放療設備的檔案管理與質量安全管理

陳悅歡，陳必炎，劉俊樂

(江門市中心醫院 設備科，廣東江門529000)

放療設備的檔案管理與質量安全管理

陳悅歡，陳必炎，劉俊樂

(江門市中心醫院 設備科，廣東江門529000)

醫用放射診療設備是醫療設備中重要的組成部分，與醫院質量安全管理密不可分。加強醫用放射診療設備檔案管理，可有效保障設備的安全使用，進一步提升醫院設備質量管理水平。

放療設備;檔案管理;質量安全管理

眾所周知，加強醫用放射診療設備的檔案管理，可有力促進設備的安全使用，提供質量。設備檔案管理貫穿于設備的申請、購置、安裝、使用、報廢全過程，而醫用放射診療設備由于具有放射性原因，在檔案管理上有著更為嚴格的要求。近三年來，我院加強醫用放射診療設備的檔案管理，取得了良好的效益?，F總結如下。

1 加強法律法規學習，依法整理檔案，促進質量管理水平高標準、嚴要求進行

近年來，國家相繼出臺了多項保護性法律法規，加強了對從事放射診療工作醫護人員的關懷和健康保護，加強對病患者的醫療安全保障，以及加強對周圍健康人群的保護。這些法規主要有《中華人民共和國放射性污染防治法》、《中華人民共和國職業病防治法》、《放射性同位素和射線裝置安全和防護條例》、《放射診療管理規定》和《放射工作人員職業健康管理辦法》。這樣，國家從各種的層面規定了醫院放射醫療設備建設必須重視環境建設、個人健康。這些法規的實施，主要體現在相關工作是否開展，相關資料是否收集、整理。

一直以來，我們將加強檔案管理與提高設備質量管理結合起來，不斷保障醫療安全。通過建立醫療設備檔案管理制度，明確應遵守相關遵守法律法規，做到從法律法規以及方面符合要求。同時，通過整理檔案，對既往未開展的項目進行反饋，反過來促進了設備質量管理的提示。例如，我院ECT開展多年，近期通過對照法規整理檔案資料，發現所使用的放射性藥品需在環保廳食品藥品管理局辦理備案，而我院既往尚未解決該問題。經反映至科室主任后立刻補充辦理相關備案，從而及時修漏補缺，防止繼發事故的發生。

2 專人負責、加強溝通，不斷學習業務知識，提高業務水平

與普通醫用設備不同，放射診療設備在購置、建設及使用過程中，有著較多的管理要求。例如，國家制訂了《醫用X射線診斷衛生防護標準》、《X射線計算機斷層攝影放射衛生防護標準》、《醫用X射線CT機房的輻射屏蔽規范》、《電離輻射防護與輻射源安全基本標準》等多個標準及規范來指導具體的建設工作。

因此，設備購置及使用管理體現為多部門管理、多科室參加、時程長等特點。多部門涉及省衛計委、市衛計局、省市職防院、省市衛生監督所、省市環保廳(局)、政府采購中心等;多科室需涉及醫務科、保健科、臨床科室、基建科、總務科等多個科室。相關的資料分散保存，給設備的檔案管理帶來了難度。例如，在放射診療設備初期，需要進行職業病預評價及環境保護予評價，此部分內容可能有基建科保存。在場地建設過程中，施工內容可涉及水電、防雷等，相關資料可能保存在基建科、總務科、保衛科等。我們體會到，開展此項工作一定有設立專人負責。通過選擇有高度責任心、高漲工作熱情的人員，通過不斷學習輻射防護專業知識、基建等方面的內容，從而提升自身水平，才能了解工作的重要性、復雜性、艱巨性;同時，通過加強與相關上級部門、院內職能部門、臨床醫技科室的溝通，提升工作的協調性，相關的檔案管理工作才能做好齊全、流暢、有序，更好地輔助開展設備科的全面質量管理工作。這樣收集的檔案才能符合現代醫院醫療設備的管理安全要求。

3 實施信息化管理，加強輻射放射防護安全

醫療設備檔案管理應引進計算機技術，對醫療設備檔案進行全程計算機管理。部分大型三甲醫院設備科已專門配備計算機專業人才。目前，我院設備科檔案管理人員具有較高的計算機管理能力，在網管中心支持下，依據國標《電子文件歸檔與檔案管理》，參照國家檔案局編著的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》和《電子文件與檔案管理》等規定，積極開展信息化管理。主要有以下三點措施。

(1)充實靜態管理。我院在檔案由傳統管理向信息化管理的過渡期，紙質檔案與電子檔案可以并存，既有利于檔案的保管，同時也方便了檔案的開發利用。一般而言，檔案的全程計算機管理，主要有:①計算機目錄管理，即檔案的案卷目錄、卷內目錄、文件名輸入計算機管理;②重要內容錄入管理。對于申購審批表、論證表、購銷合同、協議書、發票、安裝調試及驗收報告、外貿合同等重要內容采用掃描儀掃描，保存入計算機或刻錄成光盤保存。這些文檔與目錄系統建立相關聯系。基于網絡平臺的靜態管理取代傳統的純手工管理，使得檔案的收集與歸檔具有時間及時、資料完整、保管方式規范等特點。

(2)重視輻射防護建設及安全。除以上內容外，針對放射診療設備的特點及根據現代醫院建設的需要，我院在探索信息化管理方面，著重加強了對相關醫療安全內容管理方面資料的檔案管理，主要包括:①《大型醫療設備配置許可證》、《安全輻射生產許可證》及《放射診療許可證》相關內容;②該設備定期性能及防護檢測內容;③該項目開展的醫護醫技人員是否有放射診療許可證;④加強個人劑量監測、職業健康體檢等項目信息及時記錄并管理。

(3)積極開展動態建設。對上述資料進行靜態信息化管理的基礎上，我們也積極開展動態管理。眾所周知，醫療設備檔案資料被廣泛地運用在輻射防護安全、環境影響評價、醫院管理年度檢查、三甲醫院評(復)審、大型醫院巡查、醫療技術準入等工作中。只有將檔案管理與質量安全管理聯系起來，共同建設，才能保障醫院醫用放射診療設備的安全使用，確保醫院質量安全。我們通過對相關資料進行歸檔、有序的整理，定期修改，實時提取資料以及進行查詢，初步開展檔案動態信息化管理，從而更好、更快地滿足了醫院工作的開展。

綜上所述，不斷加強醫用放射診療設備的檔案管理，進一步提升醫療設備質量安全管理，在現代醫院建設中起著十分重要的作用。

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2014-10-20