地質檔案管理工作思考

格日樂

核工業二〇八大隊 包頭 014010

地質檔案管理工作思考

格日樂

核工業二〇八大隊 包頭 014010

我國目前地質礦業迅速發展，地質勘探發生了前所未有的變化。這些變化給地質檔案工作提出了新的要求，增添了許多新的內容，使得地質檔案工作的面臨著前所未有的挑戰和機遇。因此，結合目前檔案工作中最新的理論和方法，對原有的地質檔案進行開發利用，對缺損地質檔案進行修復，從而達到地質檔案工作可持續發展的戰略目標。本文從地質檔案資料管理工作的現狀入手進行論述，在此基礎上分析了目前地質檔案管理工作中所存在的問題，依據存在的問題和科學技術發展的新方向，提出了綜合性的建議。

地質檔案；管理；存在問題；改善建議

地質檔案資料是在地質勘探、開發過程中形成的所有資料的綜合，實驗與研究工作的最真實最全面的歷史記錄，是不可再生性的資源。地質檔案資料也是廣大的地質工作者辛勤勞動的重要體現，是地質勘查技術服務于社會，是地質找礦工作獲得的重要基礎性的信息資源之一，是我們進一步開展地質工作不可或缺的重要依據之一。由此可見，地質檔案資料具備了地質工作經驗的可比性，所收集的材料可再用性以及效用增益性特征。由于地質資料形成過程的成本相對其他資料而言偏高，但是其應用范圍卻相對要廣一些，不僅僅能夠反復的利用，還具備了其他資料所不具備的巨大的經濟效益和社會效益。

新中國成立之后，國家累計投入到地質勘探方面的費用以達到6445.6億元之多，由此形成了涉及面廣、內容豐富的地質資料。這些資料中蘊藏著巨大的、潛在的價值，對它的開發、利用和存儲保管可以被看作是為為國、為民所做出不可忽視的貢獻。因此，我們應該開始重視對地質檔案資料的保護和利用。21世紀的是信息化、數字化為主導的時代，地質資料數字化則成為地質檔案管理工作一項重要的工作，成為社會經濟發展的一項重要的信息資源。因此，對地質檔案資料進行開發、利用和存儲使其能夠更好地發揮作用，服務于社會，已成為當今地質檔案管理工作的一大趨勢。

一、地質檔案管理現狀

地質檔案管理工作應遵循檔案管理工作的原則，不斷加強管理、搞好信息服務；統籌規劃、重點突出；完善制度、規范運作；開發利用、保障安全，開展檔案、科技情報信息資源為地質找礦服務。關于地質檔案管理工作的現狀，主要從管理機制、業務建設、安全體系等三點進行了分析，同時提出了地質檔案管理工作中存在的問題。

（一）管理機制的建設

規范的制度建設是完成工作的保證。“十二五”時期，中國核工業集團核地質檔案館承擔了全國放射性地質成果檔案、原本檔案和實物檔案管理的工作任務。核工業二〇八大隊檔案科作為核工業地質局放射性礦產成果、原始和實物委托保管的下屬單位，責任重大，任務繁重。因此，在深入學習檔案法的基礎上，結合本單位工作實際，在原有的收集、整理、立卷、歸檔、保管、借閱、利用、保密、鑒定、銷毀、統計等現代檔案管理的規章制度、工作細則、崗位責任制的基礎上，分門別類整理和查找檔案管理制度的缺陷和遺漏，進行了檔案管理制度匯編，新增《核工業二〇八大隊固定資產投資項目檔案驗收辦法》、《核工業二〇八大隊固定資產投資項目檔案管理規定》、《核工業二〇八大隊聲像檔案管理辦法》、《核工業二〇八大隊設備儀器檔案資料管理規定》等制度。通過匯編，我們修訂和完善了檔案管理的各項規章制度，用制度建設促進檔案管理工作的全面發展，形成一切按規程規范辦事，一切用規程規范要求的良好氛圍，在日常工作中做到有法可依、有章可循，確保了核地質檔案管理制度在核地質檔案業務流程中不留空白。

（二）業務建設

地質檔案硬件方面需要完善庫房設施，加強了基礎設施建設。在過去的幾年里，檔案館實現檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三分開，標準擺放檔案密集架保管并配備防磁柜、空調、刻錄機、電腦、溫濕度計、防光窗簾等設備設施。近幾年隨著地質任務工作量和館藏資料的日益劇增，鑒于檔案用房和檔案裝具不足的情況，檔案館工作人員積極向有關領導和有關部門反映情況，提出建議和要求及實施方案等，完成了檔案庫房增容的改造擴建任務，增添了檔案裝具，完成庫房溫、濕度自動控制和庫房電子門禁監管系統的安裝，并將檔案管理的相關制度上墻。檔案基礎設施得到較大改善，不僅滿足了檔案工作需要，而且實現了檔案用房節能、環保、美觀、協調和安全。

軟件方面則以提供檔案資料利用服務為目的，扎扎實實做好檔案收集、整理、鑒定、保管、借閱利用、編研、統計等業務基礎工作。在日常工作中，檔案人員隨時進行地質科研、文書、會計、基建等檔案的收集和整理，分門別類的進行分類和歸檔工作，以此保證所歸檔的文件材料即完整又準確，具備系統性、完整性等特征。除此之外，檔案管理人員做好檔案工作的后期統計、匯交等工作，同時，要對各類檔案的庫存情況、接收情況、銷毀情況、利用情況等進行登記，要準確統計相關的數據，以備使用。

（三）安全體系建設，提升檔案安全保障能力

安全保密方面嚴格執行保密法、檔案法、《保密制度》、《借閱制度》管理單位地質科技檔案。在對檔案實體管理的同時,強調檔案信息安全保密工作，加強電子文件歸檔工作的監督和指導，確保檔案數據庫安全，防止泄密事件發生。按照保密資格二級認證要求，建立本單位1∶20萬區域地質圖、各種比例尺地形圖、地質科研、文書、基建項目、參考資料以及光盤檔案的涉密載體臺賬。在接待工作中，嚴格執行各個規定和要求。并且靈活地做好利用工作，較好地處理了利用與被利用的關系。既處理好單位間的關系，又不損害本隊利益，維護了單位的權益。

二、地質檔案管理工作中存在的問題

長期以來地勘單位地質檔案管理與利用還存在諸多不盡人意的地方，除了受經濟條件、科技發展水平、管理理念等因素的制約以外，筆者認為還有在以下兩個方面存在問題。

首先，檔案現代化管理水平有待提高。隨著信息技術、計算機技術、網絡技術的日益普及和大量電子文件信息化，采用計算機管理檔案、進行查閱、利用和存儲檔案信息資源，勢必使地質檔案管理工作逐步向電子化、網絡化方向發展。目前，我們核地質系統檔案管理同核電等其他系統相比較，在現代化管理進程方面差距很大，缺少統一和必要的檔案業務管理軟件；檔案信息電子化也僅局限于目錄檢索這一層次。

其次，檔案管理人員整體素質相對低下。長期以來，檔案管理工作給人們留下了“拿鋼筆抄一抄、用漿糊粘一粘、拿繩子扎一扎”的刻板印象，甚至被一些人認為是“老大媽才會干的活兒”，這樣的標簽使得大眾對檔案工作不重視，專業的、業務能力強的人不愿意到檔案部門“養老”，這樣的錯誤認識導致檔案管理人才配備出現嚴重的問題，出現了檔案管理人員整體素質不高的現象。目前，許多檔案管理部門的檔案管理人員文化程度相對偏低，其中絕大部分人員沒有系統的學習過檔案管理方面的專業知識，缺乏檔案、地質、計算機方面的相關知識，只是安于現狀，對檔案工作現代化建設缺乏興趣，“做一天和尚撞一天鐘”，懶于學習，對業務即不熟也不精，計算機操作技能僅限于簡單的步驟，操作能力不強給地質檔案管理與利用帶來不良影響。因此，地質檔案數字化、信息資源開發需要專業能力強，計算機應用能力強又有地質勘探方面的知識的人才。

三、加強地質檔案管理與利用的建議

筆者認為，在今后的工作中逐漸建立檔案數據庫或信息庫，通過計算機網絡為所需的用戶提供便捷的服務，可提高效率和地質檔案的利用率，把地質檔案工作逐步地引向現代化發展的軌道。針對本單位檔案特點本人建議從以下四方面著手：

（一）加快地質數據資源建設

地質檔案最為突出的一個特征是，類型多樣，信息海量。所以，加快地質數據資源建設需要完成主要資源的數字化原始積累，建立檔案信息數據庫，實現計算機檢索檔案，保管檔案。因此，要求檔案管理人員做好電子檔案的收集、管理、保存等工作，保證電子文檔的完整性。開展地質檔案網絡化服務，必須開展必要的地質檔案數字化工作，以檔案科為中心建成一個檔案信息網絡體系，使檔案信息資源能夠得到合理有效的配置，能夠實現檔案信息資源共享。例如，在本單位的局域網上公開一部分不涉密的檔案目錄，方便所需者查詢和檢索；同時，檔案管理部門與相關的宣傳部門相互配合，將本單位重大活動中形成的照片、錄像等及時歸檔，建立屬于本單位的視頻檔案數據庫，以便于將來的宣傳和利用。更為深層次上講，地質檔案管理部門可建立“成果報告圖文地質資料數據庫”，“鉆孔地質數據庫”和“物探測井數據庫”等數據庫及服務系統。

（二）嚴格把關，實現地質檔案管理工作的規范化、科學化

地質勘查單位必須按照我國《檔案法》的相關條例，嚴格遵守《地質資料管理條例》和《原始地質資料歸檔規則》等相關工作準則要求，對地質檔案要工作認真、細致、負責，檔案管理人員從接收檔案開始，認真把關，對其進行整理和鑒定，妥善保管，檔案管理部分更是要將地質檔案管理工作進行標準化的、規范化的管理，嚴格控制任何一個環節的疏漏，造成不必要損失。

首先，檔案管理人員要把好檔案收集和歸檔的大關。地質工作的特殊性使得每一項地質項目，從立項開始經歷著設計，到野外的實地勘查，資料的匯總和整理以及最后勘探成果的報告編寫和審查驗收等內容，在這個過程中所形成的材料，就是“地質檔案”。因此，要嚴格按照“從一而終”的原則，誰負責的項目就由誰來立卷歸檔。這樣做的主要目的是責任到人，明確每個項目的負責人就是他所負責的項目檔案歸檔的第一責任人，由他來負責將他所負責的項目的資料整理歸檔之后完整及時的移交給所在單位的檔案部門。而檔案管理工作人員接手檔案時要嚴格對照標準做好入庫前的審查工作，徹底改變以往的“你交什么我就收什么”工作態度，從過去被動局面的局面變為主動，對自己所要接手的檔案做到心中有數，形成一個雙向的制約機制，由過去的難控變為可控，確保歸檔資料的完整性和案卷質量的過硬性。

其次，檔案管理人員要把好檔案的整理和保管的大關。檔案管理人員按照檔案管理的相關規定和標準，對已經收集好的文字、數據、圖紙、聲像等資料，進行科學的整理分類，做好分類、排列、裝訂、編號、編目、裝盒等程序。與此同時妥善保存整理好的資料，定期進行檢查，對一些有破損情況或有問題的檔案進行二次的整理，能修復的進行修復，能復制的進行復制，爭取做到每一份兒檔案都是完整無缺的。對一些有存儲價值的電子文檔資料的進行處理時，也要嚴格遵守電子檔案管理規則和準則行事，不可擅自篡改或隨意保存。檔案管理人員要善于利用計算機等現代化的設備來做好檔案的登記工作，將庫存檔案的目錄以及其他相關的信息進行登記，確保庫存檔案與目錄信息相吻合，實現檢索便捷，提高檔案的利用率。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案信息化建設

隨著檔案管理工作不斷向著數字化、信息化的方向發展，對檔案管理人員提出了更高的要求。不再是喝喝茶看看報紙那么簡單，要求檔案管理人員要檔案管理所需要的專業知識，還要求檔案管理人員熟練掌握計算機信息技術，以適應現代化檔案管理工作的需求。因此，地質勘查的相關單位要把狠抓檔案工作人員綜合素質作為一項長期的工作來重視。

首先，引導和鼓勵檔案管理人員成為一名業務能力過硬的復合型的人才。檔案管理人員不僅僅充實自己的專業知識，還要主動學習地質方面的相關知識，做一名既懂得地質方面的知識又有過硬的檔案專業知識，同時能夠熟練信息化技術的現代檔案管理人才。除了個人努力提高以外，地質勘查相關單位也積極開展各項培訓、學習深造的機會，為檔案管理人員再學習和再深造提供便利條件。甚至，可以給予一定的物質方面的獎勵，調動人們的積極性和主動性，形成一個良好的氛圍，能夠為地質工作提供科學周到的服務。其次，需要不斷提高檔案管理人員的數字化水平。地質管理的相關單位為了實現地質檔案全面數字化管理，需要不斷地提高地質檔案管理人員的信息化服務水平。地質勘查單位要根據工作的需要，組織檔案管理人員參加有關數字化培訓，學習錄入技術、網絡方面的知識，使檔案管理人員能夠熟練地使用相關軟件，建立起本單位的目錄檢索數據庫和全文數據庫。建立了檔案目錄檢索數據庫之后，檔案管理人員根據廣大借閱者的要求，及時迅速、準確無誤地為借閱者提供所需要的檔案。而全文數據庫的建立對地質檔案工作而言至關重要，利用現代化傳媒手段收集信息，采用掃描和拍攝等的方法將紙質版的檔案資料錄入計算機里，建立相應的文檔號，使得查閱檔案更為便捷。檔案查閱者只需輸入檔案的電子文檔號即可查閱到所需要的檔案，不再像過去一樣一個個地翻閱舊的紙質版的檔案，使紙質的檔案壽命延長。因此，目錄檢索數據庫的健全和全文數據庫的建立都對檔案管理人員提出了新的要求，要求檔案管理人員要熟練地掌握和運用計算機知識，實現地質檔案管理工作全面數字化。

（四）提升服務水平，促進地質檔案的二次開發利用

地質檔案工作中保存地質檔案是手段，而對地質檔案的二次開發利用才是其最終目的。一些地勘單位集存了數量龐大、內容豐富的地質檔案，這不僅僅可以為我國礦業的勘探、開發以及地質災害預防和治理工作所利用，甚至地質檔案中所蘊藏的信息成為下一步開展有關方面的工作起到不可忽視的重要參考依據。但是，如果如此龐大的、內容豐富的檔案資料在庫房中“沉睡”，就沒有任何意義，無法發揮其作用了。為此，檔案工作應該從被動為查詢資料者服務轉向積極主動為地質工作提供全面信息資料，通過對已有的地質檔案的研究和開發，充分地挖掘出其二次開發利用的價值，提高地質檔案的利用水平。

總之，堅持地質檔案管理工作的信息化建設，是地勘部分首要的任務之一。檔案管理人員與檔案利用者要充分的挖掘出地質檔案的價值，加大二次開發和利用的力度，實現地質檔案管理工作邁向科學化、規范化的道路，為地質檔案管理工作“添磚加瓦”。

綜上所述，想要做好地質檔案管理的開發利用工作,就要從自身做起，認真對待地質檔案管理工作。在地質檔案管理工作中，要經常去總結工作中的表現，對于好的一方面、有進步的地方要繼續保持，對工作中存在的問題，要及時發現，并且要想辦法解決出現的問題。當前，我們需要重視起地質檔案的管理工作，需要我們加大力度進行投入，從而改善地質檔案存儲的庫藏條件，實現地質檔案管理的規范化，加強檔案管理人員的綜合素質，加快地質檔案信息化的建設，提升服務水平，促進地質檔案的二次開發利用。

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