醫院檔案規范化管理初探

宋秋云（新疆塔城地區人民醫院，新疆 塔城　834700）

醫院檔案規范化管理初探

宋秋云
（新疆塔城地區人民醫院，新疆 塔城834700）

摘要：醫院的檔案文件是記錄著醫生工作的詳情證據，是醫院在醫療活動中形成的文件、圖表、音像、磁盤等不同材料或者信息載體的材料。檔案規范化管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，由于目前醫院對檔案管理的方式和手段比較落后，所以規范檔案管理相當重要。本文對影響檔案管理的因素進行探究，分析怎樣規范檔案管理，并針對存在的問題，提出解決措施，對加強醫院檔案規范化管理起到一定的作用，對醫院的科學決策和現代化管理具有重要的意義。

關鍵詞：醫院檔案；規范化；管理

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2015）05-0065-01

檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，規范化檔案管理工作對醫院加強科學化、現代化、提高管理水平具有重要的基礎和可靠的保障。醫院檔案的規范化管理工作，是作為醫院管理基礎工作的重要問題。

一、影響醫院檔案規范化管理的原因

影響醫院檔案規范化管理的因素有以下幾點；（1）相關領導的重視程度，由于醫院相關的領導對檔案管理工作的不重視，而導致醫院檔案規范化管理不能夠有效的實施。對于大量的檔案資料，不僅大大降低員工的工作效率，嚴重影響醫院的事業發展，這就需要醫院的管理人員充分了解檔案管理的重要性，大力開展檔案管理宣傳工作，才能夠不斷完善醫院檔案規范化管理工作（2）健全的規章制度，一般在醫院的管理機構，并沒有形成對檔案管理的相關規定，這就會導致檔案材料的雜亂無章，由于檔案影響到醫院的全體工作人員和就診患者的相關信息，沒有健全的規章制度，就會嚴重影響醫院的工作效率和經濟效益，將完善的規章制度落實到實處，是對檔案管理最基本的保障（3）相關檔案管理人員的基本素質比較低，這會嚴重影響檔案的規范化管理。由于檔案管理人員沒有專門性的學習和相關的培訓，對于相關的《檔案法》也不是了解，就會大大影響檔案規范化管理工作形成障礙。

二、醫院檔案規范化管理的有效措施

（一）增加醫院對檔案管理的重視。檔案管理工作的首要前提是離不開醫院領導的高度重視。醫院的檔案對于醫用價值的影響是非常重要的，不僅能夠及時反映近期醫院的患者就診情況的基本信息，還能夠為醫院的未來發展提供建設性的意見。對于規范化的檔案管理工作，首先要求醫院相關的領導對檔案管理的重視，還應要求相關人員主動開發資源管理，把封閉式的管理轉化為開放性的管理；在檔案規范化的管理工作中，應該把檔案中的資源轉化為可以看到的信息匯報給相關的管理者，不僅能夠為患者的診斷提供基本信息依據，還能為醫院的長遠發展和經濟效益的提高帶來幫助。我們在對檔案規范化管理時要依據《檔案法》的相關規定，加強對檔案管理的宣傳工作，使醫院領導和醫護人員重視檔案管理，把檔案與自己的生活和工作聯系起來，為促進檔案管理提供有效的措施。通過《檔案法》的有關規定就可以看出，檔案工作實行統一領導、管理，其目的就是為了維護檔案的完整性和安全性，以便于社會各領域的開發和利用。對于《檔案法》的傳播和理解，對于醫院管理者顯得尤為重要，也應該得到相關領導的重視。

（二）建立健全完善各種規章制度。檔案管理的規范化管理制度對于確保檔案的及時收集、安全管理和有效利用具有重要的意義。對于檔案管理工作中的主要問題就是制定檔案規范化管理中的規章制度，要具有科學性和規范性。建立和完善《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案庫房管理制度》等管理制度，使檔案管理更加規范化和制度化。

對于檔案管理制度的規范，應該與醫院的相關制度相統一，成為醫院管理工作中的一部分。從醫院的不同管理角度去實現醫院的總體管理目標，并形成一個整體的醫院管理制度的體系，把檔案管理工作歸納到相關人員的崗位責任，以引起相關人員的重視，還應與相關人員的經濟向融合，讓管理工作不能有半點馬虎，把檔案規范化管理工作落實到實處，對奠定醫院的規范化管理提供堅實的基礎。

（三） 以《檔案法》為依據，規范基礎性管理。對于《檔案法》第一點上提到了，加強對檔案管理的宣傳工作，使醫院領導和醫護人員重視檔案管理，把檔案與自己的生活和工作聯系起來，為促進檔案管理提供有效的措施。按照《檔案法》的規定，統一由文書形成部門立卷歸檔，主要目的是能夠系統化、整體化、準確、安全的歸納相關的材料，以便于工作的快速展開，對于醫院的工作活動和歷史面貌具有相關的了解。對于熟悉各類檔案，能夠提高檔案的質量，對文件材料的完整性、準確性、系統化、安全化也提供保障。檔案科的管理工作，對全院的檔案工作進行組織、檢查和指導，并在一定的程度上了解相關部門的基本工作程序，有一個清晰的思路。對于規范化檔案管理，能夠為醫院管理提供優質的服務。

（四）提高檔案管理人員的基本素質。提高檔案管理工作人員的基本素質是檔案規范化管理工作中的基礎。能夠直接影響到檔案工作的發展。首先對檔案管理人員加強理論知識的學習，認真研讀和遵守《檔案法》的相關規定；管理人員要樹立良好的職業道德；要增強服務意識，改變服務的方式，檔案管理工作的主要宗旨就是把醫院的服務放在首要的位置，檔案管理人員要具有高度的責任心和認真負責的態度，忠于職守，以嚴謹的職業道德規范自己的職業行為；要樹立正確的工作觀念，要干一行、愛一行，不斷掌握檔案管理的理論專業知識，努力學習專業技能，積極探索工作領域中的新技能、新知識，以適應檔案管理工作的需要。

結語

隨著現代醫學模式的轉變和檔案信息量的不斷增加，通過增加醫院對檔案管理的重視、建立健全完善各種規章制度、以《檔案法》為依據，規范基礎性管理、提高檔案管理人員的基本素質等方法做好檔案的規范化管理工作，為促進醫院的建設和發展有著特殊的作用。為健全醫院的各項管理制度，建立醫院科學管理的長效機制，不斷提高醫院服務水平的質量，實現醫院的科學、規范管理提供有效的依據。

參考文獻

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