企業(yè)科技檔案保管期限界定探討

胡代英

科技檔案是企業(yè)檔案的主體，2000年以來，國家相關(guān)部門出臺(tái)的有關(guān)檔案的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)里就科技檔案的保管期限問題分別作了不同的要求，特別是國家檔案局10號(hào)令的貫徹實(shí)施，更讓檔案工作者對(duì)科技檔案的保管期限問題有點(diǎn)模糊不清。在筆者從事檔案業(yè)務(wù)工作中，也經(jīng)常有同行探討這個(gè)問題，這引起了筆者的關(guān)注和思考。作者梳理了幾個(gè)有關(guān)科技檔案、企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作實(shí)際，從而探討出科技檔案保管期限的準(zhǔn)確界定，在此提出，請(qǐng)各位專家和同行品鑒。

1??文書檔案保管期限改革后，科技檔案繼續(xù)保留老的期限劃分法

國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)于2000年12月11日批準(zhǔn)、2001年5月1日實(shí)施的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）第5.2.5條規(guī)定“保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限”、第5.3條規(guī)定“保管期限可用色標(biāo)區(qū)分;紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期”。從以上規(guī)定可以看出，2000版的科技檔案整理規(guī)范要求科技檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。

此后，根據(jù)國家檔案局2006年9月19日批準(zhǔn)、12月18日公布實(shí)施的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號(hào)令）要求，文書檔案的保管期限率先改革為永久、30年、10年三種，由于保管期限的標(biāo)時(shí)制更利于到期檔案的鑒定處置，多數(shù)企業(yè)文書檔案保管期限也參照8號(hào)令執(zhí)行了。

國家質(zhì)檢總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)于2008年11月13日聯(lián)合發(fā)布、2009年5月1日實(shí)施的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）第6.2.5條規(guī)定“保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限”，由此看來，2008年版的科技檔案整理規(guī)范沒有對(duì)科技檔案保管期限提出新的要求，按照常規(guī)，還應(yīng)按以往（同一規(guī)范的上一版本）的要求來整理，即科技檔案的保管期限仍按照永久、長期、短期來劃分。

2???企業(yè)檔案工作規(guī)范首次提出科技檔案新的期限劃分法

國家檔案局于2009年11月2日發(fā)布、2010年1月1日實(shí)施的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42—2009）第7.7.3條規(guī)定“檔案保管期限一般分為永久和定期兩種”、第7.7.5條規(guī)定“定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年”。從以上規(guī)定可以看出，該規(guī)范非常明確地把企業(yè)檔案的保管期限確定為永久、30年、10年三種。規(guī)范附錄A中，除規(guī)定有經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類這些管理性文件（文書檔案）的保管期限外，還規(guī)定有產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類這些科技性文件（科技檔案）的保管期限，不管是文書檔案，還是科技檔案，保管期限都是按永久、30年、10年來劃分的。筆者認(rèn)為，這個(gè)規(guī)定首次明確提出了科技檔案保管期限劃分為永久、30年、10年的觀點(diǎn)，是對(duì)科技檔案保管期限的重大改革。

3??從國家檔案局第10號(hào)令條文推斷出科技檔案應(yīng)按新的期限劃分法

國家檔案局于2012年12月17日發(fā)布、2013年2月1日起施行的第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第二條規(guī)定“本規(guī)定所指的企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的記錄”，根據(jù)條文所指，本規(guī)定應(yīng)該包含企業(yè)科技檔案保管期限的范疇，第七條規(guī)定“企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年”，第十二條規(guī)定“企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、科研開發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、干部與職工人事等文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際執(zhí)行”。從以上條款內(nèi)容來看，似乎對(duì)科技檔案保管期限規(guī)定又有點(diǎn)模棱兩可，讓人們剛剛建立起來的科技檔案期限劃分的概念又有點(diǎn)模糊不清了，結(jié)尾也只是附了個(gè)《企業(yè)管理類檔案保管期限表》。

但在所附的表中規(guī)定“建設(shè)項(xiàng)目管理、設(shè)備管理、產(chǎn)品管理等管理性文件的保管期限有永久、30年、10年三種”，雖然明確說是指管理類文件材料的保管期限，但筆者認(rèn)為，現(xiàn)在企業(yè)檔案的分類是按問題分類的，上述幾類的管理性文件按分類也應(yīng)屬基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、產(chǎn)品類等科技檔案的范疇，因此，一個(gè)大類內(nèi)既然管理性文件（一般分類到各個(gè)大類的綜合類二級(jí)類目里）的保管期限按永久、30年、10年劃分，那么這些大類里的其他技術(shù)類檔案，如圖紙、說明書等科技檔案也應(yīng)按這三種來劃分保管期限，由此可以推斷科技檔案的保管期限應(yīng)按新的劃分法。

如果按國家檔案局10號(hào)令貫徹實(shí)施問題解答中所解釋的“管理類外的幾個(gè)大類有現(xiàn)成歸檔范圍和保管期限表的可直接參照編制，如基本建設(shè)類可參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）”，那么在同一個(gè)大類里（如基本建設(shè)類）的保管期限就會(huì)出現(xiàn)永久、30年、10年和永久、長期、短期共存的情況，這樣會(huì)引起科技檔案保管期限編制的混亂和人為的復(fù)雜化。而且，從同為國家檔案局行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)的DA/T42—2009和DA/T28—2002的執(zhí)行效力來看，頒布時(shí)間較晚的DA/T42—2009即《企業(yè)檔案工作規(guī)范》似乎更應(yīng)優(yōu)先執(zhí)行。況且永久、30年、10年這種標(biāo)時(shí)制的期限劃分法更容易操作，更利于檔案整理工作的簡單化、規(guī)范化和檔案人員對(duì)規(guī)定的準(zhǔn)確把握。

4???結(jié)語

綜上所述，筆者認(rèn)為，雖然科技檔案保管期限近來沒有像文書檔案保管期限那樣進(jìn)行及時(shí)的改革和明確的規(guī)定，但根據(jù)實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)，以及各部門的相關(guān)規(guī)定，沒有必要過分強(qiáng)調(diào)文書檔案和科技檔案的界限，還是統(tǒng)一起來，科技檔案保管期限也按永久、30年、10年來劃分，這也正符合國家對(duì)保管期限改革和界定的初衷。無疑科技檔案相關(guān)規(guī)定的滯后，跟上上下下重文書、輕科技的檔案觀念不無關(guān)系。