高校科研項目質量管理的問題與對策

宋瑞麗 張立賓 賀蕾

（信息工程大學科研部，河南 鄭州 450002）

0 引言

隨著我國對科研投入的不斷加大，以及高等院校在科研工作中地位的不斷提高，高校已成為我國科研工作的中堅力量并發揮著突出作用。近些年，科研項目呈現出“大項目、跨部門、跨學科”等新特點，高等院校原有科研工作的管理模式和研發思路已經明顯不能適應新型科研工作的需要和發展。為了實現提高科研實力并向顧客證明具備交付高質量產品的能力、承接更多的科研項目、提升學校綜合競爭力等目標，多數高校對科研項目的管理開始從簡單的管理項目申報、項目驗收和成果鑒定等幾個有限環節轉向全面質量管理（Total Quality Management，TQM）。目前，許多高校和專職的科研機構在質量管理方面已經進行了一系列的研究，提出了各自的模型和方法，包括結合院校特點，針對項目級和學校級兩方面的科研項目管理成熟度模型[1]，結合項目的縱向十二方面橫向五化的管理成熟度模型[2]，針對多項目環境下的管理方法[3]。盡管質量管理方面已經有了很多科研成果，但具體到每一個高校或者是專職的科研機構，由于各自具有的特殊性，導致很多成果并不具備普遍推廣性[1-3]。因此必須根據自身的特點，調查質量管理現狀，靈活運用質量管理模型和評估方法，推動質量管理的持續優化和不斷改進。本文的重點是根據高校科研項目實施質量管理的實踐、經驗和教訓，提煉歸納出常見問題和相關對策建議，以便后續開展質量管理工作的組織和機構少走彎路。

1 質量管理概述

隨著科技發展，質量這一概念在不斷充實、完善和深化。普遍接受的質量定義由國際標準化組織（International Organization for Standardization，ISO）的ISO9000:2000提出，即質量就是一組固有特性滿足要求的程度。由于質量滿足要求的固有特性，各組織為了生存和發展需要，必須追求高質量，因此，質量管理理論和方法成為組織實踐活動的現實需要。

質量管理的發展大致經歷了檢驗質量管理、統計質量管理和全面質量管理（TQM）3個階段。進入全面質量管理階段后，質量管理方法的研究越來越多。20世紀60年代美國通用電氣公司的費根堡姆和質量管理專家朱蘭提出了全面質量管理[4]的概念，TQM解決的問題是為了控制成本、滿足客戶要求等條件而進行的生產和提供的服務；20世紀90年代比爾·史密斯提出了六西格瑪（6σ）管理概念，它是基于全面質量管理的成功經驗總結發展起來的，吸納了TQM中流程管理的精華和行之有效的方法；同期，ISO提出了ISO9000系列標準（包括6項標準），后期進行了3次修訂，目前發布至ISO9001—2008，這一國際標準質量管理體系運用了先進的管理理念，吸納了質量管理領域的成功經驗；此外，還包括通過過程管理實現質量管理目標的各種管理成熟度模型，其中，以美國卡內基·梅隆大學軟件研究院提出的能力成熟度模型集成（Capacity Maturity Model Integrity，CMMI）、項目管理協會（Project Management Institute，PMI）從組織級項目管理層面提出的項目管理成熟度模型（Project Management Maturity Model，PMMM）、著名項目管理專家Harold Kerzner博士提出的項目管理成熟度模型K-PMMM應用最為廣泛。

2 高校科研項目質量管理中存在的問題

2.1 未能準確理解質量管理本質

質量管理的方法和模型有很多，可以為不同的組織實施質量管理提供必要的理論基礎和技術支撐，例如CMMI、PMMM、ISO9000標準族等，這些方法和模型在不斷發展和優化，由于均是從各行業的具體知名企業的最佳實踐中抽象出來的，雖然能夠為科研項目實施質量管理提供一種或多種通用框架，但不能認為是必須遵循的過程或規定。實際上，高校科研項目開展質量管理常出現理解質量管理不到位的現象，包括：

（1）質量管理的根本目的不是降低科研項目成本和提高客戶滿意度，而是獲得相應的資質證書，這就導致選用質量管理方法時按照資質的要求選用而忽略項目管理的根本需求。

（2）套用錯誤的質量管理方法。CMMI表達方式有兩種，分別是階段式和連續式，這兩種表達方式并不是針對過程改進的實施，而是兩種不同的評估方法。對于開展過程改進和質量管理必須循序漸進，而事實上很多高校實施時由于專職人員不精通和錯誤理解CMMI的內涵便直接套用階段式，導致實施工作既不符合模型本身，也不適應現實需要。

（3）質量管理方法一旦確立后，不討論和分析其具體內容的適用性便直接強制執行其推薦的實踐，造成項目的管理成本和研究成本大幅度上升、成果質量得不到保障等，嚴重不符合開展質量管理的目的。

2.2 盲目實施質量管理體系

2.2.1 目標設計不科學

許多高校針對科研項目開展的質量管理采用了計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、處理（Action）的工作方法，簡稱PDCA循環。其中計劃階段（P）根據需求確定質量管理的目標、方針、標準、具體措施和方法；執行階段（D）要求按既定的計劃執行以實現質量目標；檢查階段（C）需要判定執行中是否按照計劃和標準進行、結果是否達到計劃階段的目標，并記錄執行過程中的經驗和問題；處理階段（A）分析評價檢查結果、總結經驗，并對問題采取措施。每一次PDCA循環明確成功的經驗、形成標準，供以后執行使用，對遺留的問題，則分配至下一輪循環解決或者暫緩解決，從而實現質量管理持續不斷的改進。在整個PDCA循環中，P是初始環節，也是最關鍵的環節，這一點雖已達成共識，但多數高校在建立質量管理目標時很難準確把握并合理設定目標，比較常見的誤區有：

（1）質量目標完全體現了組織管理者的意圖，忽略了科研項目管理的現狀和一線科研人員的需要。

（2）質量目標僅體現綜合目標，沒有針對每一分項（過程域）工作進行分解。

（3）對各項（過程域）工作目標定義較籠統，未按周期或時間進行長、中、近期的有效分解。

2.2.2 建立的質量管理體系與實際工作脫節

開展項目質量管理工作一般需要建立質量管理體系，多數高校在建立質量管理體系時，往往邀請工作經驗豐富的專業人士指導質量管理體系架構設計、體系文件編制等工作。盡管外請人員大多在質量管理方面有豐富的工作經驗，熟悉質量管理相關的模型和方法，但他們很難了解學校或某個特定組織自身的科研特性、管理需求、現有管理流程等，所以，盡管能建立符合質量管理標準或模型要求的質量管理體系，卻很難建立與工作實際結合的質量管理體系，甚至有一部分高校稍加改動其他組織的質量管理體系文件便直接運行，導致質量管理體系要求和實際工作需要嚴重脫節，執行非常困難，常出現“體系要求與實際需要背道而馳”“體系沒有繼承和發揚現有運行良好的制度和流程”等現象。

2.3 執行力不足

具體表現：一是科研人員（包括科研管理人員和研發人員）的綜合能力還不足。高素質的綜合能力是執行力的基礎，這種綜合能力包括調查研究能力、分析決策能力、組織協調能力、結果評估能力和過程控制能力等[5]。二是對質量管理的認識不到位。高校里有些科研人員認為實施質量管理、構建質量體系僅是為獲得相關資質，方便爭取項目；還有些認為建立質量體系、落實質量體系措施等是搞“形式主義”，甚至認為質量管理是領導的事，與自己無關。由于認識不到位，認識影響行動，質量管理就很難執行到位，管理效果大打折扣。三是缺乏相應的管理制度作保障。要將質量管理工作落實到各項科研工作中，涉及的人員會非常廣泛，工作量也會大幅度增加。高校的多數人員面臨教學和科研雙重繁忙工作，加之自身對科研質量不夠重視，因此，在推進質量管理的初期，如缺乏管理機制的建立、執行、檢查和考核等措施，很難保證和促進執行效果。

3 對策與建議

3.1 準確理解并靈活使用質量管理模型

質量管理方法和模型是開展質量管理工作的理論基礎，是指導一個組織機構實施質量管理的依據。在先進的質量管理方法和模型基礎上，實例化的管理體系可以規范科研人員的項目研發行為，杜絕主觀和隨意性，并在一定程度上反映一個組織科研管理發展的水平和趨勢。但由于每個科研單位的性質、科研任務、面臨的問題各不相同，而且任何一個經過實踐驗證、抽象的質量管理模型產生的時機、背景、解決問題的出發點也不相同，因此要根據具體情況，明確工作目標。高校科研項目具有以下特點：①來源多、類型多、專業領域多和產品成果少；②技術風險高，帶有較明顯的探索性和創造性；③核心科研人員不僅是承擔科研工作的帶頭人，而且具有擔任繁重的教學任務等特殊性[6-7]。因此，實施質量管理應緊緊圍繞高校科研項目的特點，選派具備科研工作經驗的專職人員深入學習多種質量管理方法，如CMMI、ISO9001B的具體內容，然后組織有質量意識的科研人員參與討論質量管理方法的適用性，從而建立滿足現實需要的質量管理模型。

3.2 建立階梯式目標驅動工作機制

如前所述，多數高校針對科研項目開展質量管理時均采用了PDCA循環，該循環的P階段不僅要確立質量管理的目標，而且要基于目標分解出具體的實施方案和路線，一個階段的工作完成之后，才能進行后續階段的工作，但是初期建立的目標是模糊的，是動態的[8]，一旦確立了不合理或者不適應需求的目標，將會導致后續工作出現較大偏差，甚至會出現事倍功半的現象。為了彌補上述缺陷，本文提出將確立目標作為單獨的一個活動從PDCA中獨立出來，將PDCA的循環從設立目標部分開始（圖1），從而實現質量管理的持續改進和優化。每次循環的目標建立須詳細分析當前態勢，嚴格按照設定總體目標——橫向分解（按照每個過程域，以CMMI為例）——縱向分解（針對長期、中期、短期或近期）（圖2）的具體步驟對質量管理中每一類（項）工作劃分出滿足具體（Specific）、可測量（Measurable）、可實現（Attainable）、相關（Relevant）、有時間期限（Time-bound）特點的分目標，下一循環開始時，根據本循環發現的問題（包括解決的和遺留的）討論目標的適應性，必要時調整各個具體目標。

圖1 改進的PDCA循環和質量管理持續優化

圖2 質量管理目標建立示意圖

3.3 貼合實際構建質量管理體系

在建立質量管理體系時，還要注意不能片面強調最高管理者的決心。自上向下的設計是重要的，但從長遠來看自下而上的方法才能夠保證科研人員真正地投入和執行[9]，既要實現通過質量管理改善科研項目質量、增強組織的科研競爭力，還必須建立與組織實際需求相符合的質量管理體系，必須在質量管理體系文件的適應性上下功夫。高校建立質量體系文件的具體對策是：首先，開展調查研究，準確分析結果。調查研究是體系制定的基礎和前提，應當針對科研項目特征、項目管理流程、科研人員的需求進行調查，進而分析出科研現狀、發展趨勢和存在的問題等；其次，利用維恩圖（圖3）分析對比由質量目標導出的項目管理現狀、質量管理需求和科研人員的需要，總結三者之間的差距、矛盾點，找出現有的優秀實踐；最后，采用分步實施，繼承優秀實踐，給予科研人員一定自由度，建立起應執行的質量管理體系。

圖3 質量管理體系建立示意圖

3.4 注重質量管理意識和能力的培養

影響質量管理實施效果好壞的因素不僅包括質量管理體系的適應性，而且包括科研人員的質量意識、知識水平和能力等，所以實施過程中必須加強培訓，重視質量意識和人才能力的提高。為此，高校可以采取三種方法：一是選派一些科研帶頭人參加質量管理宣傳會、調研參觀質量管理實施效果顯著的先行兄弟院校等各種活動，促進科研人員的意識轉變，從認為“質量管理與己無關”的想法轉變為自覺自發的主動行為。二是利用課堂教學中引入質量管理課程和專題舉辦培訓課程相結合的方式，提高全員的質量管理意識和技能。三是根據高校科研隊伍的特點，針對每個科研團隊培養骨干人員，解決高校面臨的人員流動頻繁、依靠學生研發導致的質量管理能力難以繼承的實際問題。

3.5 靈活運用管理手段和激勵機制

任何一項工作得不到有效的落實均無法達到預期目標，只有按照既定的要求執行才能實現目標，因此實施質量管理必須解決的關鍵問題就是使質量管理體系得到有效執行。為提高執行力，可考慮以下處理措施：一是有效引入質量管理工具，盡量減少新增工作量。這是因為與原有的管理方式相比，規范質量管理的過程中會產生許多管理和技術工作產品，同時要收集和分析大量的數據，全部采用手動，工作量巨大，考慮到科研人員的教學和科研任務的雙重壓力，建議根據工作實際和工具特點選擇合適的項目管理、配置管理和需求管理等工具，不僅可以提高工作效率，而且可以利用它們進一步規范科研人員的行為，降低錯誤概率。二是建立健全配套的管理機制。管理機制不僅包括激勵和懲罰措施，而且還包括合理的績效評估體系、人員晉升體系等，通過長效機制中對參與人員業績的認可、職稱的評定以及短期機制中對優秀人員的額外獎勵實現激勵，使更多的科研人員主動參與質量管理活動。

4 結語

質量管理是對科研人員傳統工作思維和習慣的改變。實施中需要解決的問題多、處理的關系復雜，除了必須依靠高層管理者的強力推進之外，還必須重視一線科研人員的需求并建立有效的工作機制促進質量管理的實施。盡管本文總結的以質量目標為根本、以提高質量管理體系的適應性為前提、以靈活的手段為支持的工作方法可以解決高校科研項目質量管理中的一些問題，但由于各組織的現狀不同、目標不同，對于其他組織而言未必能適應現實需要并解決問題。因此，每個實施質量管理的單位必須結合自身特征和科研項目的具體情況，建立適合自己的質量管理體系，并堅持持續改進，使質量管理體系得以有效運行，通過質量管理手段實現科研水平的真正提高。

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