企業合同管理的思考

黃道協

（南車株洲電力機車研究所有限公司，湖南 株洲 412001）

合同既是企業對外經營活動的聯系紐帶，也是企業獲取經濟效益的根本保證，通過提高企業的合同管理水平，規范企業合同的簽訂和履約行為，可以有效地優化企業的資源、降低運營成本，在防范經營風險的同時提高企業效益，從而保障企業健康穩步的發展。企業的合同管理不僅是對合同相關方、合同標的物、合同文本的管理，更應加強合同簽訂的過程及簽訂后的履約行為的過程管理，即合同的管理工作應包含從合同發起前的資質調查到合同履行完畢的全生命周期的管理，各個環節有著不同的內容和特點，但相互之間又有著密切的聯系。

1 要加強合同相關方的管理

合同相關方的管理對象包含與企業的利益相關聯的團體或個人，企業需要根據自己的評價體系及評價標準建立對相關方的信用評估模型，通過對相關方的資質水平、歷史合作情況等信息的分析，對相關方的履約能力、抗風險能力等評價因素進行整體評估，根據綜合評價的結果，將相關方分類分等級的進行管理，并作為后續合作的重要參考依據。對不同等級的相關方，執行不同的風險管控機制，對評估不合格的相關方要建立黑名單管理機制，起到事先降低合同履行風險的作用。

2 要加強合同模板的管理

合同文本作為企業與簽約方之間具有法律效力的憑據，其明確了法律主體間的權利與義務關系。合同模板的使用，有利于指導合同的起草、簽訂、提高合同審核效率、防范法律風險、控制管理成本。企業要根據自身的管理需要及其所屬行業及業務的特點，經過企業的內部審核流程，經各部門評審確認后形成企業所需的合同模板庫。合同經辦人依據合同模板起草合同，可大大地避免因起草人文字表述模糊導致的合同風險。合同模板的創建通常需要按不同的業務類型分別建立不同的合同模板，這就要求對合同模板進行分類管理。合同模板可以簡單地分為兩類形式的管理：一種是參考模板，針對某些類型的合同可選取該類模板，在一些條款上可以起到參考的作用，并可以根據該類合同的特性對部分條款進行調整；另一種為固定格式的模板，這種模板只允許填寫部分合同的關鍵要素，不能對模板的內容及固定條款進行修改。

3 要加強合同的分類管理

合同作為企業與簽約方進行各項業務合作的法律依據，在不同的業務形態下，也將表現出不同的業務特性和管理需求。企業所涉及的合同種類繁多，同類合同的運行方式也會存在較大差異，這就要求企業在合同的管理過程中，需要結合企業實際情況及管理要求，對所有的合同按合同所屬的業務類別、合同屬性、管理模式、所屬的業務模式等多個維度，進行分級分類管理，并建立合同分類管理的標準及制度，將分類信息固化到企業的管理標準中，保障合同分類的準確性，便于后期合同數據的統計分析。

4 要加強合同標的物的管理

合同標的物是當事人權利和義務共同指向的對象，合同中應清楚地描述標的物的名稱、數量、規格、質量、計量單位等，使其特定化，數量的表達要準確，計量單位要采用國家標準或行業標準的計量單位，如果采用雙發共同約定的計量單位，還需確認計量單的計算方法，實現對合同標的物的表單化、結構化管理，詳細地描述合同標的物的型號、規格等明細，而不是簡單的文本格式記錄。同時，系統針對標的物的收發貨情況要進行控制與跟蹤，這樣既能降低標的物收發貨的誤差，又能保障標的物的及時性。

5 要加強合同文檔的歸檔管理

合同文本及相關資料同屬重要法律文件，發生之后應及時歸檔并妥善保存。合同的文檔管理，包括對合同原稿、授權委托書、合同審批表單、合同變更文件、合同附圖、項目文件、招投標文檔和合同履行中的各種文書資料的管理，避免因遺失或未及時存檔引發的合同風險，要加強對合同相關文檔歸檔情況的定期檢查。對于執行周期長、涉及人員多、執行情況復雜的合同，在經過一段時間的履行過程后，引發的很多具體問題必須依靠相應資料證明才能解決。企業應設置專門的管理人員，應用先進的管理手段，通過完善的合同文檔歸檔管理制度，及時對合同及其相關資料進行整理并妥善保管，提高合同的文檔資料歸檔管理水平。

6 要加強企業全員的法律意識管理

要加強企業全員的法律意識，首先要提高企業管理人員的法律意識，合同管理是企業法律顧問的重點工作，法律顧問對合同的管理不能僅僅在合同起草、審核、談判、糾紛處理等環節，而應貫穿合同履行的全過程，定期開展合同履行情況的監察，充分利用法律專業知識，對企業的合同管理進行總體規劃、定期督查，及時防范法律風險，保證合同在企業中合法、有序的履行。

合同管理已成為企業運作法治化的標志。加強企業的合同管理對于防范企業經營風險、減少經濟糾紛，加強企業內部控制、依法訂立并履行合同、提高合同履約率、促進企業加強和改善經營管理、監控企業的經營風險、提高企業經營管理工作水平、提高企業經濟效益，具有十分重要的意義。企業通過加強對合同過程的管理，不斷提高企業員工的素質及企業的管理水平，及時防范風險，不斷地總結經驗，才能保障企業的正常經營和可持續健康發展。