淺析ERP在油田物資供應中的深入應用

摘 要：隨著現代社會向全球化、現代化的方向發展，石油行業面臨著生存和發展的轉折，這對石油企業的管理提出了新的挑戰，科學全面的ERP系統在石油企業中的運用，是提高企業核心競爭力的有效途徑，本文主要探究ERP系統在油田物資供應中的應用，簡要探討如何強化運用ERP，并針對ERP系統在運行中所遇到的問題提出一些建議，使其在油田物資供應中發揮最大價值。

關鍵詞：ERP系統；油田；物資供應；

文章編號：1674-3520（2015）-03-00-02

在經濟全球化的現狀下，石油企業要依據市場變化改善自身管理方式，ERP系統，即企業資源計劃，是一款能夠將物資、人力、財務集合一體進行集成管理的企業管理軟件，這種新的管理模式貫徹了現代化社會的先進管理理念，迎合市場變化，是一種將企業的三大命脈——物資、資金、信息進行一體化管理的系統，而且也在此基礎上具備計劃決策、管理控制、業績測評等功能。自2001年中國石化提倡企業運用ERP系統物資供應模塊以來，已有許多企業成功運行，大大促進了物資供應標準業務流程的應用，實現企業各部門之間業務集成和資源共享，減少失誤，提高企業工作效率。現代石油企業需要這樣一套全面的ERP系統來進行集成管理，運用先進技術設備和科學管理理念，來迎合競爭激烈的市場。

一、運用ERP系統物資供應模塊應遵循的原則

第一，中國石化黨組織提出首先要以規范科學的態度對待ERP系統的運用，以合理操作、強化控制、收益最大化為目標來推進ERP系統及其物資供應模塊，從而為企業的控制管理、采購工作等提供支持。這是運用ERP物資供應模塊首先要遵循的原則。

第二，要正確認識ERP系統在企業管理中的作用，如加強和保障基礎工作、激發保供降本功能、加強企業管理規范性等。認識到ERP系統的重大功用以后，企業應當將深化ERP系統的應用作為企業發展的重點，運用先進的領導組織指導ERP系統的運作，將其作為規范企業管理的落腳點。

第三，依據市場需求、自身發展需求運用ERP系統，把激發保供降本功能、加強企業管理控制作為運用ERP系統的出發點；在運用ERP物資供應系統時，要將控制管理、提高企業工作效率、提高企業物資供應主動性作為出發點，根據企業的實際情況，合理運用。

第四，要整體規劃推進，實現總部和企業兩個層面的ERP系統物資供應模塊與設備、計劃等模塊的合理集成運用，并依照物資供應業務之間的關系合理優化業務流程。從企業的實際狀況出發，如企業機制設置、管理能力等，執行現階段的工作計劃，除此之外，還要制定合理的發展方案。

第五，注重應用過程中凸顯出來的問題，實現規范操作，加強對應用的管理控制，盡可能提供最真實、最完整、最及時的數據，實現資源共享。

二、ERP系統運行的現狀及問題解決措施

通過對國內石油行業的觀察，石油企業在管理方面存在的問題具有一定的規律，以下就以A油田企業為例，探究我國油田企業ERP系統運行的現狀，并對其中存在的問題進行簡單分析。

（一）以A油田企業為例分析ERP系統運行現狀

A油田企業是該省油田的支柱企業，承擔著采購、存儲、商品配送、服務等各項工作，是該省物資采購供應的龍頭單位，把握該省油田行業的命脈，因此，必然處于該省油田采購供應業務流程的源頭位置。從該省的油田物資采購供應環節來分析，A油田的主要業務流程比較復雜，必須得到政府權力部門的審核，各部門用料要先遞交需求計劃并向該省物資管理部門申請，申請通過后將計劃轉送到物資供應總公司，由總公司根據需求計劃進行物資發放，最后，總公司要對用料單位進行銷售考察，并清點財務，與之前遞交的需求計劃進行對比，整個過程必須謹慎操作，A油田企業在整個流程中體現出了ERP系統的物資、銷售、財務幾個模塊，A油田企業ERP系統運行兩年來，大大提高了該企業的工作效率，總公司ERP項目包含于A油田企業ERP系統之中，將這些繁瑣的過程壓縮于一體，并降低了總公司和該企業之間用料發放以及后期清點工作的失誤，ERP系統的運行，將A油田企業物資采購、物資供應、財務業務集成一體，創建一個共享的信息平臺，自此，總公司的物資發放和財務清點等后續工作，以及A油田企業的用料單位職能都在這一平臺上得以實現，可以在第一時間收到各部門發出的需求或指令，利用這種先進的技術手段打破了以往效率低下、溝通有障礙的狀況，對于A油田企業的物資供應、市場營銷、盈利最大化具有重大意義。

（二）A油田企業ERP系統物資供應模塊的運用

1、打造專職團隊主管ERP系統物資供應模塊。A油田企業物資供應總公司處于ERP系統運行的中心地位，受到企業的高度重視，企業為此成立一個專職部門，由這個專職部門承擔ERP的運行工作，并派出一位公司高管擔任負責人，企業業務高管參與運行的全部環節，監管整個流程，并做好流程優化工作，并抽取企業信息部業務能力較強的員工加入該專職部門，打造出一個較高水平的團隊專管物資供應模塊，這是深化ERP系統在物資供應中的運用的前提。

2、加強ERP系統的控制功能在整個供應系統中的運用。有了專業團隊，其次是依據實際狀況制定一個完整的實施目標，這是ERP系統運行的基礎，也是檢驗ERP系統運行成效的前提。首先是分析A油田企業工程項目計劃，明確該企業的具體實施安排，在此基礎上制定ERP系統運行的實施計劃，計劃要按步驟劃分，最后要分析市場、分析處于同一競爭力企業的缺陷，對計劃以及各環節的分劃進行相應的調整，并在ERP系統運行過程中，對物資需求計劃、銷售環節等主導程序進行管理控制，讓ERP系統實現于企業整個物資供應和管理的各個環節。

3、健全體制，規避風險。ERP系統在油田企業中的運用使企業實現了一體化管理，但并不是說企業的所有部門業務都適用于該系統，適用于ERP系統的業務則會越來越依賴于該系統，ERP系統的運用打亂了原有的管理、控制體系，這樣就導致企業出現業務運作危機，而且，就A油田企業而言，在ERP項目實施時，該企業還未建立一個完整的內控系統，為確保ERP系統的運行，降低企業風險，首先要對ERP系統進行調整，使其適應A油田的發展現狀，探究如何協調各項業務的工作，分析在ERP系統運行的條件下，企業各項業務各自的需求和發展目標，并結合現在各業務的進展狀況，對其進行分工處理，建立一套合理完整的管理制度，針對各個業務的負責人員建立責任制度，分析業務風險點，嚴格控制ERP系統中的業務，對其運行的全部流程進行監控，并對其余業務進行合理調整和控制，規避風險點，在ERP系統控制下不斷完善物資供應環節的工作，建立健全業務體制，有效地使企業在充分享用ERP帶來的效益的前提下，為企業的運行提供制度保障。

4、物資供應公司嚴格履行具體職責。針對A油田企業來說，其物資供應公司擔任重要職責，可將其分為兩個部分——系統業務功能實現和優化業務流程，這兩個部分是在ERP系統運行條件下對總公司業務的準確分配，其中系統業務功能實現包括三個方面——系統詳細測試、單元測試以及集成測試，這三個部分都是在ERP項目實施的條件下運行的；優化業務流程又包括兩個部分——業務現狀分析和目標設計。在細化的所有部分當中，業務現狀分析和目標設計是ERP項目運行的前提，其中在業務現狀分析的工作中是否合理科學地梳理了企業業務流程，將直接關系到ERP系統項目運行的成效。目標設計是優化企業業務流程的前提準備，由目標設計最終決定在ERP系統中的具體實現方式。

進行業務現狀分析和目標設計，能夠有效提高企業的采購管理工作效率，在這兩個階段，最主要的任務是梳理出物資采購環節管理中存在的問題，如管理方式或流程上的問題，再利用系統實施手段進行優化。對物資采購流程進行梳理是深化企業ERP系統物資供應模塊的關鍵，將一些主要流程集中于一條供應鏈中，這可以大大提升梳理工作效率。在A油田企業中，以業務現狀分析階段為例，共梳理出物資采購計劃流程、合同管理流程等20多個企業采購業務流程，在目標設計階段，共優化了包括需求計劃處理流程在內的20多個業務流程，通過對這些流程進行梳理，存在的問題也更加明晰，降低了業務操作工作中存在的主觀性失誤，保障業務流程的規范性，再結合ERP系統的特點，對之前的供應鏈進行整體梳理優化，使各項業務流程在ERP系統的條件下得到最終實現。

在系統業務功能實現這一環節，通過對A油田企業進行實際檢驗分析發現，ERP系統中的某些程序并不是能夠完全貼合所有的業務需求，企業業務是企業運行的根本，因此就需要對ERP系統進行相應的調整，增加了一些新程序以滿足業務需求，調整后出現很大改觀，對于企業內部的同類型庫存物資，可以依據采購合同中的具體規定進行分批管理，使物資從供應到采購，再到用料形成了一條管理鏈，不僅節省工作時間，而且為售后服務提供了方便。

通過對ERP系統在A油田企業中運行的狀況進行分析，在合同管理程序上，ERP系統主要強調業務管理要以業務流程為主，而對于物資的采購則只是以采購訂單的方式體現出來，并只作為資源配置的方式，但是在合同審核工作上存在很多缺陷。在A油田企業中，合同管理并不隸屬于ERP系統，而是交給一個專門的合同管理系統，但是A油田企業每年業務量十分龐大，處理合同管理問題是一項繁雜的工作，如果一份合同要分別遞交到兩個系統進行處理，就會加重工作負擔，而且也容易出差錯，效率低下，因此這種方案并不適用。而且那套專門的合同管理系統并未對物資類器材的編碼進行詳細的設定，并不能滿足物資采購管理工作高效率、高精準的要求。最終，A油田企業物資供應公司決定將合同管理歸并于ERP系統，專門在ERP系統中開發了合同管理程序，并制定了一套嚴格的管理規定，將合同管理這項復雜的工作進行集中式管理，大大提升了工作效率，并降低了工作失誤。

三、如何深化ERP系統在油田物資供應中的應用

（一）保障應用的規范性，以及數據的精確性

要想深化ERP系統在油田物資供應中的運用，就必須要保障已有系統或功能的規范性，主要工作有：第一，由項目管理模塊和設備管理模塊承擔項目需求計劃和檢維修需求計劃的創建，其余的需求計劃則只需人工錄入系統即可。對于一些已超過期限的需求計劃要及時進行處理，系統自行錄入的需求計劃要交由相關模塊處理，其余的要交由物資應用部門處理；第二，把物資需求分析以及物資采購等工作全部交由系統處理，在必要時可人工手動輸入；第三，關于ERP系統中采購流程中的信息，包括評價等都要先轉到電子商務網站當中，然后下載詢比價信息，最后再由總部直采調撥單到ERP系統，這樣完成整套流程操作，提升效率。第四，系統對于采購申請要進行處理，至少要進行一級審批，如果超過期限未執行完畢，就必須進行核銷；第五，發貨和收貨都要嚴格按照依據進行，如有些材料需求緊急，要在一定期限內要補充上必須的步驟。

（二）打破傳統物資采購模式，加強供應商考評、協議采購等功能

供應商評估功能是一種反饋能力，能夠讓企業對于獲得的成效有清晰的把握，中國石化總部大力提倡油田企業深化應用供應商評估功能，首先企業要選擇一些實力較強的供應商合作，在合同實現以后，需要該供應商從物品、效率、服務等幾個方面進行評價，然后要對評價結果進行審核，審核通過以后要及時上傳至電子商務網站，可以讓總部盡快獲得信息。為保障采購業務的實現，要打破傳統模式，使其向管理型轉變，收集ERP系統提供的詳細信息，加強控制，對以往每次的物資采購價格進行分析，形成一個完整的物資采購機制。

（三）做好信息共享工作，加強對信息的利用

對企業的物資供應業務進行全方位的監控。首先要加強設備和材料管理，把握耗損規律，保障采購和耗損數額的準確性，并加強對需求計劃中提及的信息進行跟蹤監控。

四、結語

ERP系統在油田企業中的運用，不僅提升了企業各部門工作的效率，建立了一條科學迅捷的管理鏈，而且為企業各部門工作提供了大量高價值的信息，其中的物資供應模塊將油田企業的物資采購工作進行集中管理，對于油田企業實現現代化管理，增加投入與產出比有重大意義。但是，也不能忽視ERP系統的局限性，它僅僅是一個管理系統，企業不能將所有的管理交給一個管理工具，ERP系統要配合企業先進的管理機制才能發揮成效。要迎合市場，增加企業工作效率，就要在建立一個適合自身發展的管理模式的基礎上，不斷深化運用ERP系統。

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