財政部、國家檔案局有關(guān)負責人就《會計檔案管理辦法》修訂答記者問

財政部、國家檔案局有關(guān)負責人就《會計檔案管理辦法》修訂答記者問

為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），將于2016年1月1日起施行。近日，財政部、國家檔案局有關(guān)負責人就新《管理辦法》回答了記者提問。

問：請介紹修訂出臺新《管理辦法》的背景和過程。

答：1984年財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會計檔案管理辦法》，并于1998年對該辦法進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施10多年以來，對規(guī)范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，原《管理辦法》已經(jīng)無法較好地適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展需要，突出表現(xiàn)在：（一）隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規(guī)范。（二）隨著我國會計法律法規(guī)的不斷完善，以及國家檔案管理規(guī)范、標準的制定或修訂，原《管理辦法》的有關(guān)表述已不再適用，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規(guī)定需要相應(yīng)予以調(diào)整或完善。

為做好原《管理辦法》的修訂工作，從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)展改革委專門針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作。隨著試點工作的穩(wěn)步推進，電子發(fā)票相關(guān)政策的逐步完善，2014年財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見，形成了《會計檔案管理辦法（修訂草案）》。2015年9月財政部、國家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論《會計檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。

問：修訂出臺新《管理辦法》有什么重大意義？

答：一是有利于推動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟的發(fā)展。近年來，黨中央、國務(wù)院積極推動“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”活動，我國基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理，將大大推動電子憑證的在線傳遞和線上應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟發(fā)展提供了有力的政策支持。

二是有利于促進形成綠色、低碳的發(fā)展方式。黨的十八大報告強調(diào)，要著力推進綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展，形成節(jié)約資源和保護環(huán)境的空間格局、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、生活方式；黨的十八屆三中全會進一步提出要加快建立生態(tài)文明制度。新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計檔案銷毀工作有序開展。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

三是有利于推進國家治理能力現(xiàn)代化。國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細化。電子會計檔案是電子會計資料的歸屬，新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

問：新《管理辦法》在哪些方面做了調(diào)整？

答：新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調(diào)整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期限。

問：明確電子會計檔案的管理要求是此次修訂的重點，新《管理辦法》對電子會計檔案作了哪些方面的規(guī)定？

答：新《管理辦法》在會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應(yīng)規(guī)定，主要包括：一是將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是規(guī)定滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其讀取平臺一并移交。四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

問：新《管理辦法》提出了電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存的條件，具體包括哪些條件，應(yīng)如何理解？

答：為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《管理辦法》提出了如下要求：一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。以上要求中：第一、七項規(guī)定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規(guī)定是確保電子會計檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。

問：新《管理辦法》增加了會計檔案鑒定銷毀的相關(guān)內(nèi)容，并修改了監(jiān)銷的有關(guān)規(guī)定，主要是出于什么考慮？

答：會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其中鑒定銷毀工作是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。原《管理辦法》規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責任，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人。在實際工作中，為避免可能發(fā)生的風險，對于遠遠超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負責人一般也不愿銷毀，大量已失去保存價值的會計檔案占據(jù)了儲存空間，造成了資源浪費。因此，新《管理辦法》增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，要求“單位應(yīng)當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀?！?/p>

監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進行的一項制度安排。原《管理辦法》規(guī)定，“銷毀會計檔案時，應(yīng)當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。會計檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，國家機關(guān)銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監(jiān)銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發(fā)揮監(jiān)督作用。為此，新《管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，即“單位檔案管理機構(gòu)負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章?！?/p>

問：新《管理辦法》將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，主要理由是什么？

答：近年來，國家檔案局對機關(guān)和企業(yè)文件材料的定期保管期限進行了調(diào)整，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）分別將企業(yè)管理類檔案和機關(guān)文書檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。另外，會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)，民事案件的訴訟時效最長為20年，但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，我們將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。