歷史檔案數(shù)字化實(shí)踐與建議

李 晨，高建忠，楊 揚(yáng)

（中國石油集團(tuán)石油管工程技術(shù)研究院，西安 710077）

進(jìn)入信息化社會后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷推陳出新，由傳統(tǒng)檔案過渡到數(shù)字檔案，已成為信息化時代檔案工作的主題。國家檔案館在2000年制定的全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃中，提出了要“加快檔案現(xiàn)代化進(jìn)程，加快現(xiàn)有檔案數(shù)字化進(jìn)程”。在這一方針的指導(dǎo)下，許多地方單位都開展了檔案數(shù)字化的實(shí)踐工作。

中國石油集團(tuán)公司在對所屬各單位的檔案數(shù)字化方面，進(jìn)行了具體規(guī)定，要求在國家“十二五”計劃末，各單位的檔案數(shù)字化率要達(dá)到館藏的80%。按照該要求，我單位從2013年底開始，通過業(yè)務(wù)外委的方式，進(jìn)行了歷史檔案集中數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，截至目前數(shù)字化率已達(dá)到90%。本文就我單位在歷史檔案數(shù)字化加工過程中的做法，和存在的一些問題進(jìn)行了探討，并就問題解決對策提出了建議。

1 檔案數(shù)字化的必要性

簡單來說，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化就是把紙質(zhì)文檔，通過掃描、照相、錄入等方式將信息存儲到計算機(jī)中，形成電子文件形式，以方便檢索、查閱和維護(hù)，節(jié)省物理存儲空間。

1．1 有效保護(hù)歷史檔案

由于歷史檔案年代久遠(yuǎn)，保管條件有限，許多歷史檔案正遭受著自然和人為的破壞，蟲蛀、霉變、發(fā)黃、殘缺、污染、字跡模糊等情況嚴(yán)重，用戶對檔案的利用也容易造成歷史檔案的破損和遺失。通過檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，可及時搶救歷史檔案，使其避免遭受進(jìn)一步的破壞。

1．2 增加保管途徑

傳統(tǒng)檔案采用庫房進(jìn)行物理存放，雖然有“八防”措施，但一旦發(fā)生不可抗拒的災(zāi)難事故，將造成無法挽回的損失。檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，可通過磁盤、光盤、磁帶等多種介質(zhì)存貯，而且可以方便地實(shí)現(xiàn)異地、多地備份，提高了保管安全度。

1．3 節(jié)省物理存放空間

企業(yè)的檔案產(chǎn)生歷史久遠(yuǎn)，各類檔案數(shù)量巨大，尤其是一些非永久性檔案的增多，需要大量的庫存空間。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，可以及時將非永久性存檔的紙質(zhì)檔案進(jìn)行清理，節(jié)約物理空間。

1．4 方便檔案利用

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，檔案的借閱、查閱和利用，從“物流”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔⒘鳌保⒖赏ㄟ^網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程借閱和利用，提高了檔案信息利用的效率。

2 歷史檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化實(shí)施

我單位共有可轉(zhuǎn)化檔案1．4萬余卷60余萬頁。為確保安全、高效、高質(zhì)量地完成歷史檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，我單位檔案管理部門從專業(yè)化、規(guī)范化和流程化的角度，對轉(zhuǎn)化過程進(jìn)行了認(rèn)真地組織和實(shí)施。

2．1 專業(yè)化的設(shè)備和人員是基礎(chǔ)

歷史檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化過程中，配置了12臺零邊距高速掃描儀、零幅面圖紙掃描儀等專業(yè)設(shè)備。同時，對配置的操作人員進(jìn)行了檔案裝訂、保管以及電腦相關(guān)軟件使用等基礎(chǔ)知識考查，確保其具備從事檔案拆裝、圖像掃描和處理的必備技能。

2．2 規(guī)范化的管理是保障

為了管理方便，檔案管理部門單獨(dú)辟出場地用于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。場地安裝有監(jiān)控攝像頭，并且在工作期間有檔案管理人員在場。所有從事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的人員均簽署保密協(xié)議，現(xiàn)場采取分區(qū)作業(yè)，按照功能分為整理拆裝區(qū)、著錄區(qū)、掃描區(qū)、圖像處理區(qū)、數(shù)據(jù)掛接區(qū)、質(zhì)量檢查區(qū)等。制定了“數(shù)字化加工安全保密制度”“數(shù)字化加工流程”“數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度”等相關(guān)制度，并在現(xiàn)場做到“制度上墻”。數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作結(jié)束后，在檔案管理人員的監(jiān)督下，對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份，并對全部電腦實(shí)施低級格式化后方可允許撤離。

2．3 流程化的作業(yè)是手段

數(shù)字化加工流程，一般是由檔案提取、檔案整理、檔案掃描、圖像糾錯等步驟組成，如圖1所示。

圖1 檔案數(shù)字化加工流程圖

（1）提取檔案。根據(jù)提供的掃描檔案的紙質(zhì)明細(xì)清單，做好交接登記

（2）檔案整理。對需要整理的檔案進(jìn)行拆訂、分類（需要掃描及不需要掃描兩大類）。

（3）檔案掃描。用高速掃描儀對需要掃描的檔案資料進(jìn)行掃描。掃描后的影像文件按指定的命名要求存到服務(wù)器上，以方便下一道工序的進(jìn)行。

（4）圖像糾錯。對已掃描的文件進(jìn)行頁數(shù)和圖像質(zhì)量檢查，并進(jìn)行糾偏、去黑邊的工作，如發(fā)現(xiàn)有漏掃或需要以灰度補(bǔ)掃的資料做好補(bǔ)掃登記。

（5）檔案補(bǔ)掃。通過圖像糾錯步驟所做好的補(bǔ)掃記錄，進(jìn)行補(bǔ)充掃描。

（6）裝訂還原。裝訂還原已處理完成的檔案資料。（7）歸還檔案。根據(jù)提取檔案時的交接清單歸還實(shí)物檔案。（8）原文掛接。掃描文件的存放目錄與數(shù)字化軟件系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)一一對應(yīng)，發(fā)現(xiàn)有錯誤的返回上一步驟重做。

流程化的作業(yè)，確保了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的流暢性和工期要求。

3 檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

3．1 數(shù)字化轉(zhuǎn)化中的問題及對策

（1）質(zhì)量和效率問題。企事業(yè)單位的檔案管理部門一般屬于后勤部門，人員少、投入經(jīng)費(fèi)不足，在管理體系中不受重視。因此，僅靠檔案管理人員實(shí)施大量歷史檔案的數(shù)字化難度非常大，況且也難于保證質(zhì)量和進(jìn)度。可以通過委托專業(yè)公司（承包方）來實(shí)施這項工作，但是在工作過程要做好以下工作：①與承包方積極溝通。例如，我單位在數(shù)字化加工時，承包方為方便工作量統(tǒng)計，提出一人進(jìn)行一類檔案的掃描。而我單位從檔案復(fù)原安全角度考慮，應(yīng)該按類、按年代掃描。經(jīng)協(xié)調(diào)，承包方接受了要求，避免了檔案復(fù)原質(zhì)量漏檢；②加強(qiáng)質(zhì)量管理。檔案管理人員應(yīng)定期統(tǒng)計，抽查數(shù)字化成品，監(jiān)督現(xiàn)場工作運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時要求整改。

（2）原始檔案的完整性和保密性問題。歷史檔案的數(shù)字化，必然需要對原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆卷、加工和重新裝訂，處理不當(dāng)，容易造成檔案不可逆的變化或損壞。因此，對負(fù)責(zé)拆裝的人員技能、拆裝程序等都必須注意嚴(yán)格控制；另外，檔案數(shù)字化過程還涉及保密性問題，應(yīng)對從事數(shù)字化操作人員進(jìn)行保密教育，并簽署保密協(xié)議，規(guī)定保密責(zé)任。工作完成后，對需要帶出現(xiàn)場的電腦文件進(jìn)行徹底刪除，確保不失密。

（3）檔案數(shù)字化工作中的認(rèn)識誤區(qū)。企業(yè)的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化經(jīng)常存在兩個極端。一個極端是大興土木，投入大量人力、物力，為數(shù)字化而數(shù)字化，只求數(shù)量不求質(zhì)量；另一個極端是思想中認(rèn)為檔案管理不重要，數(shù)字化更沒必要，是燒錢的行為。這兩種誤區(qū)都影響檔案數(shù)字化及其有效利用，檔案管理人員應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)人員充分認(rèn)識檔案數(shù)字化的必要性和意義，通過合理規(guī)劃，用合理的花費(fèi)推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3．2 數(shù)字化檔案保管與利用中的問題

數(shù)字化的檔案雖然帶來了很多方便，但一些問題也應(yīng)引起重視。

（1）保管問題。對于采用掃描方法進(jìn)行數(shù)字化的歷史檔案，一般存放在磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)上。但由于材質(zhì)性能原因，存在失效期限。光盤遇熱或彎折就會失效，硬盤受磁場的影響也會消磁，因此每隔若干年，都需要投入大量人力、物力重新備份。

（2）信息安全問題。數(shù)字化檔案由于其獲取便捷、攜帶方便的特點(diǎn)，因此也就造成了分發(fā)范圍控制問題和信息安全保密問題。對于分發(fā)，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱、復(fù)制流程，對于敏感性的檔案建議不上傳附件，以方便控制；信息安全涉及到檔案管理系統(tǒng)的安全控制，應(yīng)有完善的措施和手段，如防火墻、加密、電子簽名、權(quán)限控制等，防止非法入侵和不當(dāng)使用。

4 結(jié)束語

（1）在歷史檔案批量數(shù)字化轉(zhuǎn)化中，應(yīng)本著專業(yè)化、規(guī)范化和流程化的原則，建議委托專業(yè)公司實(shí)施，以確保質(zhì)量和效率。

（2）應(yīng)充分認(rèn)識檔案數(shù)字化的必要性，但也要在數(shù)字化檔案的使用范圍控制和信息安全方面制訂有效的防范措施。

（3）檔案數(shù)字化是為了更有效的利用，應(yīng)加快實(shí)施網(wǎng)上借閱、遠(yuǎn)程借閱等工作的推進(jìn)和實(shí)施。

［1］史江，秦慧，趙德喜．歷史檔案數(shù)字化進(jìn)程中的業(yè)務(wù)外包問題探索［J］．檔案學(xué)通訊，2010（1）：37－40.

［2］王璐穎，軻鑫．檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制［J］．檔案學(xué)研究，2011（4）：68－70.

［3］王學(xué)平．淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略［J］．檔案學(xué)研究，2011（6）：54－57.