關(guān)于企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的探討

李 靜

（河北建投能源投資股份有限公司，石家莊 050000）

社會(huì)發(fā)展日新月異，當(dāng)前社會(huì)已是網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，是信息化的社會(huì)。傳統(tǒng)的手工辦公模式耗時(shí)、耗力、繁雜、重復(fù)，而且離開(kāi)辦公室將很難處理，這些已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足新形勢(shì)下公司發(fā)展的需要。在信息化技術(shù)、高速發(fā)展的今天，企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，可以充分發(fā)揮人的創(chuàng)造力和想象力，克服傳統(tǒng)辦公模式的弊端，更好地為企業(yè)各項(xiàng)管理工作服務(wù)。

1 傳統(tǒng)辦公模式存在的問(wèn)題

1.1 工作效率低下

傳統(tǒng)辦公模式下辦公室人員不停地人工處理收文、發(fā)文、流轉(zhuǎn)、督辦、歸檔等繁雜、重復(fù)的工作。紙質(zhì)文件需要領(lǐng)導(dǎo)做批示，一旦離開(kāi)辦公室，文件將無(wú)法及時(shí)處理。需分享的信息必須依次傳閱，決策的制定和實(shí)施周期人為地延長(zhǎng)，對(duì)工作缺乏監(jiān)督、檢查和評(píng)價(jià)，員工缺乏積極性。

1.2 溝通模糊、不暢

傳統(tǒng)辦公模式最普遍的是電話(huà)溝通，電話(huà)溝通雖然實(shí)時(shí)，但容易打斷員工工作，且不可重現(xiàn)，出了問(wèn)題相互推諉責(zé)任。

1.3 信息不能共享

各部門(mén)只與自己業(yè)務(wù)密切相關(guān)的部門(mén)有聯(lián)系，企業(yè)內(nèi)的各種信息被分成了一個(gè)個(gè)孤島，有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)和信息不能被共享。

1.4 管理成本高，辦公資源浪費(fèi)或閑置

存在幾個(gè)部門(mén)做同一件事的現(xiàn)象，企業(yè)有限資源得不到充分利用；紙質(zhì)辦公造成紙張、設(shè)備、耗材及人員的極大浪費(fèi)，辦公設(shè)備不能共享，造成辦公資源閑置；異地機(jī)構(gòu)到總部匯報(bào)工作，造成交通費(fèi)、電話(huà)費(fèi)等辦公費(fèi)用增加。

1.5 企業(yè)的分支機(jī)構(gòu)不能協(xié)同管理

分支機(jī)構(gòu)得不到總部的及時(shí)支持與監(jiān)管的現(xiàn)象，這將給企業(yè)帶來(lái)巨大的隱患。

2 協(xié)同辦公平臺(tái)在企業(yè)辦公中的作用

協(xié)同辦公平臺(tái)是一個(gè)溝通平臺(tái)，是管理和協(xié)作的平臺(tái)，是知識(shí)中心和應(yīng)用運(yùn)行支持的平臺(tái)，從某種程度上說(shuō)，協(xié)同辦公平臺(tái)就是員工隨身的辦公室。同時(shí)，在此平臺(tái)上還能部署一些應(yīng)用，如人事管理、ERP 系統(tǒng)等，開(kāi)發(fā)各種協(xié)同化的應(yīng)用軟件。

協(xié)同辦公平臺(tái)的作用主要體現(xiàn)在以下幾方面。第一，減少手工方式產(chǎn)生的錯(cuò)誤與信息不準(zhǔn)確的現(xiàn)象；第二，消除信息孤島，共享信息，提高企業(yè)資源的利用率；第三，支撐企業(yè)的管理和業(yè)務(wù)的運(yùn)作，提升工作效率；第四，借助網(wǎng)絡(luò),通過(guò)手機(jī)、筆記本電腦等移動(dòng)設(shè)備實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公；第五，方便獲取企業(yè)各種數(shù)據(jù)，為決策提供參考；第六，降低辦公成本，節(jié)約辦公資源。

3 協(xié)同辦公平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

Java 是目前使用最廣泛、發(fā)展最迅速、認(rèn)同度最高的企業(yè)級(jí)應(yīng)用開(kāi)發(fā)技術(shù)，相對(duì)其他技術(shù)，它具有安全、開(kāi)放、穩(wěn)定、跨平臺(tái)等突出優(yōu)勢(shì)。協(xié)同辦公平臺(tái)主要包括任務(wù)管理、公文管理、檔案管理、新聞管理、內(nèi)部信息、會(huì)議管理等功能模塊，符合企業(yè)辦公習(xí)慣和特點(diǎn)，使用戶(hù)輕松的完成日常辦公工作。

為了使協(xié)同辦公平臺(tái)更人性化，更容易操作，更具有協(xié)同性，設(shè)計(jì)理念需要圍繞工作流程、細(xì)節(jié)管理、靈活性以及可操作性幾個(gè)基本要點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)行開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，使實(shí)現(xiàn)的協(xié)同辦公平臺(tái)不僅是一個(gè)協(xié)同辦公軟件，更是一個(gè)易用的協(xié)同整合平臺(tái)。

3.1 流程化設(shè)計(jì)

工作流程是企業(yè)工作的程序和標(biāo)準(zhǔn)，如果企業(yè)沒(méi)有工作流程，各工作環(huán)節(jié)的銜接就會(huì)出問(wèn)題，進(jìn)而引發(fā)一系列問(wèn)題。所以協(xié)同辦公平臺(tái)的設(shè)計(jì)首先要從企業(yè)工作流程著手，按照工作流程和部門(mén)間的職責(zé)分工設(shè)計(jì)處理程序，將流程固化到協(xié)同中，從而杜絕職責(zé)不分、權(quán)限不清的現(xiàn)象。

3.2 精細(xì)化設(shè)計(jì)

協(xié)同辦公平臺(tái)必須兼容所有應(yīng)用軟件，包括辦公軟件、視頻軟件、圖片軟件、閱覽軟件等，而且還要適應(yīng)電腦、手機(jī)等各種設(shè)備的不同操作系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)上就是“工作工具和管理工具”，要想達(dá)到很好的效果，順暢運(yùn)行，必須考慮所有細(xì)節(jié)，解決各種問(wèn)題。

3.3 平臺(tái)化設(shè)計(jì)

利用開(kāi)發(fā)商提供的軟件平臺(tái)，快速構(gòu)建其應(yīng)用，把協(xié)同應(yīng)用中共性的應(yīng)用做到足夠精致、足夠靈活，并通過(guò)自定義平臺(tái)快速構(gòu)建簡(jiǎn)單的、個(gè)性化應(yīng)用，各個(gè)軟件中有大量的開(kāi)發(fā)與自定義工具，能夠最大程度地滿(mǎn)足不同企業(yè)的個(gè)性化應(yīng)用，幫助企業(yè)隨機(jī)應(yīng)變，不斷擴(kuò)展和延伸功能。

3.4 易用性設(shè)計(jì)

易用性設(shè)計(jì)體現(xiàn)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)的每一個(gè)細(xì)節(jié)，需要企業(yè)親身體驗(yàn)和感悟，沒(méi)有考量標(biāo)準(zhǔn)，總體依照讓用戶(hù)盡量少寫(xiě)東西、少記東西、簡(jiǎn)潔、易操作、易理解的原則，最大限度地確保產(chǎn)品的易用性、可操作性。

［1］李志剛,王光旭,關(guān)昌慧.機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.硅谷,2012(23).