學校電子文件歸檔工作管理的創新思考

李菁

（貴陽市南明區教育局，貴陽 550001）

學校電子文件歸檔工作管理的創新思考

李菁

（貴陽市南明區教育局，貴陽 550001）

隨著辦公自動化和信息網絡化的快速發展，學校電子文件歸檔管理有了長足的進步，但是目前仍然存在一些亟待研究和解決的問題。本文對學校在實施電子文件歸檔管理實踐中存在的，諸如文檔管理不規范、歸檔時真偽不辨、歸檔程序不明確以及缺乏專業人才和設備等問題進行認真分析，提出了創新性的對策和建議，以加快學校教育管理信息化的步伐。

電子文檔；管理；創新

0　前言

隨著信息化程度的逐漸深入，電子文檔也被應用到學校檔案管理中。所謂電子文檔是指人們依賴計算機系統存取可在通信網絡上傳輸的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。電子文檔不僅具有傳輸快捷的優點，還具有容易修改、刪除、復制等優點，因此傳統的紙質文件將會被其逐步取代。但目前，學校的電子文件歸檔管理還存在一些問題，影響著學校檔案管理的信息化進程。

1　學校電子文件歸檔工作管理現狀

1.1文檔管理不規范

學校的部門比較多，一般包括教務處、政務（思教）處以及總務處等。涉及到教務方面的工作有學籍管理、教學計劃管理、教材管理、課務管理、考試管理、學生成績管理等；涉及到政務（思教）方面的工作有黨支部工作管理、團支部工作管理、少先隊工作管理等；涉及到總務處的工作有教學用品采購管理、校產管理、財務管理、衛生管理以及安全管理等。學校的這些工作比較繁雜、資料繁多，有些部門雖然在計算機上起草制作了本部門的相關文件，卻沒有采取很好的保護措施，部門人員隨意對其進行增加、刪除、修改等操作，從而使電子文檔與打印出來的紙質文件不相同，失去了歸檔保存的意義。還有部分學校的學生的團籍、隊籍管理雖然已使用電子文檔進行呈現，但學校的管理人員并沒有及時收集相關的文檔，更沒有及時地完善、更新這方面的電子文檔，造成電子文檔的不規范、不全面。

1.2歸檔時真偽不辨

由于一些大型學校的檔案比較多，在對這些文件進行歸檔的時候，相關的檔案管理人員并沒有對這些電子文件的真假和價值進行辨別及鑒定，他們只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，結果使許多有價值的文件被淹沒，給歸檔的管理帶來諸多不便。

1.3沒有制訂明確的歸檔程序

學校沒有制訂具體的電子文件的歸檔程序，電子文件存儲過于分散，沒有進行脫機集中管理。假如計算機系統出現問題，可能會導致電子文件丟失，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。同時，一些學校的電子文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質，如果系統出現問題或者軟磁盤遭到損壞，電子文件將遭到破壞，甚至全部丟失。

1.4缺乏專業人才和設備

信息化的發展，對檔案管理人員的工作素質要求也越來越高。目前，貴陽市南明區許多學校的工作都秉承“誰主管誰負責相關文檔的整理或歸檔”的方式，但由于學校部分學科教師對電子文檔的操作不熟悉，在對電子文檔進行整理或歸檔時會發生一些錯誤，這勢必給學校的工作造成一定困擾。在此情形下，學校檔案管理人員不但要具備一定的檔案專業知識，而且還要具備較好的計算機操作技能、教育教學業務知識，以便能夠參與到學校電子檔案資料的管理當中。但是，大部分的學校都缺乏這樣的檔案管理人員。學校檔案工作信息化管理必須要引進先進的計算機設備及相應的管理軟件，這樣才能使專業人才充分發揮自己的才干，但是大部分的學習計算機設備和軟件都比較落后，制約著學校檔案管理工作的信息化進程。比如在青少年科技檔案的整理方面，由于科技檔案比較特殊，有些青少年的科技作品要進行拍攝，然后再經過處理保存在電子檔案中，這需要專門的設備，而目前學校卻缺乏這樣的設備，因此影響了科技檔案的電子歸檔。

2　學校電子文件檔案管理對策創新

2.1規范保存方式

電子文件在歸檔保存的時候有兩種方式，一是將計算機存儲器里的文檔拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，二是將網絡存儲器上的文件拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上。這兩種歸檔方式的具體操作也是不同的，如果是在電子計算機網絡系統上完成歸檔任務，只需要按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識就可以了；如果是以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，將電子文件制作雙重備份，一是紙質形式，再就是數字化載體（如磁盤、光盤等）形式，并對其進行分別歸檔管理，形成同一內容不同介質的檔案。

為了便于保管和利用，學校的檔案管理一般有兩套同版本的電子文件，檔案管理部門統一保管一套，相關業務部門保管一套。為確保電子文件的真實性，應用通過標準格式歸檔的電子文件，與此同時，還應說明電子文件的運行環境、使用的操作平臺以及設備要求等，也可以將運行電子文件的原程序一起歸檔保管。

2.2規范收集工作

紙質檔案管理的第一個環節就是檔案收集，文件的收集歸檔是否有序規范，直接影響著檔案的完整性，也影響著今后的開發和利用。與紙質檔案不同，文件收集雖然也是電子檔案管理的第一個環節，但是其收集、積累的范圍、方法和要求卻不相同。對草稿文件，一般情況下可以不保留；對正式的紙質文件，如果有進行全文信息自動檢索的要求，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應收集和積累；對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集，并將其相應的紙質文件標識；嚴格管理無紙化系統生成的電子文件。在收集積累文件的過程中，為了防止系統發生意外導致電子文件信息丟失，要注意將電子文件做成紙質拷貝文件，實現雙重保險。

2.3建立檔案管理網絡

學校檔案真實地記錄著學校的各項活動、教師工作業績以及學生情況等，這些資料具有很強的參考價值，為學校總結經驗、制訂計劃、處理各種問題提供策略，不僅是教師評先晉級的憑證，也記錄著學生的成長。學校要明確分工，使學校各部門做好檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各個環節的工作，建立科學的檔案管理體系，促進學校健康發展。

2.4完善檢查審核制度和查閱制度

與相同內容的紙質公文一樣，電子公文也具有相同的法律效力。因此，必須強化電子公文管理工作，建立相應的核查制度，定期檢查文書、檔案部門的工作，對歸檔文件是否完整、公文檔案的手續是否齊全、檔案是否符合歸檔、立卷和網上傳輸發布的要求等進行重點檢查。

由于學校檔案保存要求完整、準確，便于后期開發利用，所以要完善學校電子檔案的查閱制度，查閱時需經學校相關負責人審批，嚴格履行登記手續，寫明查閱目的，明確電子檔案是否能隨意復制粘貼，以防檔案的內容外泄。

2.5引進專業人才、充實硬件設備

從事電子文檔管理，不僅需要具備檔案管理方面的基礎知識，還要具備計算機信息技術等多方面的技能。因此，學校要對在職人員進行技能方面的培訓，與此同時還要引進多方面的專業人才，如電子計算機軟硬件技術人才、數字通信技術人才以及檔案管理專業人才等，組建復合型、多層次的專業技術隊伍。在硬件設備方面，學校要為檔案管理部門配備計算機刻錄設備，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，做好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限工作。

3　總結

根據目前學校的電子文件歸檔管理存在的問題，貴陽市南明區對學校電子文件檔案管理工作做了上述的對策創新，經過近3年的認真執行，我區各學校的文件歸檔質量提高非常大，并大力促進了各學校檔案管理的信息化進程。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.13.112

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1673-0194（2015）13-0187-02

2015-05-07