中職學籍檔案管理的問題分析及對策

賴清霞

摘??要：通過對檔案管理中存在的問題進行分析，提出了提高學籍檔案管理效率的對策，以期能為中職學籍檔案的管理工作提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：中職學籍檔案;檔案管理;借閱制度;管理人員

中圖分類號：G647.24?????????????文獻標識碼：A???????????????DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.01.061

學籍檔案是學生從入學到畢業期間在校學習過程的原始記錄，每份學籍檔案都記載了學生的很多個人信息。加強學籍檔案管理，完善學籍檔案管理制度，提高學籍檔案管理人員的素質，進而提高學籍檔案管理水平，是中職學校教學工作中的一項重要內容。基于此，本文就中職學籍檔案管理問題及對策進行了分析和探討，相信能為中職學籍檔案管理工作提供一定的幫助。

1??產生問題的原因

1.1??學生思想不穩定

中職學校主要是通過新生入學后軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，針對新生由初中進入中職學校后的學習方法、如何與人相處、心理健康和思想政治工作等方面進行入學教育。但目前普遍存在入學教育不到位的問題，致使新生入學后很難適應新的生活、學習，容易產生退學念頭，學習、生活不穩定，在入學不到半年就出現了退學現象，其他人則往往需要很長時間才能進入正常的中職學習生活中。這無疑會對中職院校的學籍檔案管理工作造成影響。

1.2??學籍管理手段比較落后

中職學籍檔案管理采用的仍是多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，不僅增加了許多工作，而且信息也無法實現共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，滿足不了新時期中職學校教育教學發展的需要。

1.3??重視度不夠

由于開學時的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使職能部門和學生都不重視學籍注冊工作，在填寫相關信息時不認真、仔細，使得上級領導需要學籍檔案數據時查閱不到相關數據信息。

2??如何提高檔案管理水平

為貫徹落實《中華人民共和國教育法》《檔案法》，嚴格執行《云南省中等職業學校學籍管理暫行規定》，中職學校要認真做好學籍檔案的管理工作。

2.1??學校領導要重視

切實加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入目標管理，提高檔案工作在中職學校的地位，切實解決檔案工作中所必需的人力、物力、財力問題。按照《檔案法》要求，保障檔案事業科學化、規范化、制度化建設。加大財力投入，配置檔案密集架、計算機、空調、復印機、除濕器、滅火器等重要設施。開展檔案行政執法，這樣既可以宣傳檔案工作，又可以加大檔案行政執法的力度。

2.2??規范管理

根據《檔案法》及檔案管理規定，建立健全管理制度，這是做好學籍檔案管理工作的基礎。學籍管理應以各學生管理處為主，實行過程管理。隨著中職學校招生規模的不斷擴大和學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，例如招生、就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育、心理健康等，樹立服務于教育教學的觀念，進一步增強服務功能。

2.3??建立信息化的學籍檔案管理平臺

現代化管理手段是建立高效、公正、準確、科學、規范的學籍管理信息系統的基本條件。隨著招生人數的不斷擴大，校校合作、校企合作日益增多，傳統的檔案管理再也無法保證這些工作的順利進行，因此，應使用計算機進行信息化學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立中職學生學籍管理檔案庫，以隨時調用和統計分析。根據用戶權限的設置，各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

2.4??制訂嚴格的日常管理和借閱制度

中職學校必須設立專門的學籍資料管理人員，負責學籍資料的整理、歸類和電腦輸入，進行數據處理，并成立獨立的學籍資料檔案室。該檔案室是儲存各種學籍資料文件、各年級學生學籍檔案的重要場所，任何人未經部門領導或學籍資料管理員允許，不得翻閱各種文件和資料，以確保文件和資料的保密性。所有學籍檔案文件、資料的入檔、保管、借出必須由管理人員負責，每學期必須進行一次全面的清查，需要借閱的文件、資料，應由主管領導批準后，辦理借閱手續并按時歸還。各類學籍檔案管理文件、資料應按類合理放置，做到整齊、易查找。如果丟失，應及時報告，并補回。加強管理，切實做好防火、防盜、防水、防蟲等安全管理工作。

2.5??提高學籍檔案管理人員的素質

中職學校對學籍檔案管理人員素質的要求越來越高，因此，應加強學籍檔案管理人員自身素質的建設，包括職業道德和專業水平的提高。應定期對檔案管理人員進行在職培訓或脫產培訓，及時學習新的教育政策、檔案法規和文件，了解、掌握現代化管理技術、方法和新形勢下的學籍檔案管理特點，加強專業理論知識和計算機應用等知識的學習，增強實際運用和操作能力，逐步提高中職學校學籍檔案管理隊伍的整體素質水平。

中職學籍檔案管理工作是一項細致、繁忙而又復雜的業務管理工作，從事這項工作不僅要具備廣博的科學文化知識、系統的教育理論知識和專業的學科知識，還應有一定的計劃決策能力、組織指揮能力、協調溝通能力、高尚的職業道德和團隊合作精神。學籍檔案管理人員只有努力學習，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高學籍檔案管理水平，使學籍檔案管理在中職學校人才培養中發揮越來越大的作用。

3??結束語

綜上所述，檔案的管理工作是中職院校教育工作的起點和基礎，而檔案的利用是檔案管理的目的和意義所在。作為學籍檔案管理者，除了掌握檔案管理的基礎知識外，還要在工作中結合學籍檔案的特殊性，掌握一定的現代化信息技術，無論是學籍檔案的管理，還是學籍檔案的利用，都要從學籍檔案自身的特點出發去開展工作。只有這樣，才能不斷提高學籍檔案的管理水平。

參考文獻

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〔編輯：王霞〕

Vocational?School?Records?Management?Problems?and?Countermeasures

Lai?Qingxia

Abstract：?The?problems?in?records?management?to?analyze?proposed?to?improve?the?efficiency?of?school?records?management?strategies，?in?order?to?be?able?to?provide?a?useful?reference?for?the?management?of?vocational?school?archives.

Key?words：?vocational?school?archives;?records?management;?lending?institution;?managers