醫院辦公室工作在醫院管理中的作用研究

蔣文娟

江蘇省常州市武進第三人民醫院，江蘇常州213000

醫院辦公室工作在醫院管理中的作用研究

蔣文娟

江蘇省常州市武進第三人民醫院，江蘇常州213000

醫院辦公室是醫院管理中極其重要的部門，承擔著較為重要的職責，醫院辦公室工作質量與效率直接影響著醫院的整體水平。該文首先從綜合性、政策性、服務性、被動性等方面介紹了醫院辦公室的特點，然后介紹了醫院辦公室的智能，最后從信息提供、助手、參謀、橋梁、協調等五方面對醫院辦公室工作在醫院管理中的作用進行了認真的分析，為醫院辦公室在開展醫院管理工作提供了參考。

醫院辦公室；工作；醫院管理

醫院辦公室在醫院的運營及發展中起著至關重要的作用，不僅要承擔溝通上下、聯系內外的重要職責，還要做好協調左右、輔助參謀等工作。由于其工作面較廣且繁瑣、綜合性極強，醫院辦公室工作質量與效率直接影響著醫院的整體水平。而辦公室的文秘自身綜合素質是維持院辦良性運轉的主要因素，有效提升醫院辦公室工作者自身綜合素質是提高院辦的工作效率與功能前提，以下就醫院辦公室工作的特點和職能及其在醫院管理中的作用進行探討。

1 醫院辦公室的特點

在日常生活中，醫院扮演著一個既特殊又重要的角色。雖然醫院不是專門以盈利為目的的機構，但在履行救死扶傷職責和義務的同時又要確保能夠養活自己。雖然不是軍隊，卻有與軍隊一樣嚴格的編制。醫院是否能夠扮演好自己在社會中的角色，科學合理的醫院管理至關重要，而醫院辦公室作為醫院管理中重要的樞紐部門具有以下4大特點。

①綜合性。辦公室領導的工作涉及范圍廣泛，既包含政治經濟，又具有實質性的業務工作；在有政務處理的同時還有事務需要解決。因此，醫院辦公室管理工作具有極強的綜合性，這就要求醫院辦公室工作者必須具備良好的綜合能力素質和職業道德素養。

②政策性。辦公室要履行協助各級層的領導和院長的重要職責，并貫徹和落實黨和國家的各項政策、方針、路線，因此具有政策性。

③服務性。辦公室主要是為本醫院各部門領導及院長服務，不能離開領導而單獨存在。此外，醫院辦公室工作者還要面對整個醫院所有的科室和部門，不僅要為院領導提供優質、有效的服務，更要為奮斗在臨床一線的員工做好服務工作。

④被動性。由于辦公室直接受上級領導，主要是為領導提供服務，運轉也是圍繞領導進行的，工作內容比較被動。而醫院辦公室工作應在被動的工作中爭取主動性。例如，對例行的公式性、程序性的工作要提前做好準備。對領導臨時交代的任務或其他非程序性工作，要不斷提高預見性，打有準備的仗。總之，辦公室工作者要時刻做好準備來應對突發狀況。

2 醫院辦公室的職能

醫院辦公室的實際工作職能與文秘的工作職能較為相似，工作中要做好醫院各部門之間的協調，例如：要做好醫院人力資源協調、醫院內部各部門各科室之間的溝通協調、對醫院的統籌進行協調規劃等。綜合性極強不僅具有行政職能、管理職能還具有服務職能。醫院辦公室工作人員要依據政府頒發的法令政策與上級部門的指令制定與本院相關的規章制度，同時要安排各部門員工進行全院性的會議并制作好會議計劃及會議記錄、協調醫院內部各部門的工作、負責兄弟醫院與上級機關等外來的接待工作以及向上級部門匯報總結報告等工作。

3 醫院辦公室的作用

醫院管理是指管理者通過組織、籌劃、分配等環節的設計，對醫院的人力資源進行優化配置，為確保醫院的迅速發展對醫院內部的各部門工作進行協調規定，力求將醫院的資源配置達到最優化的利用。隨著醫療事業的發展，醫院的數量及規模越來越大，對于醫院的管理難度也相對變得更加復雜，醫院管理工作的難度也相應增加。醫院辦公室作為綜合性的辦公機構，自然在醫院管理中具有十分重要的作用和地位。主要表現在以下5個方面。

3.1 信息提供作用

隨著時代發展，醫療水平也逐漸提高，醫院工作的節奏也明顯加快，對醫院辦公室工作的要求也隨之提升。醫院辦公室應及時掌握與了解醫院的各類信息，如果有些信息處理得不及時，處理方式不到位，就有可能影響到整個醫院的正常運轉。醫院辦公室想要做好信息傳遞工作，就必須明確自己的職能、定位好自己的角色、在工作時踏實積極、勇于創新，確保寶貴的信息資源發揮出其應有的價值和作用。與此同時，辦公室要重視信息的收集和反饋，確保上情下達與下情上達緊密結合起來，以此促進上級主管部門與醫院之間、醫院各科室之間、醫院領導與職工之間進行有效的溝通。

3.2 助手作用

由于醫院辦公室工作是領導工作的一部分，要承擔領導工作中需要執行的具體任務，為領導分憂解難，確保領導不陷入繁雜、瑣碎的工作中，而有更多的時間和精力思考和處理重大的問題，所以醫院辦公室承擔著助手的作用。辦公室工作要聽從領導的決策和安排，幫其收集并調查各種相關的信息資料，提前做好準備工作，方便領導有效決策，同時協助領導做好管理和實施等方面的準備工作。

3.3 參謀作用

辦公室工作不僅要執行領導的指示并落實其命令，還要為領導出謀劃策。比如：在醫院某一個項目需要落實之前，辦公室工作者要廣泛收集其資料，準備好幾套方案交與領導進行審閱，最終選取出最合適的方案。同時醫院辦公室工作者還應深入到基層關心和了解基層員工的意見和需求，可召集基層員工每月開展一次非正式的交流會議，會上大家可以提出自己的意見和建議。可以對于醫院的某項規章制度進行投訴或者表示自己不滿意的原因等，通過醫院辦公室將這些建議和意見進行歸納總結，反饋到上級部門，同時為其提供相應的改進意見與方案，讓領導批閱，從而有效協調醫院領導與基層員工之間的關系。另外，醫院辦公室在領導即將做出重大決策時，對醫院內外部情況進行實地考察，綜合收集到的各種情況，為領導提供準確有效的信息，保證計劃實施后要及時進行跟蹤記錄，確保發現問題及時調整，項目順利進行。

3.4 橋梁作用

醫院辦公室工作其實是依照領導的指示，落實領導的任務工作，比如該院院長接到某一上級部門下達的要求與任務，要求院長將其完成，院長接收到該任務時首先要對其進行規劃，規劃具體工作以后將指示下達到醫院辦公室，辦公室工作人員按照院長下達的指令開展相關工作，工作具體分工后通知醫院的相關人員或者其他部門安排落實。醫院辦公室工作的重要作用之一就是將上級領導的指示具體化，然后對相關的工作進行具體化的安排。另外，醫院辦公室還要收集其他部門的建議或意見，包括醫院其他部門對于醫院整體運作和管理的意見、對于醫院某一項目的意見和意見，也包括患者或者醫院工作者對于醫院的投訴與建議等，醫院辦公室要把這些意見進行收集歸納，反饋給領導，由領導進行決策。

3.5 協調作用

醫院辦公室還有一項重大的職能是協調，工作內容包括:協調領導和醫院基層員工之間的關系、協調醫患之間的關系、協調醫院內部各部門之間的關系等，協調工作在醫院的運營及發展中起著至關重要的作用。在接收到領導的工作指示時要合理安排，若安排的不合理，易引起執行部門或者其他部門的不滿，若不同的部門合作的同一項目出現工作摩擦時，醫院辦公室也要積極做好調解協調工作。另外，除了需要協調醫院內部之間的關系，還要協調好醫患之間的關系。有很多醫院因為沒有正確合理地處理醫患之間的關系，受到社會大眾的譴責。因此，醫院辦公室應積極主動收集患者及家屬的意見與建議，在醫院多處設立意見收集箱，患者對于醫院的不滿之處或者對服務態度不好的醫務工作人員都可以進行投訴。醫院辦公室工作者定時將意見箱的意見進行總結歸納，期間存在的問題盡量改進，協調好醫患之間的關系。

4 結語

隨著醫療改革的推進，醫院的發展理念需要不斷的創新和改變，醫院的管理需要更加完善并且順應時代的發展。醫院辦公室作為醫院管理中重要的樞紐部門之一，在醫院的運營和發展中起著至關重要的作用，不僅要承擔溝通上下、聯系內外的重要職責，更要做好協調左右、輔助參謀等工作，醫院辦公室工作質量與效率的高低直接影響著醫院的整體水平。因此，醫院辦公室工作要密切圍繞醫院的整體利益和中心任務，辦公室工作人員要積極參與政務、落實并處理好事務、為領導出謀劃策、提高效率加快節奏，同時協調好各部門之間的關系，確保醫院穩步快速發展。

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The Function of Hospital Office Work in Hospital Management

JIANG Wen-juan
The Third People's Hospital of Wujin District,Changzhou,Jiangshu Province,213000 China

The hospital office is extremely important in hospital management departments,undertake important responsibilities, work efficiency and quality of hospital office directly affects the overall level of hospital.This article starts from the comprehensive, policy,service,passive introduced in aspects of characteristics of the hospital office,and then introduced the intelligent hospital office,finally from the information provided,assistant,staff,bridge,coordinate the five aspects of the careful analysis of the function of hospital office work in hospital management,hospital office in hospital management provides reference.

Hospital office；Work；Hospital management

R197.32

A

1672-5654（2015）04（b）-0101-02

2015-01-15）