簡記事至現(xiàn)階段以紙張為載體經(jīng)過了幾十年的發(fā)展，不過無紙化辦公與自動化成了當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，同時逐漸改變檔案工作之實(shí)際操作。每一項(xiàng)技術(shù)或者每一件事情的出現(xiàn)都有它的偶然與必然，檔案資源的共享為檔案管理的主要目的，而順利支持檔案資源的為一定數(shù)量的檔案館藏，在此種情況下，虛擬化就能借助網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)與館際互借來不斷增加館藏，這樣就大大地豐富了檔案資源。假若說將全球范圍內(nèi)所有的檔案信息均并入至互聯(lián)網(wǎng)中，從某個角度看，檔案資源就能夠沒有任何限制地擴(kuò)大，遠(yuǎn)至全球任何一個角落，而近至身邊的人，均能夠在有限的時間或者空間內(nèi)查詢到自身所需要的相關(guān)信息以及資料，從這個角度說這就有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中的難點(diǎn)，不但占地極小，同時投入也非常小。

三、檔案管理工作的數(shù)字化與縮微化

新技術(shù)的不斷使用，尤其是縮微攝影技術(shù)以及數(shù)碼影像技術(shù)的運(yùn)用給檔案管理順利實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提高了很大的保障。本文所說的檔案信息的數(shù)字化，實(shí)際上就是借助計算機(jī)或者掃描儀等一些新技術(shù)把館藏檔案或者資料轉(zhuǎn)化成電子檔案代碼，最終變成為電子文件。行政事業(yè)單位的檔案信息數(shù)字化之后，完全可以借助電腦實(shí)施智能化的檢索，此種檢索不但速度極快，所檢索的范圍也非常廣。此類技術(shù)為檔案的儲存帶來了巨大的幫助，同時也不會因?yàn)橐恍┲饔^原因而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。而縮微攝影技術(shù)也就是將大量的紙質(zhì)資料或者信息縮微至非常小的縮微品中，同時把它們制作成為電子類文件，其數(shù)碼影像則是借助數(shù)碼相機(jī)與光磁轉(zhuǎn)換來實(shí)現(xiàn)對影像中的信息進(jìn)行高清晰處理，它們的存在各有各的特點(diǎn)，但是均以電腦來實(shí)施識別、管理以及存儲的電子文件，最終形成數(shù)據(jù)庫。此種方法從本質(zhì)上有效地解決了由于紙質(zhì)檔案而為庫存帶來的壓力，同時解決了檔案管理中的很多矛盾。數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)的運(yùn)用，對于影像的長時間保持與及時復(fù)雜等都非常有幫助，同時也便于電腦查閱照片案卷。數(shù)碼技術(shù)與縮微攝影技術(shù)的深入發(fā)展，給檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化提高了很大的空間。毋庸置疑，計算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)使得全球的時間與空間距離再次拉近，而電子文件的出現(xiàn)則依賴于計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，它有著可塑性和快捷性，有著紙質(zhì)文件所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。