會議模擬實訓(xùn)在會議管理培訓(xùn)課程中的應(yīng)用

張 茹

（遼寧稅務(wù)高等專科學(xué)校，遼寧 大連 116023）

會議是組織在管理活動中因內(nèi)容和目標不同而開展的集體議事行為過程，具有集思廣益、有效溝通，布置任務(wù)、落實措施，貫徹政策、互通信息，總結(jié)工作、交流經(jīng)驗的作用，是職場中的重要管理工具。開會容易，開好會難。會議的特點、性質(zhì)和意義決定了會議管理培訓(xùn)課程的必要性，也決定了會議管理培訓(xùn)課程的實操性和實踐性。在會議管理培訓(xùn)課程中采用會議模擬實訓(xùn)的教學(xué)方法，可以通過流程構(gòu)建和組織實施來實現(xiàn)理論與實踐的有機融合，可以通過學(xué)員的積極參與和切身體驗來事半功倍地達到有效提升會議管理能力的目的。

1 模擬實訓(xùn)教學(xué)法的淵源與內(nèi)涵

模擬實訓(xùn)教學(xué)法是一種情境教學(xué)方法，在國內(nèi)外成人教育培訓(xùn)中被廣為應(yīng)用。在國外，最早將情境學(xué)習(xí)運用到課堂的是1899年的杜威，他提出一切學(xué)習(xí)都來自經(jīng)驗，要把社會搬到學(xué)校和課堂中。1929年懷特海進一步強調(diào)，以分隔認識和實踐形式所學(xué)的“惰性知識”難以解決實際問題。西方情境學(xué)習(xí)理論體系初步形成于20世紀80年代末。1989年Brown、Collins和Duguid提出知識是處在情境中，并在行為中得到進步和發(fā)展的理論觀點。1991年美國人類學(xué)家萊夫和溫格對情境學(xué)習(xí)理論作出了進一步解釋，情境是整個學(xué)習(xí)中的重要而有意義的組成部分，學(xué)習(xí)的實質(zhì)是個體參與實踐、與他人和環(huán)境等相互作用的過程。我國教育學(xué)家陶行知提出了“在學(xué)中做、在做中學(xué)”的“知行統(tǒng)一”教育思想。2006年，中央提出了開展干部教育培訓(xùn)要綜合運用模擬式、體驗式等教學(xué)方法的要求。

模擬實訓(xùn)教學(xué)法就是結(jié)合課程內(nèi)容，以學(xué)員為主體，對實際工作中的事件、人物、場景進行設(shè)計、模仿和實戰(zhàn)演練，使學(xué)員能夠體會要領(lǐng)和技巧，激發(fā)思維碰撞，有效解決實際工作中的問題并掌握工作技能的一種教學(xué)方法。會議模擬實訓(xùn)即是以假定的會議為例，通過對會議要素、流程、議程、討論、決議等的設(shè)定和演練，感悟會議管理知識并提升會議管理能力的教學(xué)方法。

2 會議模擬實訓(xùn)教學(xué)的意義

2.1 增強自主學(xué)習(xí)的動力

模擬教學(xué)具有很強的趣味性。成人培訓(xùn)主體即學(xué)員，往往具有一定的理論知識、實踐經(jīng)驗和研究能力。關(guān)于會議的理論知識是建立在工作實踐基礎(chǔ)上的，以講授理論知識為主的灌輸式學(xué)習(xí)方法不符合成人學(xué)習(xí)的需求和特點，容易造成理論與實際的脫節(jié)。以組織會議的形式進行角色分工和定位，這種體驗式教學(xué)避免了理論講授的枯燥無味，可以給學(xué)員一種新奇感，調(diào)動學(xué)員學(xué)習(xí)的主動性、積極性，使學(xué)員在群策群力和團隊協(xié)作的會議討論中主動激發(fā)思維、積極開展互動、體會決策的過程，努力將有關(guān)會議的理論知識應(yīng)用到實踐中，帶著實踐中的問題尋找理論依據(jù)，既有效掌握了理論上的應(yīng)然知識，又靈活地解決了實踐中的實然現(xiàn)象。

2.2 提升并改善學(xué)習(xí)效果

知識是用來指導(dǎo)實踐的，會議模擬可以使學(xué)員靈活運用課堂所學(xué)的理論知識解決實際工作問題。模擬會議本身即是實際工作的演練，很多學(xué)員可能未曾經(jīng)歷特定的會議，或者即使經(jīng)歷過特定的會議，但所面臨的場境、議題和參會對象是全新的，學(xué)員帶著會議的相關(guān)知識點在全新的站位和角度進行思維的拓展，能夠增強感性認識，鍛煉在復(fù)雜的情況下多角度發(fā)現(xiàn)問題、探索問題和思考問題的能力，更能使學(xué)員達到學(xué)習(xí)的預(yù)期目的和效果。角色的轉(zhuǎn)變帶來思維角度的變化。在模擬會議上，每個人都有自己的角色，承擔(dān)不同的職責(zé)，考慮問題的出發(fā)點不同，這就對學(xué)員的思維能力提出了更高的要求，不僅能使大家盡力發(fā)揮自身所具備的能力，啟發(fā)并感染他人，也能在向他人學(xué)習(xí)的過程中跳出固有局限看問題，激發(fā)自身潛力，鍛造新能力。

2.3 提供較強的實踐指導(dǎo)

會議模擬可以使學(xué)員直觀地熟悉掌握會議的議事規(guī)則和程序、會議進行的流程、會中的溝通技巧、分析具體問題和解決具體問題的能力，使會議管理和把握能力得到鍛煉和提高。此外，還可以使學(xué)員意識到會議作為管理工具，需要與會者具備全方位的管理技巧和能力，如語言表達能力和有效溝通能力、心理調(diào)試能力、創(chuàng)新思維能力、邏輯思維能力、形象思維能力、團隊精神、業(yè)務(wù)技能、與會者的執(zhí)行力和會議中領(lǐng)導(dǎo)的決策力等，知識面的拓寬，不僅使學(xué)員深刻理解了多學(xué)科融會貫通、綜合運用的重要意義，而且也激發(fā)了學(xué)員涉獵更廣泛知識的積極性。

3 會議模擬實訓(xùn)教學(xué)法的構(gòu)建與組織實施

3.1 會前構(gòu)建

教師在模擬前可提綱挈領(lǐng)地講授基本理論知識和模擬的目的、意義、流程梗概，可以假定召開一種會議，如班子會，將會議的召開背景、議題范圍、會議形式和會議所要達到的目標等逐一說明。按照模擬會議的任務(wù)進行分組，每組可推選出一位組長，如果是班子會議，則由組長擔(dān)任班子中的領(lǐng)導(dǎo)，也可兼任會議的主持人，再選定一位組員進行記錄，以便形成會議紀要，對其他與會者做必要的角色安排，以求實現(xiàn)情境模擬的效果。在準備過程中，每一個模擬的環(huán)節(jié)都要精心策劃，需集中討論、周密考慮會議的各項要素，包括會議形式、議題、議程、會議目標及大家的角色分工與定位等，明確每個人的任務(wù)和分工，定好會議的基調(diào)，提前準備會議資料。議題的設(shè)定要緊扣當前的重點工作，具有實效性和實踐性。為提升會議效果，可以把預(yù)先準備的重要方案、征求意見稿發(fā)給與會者，提前醞釀。每組可有針對性地對研討交流的議題進行充分的會前溝通，提出預(yù)定的解決方案、提出至少兩種以上不同觀點。為使模擬逼真并有收獲，學(xué)員要根據(jù)會議性質(zhì)、內(nèi)容和角色分工，有針對性地研讀背景材料、角色特點及扮演好角色所需的理論知識。

3.2 會中實施

會議可以小組為單位分組進行計時模擬。在模擬中，會議組織者應(yīng)掌握全局，努力使大家扮演好模擬的角色，引導(dǎo)大家盡快進入角色狀態(tài)，圍繞會議確定的議題進行熱烈討論，找準切入點、抓住關(guān)鍵點。既要力求使大家暢所欲言、各抒己見，又要提出具體的解決問題的措施，還要對會議進程全面掌控，保證議程緊湊。集體的智慧產(chǎn)生于思想的不斷碰撞之中。在討論中，要給對方充分的尊重，以保持團隊的和諧。鼓勵大家拓寬思路，多方位、多角度、高站位地談感想、提意見、定措施，發(fā)表不同的觀點和意見。在溝通中引導(dǎo)大家善于傾聽、學(xué)會換位思考，充分理解對方的思想和感情。由于人與人思考問題的角度不同，對問題的理解可能會存在一定的分歧，當分歧產(chǎn)生時，要有處理技巧。例如，可以首先肯定對方的出發(fā)點和積極部分，然后再提出不同的觀點；要充分考慮少數(shù)人的不同意見，力求協(xié)商一致；分歧較大的議題或重大問題需要核實的，除緊急情況下按多數(shù)意見執(zhí)行外，可暫緩施行。要嚴格控制模擬時間，對過于健談?wù)呒皶r提醒、巧妙打斷。會議結(jié)束時，主持人或會議中的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)善于歸納、總結(jié)定調(diào)，并提出會后的跟蹤反饋執(zhí)行情況、會議效果評估、形成會議紀要，以及總結(jié)思考存在的問題和改進的措施。

3.3 會后點評

會議模擬的成功與否、收獲大小關(guān)鍵在于最后的總結(jié)和點評。可以先由學(xué)員自評，分享對會議的安排、會議內(nèi)容的認識和會議討論效果的體會，分析與反思哪些環(huán)節(jié)做得不夠，什么原因造成的；然后由其他小組的學(xué)員互評與交流，互相歸納提煉、取長補短；最后由教師點評，教師可以通過肯定、贊揚、啟發(fā)、剖析、激勵等方式，吸引學(xué)員的興致并激發(fā)學(xué)員學(xué)習(xí)的熱情。在模擬演練過程中，每組可能會暴露出一些問題，如討論過程中是否每位成員都充分發(fā)表了意見，是否實行了民主集中制度，是否經(jīng)過集體決議形成了一致意見，是否圍繞主題，是否關(guān)注會議的效率，是否做到不跑偏、不變調(diào)，議題的選點是否過于原則，議題爭議點是否把握不夠準確而造成論述不夠充分到位，會議程序是否嚴密、是否組織相關(guān)部門落實等。對于學(xué)員在模擬中形成的結(jié)論和感悟，教師可以給予方向性的指導(dǎo)，也可以同學(xué)員分享以往培訓(xùn)中學(xué)員的觀點、收獲和感悟，提出更深層次的意見，將學(xué)員的思考延伸到課堂之外的后續(xù)工作實踐中。

4 會議模擬實訓(xùn)教學(xué)法的把控因素

4.1 議題設(shè)計針對性要強

模擬情景的設(shè)計要科學(xué)合理，在議題構(gòu)建和設(shè)計時，要緊密結(jié)合工作實際，結(jié)合學(xué)員工作中感興趣、急需解決的熱點、難點、疑點問題，選取能夠?qū)ぷ髌鸬角袑嵱行У膸椭蛦l(fā)作用的議題，以引起學(xué)員的共鳴。議題的設(shè)定可以存在一些“包袱”，即暗含一些知識點和會議常識要素，在會議點評環(huán)節(jié)，對于合理解決知識點、有效應(yīng)用會議理論知識的小組予以肯定。議題的設(shè)定還要盡量生動形象并適當創(chuàng)設(shè)一些事件背景或故事情節(jié)，以生動性和趣味性激起學(xué)員的求知欲，給予學(xué)員發(fā)揮和論證的空間。

4.2 提供充足的保障條件

教師要精心策劃、搜集素材，結(jié)合學(xué)員特點認真編寫模擬情境。要善于組織實施，有較強的情景設(shè)置和控制能力，充分照顧到每個教學(xué)環(huán)節(jié)，力求情景模擬教學(xué)順暢自然。模擬前應(yīng)提供給學(xué)員完備的背景材料及配套的教學(xué)場地設(shè)施、播放設(shè)備、錄音錄像和模擬道具等。

4.3 引導(dǎo)學(xué)員參與有度

新穎的形式和團隊活動方式易使學(xué)員因過于興奮和活躍，而影響模擬秩序與質(zhì)效。教師要適度參與，及時處理偏離主題的各類問題，掌握好模擬的節(jié)奏和氛圍，使學(xué)員意識到模擬是工作真實性的再現(xiàn)，是一種學(xué)習(xí)、切磋和演練，而不是表演和游戲。教師也要放手讓學(xué)員主動自學(xué)、彼此質(zhì)疑，適當擴大學(xué)員討論交流的內(nèi)容和范圍，盡可能使學(xué)員充分交流思想和觀點，不隨意打斷學(xué)員的表演，適時疏導(dǎo)模擬中的困境，不在模擬期間妄加評論。教師的作用是以啟發(fā)式與互動式教學(xué)的靈活運用來引導(dǎo)學(xué)員發(fā)現(xiàn)問題和探索問題的答案，再通過問題的剖析得出具體問題的解決方案。

綜上所述，會議模擬實訓(xùn)式教學(xué)符合成人學(xué)習(xí)的特點，能生動直觀地展示會議管理的知識內(nèi)容，能激起學(xué)員的思想共鳴，能有助于學(xué)員理解其中的要點和精髓，能發(fā)揮學(xué)員的創(chuàng)造性，真正做到教學(xué)相長、理論與實踐的高度結(jié)合。

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