醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探

宋秋云（新疆塔城地區(qū)人民醫(yī)院，新疆 塔城　834700）

醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探

宋秋云
（新疆塔城地區(qū)人民醫(yī)院，新疆 塔城834700）

摘要：醫(yī)院的檔案文件是記錄著醫(yī)生工作的詳情證據，是醫(yī)院在醫(yī)療活動中形成的文件、圖表、音像、磁盤等不同材料或者信息載體的材料。檔案規(guī)范化管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，由于目前醫(yī)院對檔案管理的方式和手段比較落后，所以規(guī)范檔案管理相當重要。本文對影響檔案管理的因素進行探究，分析怎樣規(guī)范檔案管理，并針對存在的問題，提出解決措施，對加強醫(yī)院檔案規(guī)范化管理起到一定的作用，對醫(yī)院的科學決策和現(xiàn)代化管理具有重要的意義。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；規(guī)范化；管理

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2015）05-0065-01

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，規(guī)范化檔案管理工作對醫(yī)院加強科學化、現(xiàn)代化、提高管理水平具有重要的基礎和可靠的保障。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理工作，是作為醫(yī)院管理基礎工作的重要問題。

一、影響醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的原因

影響醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的因素有以下幾點；（1）相關領導的重視程度，由于醫(yī)院相關的領導對檔案管理工作的不重視，而導致醫(yī)院檔案規(guī)范化管理不能夠有效的實施。對于大量的檔案資料，不僅大大降低員工的工作效率，嚴重影響醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展，這就需要醫(yī)院的管理人員充分了解檔案管理的重要性，大力開展檔案管理宣傳工作，才能夠不斷完善醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作（2）健全的規(guī)章制度，一般在醫(yī)院的管理機構，并沒有形成對檔案管理的相關規(guī)定，這就會導致檔案材料的雜亂無章，由于檔案影響到醫(yī)院的全體工作人員和就診患者的相關信息，沒有健全的規(guī)章制度，就會嚴重影響醫(yī)院的工作效率和經濟效益，將完善的規(guī)章制度落實到實處，是對檔案管理最基本的保障（3）相關檔案管理人員的基本素質比較低，這會嚴重影響檔案的規(guī)范化管理。由于檔案管理人員沒有專門性的學習和相關的培訓，對于相關的《檔案法》也不是了解，就會大大影響檔案規(guī)范化管理工作形成障礙。

二、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施

（一）增加醫(yī)院對檔案管理的重視。檔案管理工作的首要前提是離不開醫(yī)院領導的高度重視。醫(yī)院的檔案對于醫(yī)用價值的影響是非常重要的，不僅能夠及時反映近期醫(yī)院的患者就診情況的基本信息，還能夠為醫(yī)院的未來發(fā)展提供建設性的意見。對于規(guī)范化的檔案管理工作，首先要求醫(yī)院相關的領導對檔案管理的重視，還應要求相關人員主動開發(fā)資源管理，把封閉式的管理轉化為開放性的管理；在檔案規(guī)范化的管理工作中，應該把檔案中的資源轉化為可以看到的信息匯報給相關的管理者，不僅能夠為患者的診斷提供基本信息依據，還能為醫(yī)院的長遠發(fā)展和經濟效益的提高帶來幫助。我們在對檔案規(guī)范化管理時要依據《檔案法》的相關規(guī)定，加強對檔案管理的宣傳工作，使醫(yī)院領導和醫(yī)護人員重視檔案管理，把檔案與自己的生活和工作聯(lián)系起來，為促進檔案管理提供有效的措施。通過《檔案法》的有關規(guī)定就可以看出，檔案工作實行統(tǒng)一領導、管理，其目的就是為了維護檔案的完整性和安全性，以便于社會各領域的開發(fā)和利用。對于《檔案法》的傳播和理解，對于醫(yī)院管理者顯得尤為重要，也應該得到相關領導的重視。

（二）建立健全完善各種規(guī)章制度。檔案管理的規(guī)范化管理制度對于確保檔案的及時收集、安全管理和有效利用具有重要的意義。對于檔案管理工作中的主要問題就是制定檔案規(guī)范化管理中的規(guī)章制度，要具有科學性和規(guī)范性。建立和完善《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案庫房管理制度》等管理制度，使檔案管理更加規(guī)范化和制度化。

對于檔案管理制度的規(guī)范，應該與醫(yī)院的相關制度相統(tǒng)一，成為醫(yī)院管理工作中的一部分。從醫(yī)院的不同管理角度去實現(xiàn)醫(yī)院的總體管理目標，并形成一個整體的醫(yī)院管理制度的體系，把檔案管理工作歸納到相關人員的崗位責任，以引起相關人員的重視，還應與相關人員的經濟向融合，讓管理工作不能有半點馬虎，把檔案規(guī)范化管理工作落實到實處，對奠定醫(yī)院的規(guī)范化管理提供堅實的基礎。

（三） 以《檔案法》為依據，規(guī)范基礎性管理。對于《檔案法》第一點上提到了，加強對檔案管理的宣傳工作，使醫(yī)院領導和醫(yī)護人員重視檔案管理，把檔案與自己的生活和工作聯(lián)系起來，為促進檔案管理提供有效的措施。按照《檔案法》的規(guī)定，統(tǒng)一由文書形成部門立卷歸檔，主要目的是能夠系統(tǒng)化、整體化、準確、安全的歸納相關的材料，以便于工作的快速展開，對于醫(yī)院的工作活動和歷史面貌具有相關的了解。對于熟悉各類檔案，能夠提高檔案的質量，對文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)化、安全化也提供保障。檔案科的管理工作，對全院的檔案工作進行組織、檢查和指導，并在一定的程度上了解相關部門的基本工作程序，有一個清晰的思路。對于規(guī)范化檔案管理，能夠為醫(yī)院管理提供優(yōu)質的服務。

（四）提高檔案管理人員的基本素質。提高檔案管理工作人員的基本素質是檔案規(guī)范化管理工作中的基礎。能夠直接影響到檔案工作的發(fā)展。首先對檔案管理人員加強理論知識的學習，認真研讀和遵守《檔案法》的相關規(guī)定；管理人員要樹立良好的職業(yè)道德；要增強服務意識，改變服務的方式，檔案管理工作的主要宗旨就是把醫(yī)院的服務放在首要的位置，檔案管理人員要具有高度的責任心和認真負責的態(tài)度，忠于職守，以嚴謹的職業(yè)道德規(guī)范自己的職業(yè)行為；要樹立正確的工作觀念，要干一行、愛一行，不斷掌握檔案管理的理論專業(yè)知識，努力學習專業(yè)技能，積極探索工作領域中的新技能、新知識，以適應檔案管理工作的需要。

結語

隨著現(xiàn)代醫(yī)學模式的轉變和檔案信息量的不斷增加，通過增加醫(yī)院對檔案管理的重視、建立健全完善各種規(guī)章制度、以《檔案法》為依據，規(guī)范基礎性管理、提高檔案管理人員的基本素質等方法做好檔案的規(guī)范化管理工作，為促進醫(yī)院的建設和發(fā)展有著特殊的作用。為健全醫(yī)院的各項管理制度，建立醫(yī)院科學管理的長效機制，不斷提高醫(yī)院服務水平的質量，實現(xiàn)醫(yī)院的科學、規(guī)范管理提供有效的依據。

參考文獻

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