醫院檔案信息化建設的現狀與對策

汪露

阜陽第二人民醫院，安徽阜陽236015

醫院檔案信息化建設的現狀與對策

汪露

阜陽第二人民醫院，安徽阜陽236015

當前，隨著數字化醫院的提出，無紙化辦公以及計算機網絡技術在醫院的應用，對醫院檔案信息化建設和安全管理提出了更高的要求。因此，要想提高醫院檔案信息化的管理水平，防止醫院內部信息泄露和醫院建設發展過程中重要史料的丟失和損壞，必須加強對當前醫院檔案信息化現狀的系統分析和科學價。

檔案；醫院；信息；策略

醫院檔案是醫院在發展過程中形成的具有保存價值的一切文字、數據、圖表、聲像及其他各種形式的原始記錄,其內容涵蓋黨政、醫療、科研、教學、人事、會計、設備、基本建設等,涉及醫院管理和醫療工作的方方面面,是醫院的寶貴財富[1]。對醫院檔案的信息化建設不僅關系到患者的診療信息是否能準確快速被搜索出來，同時還關系到醫院檔案能否被安全保密的儲存。2006年,該院綜合檔案室通過國家二級科技事業檔案管理單位評審,該院參照衛生部、國家檔案局頒發的《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》,結合該院檔案工作的實際,目前檔案分為:文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、、科技檔案、特殊載體檔案八大類。較好的達到了醫療相關信息共享的目的，降低了檔案的管理成本，提高了醫院信息資源的利用率。

1 概述

所謂檔案信息化建設，顧名思義就是利用計算機和網絡技術將醫院原來的對檔案紙質版的管理手段轉變為信息化和數字化的形式，最終達到醫院檔案資源的共享化。加快醫院檔案信息的數字化以及自動化的管理模式，重點內容是加大醫院檔案信息化管理的所需要的基礎條件，所需要的系統安裝以及信息資源包含的范圍，相關規章制度的標準制定，醫院檔案信息的人才隊伍建設等[2]。總之，檔案信息建設的核心內容是通過對醫院醫療相關信息的收集和匯總，建立完整的信息數據庫，同時對醫院的整體檔案信息資料進行一體化管理，使醫院的每一位員工都可以共享相關資源。

2 現狀分析

2.1 醫院對電子文件的監控較弱

相關學者研究表明[3-4]：在傳統觀念中，在一定程度上醫院的電子文件主要儲存于軟件內，隨著電子產品種類的不斷更新，電子文件的形式也會跟著儲存載體的變化而發生相應的改變。醫院內部的電子文件最常見的問題是發生在復制粘貼以及對其存盤的過程中。因此，在實際工作中，如果操作者在操作的過程中，對電子文件采取人為的修改，造成電子文件數據的失真。另外，由于醫院對電子文件的監控出現漏洞，當操作者將電子文件打印成紙質版后進行簽名或者蓋章時，相關領導對文件內容的真實性很難把握。

2.2 醫院檔案管理系統還沒有統一標準

目前，關于醫院檔案管理系統的種類較為繁多，但是對于管理系統的軟件國內還沒有統一的標準，由于缺乏規范化，就會出現當前的各級醫院機構往往是片面的依據自身科室的需求引入或者自行研發檔案管理系統，雖然這種做法在一定程度上滿足了醫療機構的基本需要，但是由于系統的片面性，最終導致了檔案信息化管理由于沒有統一的標準而缺乏客觀的評價[5]。與此同時，有的醫療機構由于檔案信息管理系統引入時間過長，導致系統的檢索功能已不能滿足醫院發展的基本需求，甚至連最基本的信息查找或者整理都不能完成，對醫院相關信息的再利用的效率也不高。相關文獻報道，有的醫療機構長期對檔案信息化建設重視不夠，對信息化建設所需要的硬件以及場所設備的資金投入不足，管理水平較為落后，檔案信息化的優勢很難真正的發揮出來。

2.3 對醫院檔案信息缺乏科學的管理

當前，各級醫療機構對檔案信息的管理者的出身往往是由醫院的其他科室和專業，而通過檔案信息系統培訓過的人員較少。由于非專業檔案信息管理者在實際操作的過程中缺少嫻熟的計算機及其網絡操作知識和技巧，當計算機或者網絡平臺出現故障時不能及時的采取有針對性的措施，就會導致檔案信息網絡運行不暢的情況[6]。同時，管理人員在檔案信息資料進行管理的過程當中，由于檔案室的硬件設備投入不足，軟件建設跟不上，沒有統一的標準化的規章制度，最終導致醫院檔案信息化只是停留在口頭上，而實際當中進行的工作較少。

2.4 缺乏對醫院檔案網絡平臺的維護

有學者指出[7]：在相當大的程度上，醫院檔案的信息系統和網絡平臺具有復雜性和不確定性，網絡整體的兼容性并不強，極易受互聯網外界環境的干擾和攻擊。除此之外，目前各級醫院機構中的網絡管理員的專業技術水平參差不齊，有個別網絡管理人員對網絡的維護和保養缺乏專業的知識，當外界病毒或黑客對醫院檔案網絡進行攻擊時不能及時的采取有針對性的措施，給醫院的檔案信息安全構成很大的威脅。

2.5 人事檔案材料內容質量不高

由于多種原因,當前醫院許多人的人事檔案質量不高,缺乏利用價值,有的招聘人員的人事檔案材料空洞的和停留于形式的多,細致的、實際性的少。同時能較詳細的反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多,但是真正反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少;反映過去情況的多,反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多,定量描述的少，或者只講優點,避免缺點，內容空乏,個人總結和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。同時，在信息化的管理過程中，由于檔案的規范化以及標準化的相對滯后，再加上信息網絡應用軟件的不一致，制約了人事信息管理系統整體水平的發展，導致醫院人事檔案信息獲得和更新的相對滯后，造成人力、物力資源的浪費。同時，由于人事檔案關系到人員的隱私，均屬于秘密級的材料，但在信息化管理的過程中，可能會由于網絡的漏洞而造成人事信息資料的泄露。

3 對策

3.1 加大對電子文件的監管理力度

各級醫療機構的主要領導就加大對電子文件監管的重視程度，避免因人為的改動而造成醫院檔案信息不準的現象發生。同時，作為醫療機構的領導者應加強對檔案信息化建設工作做進一步的了解，從而提高對信息化建設的重視程度。在實際的操作過程中，可以參考其他醫院在建設檔案信息化過程中的相成功經驗，總結分析醫院檔案信息化建設對提高醫院綜合實力和提高醫院運作效率的重要作用[8]。隨著信息技術在不斷發展，對電子文件的規范化管理也顯得尤為重要，因此，在醫院整體推進檔案信息化的過程中，應制定嚴格的電子文件管理規定，確保電子文件在可管可控的狀態下運行，防止人為對數據資料的修改，造成數據失真的嚴重后果。

3.2 制定標準化的管理制度

在醫院檔案信息化的建設過程中，要想達到對有限的信息資源共享的目的，必須標準化的管理制定作為信息化運行的前提條件，通過科學合理可行的管理制度，確保檔案信息建設能夠又好又快的發展。例如，醫院的檔案管理部門應對醫院的所有電子文件負總責，其他各臨床科室和功能科室應互相協助與支持檔案管理部門的工作。通過檔案辦公自動化管理系統的建立，在制度設定時，可以考慮各個科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料時，可能通過自動化管理系統和規章制度，從而確保對電子文件的處理能按照標準化的流程進行[9]。同時，還應制定相關的操作技術規范。對管理軟件的選擇，可以使用兼容性以及應用性相對都比較好的軟件，而且還應對軟件的相關技術參數以及標準做進一步的規范。

3.3 提高醫院檔案管理者的綜合素質

由于醫院檔案信息化建設對提高醫院的綜合實力方面發揮的作用日益變大，系統的運行環境也越來越復雜，這就對檔案信息資料的管理人員的綜合素質有了更高的要求。因此，各級醫療機構應該適應發展趨勢，積極加強對醫院檔案管理人才的培養力度[10]。通過定期以及不定期的方式，對醫院的相關人員進行系統的專業化的培訓，使檔案信息系統的相關人員對檔案信息化建設過程中的部門分工、職責分工進一步的明確等。而且還應該加大管理管對醫院各部門的業務活動做進一步的掌握，在檔案管理的工作中才能根據各個科室的實際情況提供有針對性的檔案服務。

3.4 加強對醫院檔案網絡平臺的維護

為了防止檔案信息網絡被病毒或黑客攻擊而造成重要資料的泄漏，醫院應按照各類資料的類型及其保密級來對其進行安全層次分類，在分類過程中可以參照資料的密級、來源以及資料的價值等方面綜合考慮，通過文件資料的層次分類，最后再根據文件層次分類的不同對用戶設置訪問權限。與此同時，檔案信息管理人員還應對醫院的敏感信息進行時時的監控，定期對檔案信息管理系統的安全性進行仔細的檢測，發現有安全隱患時要及時采取有針對性的防控措施。同時，要想確保檔案管理系統的網絡安全，管理者還應該通過一些物理隔離的方式來為其提供支持，在登陸系統時可以通過防火墻、身份認證以及加密的方式來進行。另外，通過采取限制內部區域網用戶同外部互聯網連接的危險點以及危險服務，從而有效提高檔案信息網絡的安全性和可靠性。

3.5 加快醫院的人事和文書管理的信息化建設

隨著數字醫院的進程加快，醫院信息化建設的需求也越來越大，醫院管理者要想能夠快速找到所需要的人、事、物；作為建設者應該有全部人員的具體信息，身份證號、近期照片、畢業學校專業、興趣愛好、信仰、民族、工作經歷、婚姻情況、子女情況、家庭住址、電話、QQ、微信、工作崗位、技術職稱、職務、語言能力、計算機水平等等；再有就是招聘流程、工資標準、調動流程、審批流程、統計報表等。通過人事和文書的信息化管理，逐步形成相對規范的各種業務處理流程、行政規章、管理制度、項目、人員信息，以及工作日志、文件、會議紀要、工作計劃、總結、報告等。同時，還應利用現成的檔案管理，嚴格按要求進行文件定時定期歸檔處理。

[1]陳君.醫院檔案數字化建設的若干問題探討[J].中國誤診學雜志,2011,11 (9):2153.

[2]張志聰.淺談信息化時代醫院檔案管理工作的創新[J].黑龍江史志,2014 (9):103-105.

[3]邱彤.中醫院檔案信息化管理現狀與對策[J].檔案管理,2014(3):83.

[4]邊榮云.基于數據倉庫數據挖掘的醫院檔案信息化管理[J].現代儀器與醫療,2014(2):9-11.

[5]趙賢琳.信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].辦公室業務,2014 (15):170.

[6]厲紅霞,張景華.關于醫院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫藥, 2012,25(5):43-44.

[7]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012,19(2):165-166.

[8]徐楠松.論信息化視域中的醫院檔案管理工作的發展[J].辦公室業務, 2013(3):34-35.

[9]楊慧安.醫院檔案信息化建設面臨的問題與對策芻議[J].計算機光盤軟件與應用，2012(4):11-12.

[10]張敏，張晶.醫院檔案信息化管理與電子病歷管理信息系統概述[J].中國外資（上半月）,2013(11):275.

Present situation and Countermeasures of the construction of hospital archives information

WANG Lu
Fuyang Second People's Hospital，Fuyang，Anhui Province，236015，China

At present,with the proposal of digital hospital,the paperless office and computer network technology in hospital application,put forward higher request to the hospital archives information construction and safety management.Therefore,in order to improve the hospital archives information management level,prevent the important historical hospital internal information leakage and the development of hospital construction in the process of loss and damage,must strengthen the system analysis and scientific assessment of the current status of informationization of hospital archives.

Archives;Hospital;Information;Strategy

R19

A

1672-5654（2015）01（a）-0103-02

2014-10-08）

汪露（1974-），女，安徽阜陽人，本科，人事科副科長，主要從事醫院檔案管理工作。