基于內部控制視角的高校水電收費管理探討

●廣東外語外貿大學 劉 瑾

基于內部控制視角的高校水電收費管理探討

●廣東外語外貿大學 劉 瑾

高校水電費支出在總支出中占有較高的比例，在目前高校普遍背負沉重債務、努力向內涵式發展轉型、資金極度缺乏的狀況下，加強水電費管理可以增收節支，緩解高校資金壓力，也是高校拒腐防變，營造風清氣正的校園環境，提高財務管理水平的內在要求。本文主要從內部控制的角度對高校水電費管理中存在的問題進行剖析，并提出完善管理的對策。

水電費管理 內部控制 事業單位

引言

目前國內高校普遍面臨高速發展的迫切需求與背負沉重債務的嚴峻現實的矛盾，為破局而出，必須努力向內涵式發展轉型，在發展增收的同時，嚴格控制經費支出。水電費支出在高校經費支出中占有相當高的比例，卻往往容易被忽視；同時，水電費管理涉及高校財務、后勤等多個部門，管理流程復雜，內部控制不完善極易滋生腐敗，使高校名譽受損。因此，加強水電費管理不但可以增收節支、緩解高校資金壓力，還可以拒腐防變，營造風清氣正的校園環境，也是提高財務管理水平的內在要求。

一、高校水電費管理現狀

目前高校普遍的用電模式是，國家電力公司將電源輸送到公共變電站后，高校通過自建的專用變電站將電輸送到校內用戶。供電局對高校按整個單位統一收取，自來水公司對高校也是按集體用戶收取水費，高校除了按時、足額向供電局和自來水公司支付水電費外，還需負擔變電站建設及運轉成本、輸電線路建設成本、輸水管道建設成本、水電管網維護成本、水電抄表及收費人工及管理成本等。

高校內部按用戶性質和收費情況主要可分為四類。第一類是行政機關、院系、科研院所等的辦公場所，教學樓、圖書館、實驗室和其他公共場所，對此類高校一般保持不收費的傳統，部分高校按一定的標準進行成本控制，主要是為了節能減排。第二類是教工生活區，按實際使用量收費，收費對象是家屬區教職工和過渡房教職工，高校家屬區住房多為老式的電表和水表，所以收費仍以抄表收費為主，只是在電表和水表損壞進行更換后才陸續改為充值收費，管理效率較低。過渡房基本實現充值收費，但人員變動頻繁，管理難度較大。第三類是學生宿舍，每間宿舍安裝水表、電表各一，高校設定免費用水用電量，超額部分按當地居民生活用水用電價格收費，收費方式為充值收費。第四類是飯堂等后勤實體、校辦產業、經營戶及工程用水用電等，按協議或合同進行收費。以上四類中，教工生活區和學生宿舍是目前學校水電費收費的主體，也是本文研究的對象。

二、高校水電費管理中存在的問題

近幾年來，部分高校出現了在相關部門利用高校資源對外服務收費過程中，一些個人利用高校管理中的漏洞，將水電費據為己有，造成學校水電費流失的情況。問題主要產生在以下方面：

（一）抄表收費中的問題。抄表收費方式面對的主要是校內教職工，已收費登記及欠費登記均為手工記錄，人為操縱空間較大，容易造成人情水、人情電問題和較高的欠費率。

抄表收費環境下，抄表員直接將抄表信息交給售電員，售電員根據抄表信息和單價計算應收數并收費，如有變化，售電員直接修改收費簿，這種做法導致應收金額缺乏監管。

在管理鏈條中應增加審核員，抄表員將抄表信息交給審核員，審核員通過系統生成水電收費簿，交由售電員收費。如遇特殊情況需要修改，由抄表員負責修改抄表簿中的度數，并通知審核員，審核員在收費簿中修訂并簽字確認，售電員嚴格按收費簿確定的金額收費，并不得隨意修改。

實務中通過查閱收費簿，發現用戶交費時，售電員有時在最近一季的應交數上記錄繳款日期，代表以前欠費全部已交，有時在以前的本子上逐季登記交費日期，這樣導致應交金額、已交金額混亂，另外登記信息字跡潦草，很多無法識別。

售電員本應按季催收抄表水電費，但從收費簿記錄看，催收不及時，存在很多常年不交水電費的現象。因此，抄表收費環境下應加強欠費管理，在水電費當季記錄后，收費記錄本增加一欄累計欠費金額，售電員按此金額收費，并清晰記錄收費日期，審核人員應進行監督。

（二）充值收費中的問題

1.系統授權問題。通過查閱收費軟件充值清單，發現在系統中存在不同操作員共用一個用戶名和密碼的現象，這樣會導致權責界定不清楚，一旦出現問題，無法劃清責任。因此，管理中應明確系統授權，各操作員只能使用自己的用戶名和密碼，清晰界定售電員在售電時間、售電金額及售電對象等方面的權責。

2.免費信息登記不全問題。在系統充值清單中涉及免費的主要有學生免費政策和換卡兩種情況。免費政策有明文規定，有專人審核，管理比較完善，但換卡信息中存在一些問題，用戶在換卡時，售電員將讀不出信息的卡片清零并更新卡片，同時在新系統中重新充電并注明“免費”，這種情況會導致系統重復記錄一筆電費，但售電員沒有詳細記錄換卡用戶信息，也沒有人審核這些信息，這樣會導致電費應交金額不準確。因此，免費信息應獨立登記，免費原因應得到審核人員的確認。

3.數據修改問題。充值收費環境下，充值員往往收費充值一肩挑，若常年不輪崗，又無監管，則很容易通過修改數據達到截留資金的目的。因此，在選購收費軟件前，應征求紀檢、審計、財務等監督部門意見，避免監督真空，選定軟件后軟件公司應進行系統維護，因為在信息技術環境下，交易處理痕跡減少，一旦部分交易被徹底刪除，則收費情況將無跡可尋。

（三）水電費票據問題。水電費的收費屬于代收費，手工出具一式三聯的收費票據，若無有效監督，則很容易通過開陰陽票據達到少上繳財務水電費的目的，陰陽票據就是開給交費用戶的第二聯金額與上繳財務的第三聯金額不一致。因此，水電費收費管理應有必要的內部牽制，水電審核人員每日確保應收數（充電明細及抄表收費簿記錄）、開票金額及實收金額三者一致，售電員、審核人員及后勤處經理簽字確認，財務處將確認記錄作為原始憑證入賬。

在票據借還記錄中還發現有歸還以前年度票據的情況，未做到“限量領用”和“驗舊換新”，會導致所收款項不能及時、足額上交財務處等問題。還發現部分票據缺少數量、單價等信息，部分票據水電金額合計與票據金額不一致，部分票據開票人簽名字跡潦草或只簽一個姓的問題，會導致收款不準確及責任不明等問題。因此，應嚴格執行票據管理規定，加強票據借還管理，特別是票據催還管理，開票人應確保票據字跡清晰，金額不得修改。

（四）應收款管理中的問題。無論哪種收費方式，應收款的管理都是難點。首先，水表電表的安裝環節，如果內部管理不完善，會存在該裝的不裝或者部分單位擅自在學校轄區內的管線上接水接電，就談不上收費了。其次，根據已有水電表記錄核定總量會發現總表與分表不一致的現象，可能存在水電偷漏的問題，水電表由于老化、損壞等原因，水電表數據的準確性存在一定問題。最后，如前所述，收費系統存在更改的可能，票據管理存在陰陽票據或不開票據的可能。因此，如何獲取準確的應收款，需要一套完善的內部控制體系，相關部門還應定期分析數據，橫縱向對比，并進行多方核對和印證。

（五）預收款管理中的問題。在高校水電費管理實務中，還存在預收款的現象。隨著高校國際化的定位和發展，留學生數量增加，各國留學生在衣食住行管理方面存在一定的語言溝通障礙，學校為了搞好服務會采取與國內學生不一樣的做法，如水電費按一定標準預收，根據實際用量代為充值。流程描述為，留學生按標準預交水電費給當班服務員，當班服務員交給經理，經理按用戶需要代為充值，退房時超額部分需補交。此流程存在收款與開票脫節、收款與充值脫節、大量現金收費、多交清退困難四個風險點，且經手人過多，責任不易劃清。根據相關管理文件規定，向學生收取超額水電費應將具體的結算時段及計費辦法向學生公示，收費時須開具收款收據，以杜絕預收款現象。

三、完善高校水電費內部控制體系策略

（一）完善制度，明確崗位職責。高校經過快速擴張與發展，內部控制環境存在諸多缺陷，管理層風險防范意識淡薄，很多制度沒有實質內涵，在實際執行中流于形式，腐敗案例頻發。就水電費管理而言，首先要健全、完善費用收繳內部控制制度，對崗位設置、票據使用、現金解繳結算等方面作出具體規定，嚴肅財經紀律，實現管理制度化。如制定具有可操作性的水電費收繳管理辦法，改進管理手段，完善收費流程，規范水電費收費業務的處理流程，明確業務流程的每一個步驟，各個步驟有權進行處理的崗位，內部控制制度應與軟件控制配套，各崗位人員明確自身的職責。嚴格執行票據管理規定，加強票據借還管理，特別是票據催還管理，指導開票人票據字跡清晰，金額不得修改。同時加強內部監管，避免內控制度形同虛設、實際工作中未能嚴格落實到位等現象。

（二）不相容崗位分離，定期輪崗。實現開票和收款崗位的分離，收費和記賬崗位的分離，以及應收款、減免費用崗位的分離等，實現各個崗位之間的相互牽制。此外，還應當設置具有監督職能的收費復核崗位，通過收費復核來對費用進行有效的控制，降低風險。高校各類收費崗位較多，具有輪崗的可行性，建議二至三年定期輪崗。

（三）強化信息系統內部控制。目前高校普遍推行信息化建設，信息化建設提高了管理效率，避免了人為因素，但同時也產生了新的風險，如交易處理痕跡減少，部分交易如被徹底刪除則無跡可尋。系統權限控制，通過密碼等方式進行，但是密碼被盜用的情況時有發生，責任無法劃清。單機版系統升級為網絡版又會面臨信息竊取、病毒入侵等新的風險。建議結合學校實際情況和相關需求來選擇合適的收費軟件，設定崗位的系統權限時應注意權限管理與系統管理崗位分離、系統管理與業務操作崗位分離等。系統管理人員定期檢查系統的運行和數據的備份，定期進行異地備份處理，并妥善保管。后勤處定期核對電表水表數與軟件數據，確保一致，結果提交財務處。數據在教育技術中心備份，財務處定期核對教育技術中心數據與后勤數據。

（四）加強成本核算，完善賬務處理。水電費屬于代收款項，在目前松散的財務管理環境下，收了多少，繳了多少，只有經辦人員心里清楚，財務與業務脫節，財務處對應收多少款額心中無數。

財務處應完善水電費明細科目核算體系，規范入賬附件要求，如在入賬附件中增加經過售電員和復核人員雙簽的流水賬，增加上交財務前各環節流轉確認的收款對賬單，財務處內部審核員、報賬員雙簽的交款單等，確保金額全額入賬。設計水電費預算申報表格，年末進行預決算對比分析控制水電費支出，掌握年度水費、電費的應交金額和實繳金額，掌握年末水電費欠費信息，通過分析發現數據異動的原因，指導管理部門改善管理。

財務處還應加強水電成本核算，如科研課題所耗水電由課題經費部分承擔，學校經營性單位水電等費用計入成本。在水電費定價方面，除了供水電公司向學校收取的直接水電費用外，管線損耗、水電增容費、設備檢修費、設備改造、管理費等應計入成本。另外，目前國內電價調整，總支出下降，對高校來說無疑是利好消息，內部價格也要隨之調整。

對不適合實行收費管理的物業如行政機關、院系、科研院所等的辦公場所、教學樓、圖書館、實驗室應進行定額管理，后勤處結合實際按一定的規則制定各單位水電經費指標，財務處設立水電費專戶，通過預算撥付，各單位超支部分在本單位劃塊經費中列支，節約可轉至下年度使用。通過項目管理和預算管理，達到控制水電費支出的目的。

（五）健全經濟責任制，強化風險防范意識。高校應建立內部經濟責任制，明確經濟責任人的經濟職責和工作目標，健全經濟責任人的審計制度。對因水電費管理不善、控制不嚴等造成經濟損失的領導干部，要按照經濟責任制的要求追究責任，對造成重大經濟損失的，還應追究學校行政主要領導的責任。

1.陳留平、魏微、張猛超.2014.論我國高校內部控制建設——基于江蘇高校的調查[J].高校教育管理，1。

2.廖蘭榮.2007.淺談高校新型水電管理模式[J].高校后勤研究，6。

（本欄目責任編輯：王光俊）