淺析圖書檔案管理的發展史

程燕娥

（延安科技館，陜西 延安 716000）

檔案是國家機構、團體、社會組織、企事業單位等在社會活動中形成的具有保存、查備價值的文字、圖像、聲音等各種形式的原始記錄，它是歷史發展的見證，對歷史資料的積累、歷史原貌的保留有著十分重要的作用。但檔案也有其產生、成長的過程。本文將通過圖書檔案管理的形成、現狀及未來發展趨勢來闡明圖書檔案管理的發展歷史。

一、圖書檔案管理的形成

我國的檔案起源于原始記事。從最早的口耳相傳、原始實物記事、圖畫記事等具有備忘、信約作用的原始形態一直到文字的產生，才為檔案的形成提供了社會的可能性。而我國歷史上給我們最早留下檔案文字材料的是商朝的甲骨檔案。它為我們研究商朝歷史，商朝的檔案和檔案工作提供了最直接可靠的依據。至西周時期，金文檔案——繼甲骨檔案后我國歷史上又一種珍貴的特有的歷史檔案，是檔案管理的又一發展。至漢朝時期，統治者更加重視檔案的作用，積極收集、保留、利用前朝留下的檔案，這就推動了檔案管理的進一步發展。漢朝司馬遷的《史記》與班固的《漢書》更是檔案發展的歷史證明。到了清朝前期，一案一卷制度，即把同一事件所形成的全部檔案，依照一定順序，粘連成帖，并于接縫處鉗蓋印信，組成案卷并編目登記，這便是現代檔案管理的雛形。在新中國成立后，國家更加重視對歷史檔案的收集與整理。1954年11月8日，國家檔案局的成立及《關于加強國家檔案工作的決定》等的頒布，更是從機構和制度上對檔案管理工作加以重視，從而使檔案更好發揮其歷史佐證的作用，實現其應有價值。新時期，檔案學研究局面出現繁榮景象，這也說明了檔案在記錄社會發展中越來越成為不可或缺的一部分。

二、圖書檔案管理的發展現狀

以紙張作為載體的檔案和以新型材料作為載體的電子檔案是兩種不同的檔案信息存儲方式。以紙張作為載體的存儲檔案手段經歷了上千年的歷史演變在當今信息化高速發展的時代依然以其強有力的生命力在檔案歷史發揮著重要作用，并為廣大檔案工作者所認同。以新型材料為載體的電子檔案是檔案現代化的標志，也是檔案管理工作在社會不斷發展中的必然之勢，同時也被越來越多的檔案工作者所接受。對于這兩種歷史發展中產生的檔案管理手段，我們應更加客觀、全面地認識和掌握其特點和存儲查備規律，使其更好地為圖書檔案管理工作服務。

電子檔案雖已成為現代檔案管理的重要標志，并在很多領域，很多行業因其傳遞信息速度快捷、高效，以及在檢索、展示上的直觀、全面而代替了紙質檔案。檔案管理的現代化既能適應檔案發展的趨勢，又能提高工作效率，因此有著非常廣闊的發展前景。但在目前我國檔案管理事業發展階段，紙質檔案并不能完全退出檔案的歷史舞臺。在相當長的一個時間段里，紙質檔案和電子檔案仍將在各自適合的領域發揮其歷史佐證的作用，并在發展中互相學習、互相補充、彼此借鑒，共同發揮“歷史記憶”的作用。

三、圖書檔案管理的發展趨勢

社會的發展進步促使科學技術朝著更高端、更便捷的方向邁進，而與之相隨的計算機、辦公自動化以及互聯網的不斷發展與廣泛應用對檔案從紙質形態向以新型材料為載體的電子檔案的轉化起到了促進和推動的作用。電子檔案在未來的機關、團體、企事業單位等的檔案管理中將成為主流形式，更廣泛的影響檔案工作的發展。檔案承載體的變化對檔案管理者及普通大眾都會產生十分明顯的影響。由于電子檔案的使用及記錄形式與傳統的紙質檔案不同，因此在使用時會給檔案管理者提出新的要求和考驗。

以新型材料為載體的電子檔案是社會發展和現代科學技術進步的產物，也是檔案現代化的標志。它具有一些紙質檔案無法比擬的優越性，在檔案管理界越來越多的被使用。

四、以新型材料為載體的電子檔案具有以下特點：

1、電子檔案的信息存儲量非常豐富。電子檔案的存儲以磁盤、磁帶和光盤為主要介質。這些介質具有非常高的密度，可以容納的信息量非常龐大，這就減少了檔案的存入數量，給檔案管理人員的工作帶來了很大便利，既簡化了查找檢索程序，又提高了辦事效率。

2、信息存儲與轉化的速度快。電子檔案以計算機為載體，通過數字和代碼處理信息，已達到我們平時在計算機上可以看到，可以聽到的具有具體性的信息。這就為檔案的提取與使用奠定了堅實基礎。

3、檔案存儲內容的豐富性和存儲周期的可延續性。電子檔案與紙質檔案不同，它的內容更加豐富多樣。傳統的紙質檔案大多以文字為內容，最多加以簡單圖片說明。而電子檔案則不僅可以記錄、存儲文字內容，他對于圖片、圖像、聲音、視頻等形式的資料都可以進行“記憶”，這就大大豐富了檔案的存儲內容，使檔案呈現手段更加靈活多樣。同時，電子檔案的存儲周期具有可延續性。傳統的紙質檔案在保存上對檔案室環境的要求很高。檔案室除具一定的規模外，其內部還必須配有空調機、除濕機等保證通風的設備，以保證紙質檔案不會潮濕、腐爛，從而影響檔案的使用。但電子檔案不同。電子檔案的生命周期是由電子檔案內容而定，而保證電子檔案生命周期的存在，取決于載體的壽命。電子計算機作為電子檔案的載體，其軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺具有一致性。因此，只要我們對電子計算機進行定期的檢修與維護，保證其系統的完整性與安全性，那么以電子計算機為承載體的電子檔案就會一直保持良好運行，發揮其歷史作用。

概括而言，檔案，作為十分重要的歷史記憶，它的產生與發展并不是一蹴而就的，它有著漫長而坎坷的歷史過程。它的發展和進步與社會的發展和信息技術的每一次變革都有著息息相關的聯系。因此，我們在認識檔案成長歷程的同時，更應了解檔案的每一步發展帶給我們的歷史記憶。我們應以此為契機，合理利用檔案，使其在機關、團體、企事業等單位中發揮更大的作用。

[1]劉果蓮.圖書檔案工作是保障科研有序發展的基礎[J].山西經濟管理干部學院學報，2006，4.

[2]邱曉威.電子文件與電子檔案的管理問題與對策[J].中國檔案，1999（3）

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