淺析機(jī)關(guān)檔案的鑒定

牛佳霖

李滄區(qū)人民檢察院辦公室，山東 青島 266100

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案室檔案鑒定工作中存在的問(wèn)題

(一)檔案保管期限劃定過(guò)寬，片面追求室藏量。檔案的保管期限也是檔案工作外在價(jià)值的一種體現(xiàn)。想要做好檔案鑒定工作首先要把檔案保管的期限準(zhǔn)確劃分出來(lái)。長(zhǎng)期以來(lái)，機(jī)關(guān)檔案人員在檔案保管期限表制訂過(guò)程中，對(duì)本部門形成的各類檔案的價(jià)值缺乏深入的研究，僅僅是簡(jiǎn)單地照搬照抄檔案部門之前發(fā)布的關(guān)于檔案歸檔及保管期限的文件規(guī)定至使現(xiàn)在很多單位檔案的保管期限劃分的非常不科學(xué)。應(yīng)長(zhǎng)期保存的檔案文件短期存放，應(yīng)短期存放的檔案文件長(zhǎng)期保存，所以就導(dǎo)致了很多沒(méi)有必要長(zhǎng)期收藏的檔案占用大部分的庫(kù)房，給檔案管理工作也增加了很大負(fù)擔(dān)。這種現(xiàn)象機(jī)關(guān)檔案部門尤為突出，給今后檔案移交進(jìn)館工作帶來(lái)很大壓力。另一方面，檔案室建檔初期，因檔案數(shù)量少，檔案人員沒(méi)有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，又缺乏理論知識(shí)，在收集檔案時(shí)總是抱著歸總比不歸好的思想，只考慮單位全宗的完整性，片面追求檔案數(shù)量，給檔案管理造成負(fù)面影響。

(二)部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員對(duì)檔案鑒定工作缺乏認(rèn)識(shí)。有些部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為歸檔的目的就是為了利用，需要時(shí)能及時(shí)提供就行了，對(duì)檔案期限的劃分和鑒定知之甚少。近年來(lái)，由于檔案存放的數(shù)量日益加贈(zèng)，很多單位辦公用房已經(jīng)很缺乏應(yīng)該通過(guò)檔案鑒定把過(guò)期的，重復(fù)的，無(wú)須繼續(xù)留存的資料進(jìn)行銷毀，而不是僅僅靠擴(kuò)展檔案存放空間，空間擴(kuò)充的越大，檔案存放的就會(huì)越雜越亂，不但浪費(fèi)空間，也給檔案工作者帶來(lái)很多附加工作，根本決絕不了實(shí)質(zhì)工作。

(三)鑒定工作存在標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范現(xiàn)象。由于我國(guó)檔案的鑒定工作開(kāi)展的比較晚，所以導(dǎo)致鑒定工作長(zhǎng)期處于停滯或半停滯狀態(tài)。雖然發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書(shū)檔案保管期限表》，但是由于當(dāng)前與檔案保管期限相關(guān)的規(guī)章制度比較少，所以至始檔案存放的期限標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，臨界點(diǎn)太過(guò)模糊，在實(shí)際的檔案工作中就很難對(duì)相應(yīng)檔案材料的存儲(chǔ)時(shí)間作出準(zhǔn)確的判斷，所以檔案的存放時(shí)間幾乎都是靠工作人員的經(jīng)驗(yàn)和對(duì)材料的理解能力來(lái)把握。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室檔案鑒定工作的措施

(一)改進(jìn)和完善檔案鑒定的操作標(biāo)準(zhǔn)。做好鑒定工作的前提和關(guān)鍵就是要有詳細(xì)具體，標(biāo)準(zhǔn)完善的鑒定規(guī)范。首先，各機(jī)關(guān)單位，應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家檔案部門統(tǒng)一發(fā)布的文件歸檔范圍及文檔保管的期限要求，結(jié)合單本單位實(shí)際工作，本著認(rèn)真，負(fù)責(zé)，謹(jǐn)慎的原則，并結(jié)合10年后移交進(jìn)館的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。同時(shí)注意根據(jù)時(shí)間推移和部門情況的變動(dòng)定期進(jìn)行調(diào)整，提高文件處臵期限表的時(shí)效性，使其真正成為鑒定工作的指導(dǎo)性文件。

(二)嚴(yán)把檔案鑒定的第一道歸檔鑒定關(guān)。檔案室檔案鑒定一般要經(jīng)過(guò)歸檔鑒定、進(jìn)館鑒定和到期鑒定的三個(gè)重要把關(guān)過(guò)程。歸檔鑒定工作應(yīng)由機(jī)關(guān)的文書(shū)部門或者業(yè)務(wù)部門的分管領(lǐng)導(dǎo)來(lái)負(fù)責(zé)，具體由檔案員操作，即把文件根據(jù)其價(jià)值、范圍、完整度分為兩大類:一類是需要?dú)w檔的文件，另一類是不需要?dú)w檔的文件。然后根據(jù)檔案的鑒定，把需要?dú)w檔的根據(jù)保管期限分為永久檔案，長(zhǎng)期檔案以及短期檔案。歸檔鑒定是保證檔案案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作和重要措施，是立卷部門的把關(guān)鑒定，把的好，可以大大減輕進(jìn)館鑒定和到期鑒定的工作量。

(三)加強(qiáng)和完善檔案鑒定組織。主要由兩個(gè)方面構(gòu)成，一方面設(shè)立檔案鑒定的專職人員，此職務(wù)任職標(biāo)準(zhǔn)一定要有豐富的檔案管理工作和業(yè)務(wù)部門工作經(jīng)驗(yàn)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，其負(fù)責(zé)人最好由單位檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)來(lái)兼任。

(四)進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)單位的檔案工作人員業(yè)務(wù)水平、及綜合素質(zhì)。檔案鑒定工作對(duì)從業(yè)者的專業(yè)性要求很高，也具有一定的難度，所以對(duì)檔案隊(duì)伍的建設(shè)一定要重視，要把眼光放在戰(zhàn)略性的高度。這對(duì)提高檔案鑒定工作水平乃至整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展都是至關(guān)重要的。為此，要采取人員配備和教育培訓(xùn)雙重措施。首先，由于檔案工作有一定的延續(xù)性，檔案人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，這樣有利于檔案工作的開(kāi)展。其次，建議上級(jí)檔案行政管理部門加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)和教育，多開(kāi)展相關(guān)的專題研究。進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)單位從事檔案管理工作人員的工作能力，和綜合素質(zhì)，為機(jī)關(guān)文書(shū)檔案鑒定工作逐步走向有序和規(guī)范打下基礎(chǔ)。

總之，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案鑒定要制度化、規(guī)范化。納入檔案評(píng)比升級(jí)的考核范圍，列入檔案人員的年度考核。建立起經(jīng)常化、制度化、科學(xué)化的檔案鑒定秩序，進(jìn)而提高室藏質(zhì)量，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)。

［1］楊文珠.近年來(lái)我國(guó)檔案鑒定理論研究熱點(diǎn)述評(píng)［J］.檔案，2008(4).

［2］傅榮校，周雪.十年來(lái)檔案學(xué)研究成果簡(jiǎn)要評(píng)述［J］.檔案學(xué)通訊，2010.3.

［3］劉淑英.淺談新時(shí)期圖書(shū)館辦公室檔案管理［J］.民營(yíng)科技，2008-11-20.