電子文件整理方法和步驟等

電子文件是指數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有查考利用價(jià)值的文本文件、圖像文件、影像文件和聲音文件等文件。電子文件以每份文件為單位進(jìn)行整理。同一問(wèn)題（事由）密切相關(guān)的若干份電子文件放在同一個(gè)文件夾內(nèi)，組成一件。

電子文件歸檔質(zhì)量要求：

（一）歸檔的電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、有效性、完整性。

（二）歸檔電子文件的格式原則上應(yīng)符合通用格式。常見(jiàn)類(lèi)型電子文件的推薦格式有：

文本文件的格式為XML、RTF、TXT、PDF，由Microsoft Office、WPS軟件產(chǎn)生的文件也可以直接移交。

圖像文件的格式為JPEG、TIFF。

聲音文件的格式為WAV、MP3。

影像文件的格式為MPEG、AVI。

如是特殊格式，則將文件與讀取文件的軟件、相關(guān)說(shuō)明文檔一并歸檔。

電子文件整理方法和步驟如下：

（一）分類(lèi)

全宗內(nèi)電子文件按照類(lèi)型—年度—機(jī)構(gòu)的方法進(jìn)行分類(lèi)。

根據(jù)電子文件的不同特征，將電子文件分為兩類(lèi)：電子文檔（包括文本文件和圖像文件）和電子音像文件（包括聲音文件和影像文件）。這兩類(lèi)電子文件分別進(jìn)行整理。

（二）排列

1.件與件之間的排列：依據(jù)分類(lèi)方案，按照事由結(jié)合時(shí)間順序進(jìn)行排列。

2.件內(nèi)文件的排列：按照文件之間的關(guān)聯(lián)、文件的重要程度結(jié)合時(shí)間順序排列。

（三）命名

對(duì)文件夾和文件夾內(nèi)電子文件進(jìn)行編號(hào)、擬寫(xiě)題名，文件夾以“件號(hào)”+“件題名”命名，文件夾內(nèi)電子文件以“件號(hào)”+ “份號(hào)”+ “文件題名”命名，件號(hào)、份號(hào)為流水號(hào)。編號(hào)與題名之間用空格隔開(kāi)，件號(hào)與份號(hào)之間用“—”連接。如第1件是關(guān)于××?xí)h的文件材料，文件夾的命名就是“1 關(guān)于××?xí)h的文件材料”； 第1件第1份文件是××?xí)h的通知，該文件的命名就是“1—1 關(guān)于××?xí)h的通知”。

（四）編目

電子文件應(yīng)逐份編目。電子文檔編制《電子文檔目錄》，電子音像文件編制《電子音像文件目錄》?！峨娮游臋n目錄》著錄項(xiàng)目包括序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、部門(mén)和備注；《電子音像文件目錄》著錄項(xiàng)目包括序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任者、題名、文字說(shuō)明、日期、長(zhǎng)度、部門(mén)和備注。

1.電子文檔目錄著錄項(xiàng)目填寫(xiě)說(shuō)明：

未作特殊說(shuō)明的著錄項(xiàng)目，其填寫(xiě)要求參見(jiàn)《文書(shū)檔案目錄》著錄項(xiàng)目說(shuō)明，下同。

（1）序號(hào)：逐份文件目錄的流水號(hào)。

（2）文件號(hào)：“件號(hào)”+“份號(hào)”，件號(hào)與份號(hào)之間用“—”連接。

2.電子音像文件目錄著錄項(xiàng)目填寫(xiě)說(shuō)明：

（1）題名：準(zhǔn)確揭示電子音像文件所記錄的內(nèi)容。包括事由、時(shí)間、人物、地點(diǎn)、背景等要素。一份電子音像文件內(nèi)有多項(xiàng)內(nèi)容則需逐項(xiàng)揭示。

（2）文字說(shuō)明：對(duì)題名未及內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明。

（3）長(zhǎng)度：電子音像文件可播放的時(shí)間長(zhǎng)度，按照小時(shí)、分、秒計(jì)算，如“01：25：40”。

（五）刻錄光盤(pán)

1.原則上采用光盤(pán)作為電子文件的脫機(jī)載體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用一次寫(xiě)光盤(pán)。每張光盤(pán)均要配備獨(dú)立的光盤(pán)盒。在光盤(pán)盒的標(biāo)簽上和光盤(pán)標(biāo)簽面上均標(biāo)注光盤(pán)號(hào)，并簡(jiǎn)要標(biāo)注主要內(nèi)容和責(zé)任者。應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的“光盤(pán)標(biāo)簽筆”在光盤(pán)標(biāo)簽面書(shū)寫(xiě)，禁止使用粘貼標(biāo)簽。

2.電子文檔與電子音像文件應(yīng)分別刻錄在不同的光盤(pán)上。文件夾內(nèi)不允許嵌套子文件夾。

3.編制相應(yīng)的《光盤(pán)目錄》，著錄項(xiàng)目包括光盤(pán)號(hào)、主要內(nèi)容、起止件號(hào)、文件數(shù)量、文件容量、文件格式和備注。著錄項(xiàng)目填寫(xiě)要求如下：

（1）光盤(pán)號(hào)：光盤(pán)排列的流水號(hào)。

（2）主要內(nèi)容：揭示光盤(pán)內(nèi)文件的主要內(nèi)容。

（3）起止件號(hào)：光盤(pán)內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“—”連接。

（4）文件數(shù)量：有效文件的份數(shù)。

（5）文件容量：文件在本張光盤(pán)內(nèi)所占的存儲(chǔ)空間總量。

（6）文件格式：光盤(pán)內(nèi)文件的格式，填寫(xiě)文件的后綴名。

（7）備注：注釋光盤(pán)需要說(shuō)明的情況，有密級(jí)的應(yīng)在備注中標(biāo)明。