利用數據庫軟件?提高樣口管理水平

陳克強

摘 要：實驗室檢測樣品的管理是檢測過程中的一個非常重要的環節，樣品管理的好壞直接影響到檢測結果的科學性、公正性和準確性，甚至影響到檢測機構自身在社會的形象和聲譽。為此，福州市產品質量檢測所（以下簡稱“我所”）采用了數據庫的軟件管理，對檢測樣品的各環節實施有效的質量控制，大大提高了樣品管理的水平，更好地保證檢測樣品的代表性、有效性和完整性，保證檢測工作滿足客戶的要求。

關鍵詞：樣品管理；管理模塊；提高管理水平

樣品管理表面上看似乎很簡單，也比較容易辦到，但實際上是一個系統工程。樣品管理水平可以從一個方面映射出質量檢測機構管理水平的高低。我所為了規范樣品管理，使樣品管理工作制度化、規范化，結合了自身特點和管理模式，從樣品的接受、識別、流轉、退樣和處置等各環節進行信息化管理，也就是采用五大管理模塊，大大提高樣品管理水平。

1.樣品的登記及標識模塊

抽取的樣品和委托的樣品在業務部的受理時，業務部按照抽樣單和客戶委托書上的信息錄入到計算機的管理系統軟件中，建立業務管理信息。

業務部樣品管理員接收樣品時，對樣品的有效性進行確認，對數量、狀態、性質進行詳細、認真地檢查，看是否符合接收的要求，接收后在樣品登記及標識模塊中，進行必要的樣品狀態和性質的文字描述，同時對樣品建立唯一性的識別碼。并且根據樣品本身的特性，存放在不同的區域和場所，在樣品管理模塊中標注存放的庫房號和貨架號。特別對易燃、易爆和有毒的樣品以及在特定環境下儲存的樣品，加以明顯區別，以便更好地管理。

樣品登記及標識模塊的字段：樣品名稱、樣品數量、檢驗數量、留樣數量、樣品狀態、樣品的存貯條件、樣品的識別碼，留樣樣品的存放的貨架碼等信息，通過計算機資源共享的方式來提高工作效率。

2.樣品領樣模塊

檢測樣品跟隨著業務部檢驗業務流轉卡流轉到相關檢驗部門的過程中，各檢測室應按樣品管理制度，辦理領用手續。檢驗室和業務部的樣品管理員辦理領取樣品時，對樣品名稱、數量、樣品的狀態和性質進行核對，確保準確無誤后，在樣品領樣模塊中輸入領樣人的代號和密碼，辦理領樣手續。檢測部檢測人員按照領樣模塊中樣品的性質和存放條件，把樣品存放在不同的檢測區域。同時在檢測過程中還應在樣品的標簽上標注“未試” “試中”和“試后”。

樣品領樣模塊的字段：樣品名稱、樣品識別碼、檢驗數量、樣品的性質、存貯條件、樣品管理員（以上字段可從數據庫讀取）、領樣人的工號、領樣人密碼、領取時間和退樣標識等。

3.樣品的返樣模塊

對檢驗試后的能保持產品的完整性、各性能指標和正常使用功能的產品以及客戶要求退樣的樣品和殘樣，在檢驗完成后，退回業務部。由業務管理部樣品管理員在檢測室的管理系統中辦理退樣登記手續。雙方核對退樣的樣品名稱、樣品數量以及樣品的狀態等，雙方確認后，錄入工號和密碼完成交接手續。樣品管理員標識退樣的樣品存放的庫房號和貨架號。

樣品的返樣模塊的字段：樣品名稱、樣品標識碼、樣品數量、樣品交接人、交樣雙方密碼、交接時間、樣品狀態和存放地點等。

4.樣品的退樣、處置模塊

客戶要求退回的樣品，在留樣期滿后，由業務部樣品管理員通過客戶在保存期內領回。客戶憑相關退樣憑證到業務部辦理退樣手續。樣品管理員在系統退樣模塊里記錄退樣的時間和退樣的憑證號。

對于一些消耗不退、殘次或樣主自行放棄處置權的樣品，很多檢驗機構沒有嚴格的處置程序要求，更沒有相應的審批手續，以致于這類樣品的處置無章可循，給樣品管理帶來負面影響。在樣品管理系統中，增加樣品的處置模塊，對上述樣品的處置加以控制，由樣品管理人員定期從模塊中倒出統一處置的樣品清單，并擬上處置方式，經業務部嚴格審查，報相關的領導批準后，將樣品交由責任部門統一處置，并對處置方式、時間、地點進行如實記錄。

樣品退樣和處置模塊的字段：樣品名稱、樣品標識碼、樣品數量、處置日期、批準人、處置方式和處置人等。

總之，采用電腦管理后，從受理樣品的資料輸入電腦后，通過數據庫的資源共享，使受理樣品始終置于電腦的監控之中，樣品的數量、完好狀態、存放地點以及交接處置情況等都處于有效的監控之下，從而使樣品管理工作真正貫穿檢驗的全過程。同時，使樣品的檢索和統計方便快捷，工作效率大大提高。更重要的是，提高樣品的管理水平，從樣品這個源頭上保證檢測過程中質量穩定不變，保證檢測結果的準確性，更好地為實驗室及客戶服務。

（作者單位：福州市產品質量檢驗所）