李東來柯 平馮 玲宮 平(.東莞圖書館 廣東東莞 5307;.南開大學商學院信息資源管理系 天津 30007)
·專題:公共圖書館“十三五”規劃·
我國公共圖書館“十三五”戰略規劃的實踐論析*
——以東莞圖書館為例
李東來1柯 平2馮 玲1宮 平2
(1.東莞圖書館 廣東東莞 523071;2.南開大學商學院信息資源管理系 天津 300071)
〔摘 要〕從公共圖書館戰略規劃制定實踐出發,以東莞圖書館“十三五”戰略規劃制定為例,介紹公共圖書館戰略規劃制定的動因、方式選擇和流程,進而提出公共圖書館制定“十三五”戰略規劃的一些建議。
〔關鍵詞〕戰略規劃 戰略制定 公共圖書館 “ 十三五”規劃
習近平主席在講話中指出,謀劃“十三五”時期發展,要清醒認識面臨的風險和挑戰,把難點和復雜性估計得更充分一些,把各種風險想得更深入一些,把各方面情況考慮得更周全一些,搞好統籌兼顧[1]。2015年是落實 “十二五”規劃的最后一年,圖書館界在回顧總結“十二五”時期取得成績的同時,紛紛啟動“十三五”規劃編制工作,以求從不同角度分析“十三五”發展中可能面臨的問題,進而提出解決方案。文章從公共圖書館戰略規劃制定實踐出發,描述東莞圖書館“十三五”戰略規劃制定的全過程,以期為圖書館制定戰略規劃實踐提供有價值的參考。
圖書館在制定規劃時首先要明確圖書館通過規劃想要實現的目標。只有有了明確的動因,才能為后期圖書館發展規劃的制定提供宏觀指導。在2015年全國文化廳局長座談會暨“十三五”規劃工作座談會上,文化部部長雒樹剛強調要以更高的站位、更寬的視野、更務實的舉措,在國家發展的大戰略、大背景中深入思考和精心謀劃文化改革發展,組織編制好“十三五”時期文化改革發展規劃[2]。公共圖書館作為現代公共文化服務體系中重要組成部分,必須堅持以人民為中心的工作導向,著力推進社會主義核心價值觀建設,著力傳承中華優秀傳統文化,滿足人民群眾日益增長的多層次、多方面、多樣化的精神文化需求。面對公共文化服務領域的發展與變化,公共圖書館需要加快融入到現代公共文化服務體系之中,推動文化產業成為國民經濟支柱性產業,建立健全現代文化市場體系,加強文化遺產保護利用,推動文化與科技深度融合,推動中華文化走向世界,全面提升國家文化軟實力。
以東莞圖書館為例,2002年,東莞圖書館通過對東莞社會經濟發展水平、文化發展規劃、目標用戶文化需求等關鍵因素進行深度分析,制定了《東莞市圖書館新館建設與發展規劃綱要(2002-2010)》,提出了建設國內一流圖書館、加強東莞城市圖書館服務體系建設等目標。2010年,在分析總結前期規劃完成情況的基礎上又制定了《東莞圖書館“十二五”發展規劃》,進一步提出了“國內一流、國際知名的現代化城市中心圖書館”的愿景。以兩個規劃為標志,東莞圖書館樹立了明確的、階段清晰的發展思路,為事業發展奠定了堅實基礎。面對即將到來的“十三五”事業發展新階段,為進一步開拓發展視野,繼續保持行業發展前列地位,東莞圖書館啟動“十三五”發展規劃制定工作[3]。
公共圖書館根據不同的工作人員介入戰略分析和戰略選擇的程度,可將戰略規劃形成方式分為自上而下、自下而上、上下相結合、戰略小組四類。每種戰略制定方式各有優缺點,圖書館可以根據自身的組織結構、規模等選擇合適的方式。在國外,一些圖書館采取了外部機構編制規劃的工作,通常聘請專業咨詢公司負責戰略規劃的制定、實施與評價全過程。目前我國聘請外部商業公司或者專業機構進行戰略規劃的時機尚未成熟,而圖書館內部人員制定規劃的模式,囿于單一領導負責制,存在著一定的弊端。就我國公共圖書館的現狀,采用戰略小組的方式,設置專門的部門或團隊進行戰略規劃的制定,具有較強的可操作性。在機構選擇上,圖書館自身是編制戰略規劃文本的首選機構。亦可由圖書館與外部機構聯合制定,或是依靠上級部門,適當考慮借助各級圖書館學會的力量,甚至嘗試借鑒國外由議會、基金會、個人等參與制定規劃的做法[4]。在戰略規劃的制定方式上,我國公共圖書館需要大膽嘗試,前瞻性把握發展目標,注重協調效果,有助于使命與愿景的實現。
東莞圖書館聯合南開大學信息資源管理系,以館校合作的方式啟動 “十三五”發展規劃制定工作。南開大學柯平教授帶領的研究團隊于2008-2013年依托國家社科重點項目——“公共文化服務體系中的圖書館戰略規劃模型與實證研究”,形成了一系列有關圖書館戰略規劃的理論研究成果,并編制了《我國圖書館戰略規劃指南(建議案)》(以下簡稱《指南》)和《國內外圖書館戰略規劃匯編》等具有實際指導作用的成果。館校合作模式集合了專業研究團隊與圖書館實踐工作人員,成立了聯合式的戰略制定小組,以豐厚的理論研究成果和科學規范的制定流程為基礎,切實聯系東莞圖書館實際,以理論結合實踐逐步推進,發揮“館”與“校”的整合優勢,目的性更強,效率更高。
圖書館戰略規劃能夠有效地為未來發展安排不同的策略,制定活動是圍繞公共圖書館發展問題而展開的系統管理活動。柯平教授帶領研究團隊參考有關戰略規劃程序的研究結果,以大量調研數據為支持,依照圖書館機構特點與戰略管理理論,提出了包含啟動準備、分析、制定發布、實施評價四個階段在內的戰略規劃流程模型,并從時間發展角度提出周期演進模式,為圖書館戰略規劃制定活動提供了詳細的實現路徑。圖書館戰略規劃過程是標準化與個性化結合的產物,圖書館戰略規劃的實踐需要合理的流程設計以及根據自身情況對流程進行的適當改造。東莞圖書館“十三五”戰略規劃制定依據《指南》的四個關鍵階段,采用規范的制定流程,運用先進的方法,已基本完成戰略規劃的制定。
4.1 啟動與準備
4.1.1 戰略規劃啟動
東莞圖書館與南開大學信息資源管理系正式達成相關協議后,在東莞圖書館網站館情動態欄目發布《東莞圖書館聯合南開大學信息資源管理系開展“十三五”發展規劃制定工作》的消息[5],在東莞日報文化刊登《東莞圖書館開始制定“十三五”發展規劃》新聞[6],通過媒體和網絡對社會宣布東莞圖書館“十三五”戰略規劃正式啟動,以吸引更多東莞圖書館利益相關者的關注,為規劃的制定出謀劃策。
4.1.2 成立戰略規劃組織
圖書館戰略規劃組織需要確定委員會成員來源與規模、各方職責、委員會工作原則與方式、由誰負責規劃工作等內容。2014年10月24日東莞圖書館第一屆理事會成立,東莞圖書館“十三五”戰略規劃以理事會替代規劃委員會,同時理事會的首任理事長作為規劃委員會負責人,理事會成員即戰略規劃委員會成員,包括:東莞市文化廣電新聞出版局領導2名、教科文衛界代表2名、圖書情報界代表1名、工商企業界代表1名、基層圖書館代表1名、讀者代表1名、圖書館代表3名,共計11名。在圖書館戰略規劃委員會的領導下設置圖書館戰略規劃制定小組,負責戰略分析與制定的具體工作。2014年10月27日,東莞圖書館十三五戰略規劃制定小組成立。戰略規劃制定小組以南開大學柯平教授為組長,負責戰略規劃的整體指導并負責制定的具體工作;以東莞圖書館馮玲副館長為副組長,參與整體指導并負責與館領導班子的溝通以及各部門的協調工作。東莞圖書館2名工作人員作為戰略規劃制定小組成員,具體負責聯絡并提供圖書館內部數據、資料,協助讀者調研、意見征詢等工作,及參與規劃制定。柯平教授組織博士生和碩士生共8人加入制定小組,負責規劃制定工作中的資料整理與存檔、戰略規劃專題的調研與分析、戰略環境掃描、規劃文本的起草與修改等具體工作。制定小組建立有專門QQ群,為相關人員搭建實時交流平臺,便于戰略規劃制定工作的交流與溝通。
4.1.3 明確整體方案
戰略制定小組以柯平教授主持編制的《指南》為指導,以《圖書館戰略管理》[7]、《圖書館戰略規劃研究》[8]、《圖書館戰略規劃理論、模型與實證》[9]等前期成果為主要依據,參考國內外圖書館戰略規劃文本,結合東莞圖書館實際情況,制定東莞圖書館十三五戰略規劃整體方案。2014年11月經制定小組成員兩次研究討論,東莞圖書館“十三五”發展規劃工作分為:“啟動與準備”、“戰略規劃分析”、“戰略規劃制定與發布”、“實施與評價”四個階段,整個規劃制定工作歷時9個月。為了便于東莞圖書館執行戰略規劃各項工作,編制了工作時間進度表,以明確各階段的主要任務和具體工作,掌握規劃進度。
4.2 整合與分析
戰略規劃分析是整個規劃編制過程中的關鍵階段,它直接影響著戰略目標的選擇。制定小組對東莞圖書館“十二五”期間已有成就進行回顧和總結,收集整理宏觀環境、行業環境數據和圖書館內部環境數據,采用問卷調查、焦點小組訪談和實地調研等方法收集圖書館內外部需求數據,并以此為基礎初步形成東莞圖書館的愿景、使命及戰略方向,還召開不同層面的座談會對愿景、使命、戰略方向和戰略目標進行討論,廣泛征求意見,集思廣益,不斷進行修改與完善。
4.2.1 全面系統的整合資料性數據
制定小組成員自2014年12月起,分組同時對戰略規劃涉及的各類數據進行全面搜集與整理。其中搜集宏觀環境數據用于識別東莞圖書館所面臨的外部機會與威脅。主要包括東莞市人口數據;經濟、文化、教育、新聞出版;相關制定規程(教育、文化等領域的各類規章、條例、法規);技術發展數據。獲取途徑為人口普查資料、人口分布情況、地方人口統計資料;報刊、影視、專業網站、年鑒,官方的工作年報、政府公告、白皮書、資料匯編等出版物。搜集行業環境數據用于識別東莞圖書館所具有的內部優勢與劣勢。主要包括國內外公共圖書館發展狀況、本地區乃至全國圖書館聯盟發展狀況。獲取途徑為國內外公共圖書館發展趨勢報告、公共圖書館事業發展報告、圖書館行業統計數據、圖書館發展年鑒、圖書館專家的會議報告等。搜集圖書館內部數據用于總結“十二五”期間的成就與不足。主要包括圖書館已有發展基礎、現有的服務項目與發展方向及本機構的獨特性。獲取途徑為東莞圖書館各類公開出版物、網站信息、媒體報道及東莞圖書館內部資料。通過以上資料性數據的全面系統梳理與整合,為東莞圖書館“十三五”戰略規劃做了充分的準備。
4.2.2 注重原始數據的收集與分析
(1)讀者及館員“三個愿望”征集
受國外圖書館“library wishes”活動啟發,傾聽讀者呼聲,讓讀者廣泛參與到戰略規劃過程中,戰略制定小組設計了東莞圖書館“十三五”規劃讀者愿望征集調查問卷和館員愿望征集調查問卷,東莞圖書館通過網站、問卷到館發放、郵件等多種方式,向讀者公開征集對圖書館的三個愿望。以線下方式向館員征集對圖書館的三個愿望。通過對讀者、館員三個愿望的數據整理與分析,結合圖書館已經開展的各項工作和服務,制定小組初步擬定四個戰略方向,以供商討。
(2)讀者焦點小組訪談
焦點小組訪談(focus group)屬于調查法中的一種,是“在一種自由放松、無威脅的環境下,通過精心設計、謹慎計劃的討論,來獲取人們對某個特定的有興趣的內容的認識”。參考國外圖書館焦點小組討論實施方案,結合國內外圖書館行業新技術、新服務及未來發展趨勢,制定小組設計四個戰略發展方向(情境),邀請村(社區)居民、少兒和中小學生、東莞企業用戶、政府機關及事業單位讀者群分別進行焦點小組訪談。訪談分為兩個部分,第一個階段由主持人向讀者分別介紹四個戰略方向并進行情境描述,通過填寫問卷,獲取讀者對東莞圖書館戰略方向的反應;第二個階段請讀者圍繞東莞圖書館目前服務提出意見和建議,并補充四個戰略方向,提出更好的建議。
(3)東莞圖書館及基層圖書館實地考察
為了深入了解東莞圖書館基層分館情況,明確東莞圖書館現有服務、人員、設施等狀況,為戰略規劃策略、目標及行為提供可行性依據,戰略制定小組成員于2015年4月對東莞各級圖書館進行調研。調研對象包括東正社區圖書館、莞城分館、兒童圖書館、萬江分館、新科分館(企業圖書館)、長安圖書館、虎門圖書館,涉及東莞圖書館總分館的各層面。調研考察擴寬了制定小組成員的思路。如制定小組在參觀萬江圖書館時,館內推出以“金鰲嘯江岸,書香沁紅棉”為主題的紅棉圖書館隨手拍活動,結合圖書館外臨江岸上的紅棉花期進行閱讀推廣宣傳。受手機隨拍活動啟發,制定小組擬定“讓用戶成為資源的創造者”這一目標,將讀者口述歷史和自制資源納入圖書館資源體系,既保存了城市記憶,又拓寬了資源獲取途徑。
4.2.3 綜合運用多種分析方法
制定小組采用SWOT分析法對東莞圖書館內外部環境進行綜合分析。結合文獻資料以及與東莞圖書館的訪談,識別出東莞圖書館的外部機會與威脅,內部優勢與劣勢,并將分析結果形成SWOT矩陣,進行定位分析,選擇總體戰略與業務戰略。采用定標比超方法,對東莞圖書館與本省或外省同類型圖書館進行比較分析。具體定標比超包括戰略層、操作層和管理層,對圖書館組織結構、服務設施、館藏開發管理、自助流通、圖書館分館、特色服務等方面與其他圖書館進行比較分析,以便為東莞圖書館發展目標的確定提供參照依據。為了保證東莞圖書館戰略目標的可操作和可測量性,采用關鍵績效指標(KSF),初步構建圖書館關鍵績效指標體系。
4.3 制定與發布
基于戰略規劃分析階段的環境分析、需求分析和發展分析等結果與數據,經過與圖書館理事會及各層面座談確定,繼續延用東莞圖書館原有的使命與愿景,確定五個戰略方向、22個戰略目標以及戰略文本的基本構成。
4.3.1 戰略文本模式選擇
制定小組根據《指南》,參考《歐申賽德公共圖書館2005-2010年戰略規劃》《桑德貝公共圖書館戰略規劃 2006-2008》文本框架,并結合東莞圖書館自身特點,采用國外公共圖書館所廣泛采用的前言——愿景——使命——價值觀——環境掃描——戰略目標體系的規劃文本體例結構。依據制定小組掌握的國內外圖書館戰略規劃和實踐案例,結合東莞圖書館實地調研獲得的各方面信息及讀者焦點小組反饋情況,制定小組構建了東莞圖書館十三五戰略規劃目標體系,首先確定戰略方向,其下由目標、策略、行動三級指標構成。每個目標設置有量化指標,查找當前值并設定目標值和投資預算。每個行動都明確主要負責人、支持者和實施年份,以確保行動的有效落實與推進。
4.3.2 多途徑討論并修改戰略文本
東莞圖書館“十三五”戰略規劃強調的全員參與,期待每一位館員都能提高認識,提出建議和意見,積極行動,落實好戰略規劃,共同促進東莞圖書館事業的全面發展。東莞圖書館分別召開了東莞圖書館戰略規劃動員及專題報告會、戰略專題研討會、部門主任和館員代表意見反饋會。由制定小組成員及時匯總意見和建議,通過多次小組工作會議,對圖書館戰略規劃文本中的每個部分進行討論,不斷完善和修改文本,形成文本草案并提交圖書館理事會進行審核,并召開圖書館戰略規劃委員會會議討論修改規劃文本。此外,東莞圖書館還將通過圖書館員工大會、網絡發布、館內公示、通告等渠道向圖書館內部成員征求戰略規劃文本修改意見。通過圖書館網站建立的圖書館戰略規劃專欄或東莞圖書館戰略規劃公共郵箱等多種途徑向上級主管部門、讀者等利益相關群體廣泛征求修改意見,尋求各方的支持、認同。如有關東莞圖書館動漫方面資源建設和品牌活動,最初草案中僅作為資源與服務戰略方向中的一個策略。通過專題研討會和讀者反饋會,調整為目標層面。聽取部門主任和館員代表反饋后,經過制定小組與圖書館領導班子研究,最終將“建構中文漫畫基地”作為戰略方向“助推東莞社會建設”下的一個目標,以構建中文動漫文獻平臺,推進動漫文獻研究與動漫產業對接服務,加強完善“動漫之夏”等品牌活動建設,將該項工作融入到東莞城市發展之中。
4.3.3 多形式、多渠道對規劃文本進行宣傳與推廣
東莞圖書館“十三五”戰略規劃正式文本確定后,采用多渠道發布和宣傳文本。具體內容包括:編制戰略規劃簡報、活頁、手冊等供推廣與宣傳;以館務會、館內公示等形式進行館內宣傳;圖書館領導在各類型會議中向同行贈送宣傳材料;向圖書館上級部門抄送戰略規劃文本;通過圖書館網站進行長期發布,以此確保員工、讀者及各類利益相關群體的關注和監督。
4.4 實施與評價
規劃制定工作完成后,即進入實施與評價階段。東莞圖書館將成立專門的戰略實施小組,以負責監督圖書館各項戰略目標的執行進展。戰略規劃實施專門小組可吸收大部分的規劃制定小組的成員或直接由戰略制定小組成員繼續承擔戰略實施小組的職責。根據東莞圖書館擁有的資源、能力確定戰略規劃實施的關鍵性目標,再對各項行動計劃進行排序,研究每一年度啟動的重點項目和建設內容。然后為各項行動計劃制定實施時間表,提出相應的資源配置方案并落實責任,為各項戰略任務確定負責人,對實施情況定期進行總結與調整,及時發現實施進程中的困難并尋求解決方案。
為保證戰略規劃的執行和效果,還需要制定相應的監督機制和評價標準。東莞圖書館將采用年度匯報和中期檢查制度,制定每月和年度監測,也可考慮引入外部監督評價。一方面能夠考察具體目標和行動計劃的執行狀況,了解取得的成就。另一方面可以發現戰略規劃實施過程中存在的問題,對下一步的工作重點或是某些具體活動的繼續、停止、改進做出合理決策。此外,還應對規劃的制定過程、規劃的格式、內容以及規劃的使用等進行評價,考察其科學性、可信度以及可行性等。
5.1 融入現代公共文化服務體系構建
黨的十八大和十八屆三中全會確定的大的改革框架、路線圖和時間表是公共圖書館事業“十三五”規劃編制最重要的背景,戰略規劃所提出的奮斗目標、發展政策和重點任務,必須在這一大背景下思考和謀劃公共圖書館事業的未來發展。王世偉認為應該從標準化、均等化、法制化、社會化、智慧化五個方面進行考量[10]。李東來也提出“十三五”戰略規劃要以公共文化服務體系為大背景,將公共文化服務體系的保障與提升作為一個戰略方向,期待東莞圖書館戰略規劃能夠融入到政府規劃之中。
5.2 融合地方社會建設
公共圖書館戰略規劃要發揮地方因地制宜的個性特點。作為傳播文化的重要陣地,公共圖書館應該承擔助推城市發展與社會建設的責任,其戰略規劃要充分體現出地域特色和圖書館工作特色,將支持經濟文化建設納入到戰略規劃之中。如東莞圖書館將支持城市產業轉型、構建中文動漫基地和城市對外宣傳等內容列為“十三五”期間的戰略目標,更好地體現東莞圖書館在城市發展過程的價值。
5.3 兼顧銜接性與前瞻性
公共圖書館的戰略規劃并不是對圖書館工作的重新規劃,而是體現圖書館工作的穩定、提升與延續。戰略規劃制定過程中一方面把握前瞻性,體現出創新性,推動未來圖書館的發展,保持行業的領先地位。另一方面要與原有業務工作的有效結合與銜接,保持現有優勢并不斷提升。處理好核心工作和邊緣工作、已有服務項目和新服務項目的關系,以圖書館的資源、設施和人員實際情況等為基礎,兼顧銜接性和前瞻性,提高戰略規劃的接受度以及可行性。
5.4 提升社會知曉率和全員參與性
長期以來,我國公共圖書館認為戰略規劃是本館的內部文件,不宜對外發布與宣傳。一般館員和社會公眾對圖書館戰略規劃的認識模糊,以為戰略規劃只是領導層的事情。這些傳統觀念和認識成為了戰略規劃執行的障礙。戰略規劃宣傳是推廣公共圖書館的重要途徑,有助于提升圖書館形象和推廣圖書館服務,提升社會知曉率,也讓圖書館在更大范圍接受社會監督。戰略規劃應當是一項全員參與的圖書館活動,對每名館員來說,既是制定者,又是執行者。全員參與不但強化館員的戰略規劃意識,而且集思廣益,以團體智慧謀求圖書館的發展。
編制“十三五”規劃,要遵循工作規律,把握關鍵環節,突出“高、深、遠、細、實”的特點,切實把“十三五”文化改革發展的形勢、目標、任務、工程、項目、政策研究透[11]。公共圖書館要提高認識,把“十三五”規劃編制作為謀大事、議大事、抓大事的重要機遇,首先要實事求是,科學論證重要目標、指標、重大工程及重大項目,便于實踐操作;其次要集思廣益,完善規劃編制的公眾參與機制,切忌閉門造車;最后應加強領導,把“十三五”規劃編制工作列入重要日程。
(來稿時間:2015年8月)
參考文獻:
1.申亞欣,楊柳. 學習有方:習近平講話指明“十三五”規劃大方向.[2015-07-16]. http://politics.people.com.cn/n/2015/0529/ c99014-27078010.html
2.文化部:組織編制好十三五文化改革發展規劃.[2015-07-16]. http://www.cs.com.cn/xwzx/hg/201507/t20150716_ 4757573. html
3, 5.東莞圖書館.東莞圖書館聯合南開大學信息資源管理系開展“十三五”發展規劃制定工作.[2015-07-16]. http://www. dglib.cn/Notice_Detail-Id-7580.html
4, 7.柯平. 圖書館戰略管理. 北京:海洋出版社, 2015
6.趙水平.東莞圖書館開始制定“十三五”發展規劃. [2015-07-28].http://epaper.timedg.com/index.php?date= 20141221 &page=6
8. 柯平,趙益民,陳昊琳. 圖書館戰略規劃研究. 北京:社會科學文獻出版社, 2014
9.柯平等. 圖書館戰略規劃: 理論、模型與實證. 北京:國家圖書館出版社, 2013
10.王世偉. 公共圖書館“十三五”規劃編制的多維度思考. 圖書館雜志, 2014(8):4-10
11.文化部:組織編制好十三五文化改革發展規劃. [2015-07-16]. http://www.cs.com.cn/xwzx/hg/201507/t20150716_ 4757573.html〔Abst
〔分類號〕G25
〔作者簡介〕李東來,男,研究館員,東莞圖書館館長;柯平(1962-),男,博士,南開大學商學院信息資源管理系教授、博士生導師、圖書情報專業學位(MLIS)中心主任,發表論文200 余篇,出版著作20 余部;馮玲,女,研究館員,東莞圖書館副館長;宮平(1982-),女,南開大學商學院信息資源管理系2014 級博士研究生,發表論文多篇。
* 本文系國家社會科學基金重大項目“促進我國基本公共文化服務標準化與均等化研究”(編號:14ZDA050)成果之一。
On the Practice of Thirteenth Five-Year Plan of Public Libraries in China——A Case Study of Dongguan Library
Li Donglai1Ke Ping2Feng Ling1Gong Ping2
(1. Dongguan Library ; 2. Department of Information Resources Management of Business School of Nankai University)
〔Abstract〕Starting from the practice of public library strategic planning, the article makes the practice of strategic planning formulation of Dongguan Library as an example, and introduces the motivation, models and processes of public libraries strategic planning . and then puts forward some suggestions to Thirteenth Five-Year Plan of Public Libraries in China.
〔Keywords〕Strategic planning Strategy formulation Public library Thirteenth Five-Year Plan