河南省濮陽縣基層檔案工作情況調查與思考

王富忠+管先海+賀艷蕊

筆者近日對河南省濮陽縣125個建有基層檔案室的單位檔案工作情況進行了實地調查、統計、分析，并引發了一些個人思考。

1??調查分析

本次調查的對象重點是105個縣直單位和20個鄉（鎮）檔案員（125人），還有部分單位分管副職、股長及40個農村干部;調查內容包括檔案員基本情況、檔案室基本情況、企業與重大項目建設檔案工作情況、鄉鎮與村級建檔情況等四大方面;調查方式是實地統計查看、填寫統計報表和座談三結合。調查情況統計分析如下：

1.1??檔案員基本情況。調查結果顯示，125個單位檔案員（125人）基本情況如下：①性別情況：男性檔案員12人，占9.6%;女性檔案員113人，占90.4%。②專兼職情況：專職檔案員73人，占58.4%;兼職檔案員52人，占41.6%。③年齡情況：125個檔案員當中，最大的43歲，最小的20歲，平均年齡35歲。④專業培訓情況：125個檔案員中，經過縣檔案局專業培訓并有結業證書的58人，占46.4%;另外67人沒有經過專業培訓，占53.6%。⑤從事檔案工作年限情況：從事檔案工作5年以上的12人，占9.6%;從事檔案工作3至5年的34人，占27.2%;從事檔案工作3年以下者79人，占63.2%。⑥專業技術職務情況：具有專業技術職務者9人，占7.2%;無專業技術職務者116人，占92.8%。

1.2??檔案室基本情況。調查結果顯示，125個單位檔案室基本情況如下：①檔案室建設情況：108個單位建有專門檔案室，占86.4%;17個單位沒有檔案室，占13.6%。②室存檔案情況：125個單位室存檔案共計121387卷、61517件，總排架長度為380米。其中文書檔案?42332卷、27997件，分別占室存檔案總卷數、總件數的34.87%和45.51%;科技檔案108卷，占室存檔案總卷數的0.09%;專業檔案78947卷、33520件，分別占室存檔案總卷數、總件數的65.04%和54.49%。另有底圖146?張，照片檔案32盒（冊）。③室存資料情況：125個單位，室存資料共計?20043?冊。④每年接收檔案情況：以2013年度為例，125個單位檔案室共整理接收檔案?846?卷（主要是指縣直各部門的專業檔案，鄉鎮沒有）、10432件（指接收整理的2012年度的文書檔案）。⑤民生檔案管理情況：調查中筆者發現，部分單位的涉及民生的專業檔案沒有實行集中統一管理，而是分散保存于各個業務股室，多頭管理。如，人社局檔案室只有文書檔案和部分會計檔案，而勞動就業、小額貸款、工傷鑒定、勞動仲裁、養老保險、醫療保險、工傷保險、生育保險、失業保險、職稱、調配、工資檔案等各種專業檔案均保存在產生該種檔案的業務股室中。因為這些檔案沒有經過系統整理，所以沒有具體數字，粗略估計，僅人社局一個單位就有上萬卷（件）之多。⑥檔案信息化建設情況：20個鄉鎮檔案室，有3個配備了電腦，占鄉鎮比例的15%;縣直105個檔案室，42個單位配備了電腦，占縣直單位的40%。所有配備了電腦的檔案員基本上都能以EXCEL的形式輸入案卷級目錄、文件級目錄和歸檔文件目錄，但有管理軟件的單位不多，不能達到信息化建設真正意義上的鏈接。⑦其他情況：調查中發現，基層檔案工作偏重于文書檔案的收集、整理，對各種專業檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案的收集、整理不力;檔案員對本單位業務股室的指導不到位;室存資料偏少;對損毀的檔案資料沒有修復、搶救的意識;利用沒有嚴格按規定去辦。

1.3??企業與重大項目建設檔案工作情況。①企業檔案工作情況：據調查，濮陽縣現在沒有一家國有工業企業，多為股份制企業，除個別幾家檔案工作開展得較好外，大多沒有很好地開展檔案工作。例如，國安化工集團，原為濮陽縣化肥廠，屬于國有企業，2008年改制為股份企業，國有控股不超過10%，屬于股份制企業，檔案工作開展良好;再如力諾集團股份有限公司，屬于私企，多年來，在檔案部門的指導下，已于2006年被認證為省部級先進檔案室，是我縣私企檔案工作的標兵;又如濮耐股份公司，檔案工作已開展，但檔案部門沒有介入指導。其余近幾年引進的私營企業、外資企業等，通過這次調研得知，檔案資料保存完好，基本上都散存在各產生的科室，沒有系統整理，可以說沒有開展檔案工作。②破產企業檔案工作情況：據調查，濮陽縣破產企業除個別向縣檔案館移交部分檔案外，大多數破產企業檔案沒有移交進館。這次筆者重點對濮陽縣原中原石油化工廠、八都酒廠、紡織廠、熱電廠四家規模較大的破產企業進行了調查，調查結果是：四廠均已宣布破產多年，只有中原石油化工廠已將部分檔案移交進館，其種類和數量是文書檔案885卷、會計檔案1007卷，還有部分檔案沒有移交;其余三家破產企業，破產工作小組還沒有過問檔案一事，實地查看發現，這三家破產企業均有大量的文書、專業和科技檔案塵封在潮濕的檔案庫房里，且多年無人問津，形似倉庫。③重大項目建設檔案工作情況：筆者從濮陽縣發改委的重大項目建設名單中得知，2011年2個，2012年3個，2013年2個，但作為縣級檔案行政管理部門，沒有介入進去，項目建設檔案是否完全歸檔，以及檔案的最終流向，均不得而知。

1.4??鄉鎮與村級建檔情況。①鄉鎮建檔情況：據筆者調查，濮陽縣20個鄉鎮衛生院、糧所、電管站、工商所、信用社、供銷社、勞動保障所、司法所、派出所、財政所、水利站、計劃生育指導站等12個站、所的建檔情況大同小異，如出一轍，具體情況是：計生站、水利站屬于鄉鎮政府管理，其形成的檔案均整理在鄉鎮政府全宗中;財政所2010年前歸鄉鎮政府管理，其財會檔案也在鄉鎮政府檔案室保存，近幾年沒有整理;其余衛生院等9個單位，基本沒有開展檔案工作。②村級建檔情況：經筆者與村干部座談并實地查看得知，1999年的時候，檔案部門曾突擊指導農村整理建檔，但沒有后續，經歲月變遷，人員更替，再也找不到以前整理過的任何痕跡;2010年基于檔案事業綜合評估的需要，在縣檔案局業務人員指導下，濮陽縣992個行政村中僅有12個村整理建檔，但沒有專房保管，只有一個柜子保存在村室。

2??若干思考

2.1??基層檔案員存在“兩多兩少一短一適中”問題，加強專業培訓，穩定人員隊伍，提升整體素質，已刻不容緩。從“1.1?檔案員基本情況”的調查分析結果不難看出，檔案員存在“兩多兩少一短一適中”問題，即女性多，兼職多;受過專業培訓者少，有專業技術職務者少;從事檔案工作時間短;年齡適中。“女性多”且“年齡適中”本來對從事檔案工作是好事，但從另一方面來看，這些女性檔案員年齡大多在35歲左右，正處于上有老、下有小的時候，加上“兼職多”，不可能不對檔案工作造成一定的影響。“受過專業培訓者少”、“有專業技術職務者少”說明檔案員檔案專業業務能力和業務素質不高，雖然從理論上講可以通過縣檔案局舉辦專業培訓班和派業務人員現場指導努力加以逐步解決，但由于“從事檔案工作時間短”背后反映出的“檔案員隊伍不穩定”問題不是縣檔案局的“努力”所能解決的。結果造成“好不容易通過培訓和指導培養的檔案員剛剛進入狀態又換新人啦”的現象頻頻出現，致使檔案員整體素質提升緩慢。如何解決基層檔案員隊伍“兼職多”、“更換頻繁”問題，已成為當前亟待解決而又十分棘手的大問題。

2.2??基層檔案室存在“基本設施不達標”、“重檔案輕資料”、“重文書檔案輕專業檔案”、“民生檔案整合不力”、“檔案信息化建設嚴重滯后”等突出問題，加強基層檔案室基本設施配備和信息化建設，科學有效整合民生檔案資源，已刻不容緩。其一，從“1.2?檔案室基本情況”之“①檔案室建設情況”的調查分析結果不難看出：基層檔案室普遍存在“基本設施不達標”的問題。究其原因，筆者認為主要有二：一是單位領導重視不夠;二是單位物力財力所限。這就要求檔案行政管理部門和單位檔案員積極向單位領導宣傳檔案工作的重要性，爭取物力財力支持，在現有條件下最大限度地爭取使檔案室基本設施達標或者基本達標。其二，從“1.2?檔案室基本情況”之“②室存檔案情況”、“③室存資料情況”、“④每年接收檔案情況”和“⑦其他情況”的調查分析結果不難看出：基層檔案室普遍存在“重檔案輕資料”、“重文書檔案輕專業檔案”的問題。究其原因，筆者認為，主要有三：一是“檔案價值大應歸檔保存、資料價值小存不存無所謂”意識作祟;二是檔案員存在“管好文書檔案是分內之事、專業檔案管理是業務股室的活兒”意識;三是檔案行政管理部門和單位檔案員對單位業務股室的指導不到位。這就要求檔案行政管理部門在注重對歸檔文件整理的同時，注重對專業檔案工作的指導，注重現場指導，和基層檔案員一起探索各種專業檔案的整理方式與管理模式，注重對聲像檔案、電子檔案、榮譽檔案等特殊載體檔案工作的指導，注重對基層檔案工作人員在利用服務方面的指導，用制度的機制約束基層單位做到“三使”，即使其形成檔案與資料的兩套制，使其檔案借閱利用的登記制度化，使其檔案移交正常化。其三，從“1.2?檔案室基本情況”之“⑤民生檔案管理情況”的調查分析結果不難看出：民生檔案整合不力，亟待新突破。保存在各基層檔案室或者散存在各部門職能股室的大量涉及民生的專業檔案，如，城建檔案、物價檔案、統計檔案、土地承包檔案、病歷檔案、保險檔案、新農合檔案等沒有進館。究其原因，筆者認為，主要有二：一是散存在各職能股室的檔案資料太多，基層檔案員沒有太多的精力去指導整理，也不會整理，業務股室的人員不愿意，也沒有時間整理，單位領導和股室領導由于查閱的方便，不愿意向檔案館移交;二是縣檔案館面積太小，容納不了完全整合后的民生檔案資源。這就要求檔案部門對民生檔案整合工作常抓不懈，不斷拓展民生檔案資源整合領域。具體來說，一要針對民生檔案來源于不同的行業和部門，種類繁多、內容豐富、主題多樣、管理分散等特點，會同有關主管部門，規范民生檔案歸檔和移交制度，聯合制定新的整合方案，堅持不斷地開展民生檔案整合工作;二要建立民生檔案工作年度檢查制度，還要經常給分管檔案工作的縣委常委、辦公室主任和政府副縣長（有的是常務副縣長）匯報民生檔案工作開展情況，形成一個黨委和政府領導、涉民主管部門各負其責、檔案行政管理部門依法監督、檔案館集中統一管理的合力推進民生檔案工作的良性機制;三是檔案部門要充分獲取黨委、政府的支持，把檔案館建設納入全縣基礎設施建設項目，爭取國家檔案館建設專項資金，統籌規劃，使檔案事業財政投入有規可循、有章可依，從而確保縣檔案館有容量充足的館庫容納整合民生檔案進館。其四，從“1.2?檔案室基本情況”之“⑥檔案信息化建設情況”的調查分析結果不難看出：基層檔案室檔案信息化建設嚴重滯后，難以跟上時代發展的步伐。究其原因，筆者認為，主要有三：一是缺乏檔案信息化建設方面的專業人才;二是缺乏支撐檔案信息化建設的檔案管理軟件和硬件設施;三是缺乏支撐檔案信息化建設正常運轉的資金。簡言之，就是缺乏檔案信息化建設正常運轉的人財物支撐。這就要求各基層檔案員要經常給單位領導匯報信息化工作，縣檔案局領導出面和單位領導溝通，爭取他們對檔案信息化的資金支持;同時加強對基層檔案員定期培訓或現場指導，提高他們對現有現代化設備的使用操作技能，在現有條件下最大限度地推進基層檔案室檔案信息化建設步伐。

2.3??基層企業與重大項目建設檔案工作狀況堪憂、不容樂觀，加大企業檔案工作指導力度，規范破產企業和重大項目建設檔案工作程序，已刻不容緩。其一，從“1.3?企業與重大項目建設檔案工作情況”之“①企業檔案工作情況”的調查分析結果不難看出：私營企業、外資企業的檔案工作幾乎空白。究其原因，筆者認為主要有三：一是縣檔案局業務指導力量有限，指導不到這一級;二是這些企業所在鄉鎮的檔案員都是兼職，平時忙于鄉鎮辦公室甚至村里的工作，無暇顧及指導，再加上本身業務不熟，無能力指導;三是外資企業在引進時，地方政府就有承諾，除安監、環保以外，其余部門無故不得進入，致使檔案部門想介入也無法介入。這就需要檔案部門適應新形勢下檔案工作的需要，轉變觀念，樹立正確的、全新的檔案服務意識，找準檔案工作為企業服務的最佳切入點，進一步拓寬服務領域和服務渠道，變“要我服務”為“我要服務”，主動上門，多措并舉，提高服務能力和服務水平，用優質的服務贏得企業對檔案部門的服務共識，讓企業真正認識到，指導企業建檔是為企業的發展服務，而不是找企業的麻煩。其二，從“1.3?企業與重大項目建設檔案工作情況”之“②破產企業檔案工作情況”的調查分析結果不難看出：破產（或倒閉）企業的檔案工作亟待有新思路。究其原因，筆者認為主要有二：一是企業破產工作領導小組只重視對內、對外債務的清算，沒有意識到檔案工作的重要，力量投入不夠;二是檔案部門也沒有重視破產企業的檔案工作，感覺多一事不如少一事，指導和監督沒有到位。這就需要檔案部門規范破產企業的檔案工作程序，把破產企業檔案管理問題形成專題報告，向主要領導、分管領導匯報，爭取他們的支持，主動介入破產領導小組，派專人負責檔案的收集、整理、移交進館工作，建立健全破產企業檔案工作制度，使破產企業的檔案工作逐步走上制度化、正常化軌道。其三，從“1.3?企業與重大項目建設檔案工作情況”之“③重大項目建設檔案工作情況”的調查分析結果不難看出：重大項目建設檔案，檔案部門無從介入。究其原因，筆者認為主要有二：一是項目建設單位（法人）沒有將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理，沒有建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制;二是檔案行政管理部門疏于管理，沒有發揮好對重大項目建設檔案的監督、指導職能。這就需要檔案行政管理部門依據2006年國家檔案局頒布的《重大建設項目檔案驗收辦法》，協調政府發改部門和具有投資管理職能的部門，加大對重大項目建設檔案的監督、指導力度，規范重大項目建設檔案工作流程，促使項目建設單位（法人）將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理，建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制，從而確保重大項目建設檔案按有關規定要求及時歸檔。

2.4??鄉鎮二級機構與村級檔案工作是基層檔案工作的“短板”，建立健全鄉鎮二級機構檔案工作的責任機制和農村檔案工作的良性工作機制，已刻不容緩。其一，從“1.4?鄉鎮與村級建檔情況”之“①鄉鎮建檔情況”的調查分析結果不難看出：鄉鎮二級機構的檔案工作是檔案工作的薄弱環節。究其原因，筆者認為，主要是因為這些單位基本都屬于縣里垂直管理的部門，就檔案工作而言，是上級部門不管，鄉鎮檔案員不愿管，縣檔案局業務指導人員指導不到這一級，從而形成了檔案工作盲區。這就需要檔案部門主動協調這些鄉鎮二級單位在縣里的主管單位，兩個部門合力，抽出精干力量指導其建檔，建立兩個部門合管的長效機制，用制度規范鄉鎮二級單位的檔案工作。其二，從“1.4?鄉鎮與村級建檔情況”之“②村級建檔情況”的調查分析結果不難看出：農村檔案工作是縣級檔案工作的最大難題。究其原因，筆者認為，主要是因為農村兩委班子成員大都文化程度偏低，認識不到村級建檔的重要性。村里很多事情的決定都是兩個人或者幾個人在一起口頭一說，沒有落筆，事情過去也就過去了。上級部門要求填寫的報表，也是填寫好一報了事，根本沒有留底。工作多年的支書、會計，對村里的情況是一口清，匯報不用稿。就連村里的賬本、憑證按時入賬的也不多，半年甚至一年才下一回賬，都是自己保存自己的賬本、憑證，換幾個會計有幾套賬，不論年限。因此村級建檔工作，收集資料難，整理建檔也難，開展檔案工作舉步維艱。這就需要建立健全做好農村檔案工作的良性工作機制。首先，檔案部門從主觀上拓寬視野，聚焦農村檔案工作的難點，尋找做好農村檔案工作的切入點;其次，取得鄉鎮主要領導的支持，形成分管或包管區領導協調、業務指導人員和鄉鎮檔案員親力親為的良性互動的檔案工作機制;最后，指定村兩委班子成員兼職檔案工作，建立長效機制，避免突擊整理歸檔后再無人問津的現象發生。