建立現代化大中型公證機構內部運行機制的思考

從2001年公證機構改制和貫徹落實《公證法》十周年以來，我國公證事業得到了長足發展，在許多城市大中型公證機構紛紛出現，這是我國公證事業發展新的顯著特點。我國公證機構逐步脫離原始的辦證方式，從手工作坊式辦證到現代化辦證邁進。當今時代社會發生著深刻變化，移動互聯成為時代主題，我國大中型公證機構應該如何應對這一時代挑戰從而抓住發展機會，這是我國公證事業的當代命題。我國大中型公證機構只有完善內部管理體制，建立科學開放式的運行機制，才能順應時代發展。本文擬從戰略管理、項目管理、流程管理、人力資源管理、財務管理等方面闡述大中型公證機構如何構建現代化的運行機制。

一、加強公證機構戰略管理，制定中長期發展規劃

戰略管理是指公證機構在一定時期全局長遠的發展方向、目標、任務和政策，以及資源調配作出的決策和管理藝術。我國大中型公證機構必須要有長遠的愿景發展規劃，而不能憑感覺進行管理。但我國公證機構是從行政管理機關轉型而來，其管理思維還比較傳統、行政化色彩比較濃厚，所以目前一些公證機構的人員和業務規模雖然得到顯著提高，但仍缺乏戰略管理思維。新形勢下迫切需要大中型公證機構對未來進行戰略規劃。我國一些改革力度較大的大型公證機構已經做了嘗試，制定了公證處的發展規劃；例如廈門市鷺江公證處制定了十年和五年的戰略發展規劃。昆明市明信公證處2009年制定了五年戰略發展規劃，提出要將公證處建設成為不動產領域的專家型公證機構，提出公證處的發展愿景是“當事人選擇公證、選擇明信，是基于我們的價值和當事人的自由意愿”。目前該五年戰略發展規劃已經實施完畢，并取得了較好的效果。

公證機構要建立現代化的戰略管理機制有兩個方面的原因。一是我國公證機構長期以來缺乏發展戰略規劃，迫切需要戰略管理思維來指導公證實踐。從行政體制改制以來，我國公證機構雖然發展壯大，但其行為還是傳統的行政管理思維，難以滿足現代社會發展的需要。公證機構近十五年的快速壯大發展，主要是體制改革的紅利所帶來的，但這種優勢將逐步減弱。我國公證機構的發展必然要尋求新的模式，這就是“管理改革”，向管理要效益。戰略管理是一切管理的基礎，向管理要效益必須從建立現代化的戰略管理機制入手。每個大中型公證機構都要回答“我將要到哪里去”這個問題。公證機構只有向公證從業人員描繪相關愿景，確定公證機構發展的戰略規劃，才會有發展的指路燈。二是國家公證發展戰略規劃，是國家層面的規劃，我國公證機構有必要將其本土化和自身化。《公證法》及國務院、司法部、中國公證協會的許多政策文件，構成了我國公證發展戰略規劃體系。但是，我國公證機構必須將這些戰略發展規劃結合本地和公證機構自身的情況制定適合自己的戰略發展規劃。不可否認，我國公證事業的發展越來越呈現地方性特征，許多地方公證機構的業務結構和公證準則出現了較大的差異性，這就必然要求公證機構從本地化的公證需求出發，尋求公證業務發展的方向和模式，制定公證業務發展政策。我國有些地區公證機構將信息化公證作為公證發展方向，有些地區公證機構將不動產交易公證作為公證發展方向，有些地區將銀行金融或民間金融公證作為公證發展方向，有些地區將股權類公證作為發展方向，這都體現了公證的地方性特征。我國大中型公證機構在制定發展戰略規劃時，可以因地制宜地選擇公證處的業務發展方向和政策。全國公證事業的發展雖然有一定的統一性，但卻不可能千遍一律，正是由于地方的公證實踐，才使我國公證事業的發展呈現百花齊放的特征。

二、建立現代化的人力資源管理機制

人力資源是指在一定范圍內的人，所具有勞動能力的總和。人力資源管理，是指根據公證處發展戰略的要求，有計劃地對人力資源進行合理配置，通過對員工的招聘、培訓、使用、考核、激勵、調整等一系列過程，發揮員工的潛能。近年來，我國許多大中型公證機構開始意識到人力資源管理的重要性，在公證機構內部專門建立人力資源管理部門。大中型公證處有必要建立現代化的人力資源管理體系有兩個方面的原因。一是我國公證機構改制以來，業務規模和機構規模越來越龐大，許多公證機構的人數大增，這就迫切需要專業化的人力資源管理。從管理學的角度來說，50人、150人、500人是企業人力資源管理的三個坎。在50人規模的情況下，可以通過情感和傳統來維系單位的人際關系，對人力資源的專業化管理不是非常迫切。但目前我國許多公證機構的人數已經突破50人，最高的達到400多人，原來簡單的人員管理模式越來越難以適應公證機構規模化發展的需要，迫切需要現代化的人力資源管理思維和措施。二是公證工作的核心是員工的智慧，加強公證機構的人力資源管理具有重要意義。公證員是公證機構的主體，公證機構主要通過發揮公證員的聰明才智來實現服務社會的目的，公證機構的公證服務主要是公證人員的智力創造。因此，如何以人為本、充分發揮公證人員的積極性，如何為公證人員的活動提供良好的激勵機制，便成為公證機構人力資源管理的首要任務。原先傳統、簡單的業務提成制，已經越來越難以適應大中型公證機構的發展需要，迫切需要公證機構建立起一套現代化的人力資源管理體系。

大中型公證機構可以從下列方面著手建立現代化的人力資源管理體系。一是建立專業的人力資源部門。公證機構可以招聘具有專業知識背景的人力資源管理人員。二是建立科學的績效考核體制。如明信公證處從2009年以來即開始實施績效考核，目前已建立起200多個考核指標的績效考核體系，通過這些考核指標的監督實施，在很大程度上實現了管理意圖和目標。三是制定員工的個人發展規劃。公證機構要根據員工的特長、愛好等來為其提供合適的職業晉升計劃和途徑，讓員工在公證機構有不同的路徑發展選擇。四是建立科學的培訓體系。公證從業人員的知識和經驗，構成了公證機構未來事業發展的基礎，必須要全方位提高公證從業人員的法律素質及其他各方面的知識，以適應時代發展對公證機構提出的新需要。目前有些大中型公證處已經建立了完善的培訓體系，如“中基層管理者培訓計劃”旨在提高管理者的管理意識和水平，“法律知識大講座計劃”旨在提高公證員和公證員助理的法律素養，“公證問題互動式討論”旨在提高公證員和公證員助理的公證承辦水平。五是建立有進有退的人員進出機制。隨著公證機構的規模越來越大，每個公證機構都面臨著人員淘汰問題。公證機構必須建立有進有退的人員進出機制才能避免員工對工作的懈怠。

三、建立現代化的流程管理機制

流程管理是一種以規范化的構造端到端的卓越業務流程為中心，以持續地提高組織業務績效為目的的系統化方法。流程管理是組織內部分工與合作的產物。隨著我國公證機構的業務規模和人員規模的發展，傳統的沒有明確分工的一人獨攬各項工作的方式已經越來越難以適用規模化發展的需要，必須要進行流程管理，建立高效的內部分工協作機制。在手工作坊工作方式下，公證員不僅要承辦公證事項，還要親自收費、制證、卷宗裝訂歸檔，導致工作效率低下，無法發揮公證員的專長。在公證機構規模化發展情況下，公證機構有必要將相關事務流程分解出來，交由公證員助理、專業人員來完成，從而實現公證機構工作的高效。隨著公證機構規模化的發展，出現了公證業務和流程的專業化分工，這也迫切需要公證機構進行流程化管理，確保公證業務辦理的質量。我國許多大中型公證機構年辦證量達到5萬件以上，如此龐大的辦證量沒有精細化和高效率的流程管理支持是難以想象的。目前，我國許多公證處借助集成化的公證辦公軟件，已經初步建立起現代化的流程管理體系。

大中型公證機構可以從下列方面著手建立流程管理體系。一是根據自身業務和流程分解需要，開發適合本公證處的公證業務辦理和管理軟件。大中型公證機構超量的公證辦理件數要求其流程管理必須建立在辦公軟件基礎上。目前一些大中型公證處已經使用業務軟件進行流程分解和管理，實行了對業務的精細化和高效化管理，并正在獨立自主開發基于新的理念和思維的業務軟件。二是建立專業化分工的業務科室。我國一些公證處的業務科室目前仍然是什么業務都可以承辦。這種大包大攬的工作方式不利于提供專業公證服務，公證業務質量和效率也難以保障。大中型公證機構應該根據自己的業務特點進行相宜的專業化科室分工，加強公證專業化管理，確保公證質量和效率。四是制定各項業務的SOP（標準作業流程）。目前一些大中型公證處已經制定標準作業流程，統一了有關業務辦理標準，保證了公證服務的統一性。

四、建立現代化的項目管理機制

項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望的過程。項目是在限定的資源及限定的時間內需要完成的一次性任務，具體可以是一項工程、服務、研究課題及活動等。我國大中型公證機構為什么需要進行項目管理？這是因為我國大中型公證機構逐步擺脫原來坐等辦證方式，從消極等待證源到積極開拓證源，對社會生活和社會管理的積極介入已經成為我國大中型公證機構業務發展的新常態。對社會生活和社會管理的積極介入，必然要求是有秩序有效率地介入，體現在公證機構內部運行上就是要建立起現代化的項目管理機制，有目的、有秩序、有執行力地推進公證業務拓展工作。擺脫原始的、低效的公證業務拓展方式。依靠公證處團隊的力量開展工作，其有效的方式就是項目管理機制。項目管理機制是一種高效的團隊作戰方式。隨著我國公證機構的規模發展，公證機構越來越需要擺脫個人英雄主義而更多地借助團隊整體力量。隨著社會的發展，公證需要介入的業務領域呈現出越來越復雜的需求，需要運用公證機構的各種資源和公證手段為當事人提供綜合性的服務，這也必然要求公證機構要有項目管理的思維和做法，才能應對這種新的挑戰。另外，我國公證機構大多是以內部科室來建構自己的組織架構，一般都沒有按照特定的項目來架構公證處的組織架構，這就需要通過項目管理的方式組建項目團隊去完成特定的任務。項目管理有利于拆除部門之間林立的壁壘。

大中型公證機構可以從下列方面著手建立項目管理體系。一是建立項目管理制度。公證機構應當建立完善的項目管理制度，要求公證機構重要項目按照項目管理制度進行。目前有的大型公證處已經建立了完善的項目管理制度，每年按照項目管理制度運行公證處的重要項目，并已經取得較好的社會效益和經濟效益，如“城中村回遷項目”“替代開發商簽約項目”“民間金融公證服務項目”“小額繼承特別程序推廣項目”等。二是確定項目管理的管理部門。項目管理必須有監督部門，公證機構應當明確項目管理的管理部門，從而使項目管理能夠真正落實。如公證處事業發展部作為業務發展推進部門，負責項目管理專項工作。三是建立項目計劃書和申報制度。項目計劃書是項目管理的基礎，公證機構要引導內部部門和人員積極申報項目，制作詳實可行的項目計劃書。四是做好項目的監督、檢查和總結工作。疏于項目的監督、檢查和總結，項目管理就容易流于形式，就難以取得較好的項目效果。五是制訂項目的獎勵和授權機制。項目管理屬于創新型和發展型的工作，其目的在于激發公證人員的創業和工作激情，公證機構要給予項目團隊以充分的授權和獎勵，從而實現項目管理的目的。

五、建立現代化的財務管理機制

財務管理是根據財經法規制度，按照財務管理的原則，組織單位財務活動，處理財務關系的一項經濟管理工作。我國大中型公證機構從傳統的行政財務核算準則中脫胎出來，其財務工作基本上只是核算功能，尚缺乏財務管理功能，更不能對公證機構的業務發展起到促進作用。新形勢下公證機構要引入現代化的財務管理制度，用現代化的財務管理理念進行財務工作，從而更好地指導和服務公證業務發展工作。尤其是隨著我國公證機構規模擴大發展，傳統的財務管理機制已經難以勝任其職責，因此必須要建立現代化的財務管理體制，通過財務管理產生公證機構的效益，使財務工作從消極應付到積極應對。

大中型公證機構可以從下列方面著手建立現代化的財務管理體系。一是建立嚴格的財務預算制度。公證機構應當建立年度預算和月度預算制度，嚴格按照預算進行支出，沒有進行預算的項目不得支出。二是建立各項公證業務的成本核算機制。通過對公證機構各項公證業務的成本進行核算，可以指導公證機構建立較為合理的業務發展政策，使公證機構減少成本，增加利潤。通過對各項公證成本的核算，可以引導公證承辦人員除了關注公證業務的法律效果外，也適度關注其財務效果。三是建立部門成本和利潤考核機制。公證機構對部門科室的績效考核辦法主要是靠業務收費，但這種方法存在不科學性，業績可能是通過高成本來推動的，業務收費高但實際部門是虧本的。因此應當建立起部門的成本和利潤考核機制。

隨著社會和經濟的發展，大中型公證機構紛紛涌現，這些公證機構的內部運行管理機制面臨著重大變革，即需要從傳統的管理模式向現代化的管理模式轉變。這種轉變主要體現在戰略管理、人力資源管理、流程管理、項目管理、財務管理等方面。我國大中型公證機構應當充分運用現代管理學思維，向管理要效益，促進公證機構內部運行機制的現代化，以適用自身規模壯大和社會發展的新需要。

（責任編輯 趙海鷗）

數據庫

9月19日至20日，2015年國家司法考試在各地舉行，這是國家統一司法考試實施以來的第14次考試。據悉，今年報名參加國家司法考試的人數再創新高，達48萬余人，比去年增加3.2萬余人，全國31個省(區、市)及香港特別行政區、澳門特別行政區共設置考區247個、考點443個、考場16463個。近3年來，內蒙古自治區報名參加司法考試的考生均以兩位數增長。今年考生增數和增幅比例均居全國之首，新增3944名，增幅30.1%。其中，應屆畢業生增加8.4%，司法、執法人員增加28.3%，國家機關工作人員增加52.5%。國家民主法治進步、西部地區政策傾斜、公平公正的考試環境以及司法行政機關優質便捷的服務，是司法考試升溫的四大因素。

（來源：《法制日報》，2015年9月21日，《全民依法治國前景推高司考溫度》）