檔案管理工作中存在的問題及解決對策

任夢虹

Point

隨著我國科學技術水平的不斷創新，檔案管理工作作為企業日常運營中的重要組成部分也正發揮著積極的作用。檔案管理工作是企業日常運營、管理企業內部工作文檔等的重要內容之一。做好檔案管理工作是每個企業在市場運營中的重要項目之一，對于收集市場信息，管理員工內部信息和企業經營情況具有重要的作用。然而，目前我國企業中的檔案管理工作重視程度不足，再加上檔案管理人員的頻繁更換，使檔案管理存在一定程度上的問題。本文則結合我國企業檔案管理工作中的問題，提出相應的解決對策，以供參考。

檔案管理是企業內部管理中的一項專業性和機密性都較強的管理工作，在企業中，各個部門都應充分了解到企業檔案管理的重要性。檔案管理對于企業中存在的問題和市場競爭中的描述會給企業積累強大的信息，同時也能夠歸納出企業未來的發展方向，給決策人提供有效的線索和信息來源。因此，做好企業內部的檔案管理工作對于企業自主創新開發新的營銷辦法起著非常重要的作用。作為現代化的企業，必須要有效合理的整合資源，將企業的生存和發展看成第一位，因此，只有做好企業的檔案管理工作，才能夠將企業內部的的管理工作做到協調、科學、合理。

1.檔桿管理工作中存在的問題

1.1 高層領導對檔案管理工作的重視程度不足

在企業的內部管理中，領導層往往都認為檔案管理與企業的銷售、財務等工作比起來微不足道，不放在企業管理工作中的重點，還有一部分領導層對企業的檔案管理工作看法存在誤區，認為企業的檔案管理工作就是存放一些企業相關的資料，抄寫相關的文件，保管文檔等工作，這種工作不會給企業帶來經濟效益，因此只需要做到不丟失、隨調隨取、不泄密能夠應付查檔就可以了，將企業的檔案管理工作好不在乎。而往往這樣認為的人都是對企業的檔案管理工作缺乏了解的人，現如今的檔案管理辦法已經無法滿足管理要求，對檔案工作重視程度的降低更是閉塞企業檔案信息的表現，最終導致檔案信息的利用率不高。

1.2 檔案管理人員的綜合素質不高

企業的檔案管理要求具有相關的專業訓練或專業畢業才可以勝任。而目前我國企業中檔案管理員無論從專業素質還是文化水平上來說都良莠不齊，存在文化上的差異，與企業的未來發展上存在較大懸殊。再加上從事檔案管理的專業素質人才較少，對檔案工作的專業知識學習不深，文化水平較低，缺少現代化的檔案管理知識與經驗，企業中也缺乏高層次的檔案管理人員，這種情況也不適應企業未來的發展，對企業中檔案事業的發展起到了嚴重的阻礙作用。

1.3 檔案管理的信息化水平有待提高

從我國近年來的企業檔案管理工作上看，企業的科學技術水平在不斷的進步，檔案的管理工作也在不斷革新，計算機及網絡新消息化已經普及企業，但是，企業中的檔案管理中卻缺乏相關的計算機管理設施，很多企業的檔案管理還處于手工收集和摘抄的現狀，這樣做不僅不利于檔案的保管，對檔案信息的收集和檢索工作來說也增加了較大的工作量，另外，一旦企業有需要調閱歷史年份的檔案信息，那么沒有信息化水平的支撐，對于調取工作來說工作量是非常大的。從另一個角度來說，檔案室由于受到外界環境的影響，可能會對檔案室內的個別檔案造成損害，由于潮濕、霉變、蟲蛀的原因影響檔案的美觀，有些檔案可能還會因為這些原因不能使用，使檔案存放處造成了無形的隱患。

1.4 檔案管理中缺乏有效的管理制度

目前我國企業中的檔案管理人員都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對于檔案管理中應注意的問題和管理要求都缺乏相關的專業知識，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、存放等流程性的業務不夠專業，檔案管理效率不高。而且，還有些檔案管理人員是兼職身份，對于檔案管理工作不能全身心的將精力進行投入，只是以日常的事物為例將檔案管理工作存入檔案盒中，不能拿出充分的時間將檔案進行整理歸檔，嚴重影響了檔案的管理效率。另外，一些檔案資料在整理和存放時其真實性和準確性也受到影響。對于檔案的借閱和保密等制度也不夠健全，雖然建立了管理制度，卻不能做到不嚴謹，例如檔案的管理人員責任心不強，檔案資料堆積如山，不能及時整理，會造成檔案資料的丟失，再有很少部分人對于檔案資料的借閱忘記歸還，時間一長就造成了檔案資料的不知去向，嚴重損害了檔案的真實性和有效性。

2.檔案管理工作中的解決對策

2.1 提高檔案管理人員的工作熱情

作為檔案管理人員來說，檔案管理是一項長期且單調的工作，對于檔案管理工作人員來說，企業應在實際的管理工作中激發檔案管理工作人員的熱情，在檔案管理工作按時完成的情況下，要樹立獎懲制度，對于徇私舞弊，玩忽職守的工作人員應以一個公平公正的平臺來進行相應的懲罰，對工作中認真負責，定期內沒有重大紕漏的工作人員應予以獎勵。利用物質的刺激能夠激發他們的工作熱情，會起到更好的管理效果，根據管理崗位的不同，物質激勵會有很多種，可以根據不同的崗位特點來采取相應的方式，從而達到更好的激勵效果。對于物質激勵來說，在設計上要重點體現公平公正的原則，根據檔案管理工作的體系來制定激勵目標，從而達到提高檔案管理人員工作熱情的目的。

2.2 完善檔案管理功能

檔案管理工作應嚴格按照國家規定的相關政策和法規執行，做好企業的檔案管理工作，服務于整個企業的未來發展方向，以企業的建設和功能發揮為重點，做到功能齊備，設施完善，充分整理并滿足企業的檔案收集和管理工作，記錄企業內容的客觀動態，準確定位企業的檔案管理功能，對檔案的重要部分應予以保留，進一步擴大和豐富企業的內涵，使企業更加符合企業未來的發展方向，從而更好的為企業服務。

2.3 充分利用信息化的管理手段

目前，國外檔案管理很多已使用計算機，在國內，使用計算機輔助管理檔案的學企業也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。首先，要引進高等學科人才，注意引進招聘一些有文化專業知識、專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。其次，加強現有人員的繼續教育培訓工作是目前和今后一段時間刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新行業、新領域、新技術不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出新的要求和挑戰。

2.4 做好檔案管理制度的建設工作

有效的制度是完善措施是做好一切工作的必要條件，更是做好檔案管理工作的必要保證。 首先，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合企業特點和檔案管理實際，以適應企業檔案管理的需要。然后，要堅持制度約束性。領導的行為和形象直接影響著制度是否能夠順利執行，而職工是企業的主要構成群體組成之一，是制度的主要約束對象和執行者。最后，企業領導者必須堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

結束語

綜上所述，做好一名合格的企業管理人員首先要充分認識到檔案管理的重要性，要認真學習檔案管理的基本理論知識，結合國家相關的檔案辦法和實施辦法，對檔案管理的相關條例做充分理解，加強檔案管理的相關法制建設和科技建設投入，充分了解檔案管理工作對企業的未來發展的重要性。檔案管理工作是一個日積月累的過程，對于檔案管理的知識應不斷的消化和鞏固。只有這樣不斷提高檔案管理工作的理論水平和業務能力才能不斷深入實際，腳踏實地，為企業能夠適應當今飛速發展的市場經濟做出更大的貢獻。