全媒體時代圖書檔案數字化建設困境與對策

張鑒遠

全媒體時代圖書檔案數字化建設困境與對策

張鑒遠

作者在深入剖析高職院校圖書館圖書檔案管理核心工作——現代信息數字化過程中面臨的種種困境的基礎上，提出全媒體時代圖書檔案現代信息數字化建設對策，供圖書、檔案管理界參考。

高職院校圖書館圖書檔案就是指在高等職業院校圖書館圖書管理服務工作過程中，日積月累形成的一種特殊專業檔案，它有別于人們日常中所說的文書檔案。怎樣架構既合理又科學、既方便又實用的圖書館圖書檔案數字化網絡管理系統，從而促進和提高圖書館服務水準和服務效率，是當今全媒體時代高職院校圖書館健康、持續發展亟待破解的現實問題。

高職院校圖書館圖書檔案建設困境

高職院校圖書館圖書檔案包含的領域、類別及數目快速增加

現如今，高職院校圖書館圖書檔案主要是文本檔案及少量的電腦數據電子檔案。隨著高職院校的快速發展，也對圖書館圖書檔案服務工作提出了更高要求，圖書檔案管理服務涉及范圍逐年擴展，海量的圖書館圖書資源都要逐一整理歸檔，隨著圖書館圖書檔案形式的多樣化，既有傳統的紙質圖書又有現如今網絡時代的電子圖書、電子課件、音視頻等等，最近五年每年需歸檔數均都超過十余萬卷，急劇增加的圖書數量與館藏場地間的矛盾、因循守舊的傳統借閱管理服務模式與信息時代大學生的知識需求快節奏間的矛盾日漸突出和明晰化。

高職院校圖書館圖書檔案的使用率逐年攀升

伴隨著本世紀以來我國高校教育制度改革逐步深入，高職院校擴招逐年增加。數以萬計的在校生規模，與高職院校圖書館傳統管理服務愈加不相適應，尤其是被傳統束縛而不重視的數字化圖書資源，其被讀者利用次數越來越多，據河南工業技術學院圖書館近五年圖書檔案使用狀況統計顯示，到圖書館詢問、瀏覽、查閱、下載、打印電子圖書檔案各類讀者，包括在校生、畢業生、教職工、校外學生、社會人員，無論是人數還是頻次均大幅攀升，有壓倒傳統紙質圖書借閱之勢。

高職院校圖書館圖書檔案的使用覆蓋面和領域不停擴容

由于歷史原因，多年來高職院校圖書館圖書檔案服務重點是本校的在職學生以及教學、科研人員。在黨的十八大工作報告中明確指出具備條件的大學圖書館要逐步對周邊社區和中小學開放，于是近年來高職院校圖書館圖書檔案管理服務工作迅速延伸，在保證本校讀者需求的情況下，盡最大可能向周邊轄區居民和中小學逐步開放，滿足他們對知識的需求，發揮公共資源的最大效能。如南陽師范學院開通的“超星圖書館”及“漢文化研究館”，主要是面向南陽市武侯社區居民和南陽市第二十三小學、臥龍實驗中學和南陽市八中提供學習服務。

高職院校圖書館圖書檔案數字化建設對策

信息數字化在圖書檔案信息資源建設和管理中的具體運用，既能實現圖書檔案管理數量的大幅提升，更能實現圖書檔案管理質量的跨越式飛躍，同時也將極大地提高圖書館服務效能。因此，高職院校圖書館要想更充分地發揮自身服務功能，就必須高屋建瓴地全面、多角度思考和建設圖書檔案數字化。

建章立制，加強圖書檔案管理制度建設

制度是開展一切工作的工作原則和工作要求，毫不例外，高職院校圖書館圖書檔案管理也要從制度建設上開始抓起。要制定一系列的規章制度，譬如高職院校圖書館圖書檔案立卷、歸檔、安全保密管理；查詢與調閱、存儲與備份、鑒定和銷毀等等配套管理規章制度；還要從人員管理上著手制定人力資源管理制度，譬如圖書館館員崗位職責，平時考核和監督辦法，圖書檔案量化考評指標體系等。另外，也不能忽視圖書檔案規范流程的管理，如從圖書檔案最初的信息獲得、上傳、簽批、歸檔；同時，圖書檔案數字信息導入以及網上簽批及流轉和歸檔應同步運行，從而進一步提高工作效率，更加規范圖書檔案的管理。

科學規劃高職院校圖書館圖書檔案數字化建設方向和目標，有條不紊推進數字化圖書檔案建設進程

高職院校圖書館圖書檔案數字化建設的意義就在于通過提供數字化圖書檔案信息為全校師生以及社會人員提供學習和實踐服務。庫存的大量圖書檔案怎樣發揮其自身價值，一方面在于社會的需求，另一方面更在于圖書館館員如何開發和運用。圖書館應根據廣大在校老師、學生及社會公眾的需求，對圖書檔案數字化建設進行投入產出效能綜合分析，科學規劃，有的放矢地進行統籌部署。一、對那些經過鑒定、甄別的還具有重大保存價值的瀕危圖書檔案加緊進行數字化；二、對那些需要永久和長期保存的圖書檔案及時數字化；三、對利用或咨詢次數較多的圖書檔案加快數字化；四、對那些有地域特色或寶貴的圖書檔案及時數字化，確立高職院校圖書館圖書檔案數字化建設方向和目標，有條不紊地推進數字化圖書檔案建設進程。

建立健全高職院校圖書館圖書檔案數字化建設風險控制制度

高職院校圖書館圖書檔案數字化建設要有大量資金持續不斷地注入來保障。在整個數字化建設過程中，無論是因為國家政策、學校規章制度，還是圖書館圖書檔案數字化建設人員調整或資金預算等諸多因素，均將會出現一定的預期風險，這些預期風險主要有一、系統專業人員或管理人員的突變，從而使軟件系統的開發中止；二、資金鏈斷裂或年度預算偏低以及超支從而使有關硬件設備購入延遲或擱置；三、機密圖書檔案資源數字化過程泄密；四、數字化過程可能發生的知識侵權、產權糾紛等。為此，必須建立健全高職院校圖書館圖書檔案數字化建設風險控制制度。制定各種預案以防范各類風險的發生。如建立財務風險防控預案、技術保障風險防控預案、知識產權風險防控預案、網絡安全風險防控預案等，把各類風險降到可控范圍內，保障高職院校圖書館圖書檔案數字化建設順利實施。

結束語

全媒體時代已經到來，圖書檔案的發展方向和價值意義值得圖書館界和檔案管理界深入探討。圖書檔案數字化建設是高職院校圖書館唯一出路，只有建設好數字化，才能發揮圖書檔案的最大使用價值，才能更好地服務學校的教學、科研等諸項工作，才能真正成為大學的四大支柱之一，才能滿足最廣大讀者的信息需求。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.10.011