基于高校數字化檔案安全管理體系的研究

李江霞

（廣州南洋理工職業學院，廣州 510925）

伴隨著信息技術在高校檔案管理中的應用，高校檔案信息資源數字化、網絡化進程也不斷加快，數字化檔案的建設與研究越來越顯得重要，而作為數字檔案建設的重要內容數字檔案信息安全越來越受到關注。為了促使高校數字化檔案管理系統安全、穩定地發展，加強高校數字化檔案安全管理體系的構建，是當前高校數字化檔案建設所面臨的重要課題。本文將從數字化檔案的基本內涵出發，對高校數字化檔案安全管理的重要性進行分析，并就如何構建高校數字化安全管理體系，提出相應策略，希望起到拋磚引玉的作用。

1 數字化檔案的基本內涵

何謂數字化檔案？數字化檔案是伴隨著計算機技術和多媒體技術應運而生的一種新型的檔案信息類型。它是指利用現代技術而形成的，對國家和社會都是具有一定保存價值的，并且經過嚴格的歸納整理后，依賴于計算機保管，可以在網絡上傳輸使用，以數字代碼記錄文字、圖像、聲音等不同形式的歷史記錄。這些數字資源日后將會成為網絡環境中提供檔案利用的主要材料。

2 高校數字化檔案安全管理的重要性

高校檔案是對高校教學工作、科學研究、競爭管理與其他院校進行各項活動所形成的，對高校和社會有保存價值的多種文字、圖片、音像等不同形式的歷史記錄。高校檔案管理是高校管理的重要組成部分，在高校數字化校園的建設過程中，高校檔案管理逐漸步入信息化管理階段，這為高校檔案管理工作帶來了新鮮血液與巨大挑戰。在科技不斷進步的今天，高智能犯罪手法不斷涌現，各高校亟需采用數字化信息手段管理檔案信息，高校數字化檔案安全管理可以有效預防和打擊高校犯罪，確保高校的安全，以保證高校正常的教學與科研活動的開展。因此，我們需要深刻理解數字化檔案的基本內涵，清醒地認識到高校數字化檔案安全管理的重要性，并不斷積極探索高校數字化檔案安全管理體系的構建策略。

3 高校數字化檔案安全管理體系構建策略

鑒于高校數字化檔案工作面臨的威脅，要確保高校數字化檔案的信息安全，可以從以下幾個方面著手，建立相應的安全管理體系。

（1）加強管理人員的教育與管理，強化高校數字化檔案管理人員隊伍的安保意識和工作能力。合格的人員隊伍是確保數字化檔案工作安全的關鍵，因為對數字化檔案信息的安全保護，并不是少數網絡管理人員的職責所在，它需要所有從事檔案管理工作人員都要積極地參與進去，這是因為每個人都有可能無意中就將檔案上的信息泄露出去，所以提高檔案管理人員的安全防護意識就顯得尤為重要了。要經常完善安全教育化體系的同時，還要積極普及防護知識，尤其是那些強調帶有高密級風險的數字化信息檔案，一定要增強檔案管理人員的安全防護意識，做到防患于未然。

（2）完善相關的管理制度，建立高校數字化檔案安全管理的制度體系。俗話說，無規矩不成方圓，制定并實施切實可靠的安全管理制度，是確保高校數字化檔案安全管理的基礎。要實現高校數字化檔案工作的科學、有序，和數字檔案信息的真實、可靠、安全，必須制定完善的管理制度、管理規范。要建立完善的管理制度，就要制定包括通訊設備、服務器、機房等網絡上允許并支持檔案管理機構的內部系統，還要求包括數字化信息檔案管理系統運行的網絡基礎設施的定期維護等管理制度。要對這些設備的維護、制度的管理落實到相關負責人，責任人要做到恪盡職守，及時發現問題并提出解決辦法。用規范的管理制度來約束檔案安全管理的每一環節，在做到維護數字檔案原始性、真實性的同時，也讓人們對數字化檔案的管理有了信任，保證了數字化檔案的規范管理。

（3）加大投入力度，增強數字化檔案管理的基礎設施建設。保障高校數字化檔案信息安全管理的物質基礎是硬件設施的建設，一旦失去了完善的、優質的硬件設施保障，就會威脅到數字化檔案信息的安全，這就要求高校要加大對檔案工作的支持和投入力度，加快檔案數字化的建設，尤其是加強數字化檔案管理的基礎設施建設。逐步建立起多功能的、綜合性強、覆蓋面廣的高校數字化檔案管理系統。為此，各高校首先要根據實際情況，加強數字化檔案管理的基礎建設，并嚴格重視和保護數字化檔案計算機網絡的安全，不斷改善和更新高校檔案室現有數字化檔案設備，確保檔案室作為永久保存、提供利用檔案的重要基地。其次，高校要加強數字化檔案管理的環境建設，建立安全穩定的數字化檔案室，加強數字化檔案室的安全，使得數字化檔案室的環境要符合防火、防盜、防潮等“八防”要求，朝著檔案、資料和學校校史展覽館三位一體的模式發展。總而言之，為了高校數字化檔案信息的安全，各個高校應從實際情況出發，采取多種方式從根本上加強對數字化檔案的安全管理。

數字化檔案管理的安全保障是一個持續的、全方位的動態過程，在互聯網絡信息系統被廣泛應用的今天，檔案信息的安全問題越來越值得檔案管理人員思考。作為高校檔案管理人員，要針對高校數字化檔案管理方面層出不窮的問題，要時刻保持清醒、居安思危、警鐘長鳴，不斷更新技術，加強制度創新，做到與時俱進。只有這樣我們才能逐步建立起完善的數字化檔案管理安全保障體系，才能保證高校檔案安全管理在正常的軌道上運行。