關于高校檔案和文秘 工作的互動關系研究

徐微微

1、高校檔案管理是開展文秘工作的重要工具

高校文秘工作與檔案管理是密不可分的，檔案管理對于高校文秘工作的順利開展具有重要意義，具體體現在以下幾點：

一是高校檔案管理為文秘工作的順利開展提供便捷的信息查詢服務，這實際上也是高校檔案管理工作需要實現的一項重要任務，能夠在一定程度上檢驗檔案管理工作的質量與效果，這種服務功能是貫穿于始終的。從文秘工作的角度來講，在制定起草文件講話、為領導提供有效信息等多種工作中，也會涉及到高校已有檔案的查詢與學習，檔案室中通常會保存大量的各種相關檔案文件，通過檔案管理數據庫，運用關鍵詞檢索等方式，就可以在大量的資料信息中選擇合適的檔案資源，不僅為文秘工作的順利開展提供了豐富的資料，還為文秘工作的開展提供了便利的查詢方式，從而提升了文秘工作的工作效率與質量。

二是高校檔案管理為文秘工作提供學校總體情況。高校的檔案室中一般都詳細而全面的保留了各種關于該校發展沿革、校園概況等檔案資料，這實際上也是高校檔案工作描述職能、反映能力的具體體現。秘書在制定相關公文時，需要依據該校的真實發展歷程及概況進行科學、全面的闡述，而檔案室則會利用其各種檔案資源編制年度大事紀、機構組織沿革等，這就為文秘工作的開展提供了包括學校教學、管理、歷史沿革、發展概況等多方面的大量有效資源。

三是高校檔案管理幫助文秘工作進行合理預測。高校檔案室中保存了大量的關于校園規章制度、大型活動等方面的記錄，這就為研究高校的未來發展趨勢，掌握高校的規律提供了必要的信息，從而為能夠進行科學合理的預測，避免由于缺少相關資料造成的盲目預測問題。綜合考慮學校歷史的和現實的各種影響因素，并結合高校當前實際發展狀況，總結高校發展規律，研究其未來趨勢是符合科學性要求的。高校定期或者是不定期地為學校領導者提供相應的報告，既能夠將高校檔案館的存儲、分析及評估功能充分的發揮出來，又能夠為文秘工作的順利開展提供有價值的參考意見，同時也為其辦文辦事等工作提供了科學可靠的預測材料。

2、高校文秘工作是檔案信息來源的重要基礎

要想做好檔案管理工作，首先要做好文秘工作，因為高校檔案室中的很多信息不僅來源于文秘工作，而且文秘工作也在一定程度上決定了檔案管理的工作質量，文秘工作的主要任務就是接收、制定各種公文，包括外來公文與內部公文，他們不僅是進行校園管理的重要指導規范，也是校園檔案收集的重要存儲對象，公文實際上就是檔案的前身。秘書工作人員是不是能夠規范、完整的處理各種公文，將會對后期的檔案工作產生最為直接的影響，高質量的檔案工作應當是以規范、科學處理公文的前提下實現的。

此外，秘書人員作為對領導的工作進行輔助的重要人員，還承擔著起草文稿、記錄、抄寫等責任。其中，記錄主要是對領導的口述、來訪接待、會議等進行記錄;抄寫則主要是對一些字跡不夠清楚的文稿進行完整抄寫，避免后期再次出現需要修改等其他情況;起草文稿是秘書根據領導的指導及相關要求，在多次修改并審核通過之后的最終文字材料。文秘工作所涉及的全部文字材料，都屬于歸檔材料，它是檔案材料中十分重要的一部分，一份合格的、符合相關規定的檔案材料在一定程度上是由秘書人員所提供的文字材料所決定的。

3、高校檔案管理與文秘工作的互動關系

檔案管理與文秘工作之間是相輔相成，相互依賴的，但是在當前實際的高校管理當中，二者之間的互動還存在一些問題，一是秘書人員檔案管理的能力相對較差，未達到一定的標準，還未形成較為強烈的檔案意識;二是檔案管理還未很好的做到主動為文秘工作提供服務，二者之間欠缺合作與互動。筆者結合高校檔案管理及文秘工作的發展實際，對于如何加強二者的互動提出了以下幾點建議：

首先，強化“文檔一體化”管理，將“文件處理”與“檔案管理”整合為一個具有既統一又分工特點的整體，對文檔進行有序管理，并以此為基礎來不斷提升檔案質量與水平，文秘工作是實現“文檔一體化”的重要條件，秘書人員要逐漸加強檔案管理意識，從思想上高度重視檔案管理工作，嚴格按照“文檔一體化”的要求，對各種公文、記錄、講話等文件資料進行相應的處理，有效的保證文檔資料的準確、真實與完整。

其次，深入加強知識業務交流，秘書與檔案人員都應當不斷拓寬自身知識面，對于兩種不同的知識相互滲透與學習，對于兩種不同的業務及工作特性都要彼此不斷深入，對其中的要點及關鍵之處都能夠熟練的掌握。

（作者單位：吉林化工學院）