高職院?？萍紮n案管理探究

摘要：本文首先結(jié)合實際工作分析了目前高職院校科技檔案管理中存在的問題，然后提出了相應的管理措施，最后闡述了如何加強科技檔案的開發(fā)利用，更好地為學院科研教學的發(fā)展服務。

關(guān)鍵詞：高職院?？萍紮n案開發(fā)利用

0引言

重建絲綢之路，加快西北戰(zhàn)略通道建設，具有戰(zhàn)略性的意義，對職業(yè)人才的培養(yǎng)提出了新的要求。當前，隨著高職院校辦學規(guī)模不斷擴大，教學設施不斷完善，實訓條件不斷加強，各專業(yè)科技活動的領域越來越廣泛，如何在民族地區(qū)利用科技檔案的開發(fā)，適應我區(qū)經(jīng)濟工作發(fā)展的人才培養(yǎng)重要性日益凸顯。

1高職院校科技檔案管理中存在的問題

寧夏職業(yè)技術(shù)學院肩負著我區(qū)培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設、服務和管理第一線需要的高素質(zhì)技能人才的重要使命。加強高職科技檔案的整理、編研、綜合管理，能夠科學設定專業(yè)人才培養(yǎng)的方向，調(diào)整高職院校與企業(yè)的合作模式，為地方經(jīng)濟、社會發(fā)展提供人才支撐。但目前，我?？萍紮n案管理中還存在很多不完善的地方，比如科技檔案管理意識薄弱、科技檔案管理內(nèi)涵缺失等。

1.1科技檔案管理意識薄弱。科技檔案是科學技術(shù)研究和實踐的直接記錄，是文化活動的客觀反映。隨著生產(chǎn)力水平的不斷發(fā)展，有的民族工藝技術(shù)和產(chǎn)品必將逐步退出歷史的舞臺，建立相應的科技檔案，用最新的科技手段進行記錄發(fā)掘，建檔留存，是傳承和保護民族文化遺產(chǎn)最有力的措施，但是科技檔案管理意識薄弱阻礙了這一事件的實現(xiàn)?？萍紮n案管理意識薄弱主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是學院領導層檔案意識淡薄。很多學院領導認為高職院校的主要任務和工作是教學和學生就業(yè)兩大方面，而對科研的投入和關(guān)注較少。二是科技檔案管理部門對法律法規(guī)學習和宣傳力度也不夠。三是科研人員自身對科研檔案管理不重視，僅僅把科技檔案工作當成是一項繁瑣的行政事務，沒有意識到建立科研檔案是科技人員完成科技工作必不可少的一項工作。

1.2科技檔案整理內(nèi)涵缺失?？萍紮n案中儲藏著無數(shù)的科學技術(shù)成果、技術(shù)秘密、原始數(shù)據(jù)、工藝方法和經(jīng)驗教訓。很多尖端技術(shù)、新興科研領域、重大技術(shù)項目的成果，科技檔案最完備地儲備了當代最新的科學技術(shù)，必須保證科技檔案的完整性。但是現(xiàn)階段很多高職院校都存在科技檔案內(nèi)涵缺失嚴重的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是缺乏對科研檔案內(nèi)涵的認識；二是歸檔的材料中一般性材料多，能反映和評定一項科研成果水平的關(guān)鍵性技術(shù)材料少，能體現(xiàn)科研人員在科研過程中解決技術(shù)難題的新思想、新概念和新方法等技術(shù)創(chuàng)新的核心材料更少；三是收集整理材料形式單一。

1.3科技檔案機構(gòu)和制度不健全?？萍紮n案機構(gòu)不健全主要體現(xiàn)在：現(xiàn)階段高職院校中科研檔案工作辦公室一般是2人編制，卻承擔著400～700人的教職工科研檔案資料的收集、整理、編研和歸檔。并且除了檔案管理人員的編制不足以外，還存在檔案管理人員一般不是學檔案專業(yè)的，而是其他專業(yè)轉(zhuǎn)行的。

科技檔案制度不健全主要體現(xiàn)在：對科研檔案的認識淡薄，致使多數(shù)院校沒有健全的科研檔案管理制度，在科研檔案歸檔管理方面缺少行之有效的制約手段。

2科技檔案管理的應對措施

高職院?？萍紮n案是在長期辦學實踐中形成的，承載著不同專業(yè)的實踐教學歷程，是一本無聲的教具。高職院?？萍紮n案涉及到教學、管理、技能、服務等各個環(huán)節(jié)，能否有效提高高職學生的職業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)，結(jié)合我區(qū)的經(jīng)濟環(huán)境，緊密依照我區(qū)經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃，打造絲路經(jīng)濟帶，加快中阿自由貿(mào)易區(qū)建設，直接關(guān)系到我區(qū)高職學院人才培養(yǎng)的質(zhì)量和院校自身的生存與發(fā)展。因此做好高職院?？萍紮n案管理工作是很有必要的，具體應做到以下幾個方面：

2.1明確高職院?？萍紮n案的管理范圍。科技檔案是人們從事科技活動的歷史記錄，是知識形態(tài)的歷史記錄，是具有保存價值的歷史記錄。就高職院校而言，科技檔案管理對象是指學校在開展科學研究管理實踐活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等各種載體的材料，是學?？蒲谢顒拥恼鎸嵱涗浐蜌v史憑證，是重要的信息資源和科技財富，并具有職業(yè)教育的特點。

2.2強化高職院?？萍紮n案管理意識。高職科技檔案是科研及教學工作的重要組成部分，是科研教學活動的重要環(huán)節(jié)，高職院校全體人員，都應該充分認識學?？蒲袡n案管理工作的作用和意義，認識到科研檔案在科研活動中的憑證作用和情報價值，認識到科研檔案管理是指導、督促和保證學校各類科研工作有序、正常開展，以及提高科研管理工作效率的重要意義。

2.3注重科研檔案收集的完整性、真實性。只有內(nèi)容完整、準確及成套的科研活動檔案才能準確記錄科研的全過程，才能為開發(fā)利用提供可靠的檔案資料。職業(yè)教育的特點就是要求學生對所學專業(yè)有一個全面的認識，對工藝流程有充分的了解，具有發(fā)現(xiàn)問題，分析問題、解決問題的能力。因此，注重科研檔案收集的完整性、真實性，具有現(xiàn)實的意義。

2.4合理設置科技檔案管理機構(gòu)。高職科技檔案具有專業(yè)性、多學科性、分散性和更新性等特點，必須安排專人去收集整理和立卷歸檔，設立專門的組織機構(gòu)和專職的檔案人員，科技檔案管理機構(gòu)是搞好科研檔案工作的組織保證。高職院校應將科研檔案作為學校全部檔案的一個重要組成部分，實行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用。

2.5建立健全科技檔案管理制度并規(guī)范管理工作?？萍紮n案質(zhì)量的一個重要指標就是成套性。只有內(nèi)容完整、準確及成套的科研活動檔案才能為開發(fā)利用提供可靠的檔案資料。因此，高職院校需建立一套規(guī)章制度，確?？萍紮n案在保管、借閱、利用過程中做到層層負責，有條不紊?？萍紮n案的保管工作需切實做到安全、不遺失、不泄密，定期進行安全檢查?？萍紮n案的借閱、利用需嚴格履行簽批登記手續(xù)，歸還時需按規(guī)定步驟仔細查驗是否有遺缺、損毀現(xiàn)象，確?？蒲薪虒W服務機制的運行。

3科技檔案的開發(fā)與轉(zhuǎn)化

高校科技檔案中的顯性知識和隱性知識包含著很多重要的信息資源，科技檔案信息在科學研究領域通向生產(chǎn)領域的過程中，起著將現(xiàn)有科技成果轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益、轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的巨大作用。所以，不僅要把檔案資料收集整理好，也要把科技檔案中有實用價值的技術(shù)信息開發(fā)出來。

3.1提高科技檔案信息的利用率。根據(jù)我區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的趨勢和現(xiàn)狀，改革服務方式，更新服務觀念，檔案部門不能僅停留在對檔案的實體管理，也不能只是安于現(xiàn)狀，必須改變單一的查找借閱利用方式，創(chuàng)新科技檔案信息的借閱方式，推動檔案信息的開發(fā)利用。另外，相關(guān)工作人員應該努力提高自身的知識水平和管理能力，樹立一種創(chuàng)新的、主動提供服務的新觀念。

3.2提高科技檔案檢索的查全率、查準率。高職檔案部門要逐步建立各類檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫著錄工作的工作方式，逐步適應采用計算機代替人工編制目錄，這樣才能極大程度地提高檢索的查全率、查準率，幫助查閱者方便快捷找到所需資料。因此，積極推行檔案現(xiàn)代化管理是搞好高職院校科技檔案信息資源開發(fā)利用的有效手段。

3.3加強科技檔案科技平臺建設。要想實現(xiàn)檔案信息資源的快速共享，必須加強科技檔案科技平臺建設，推進高校檔案信息管理的系統(tǒng)化。一是運用先進的計算機技術(shù)，特別是計算機網(wǎng)絡技術(shù)，加快檔案資料的傳輸效率，建立一套完整的自動化檔案檢索系統(tǒng)，真正實現(xiàn)文檔一體化和資源共享。二是要確保檔案的安全性、保密性，構(gòu)建高校檔案管理安全系統(tǒng)，對信息內(nèi)容進行加密處理。

4結(jié)語

在信息公開背景下，高職院校的檔案服務不能永遠停留在傳統(tǒng)的思想和工作方式上，必須與時俱進，如何開闊檔案工作者的視野，拓展檔案服務方式和途徑，以更好地滿足需求者的利用需求，提高檔案工作服務質(zhì)量和效率，是擺在高職院校檔案工作者面前的一個課題，同時也是高職院校管理工作提高的途徑。

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作者簡介：馬景（1956-），男，寧夏人，本科，館員，寧夏職業(yè)技術(shù)學院科技開發(fā)處，研究方向：檔案管理。