醫院檔案規范化管理的實踐與思考

施文大，徐紅培，周金萍，戴春陽，田明祥

揚州市第一人民醫院，江蘇揚州225000

醫院檔案規范化管理的實踐與思考

施文大，徐紅培，周金萍，戴春陽，田明祥

揚州市第一人民醫院，江蘇揚州225000

隨著公立醫院改革的不斷深入，醫院信息化建設的持續推進，醫院對檔案信息的需求也日漸增大。在新常態下，實現醫院檔案規范化管理是醫院檔案部門所要面對的新任務、新課題。本文通過我院檔案規范化管理的具體實踐，并就進一步強化醫院檔案管理工作提出思考。

檔案管理；規范化信息化

醫院檔案，簡而言之就是指醫院醫院在從事科研、醫療、預防保健、教學、衛生行政管理、藥品管理等活動中形成的具有保存和保管價值的各種記錄，一般以圖表、聲像、文字或其他不同形式存在，是一種歷史記錄。醫院檔案是醫院在工作中制定計劃、采取決策的重要依據，也是指導并協助醫院各項工作正常、有序運行的參考資料[1]。當前，隨著公立醫院改革的不斷深入，醫院管理工作也面臨著前所未有的挑戰和機遇，醫院檔案管理工作如何能更好地為醫院服務、為社會服務，成為了當前需迫切研究和解決的重大問題。

1 該院檔案管理的實踐與成效

該院是一所有50多年歷史的綜合性三級甲等醫院，設有東西兩個院區，開放床位1600張，病區38個，有17個省、市級重點專科，年門診量近142萬人次，年出院病人近6萬人次。醫院在不斷發展和壯大的過程中，逐步累積了一系列圖表、音像、文字等檔案，它們作為醫院檔案的重要組成部分，一直承擔著該院厚重歷史見證人的角色[2]。就當前而言，如何科學地管理此類檔案，逐漸實現檔案管理方面的信息化、科學化、規范化，以便為該院今后的發展提供極具有價值的檔案資源就顯得尤為重要[3]。為此，近年來醫院圍繞醫院檔案管理開展了一系列工作，并取得了一定的成效。

1.1 2008年前該院檔案工作狀況

1.1.1 認識不足，重視程度不夠絕多數人認為醫院的管理重點是提高醫療技術水平，工作重點是提升醫療質量，為病患者提供更優質和更有效的服務，而檔案管理工作投資成本較大，卻不能直接產生經濟效益，因此他們認為在檔案管理工作上，不必專門花費精力和財力，只要簡單保管就可以。

1.1.2 管理制度不健全，檔案資料零散該院缺乏相應的、完善的歸檔管理制度，一些檔案和資料都隨意散見于各科室；由于沒有建立對檔案資料的搜集、管理、統計和鑒定機制，導致檔案不能及時、有效地匯總，檔案不夠完整。

1.1.3 檔案管理人員缺乏管理技能，專業知識滯后醫院檔案管理者多數為兼職工作者，他們無法將全部精力用于對檔案的管理之上，并且大多數檔案管理人員，在上崗前都沒有經過專門的檔案管理知識培訓，缺乏檔案管理知識和管理經驗，還缺乏搜集、整理、統計和鑒定檔案資料的意識。并且，在實際工作中對檔案管理員的培訓和教育也相對較少，由此造成檔案管理員檔案專業知識落后、管理技能較低。

1.1.4 檔案工作管理職責不明，缺乏監督機制醫院雖然制定了人員崗位職責和健全、完善的人員管理制度，但在檔案管理的制度、考核的標準、管理人員的職責方面涉及得較少。檔案管理工作未能及時、有效地納入科室目標管理中。科主任是科室第一責任人，而平時他們的工作重心大都在人才培養訓練和科室經營管理上，對檔案資料的收集和整理沒有相當的認識，經常呈現隨意性，每當各崗位輪換交班時也沒有對檔案方面的交接，其他部門也無人進行檢查和督促，由此導致很多極具價值的檔案不斷丟失。

1.1.5 硬件設備和設施投入不足由于該院西區醫院尚未建成、東區醫院醫療用房十分緊缺，所以醫院檔案用房既狹小又緊張，甚至辦公室、檔案庫房、閱覽室常常混合于一處；檔案室硬件設施古舊，無法做到防蚊蟲、防高溫、防潮濕等要求，不利于檔案資料的保存；各科室沒有專門的地點儲藏檔案資料，隨意地就地堆放，更別提分類歸納和整理了，隨著時間的推移，這些原本有用的檔案成為了一堆廢紙而失去了利用價值。

1.2 該院檔案規范化管理的具體實踐

1.2.1 建立管理網絡，加強領導，不斷增強檔案管理意識2009年醫院設立了綜合檔案科，建立了檔案管理網絡，由一名副院長任分管領導，辦公室副主任兼任綜合檔案科科長，配備專職檔案員2人，兼職檔案員23人，并明確了各級各類人員崗位職責。2009年12月，醫院院長組織召開醫院檔案管理專題工作會議，進一步強調了檔案工作的重要性，希望醫院檔案管理人員要結合實際，積極探索醫院檔案的組織體系管理模式和運行機制，處理好醫院檔案管理“統”與“分”的關系，并對全院各職能部門負責人提出了具體的目標和要求，全院檔案管理意識在逐漸增強。

1.2.2 建立健全制度,落實責任,促進檔案規范管理為加強檔案管理，綜合檔案科制定并陸續修訂完善了12個檔案管理工作制度，通過檔案制度的執行，使檔案工作朝著規范化管理方向發展。針對多年來醫院檔案各處室各自存放、分散保管、隨意使用等情況，醫院提出檔案需集中管理，要求綜合檔案科專門負責全院檔案的管理工作。因此，綜合檔案科結合醫院實際，編寫了《歸檔文件保管期限表》《文件材料歸檔范圍》《檔案實體分類大綱》等多種規范性文件，統一了標準，并通過院內網絡發至各處室，要求各處室平時按歸檔范圍做好文件材料的收集、整理工作，在規定的時間內移交至綜合檔案科，使檔案管理基礎業務建設工作得到了進一步規范。

1.2.3 加強學習，嚴格要求，提升檔案管理水平面對綜合檔案管理工作內容新、范圍廣、任務重、責任大等挑戰，醫院選派檔案管理員參加各級各類檔案管理培訓班學習。專職檔案員深入各處室對兼職檔案員進行一對一的培訓，協助兼職檔案員對形成的文書檔案進行全面的重新整理、歸檔，拾遺補缺。綜合檔案科以檔案管理達省級目標為標準開展工作。專職檔案員對各處室移交的檔案嚴格把關，對不符合要求的一律退回并提出整改意見，確保檔案質量。同時，在文件材料形成時，嚴把質量關，認真檢查發文的擬稿、核稿、簽發手續是否齊全，不符合規范不予編號；在檢查發文書寫質量時，發現鉛筆、圓珠筆、純藍墨水書寫或修改稿及時退回；保證裝盒前裝訂整齊，印章清晰，保管期限劃分準確，分類科學，組卷合理。對案卷的外觀、排列等從嚴要求，一步到位。綜合檔案科共整理形成自2002年以來的檔案12424卷（件)，其中人事檔案1404卷，文書檔案3571件，會計檔案4572件，成果檔案133件，科研檔案：64件，基建檔案1064件，設備檔案108件，聲像實物檔案1511件。

1.2.4 注重投入，完善設施，為檔案科學管理提供保障早在新的西區醫院建設之初，醫院就對檔案室的設置進行了科學規劃，專門選擇較為安全的樓層作為檔案庫房所在地。西區醫院啟用之后，為實現檔案的集中統一管理，專門設立檔案用房，安排三間辦公室作為醫院檔案室，面積達150多平方米，實現了檔案室辦公、閱檔、庫房“三分開”。不僅能存放現有檔案，而且有五年的余量。為改善檔案室條件，醫院投入大量資金添置設備，使檔案庫房達到“七防”要求，基本做到防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防蟲，有效地避免檔案霉變、蟲蛀、破損、褪色等現象的發生[4]。并且配備了掃描儀、計算機、復印機、激光打印機、數碼相機、中央空調、溫濕度計等設備，確保檔案存放安全，方便查閱和利用。按照檔案管理的要求，醫院購置省檔案局統一編制的檔案管理專用軟件系統，極大地改善和提高了該院的檔案管理水平，促進了檔案管理的信息化和規范化建設。

1.3 該院檔案規范化管理取得的成效

管理檔案的目的最終還在于利用。近幾年來，該院檔案管理人員本著“為醫院業務服務、為部門服務、為社會服務，為領導服務”的指導思想和原則，著眼更好地促進醫院檔案的開發與利用，編制了案卷目錄、歸檔文件目錄、統計臺賬等共21種55冊檢索工具，在檢索工具方面，完善了全宗介紹、案卷目錄等檢索工具，并將文書、會計、成果、科研、基建、儀器設備、聲像實物等檔案目錄輸入計算機，提高了檢索效率。在匯編方面，編寫了《基礎數字匯編》《干部任免》《發文匯集》《組織機構沿革》《大事記》等8種編研材料。綜合檔案室年均提供查閱檔案百余人次，如醫院東區醫院在改、擴建工程，通過檔案查找到過去的氣象、地質勘察、水文等資料，有效避免了重復勘測，不僅節省了大量的資金和人力物力資源，也為改建、擴建工作的進度爭取了時間。

2011年9月，江蘇省三星級標準檔案認定組專家對醫院檔案工作進行認定驗收。認定組專家們一致認為該院檔案工作領導重視，制度完善，網絡健全，檔案分類大綱、歸檔范圍、保管期限表合理；檔案質量符合規范要求；檔案保管保護措施基本到位；檢索工具較多，能利用計算機輔助檢索管理檔案，統計臺帳齊全，編研材料能為醫院各項工作的開展提供了積極有效的服務。認定組為該院檔案工作打出了96.5的測評高分，宣布該院檔案工作獲得《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》三星級標準認定。該院由此成為揚州市直醫院第一家通過省三星級檔案管理標準認定的單位。目前，該院正以此為契機，進一步提高檔案管理現代化、規范化管理水平，致力打造檔案管理示范樣板，以便更好地為醫院工作服務，努力創建江蘇省四星級檔案室。

2 對醫院檔案規范化管理工作的思考

2.1 醫院檔案管理中現存的不足和問題

近年來，醫院檔案室經歷了從無到有、從無序到有序、從封閉式到開放式的巨大轉變，檔案管理工作得到了醫院各部門及上級領導的認可及贊許，但仍存在著以下兩方面問題：

2.2.1 檔案管理工作條理性、系統性不夠檔案管理條塊分割、多頭管理，如：病歷檔案由病案室保管，而體檢檔案、醫技檢查檔案則由各相應業務科室管理，檔案的分類、編號、排列方法各不相同。

2.1.2 檔案管理的數字化、信息化程度不高目前人工收集、檢索檔案仍占較大比重，尚未建立起良好的數字檔案管理接收平臺，高科技在檔案管理中的作用尚未體現，無法實行實時的數據交換，不利于檔案的收集、整理和利用。

2.2 進一步加強醫院檔案管理工作的思考

只有沖破思想觀念障礙，突破利益固化藩籬，堅持與時俱進，開拓創新，才能開創檔案管理工作的新局面，也只有通過檔案的完整的記錄，才能將醫院精神文化傳承下去，不斷總結、積累、沉淀，才能形成豐富多彩的醫院文化[5]。目前，該院正不斷擴大綜合檔案科的職能與業務范圍，努力破除醫院檔案多頭管理的格局；同時將檔案信息管理納入醫院信息化建設總體規劃進行統籌安排，積極探索實行檔案、信息一體化管理，以便更好、更好效地發揮檔案資源在醫院發展和改革中的重要作用。

①拓寬綜合檔案科的職能與業務范圍，讓檔案工作歸口管理，努力實現“一家管理，大家受益”的局面。對暫時不具備歸口條件的部門，要規范其檔案管理辦法，保證檔案管理工作的連貫性和整體性，并努力實現各部門間檔案的適度共享。要形成有效的檔案管理會議制度，以便快速、及時發現檔案管理工作中存在的缺點和問題并得以妥善解決。

②采用現代信息技術方法，對已有的紙質檔案采取的方式是進行電子歸類和整理，并將某些重要的檔案進行掃描，以便于存檔，對其他收集和鑒定后的檔案，通過電子分類的形式對其一一進行編碼，方便及時查找和定時更新。加強檔案信息化和規范化人才隊伍的培養和建設，致力培養符合現代化檔案管理工作要求的多方位型人才。建立檔案管理系統、檔案采集系統以及網上查閱系統，在確保文件無害和安全的基礎上，對檔案信息進行網絡和數字化管理，以此不斷促進檔案管理工作的現代化進程。

[1]董新剛.醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續醫學教育，2015(1)：33-35.

[2][3]王嘉喜，王瑩.論醫院檔案管理存在的問題及對策[J].中國醫學創新，2011(17):109-111.

[4]金先婕.淺談企業設備檔案工作科學管理法.大觀周刊[J].201(37)：106.

[5]王敏.淺談醫院檔案管理工作與醫院文化建設.華人時刊[J].2014(4): 16-18.

Practice and Thinking hospital standardized management of archives

SHI Wen-da，XU Hong-pei，ZHOU Jin-ping，DAI Chun-yang TIAN Ming-xiang
Yangzhou City People's Hospital，Jiangsu Yabgzhou，225000 China

With the deepening of the reform of public hospitals,continue to promote the construction of hospital information,the hospital is also demand for an increasing archival information.In the new normal,implement standardized management of hospital records is a new mission hospital records departments have to face a new topic.Through practice standardized management of our hospital archives,and by thinking on further strengthen the management of the hospital archives.

File managment；Standardzation infomation

R7

A

1672-5654（2015）04（b）-0073-02

2015-01-04）

施文大（1987.5-），男，江蘇鹽城人，研究實習員，2010畢業于南京醫科大學，衛生管理專業。

田明祥（1960.5-），男，江蘇江都人，研究員職稱醫院管理碩士學位。