信息化助推北京中麗雙單位庫存管理模式落地

文/石惠波

信息化助推北京中麗雙單位庫存管理模式落地

文/石惠波

由于金屬材料規格存在上下誤差，金屬材料通常是檢斤收、檢尺發，材料本身存在理論單重和實際單重的誤差，財務以實發米數與理論單重的乘積來作為出庫重量，導致金屬材料實際收料發料過程中會出現由于材料規格誤差造成的盈虧問題。如何在滿足財務結算需求的前提下，盡量減少金屬材料庫存出現盈虧；如何能夠既滿足工藝部門、計劃部門與使用部門對于材料實際規格、米數、平米數的掌握，又能不影響財務以重量結算等問題。本文力求根據本企業的金屬材料管理現狀，探索出一條解決金屬材料管理的一種雙單位管理模式。

雙單位、庫存、金屬材料、動態

1.金屬材料庫現狀

金屬材料庫目前管理物料600余種，有棒料、管料、板材、型材等，庫管4名，正常庫存在3000余噸，年出入庫在1萬余噸。

2.金屬材料物料管理歷程

目前，大量的專業金屬材料庫多采用單計量單位管理模式，即按照重量入庫、按照重量出庫。這種模式雖然簡單，但是對于實際的金屬材料管理的需求還存在一定差距。我們公司的金屬材料庫希望通過一些管理調整，能夠盡可能地滿足各方面的需求，又能夠加強庫房內部的管理，因此進行了一些探索，經歷了以下幾個階段：

第一階段：隨機攤銷單計量單位管理階段（2011年之前）

本階段檢斤收貨，檢尺發料，由于材料誤差所出現的盈虧，庫管員自己在發料環節加一攤銷系數來調節出庫數量，避免出現盈虧。攤銷系數是庫管依據材料實際單重與理論單重比值的一個經驗值。

賬面僅僅顯示主單位數量，不顯示次單位數量。

優點：由于庫管員人為將盈虧攤銷，財務上不會出現盈虧。

不足：在實際發料過程中存在人為隨意加大與減小的可能。

第二階段：固定攤銷系數單單位管理階段（2011年1月～11月）

2011年初，為了對庫管隨意攤銷的情況進行控制，我們結合庫管員的經驗數據整理了一份攤銷系數表，為每一類物料規定了一個固定的攤銷系數。

入庫記錄實際主單位數量；

出庫記錄實際出庫次數量，出庫主數量=出庫次數量*單重*攤銷系數；

賬面僅僅顯示主單位數量，不顯示次單位數量。

優點：減少了人為調整攤銷系數的情況；

不足：1.由于攤銷系數是一經驗值，在運行一段時間后，需要根據實際情況，調整攤銷系數，使攤銷系數更為接近實際運行情況；

2.由于攤銷系數與實際情況存在出入，因此需要通過盤點來將賬面結存數量與實物結存數量調整一致，對于財務就會出現財務盈虧。

第三階段：固定攤銷系數雙單位管理階段（2011年11月～2014年5月）

該階段我公司引入ERP庫存管理模塊，我們將攤銷系數表引入了系統，同時開始推行雙單位計量模式。

入庫時記錄實際主單位數量、次單位數量；

出庫時記錄實際出庫次數量、出庫主數量，出庫主數量=出庫次數量*單重*攤銷系數；

賬面顯示主單位數量、次單位數量；

優點：1.減少了人為調整攤銷系數的情況；

2.以次單位數量考核庫管員的盈虧，考核標準明確化；

3.以前設計與使用部門只能看到庫存公斤數，不了解庫存的次數量，采用雙單位后，設計及使用部門都可以了解庫存材料的次數量，方便使用。

不足：1.由于攤銷系數是一經驗值，在運行一段時間后，需要根據實際情況，調整攤銷系數，使攤銷系數更為接近實際運行情況；

2. 由于攤銷系數與實際情況存在出入，因此需要通過盤點來將賬面結存數量與實物結存數量調整一致，對于財務就會出現財務盈虧。

第四階段：動態攤銷系數雙單位管理階段（2014年5月至今）

這一階段我們將攤銷系數的計算方式進行了調整，由原來的經驗估計調整為動態計算。

在實際實施過程中，可以根據公司對于物料管理的精細化程度分兩種方案來實施：

方案一，需要進行批次管理的物料：

要求每一次入庫出庫都要與批次相關，每一次入庫就增加一個新批號，在這一批號內記錄入庫物資的主單位、次單位的實際入庫數量，并確定本批主次單位之間的攤銷系數，出庫依據此攤銷系數進行銷賬。由于每一個批次的攤銷系數不是固定的，每一個不同的批次有一個不同的攤銷系數。

攤銷系數=入庫主數量/入庫次數量/單重

入庫時記錄實際主單位數量、次單位數量；

出庫時記錄實際出庫次數量、出庫主數量，出庫主數量=出庫次數量*單重*對應批次的攤銷系數；

賬面顯示主單位數量、次單位數量；

優點：對于每一批物料的主次數量及發生情況都詳細記錄，便于跟蹤。

缺點：每一次出入庫都要考慮批號，出入庫的復雜程度增加。

方案二，不分批次攤銷系數雙單位模式

該模式入庫時記錄實際主單位數量、實際次單位數量；

出庫記錄實際出庫次數量，出庫主數量=出庫次數量*攤銷系數；

攤銷系數=結存主數量/結存次數量。

方案一適合于管理比較重要的、價值大的、出入庫頻率比較低的物料，對于一般的金屬材料庫，庫存物資價值不大且出入庫頻率比較高的，使用方案二比較合適。我公司目前采用方案二。

3.動態攤銷系數雙單位管理模式實施要素：

3.1 搜集基礎數據

主單位：對于金屬材料，主單位通常為KG；

次單位:對于棒料、管料、矩管、扁鋼等條狀柱狀管狀的物料，次單位通常為米；對于板材次單位通常為平米；

理論單重：在理論上，單重通常為每次單位數量的主單位數量；單位通常為KG/M或KG/平方米；

主次單位換算系數=1/ 單重；

攤銷系數=結存主數量/結存次數量。

3.2 基于一定的庫存管理軟件

由于實施雙單位管理，在入出庫環節會增加很多計算工作，如果這種計算工作不能借助管理軟件進行運算及控制，將嚴重影響雙單位管理模式的出入庫效率及準確性，更嚴重一些可能導致雙單位管理模式的難產。

我公司目前采用和佳軟件公司的ERP系統， 該系統本身為每一個物料都設定了主單位及次單位，只是在給我們公司實施過程中，針對我們公司的金屬材料庫實施雙單位過程中增加了主次單位自動轉換、自動按照庫存發料、收料誤差控制等功能。

我國的連鎖企業中，雖然在名義上稱為連鎖經營企業，但是在實際經營過程中，明顯能夠感覺到連鎖意識相對較弱，而且部分連鎖企業的自主和獨立經營意識較強。根本原因在于連鎖企業的管理不到位，很多情況下都不能實現統一經營和統一管理。一方面在缺乏了統一的管理模式后，連鎖經營就像是一盤散沙，沒有集體力量的支持，每個終端都是在單獨發展，發展前景渺茫。而站在消費者的角度來說，對于連鎖企業的辨識度也會在無形中削弱，甚至會影響到對連鎖品牌的忠誠度。另一方面，連鎖在管理方面所需要的成本較大，不準需要龐大的管理系統，而且還需要對員工進行統一的培訓和管理，缺乏統一集成的輔助平臺。

3.3 控制要素

由于有了前期準備的基礎數據，有了管理軟件做支撐，我們還要注意在庫房管理的入庫、出庫、盤點、移庫等環節做好控制。

3.3.1 入庫控制：

在入庫時，通過檢斤來獲得入庫物料的主單位數量，通過檢尺來獲得入庫物料的次單位數量，通過計算實際單重與理論單重的比值（以下簡稱入庫誤差）來控制材料采購環節的誤差問題，避免出現超差問題。

對于超差問題控制，通常根據每一類物料的國標來圈定一個該物料的實際單重與理論單重的誤差允許范圍，然后通過判斷入庫誤差是否在誤差允許范圍來判斷材料是否超差。

以Φ30的2A12～T4圓鋁棒來說，該鋁棒的國標為GB/ T3191～2010，依據國標，該物料的理論單重為1.964KG/米，按照國標允許的誤差為～2，換算成單重的允許下差1.724KG/平方米，允許上差為1.964KG/平方米。如果入庫時1.724≤實際單重（實際主單位數量/實際次單位數量）＜1.964，則系統自動判斷為材料在允許公差范圍內，可以入庫；如果實際單重＜1.724或實際單重＞1.964，則材料超差，拒絕入庫。

3.3.2 出庫控制：

在出庫環節，可以直接依據測量次數量進行發料，系統記錄發料次數量，并通過動態攤銷系數來計算出庫主數量。

3.3.3 盤點控制：

在盤點物料時，需要主單位與次單位同時進行盤點，盤點次數量是盤點所得，盤點主數量=盤點次數量*動態攤銷系數。

4.效果分析

通過動態攤銷系數雙單位管理模式的實施，金屬材料庫的管理在原有基礎上有了很大的提升，具體表現在：

4.1 明確庫管責任，減少了不確定性

以前單單位管理模式下，金屬材料往往檢斤收、檢尺發，收發兩個標準，出現盈虧無法界定責任；采用雙單位管理模式后，嚴格按照次單位數量進行盤點，庫房數量的盈虧依據次單位數量的盈虧作為判斷依據，出現盈虧時責任比較明確。

4.2 滿足了使用部門對于次數量的掌握

由于金屬材料是否足料往往通過次單位數量來進行排料，在庫存管理模塊能夠直觀地查到庫存次單位的結存數量，便于使用部門的決策。

4.3 減少了發料環節的計算工作

以前單單位管理模式時，發料時需要庫管員計算次單位數量然后進行發料，現在系統直接展現的領料計劃就是次單位數量，可以直接發料。

4.4 可以利用雙單位的特性進行材料誤差自動控制

由于對每一種物料都根據國標填寫了允許的上偏差及下偏差，因此，只要在入庫時輸入入庫主數量及次數量，系統就會自動判斷是否超差，如果超差則系統控制不能入庫。

目前有部分庫存管理模塊具備雙單位管理功能，但在金屬材料管理的應用實例還不太多，且非?；\統。本文力求通過本公司自身的應用實踐來與大家交流，探索出一條金屬材料的精細化庫存管理模式。

（作者單位：北京中麗制機工程技術有限公司物資部）

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