科學、規范管理提高外貿設備進口效率

董 達， 陳 靖， 韓永君， 李文蕊

(西安交通大學 采購與招標管理辦公室，陜西 西安 710049)

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科學、規范管理提高外貿設備進口效率

董 達1， 陳 靖1， 韓永君1， 李文蕊1

(西安交通大學 采購與招標管理辦公室，陜西 西安 710049)

針對近4年來的外貿數據統計，分析當前高校外貿設備采購的流程以及流轉速度，發現整個流程的總計總體標準偏差為325.46 d，其中到貨和驗收合格時間占到總時間的65%即210.12 d，從進入外貿流程到設備到貨僅占21%即66.54 d，即外貿設備采購全過程盡管時間較長，但是從購買至到貨時間僅僅2個多月。從儀器設備采購管理制度、效益管理和人員素質等方面提出改進措施；對外貿管理員進行要求，以及幫助教師迅速領取、其他時間要素等方面提高高校儀器設備采購管理工作水平。

進口儀器設備； 采購速度； 管理措施

0 引 言

儀器設備是高校教學科研的必備條件，是高校發展的重要物質基礎。近年來，隨著“985”、“211”工程的實施，高校科研水平不斷提升，各高校都投入大量資金用于購買國外的先進實驗設備。但是儀器設備進口流程較為復雜，涉及的部門、人員較多，購置周期長。因此，為了縮短采購周期，提高資金的安全度，在關鍵環節仍需進一步研究與探討，盡量規避潛在風險。

1 高校進口儀器設備現狀

近年來，高校教學、科研設備更新換代步伐加快，尤其是在研究型大學中，進口高端儀器設備的數量越來越多[1]。進口設備采購是一個較長周期的過程，在購買時教師接觸到的是國內代理商，項目單位向政府采購部門提交采購申請時要提供與外商簽訂的技術協議，在協議中應寫明商務條款和技術條款，作為政府采購部門簽訂外貿合同的主要依據[2-3]。對超過一定限額的進口設備要進行招標等采購程序。對一些專業性強、供貨來源單一的設備要經過談判確定供貨商[4-6]。購買后由于高校沒有外貿代理權，進口設備需要外貿公司代理購買，外貿公司和國外原廠商或者儀器代理商簽訂合同；進口之前需要去海關辦理進口設備的減免稅工作。需要對進口儀器設備的程序有較全面的了解，掌握海關總署發布的關稅政策[7]；到貨后商檢抽簽或者法檢，到用戶處需要國內銷售工程師來拆箱查驗，如遇到貨物不符或者設備沒達到要求需索賠等一系列手續；如何能在頭緒如此復雜的情況下安全、高效地購買到教師需要的設備，是采購部門的需要重點研究的內容。

我校2010年簽訂外貿合同137份，折合人民幣約0.914萬元；2011年簽訂外貿合同399份，折合人民幣約2.01億元；2012年簽訂外貿合同513份，折合人民幣約2.03億元，2013年簽訂外貿合同288分，折合人民幣約1.02億元。從這些數據可以看出，進口設備的采購已經成為學校政府采購部門的重點工作之一[13]。外貿流程的重要環節有外貿公司取表、外貿合同返回、通知用戶領取合同、教師合同領取、辦免表、到貨、驗收成功、開票等部分組成。

(1) 外貿公司取表速度。由錄入外貿任務日期到外貿公司取表日期。本地外貿公司需要到學校領取并且簽字，外地公司一般外貿管理員當天直接發郵件。平均需要3.08 d(所有平均值均為總體標準偏差)，最快的為外貿公司A 2.44 d，最慢的是外貿公司C 3.35天，由于其中含有節假日等時間，基本取表在2 d左右。圖1為各外貿公司近4年的取表速度的總體標準偏差。

圖1 取表速度

由圖1可知，2011年外貿委托任務412個的情況下速度為近年來最快2.2 d，2012年外貿任務518個為近年來最慢3.00 d，今年在外貿任務將近300個情況下仍然為2.37 d。所有外貿公司的趨勢都和總體標準偏差相似，只有外貿公司A速度較為平穩。

(2) 外貿合同返回速度。合同返回時間減去外貿公司取表時間。主要是外貿商收到技術協議后與國外廠商簽訂國外合同的時間，平均辦理速度22.3 d，外貿公司A最快需要16.24 d，外貿公司B和外貿公司F最慢分別為33.13 d和29.59 d。外部因素主要有有節假日、寒暑假以及外地公司需要來回郵寄等問題；內部問題有簽訂時合同付款方式不滿足學校要求、到貨口岸非本地港口需要外方承擔運保費、合同與技術協議不符、有夾帶在外貿設備中的非計劃商品等原因，需要對合同進行修改，同時有些廠商審批合同流程較長(例如奧林巴斯等)。

圖2為各外貿公司近4年的外貿合同返回速度的總體標準偏差。由圖可知，總體的趨勢是上升的，尤其是外貿公司E和外貿公司F 2013年大幅攀升，明顯高于平均值，外貿公司C雖然在平均值之下，但是時間延長明顯。

圖2 外貿合同返回速度

(3) 通知用戶領取合同速度。即外貿管理員收到合同并確認無誤后，通知教師領取合同的時間，該時間一般為當天，少數為第2 d。

(4) 合同領取速度。通知教師后到教師來領取合同的時間，該時間總計總體標準偏差為11.6 d。

圖3為近4年的取合同速度的總體標準偏差，顯示近年來教師領取合同速度明顯變慢。

圖3 取合同速度

(5) 辦免表速度。為教師取外貿合同時間到海關出免表時間；總計總體標準偏差為28.06 d。影響因素有教師遞交免稅說明時間，海關商品編號修改時間，外貿員去海關時間等。

圖4 免表辦理速度

由圖4可知，2013年之前辦理速度較快的外貿公司F、外貿公司B、外貿公司C、外貿公司A速度都明顯快于外貿公司E與外貿公司D，其主要原因2013年之前這四家公司都是我校自己辦理免稅，并且外貿公司F和外貿公司C采購數量較少，統計樣本較小，復雜的設備較少，所以統計時間較短，顯示較為迅速。2013年稅速度加快，由2011年的34 d到今年的24 d，但是也有兩家外貿公司有明顯增加時間的趨勢。在辦理免稅過程中，有一些經驗需要及時總結，例如海關稅則將其歸人90．11項下，其中包括立體顯微鏡9011．1000、縮微照相顯微鏡9011．2000和其他顯微鏡9011．8000。外貿公司除了提供必備的合同、外貿代理協議和形式發票以外，還需向校方和海關提供資料說明該顯微鏡是三維成像(屬于立體顯微鏡)、二維成像(屬于其他顯微鏡)還是有CCD或CCD接口的顯微鏡(屬于縮微照相顯微鏡)，并提供放大倍數的說明。做好前期準備工作，為一些急需通關的設備辦理減免稅時就不會出現因為資料不全而停滯的問題，降低了貨物到達口岸不能提貨而影響整體速度。[9-10]采購部門在辦理減免稅手續時也應規范填寫，減少因為疏忽而二次申報的情況[11-13]。

(6) 到貨時間。為海關批復免表到貨物抵達海關關口時間，主要影響因素為運輸方式、貨物運輸條件以及生產時間等。

圖5為近4年的到貨速度的總體標準偏差。由上圖可知，2013年的速度有所增快。

(7) 驗收成功速度。設備到貨后至驗收合格后的時間；該段時間總計總體標準偏差為132.71，主要影響因素有法檢設備接受商檢查驗、到貨后開箱需要廠家工作人員在場、有后期培訓以及設備調試、初步使用等，同時如若貨物與合同不符、設備調試后無法達到合同指標、原廠返修等問題。

圖6為近4年的驗收速度的總體標準偏差。2010年到2012年的時間都在縮短，2013年較往年有所增加，可能是985重點建設到結題年等原因。

圖5 到貨速度

圖6 驗收速度

(8) 開票速度。為驗收合同后到發票收到時間；該時間的總計總體標準偏差為48.80。主要影響因素是外商承兌過程需要原始憑證以及銀行間溝通問題等，圖7為近4年的各外貿公司開票速度的總體標準偏差。由于2013年大部分外貿還沒有驗收，少數驗收還沒有開票所以沒有2013年的數據。整體趨勢速度在增快，外貿公司A較快原因是該公司合同設備較為常用，外商以及國外銀行較常聯系，所以時間較為迅速。外貿公司F由于不在本地，各方面信息反饋較慢，同時大型設備較多，備貨和生產時間較長等。

圖7 開票速度

(9) 各外貿公司總體時間周期。綜合上述過程時間統計，整個流程的總計總體標準偏差為325.46 d，其中到貨時間和驗收合格時間占到總時間的65%即210.12 d(見表1)。從進入外貿流程到設備到貨僅占21%即66.54 d，這其中還包括寒暑假以及其他節假日等。

表1 各外貿公司流程時間 d

2 如何提高外貿流程速度

規范管理是管理科學化的必然要求。高校儀器設備的采購和管理，如果沒有嚴格的規章制度來規范，許多具體的工作與采購行為就失去了應該遵循的準則。儀器設備采購管理工作涉及的部門多．需要各部門之間的相互協作。為了使儀器設備采購管理工作規范化，并使其業務作與高校其他部門工作相協調．做到辦事有規范、工作有條理，必須制定一套行之有效的儀器設備采購管理規章制度和管理體系，以明確各方工作職責，起到相互監督、相互促進的作用[12]。

2.1 對外貿商的要求

① 外貿合同返還這一環節如果是和原廠簽訂合同，大部分需要原件簽訂，需要時間較長，尤其是奧林巴斯等幾個較大廠商，內控機制健全，影響了合同簽訂的時間；如果是和代理商的外貿公司簽訂，簽訂速度較快，從圖可知總體的平均值22 d左右，但是外貿公司A僅有16 d，這還是和他的簽訂的對象多為代理商，所以要求外貿公司與原廠簽訂時間為20 d，與代理商簽訂為16 d，如果超出日期，需要每日匯報合同的進程，并且月底總結該月簽訂合同的情況，可以減少2 d的時間；② 全年考核免稅辦理情況，實行末位淘汰制，增強服務意識；③ 對清關速度、送貨速度等要有明確的規定；④ 開票速度，該時間段各外貿公司的相差巨大，雖然其中需要外商承兌后才可以進行結算，但是仍然需要嚴格要求外貿公司開票速度，驗收后30 d內如果沒有開票，需要每天郵件說明進展情況。

2.2 對外貿管理員的要求

收到外貿任務第一時間委托外貿公司，只要和外貿公司約定好執行的方式，完全可以通過收發郵件來執行，可以減少3 d左右；免表辦理速度，這是一個關鍵的節點，是否能免稅都在該環節決定。該環節有以下幾個要點，① 老師送用途說明的時間，因為用途說明需要使用教師簽字蓋章，所以只能由教師遞交到我處；② 外貿管理員去海關的時間，全年每個外貿管理員去海關38次，我校共有2名外貿管理員，幾乎可以達到每周2次的水平，對于有些緊急的設備我們可以隨時到海關進行辦理；③ 海關出免表的時間，該時間沒有進行詳細的統計，根據粗算大致在一周左右，節假日以及海關辦事人員出差等情況有所延遲。所以該時間段節省時間，需要教師、外貿管理員、海關三方通力合作才能提高效率，自從2013年外貿公司協助辦理免稅后，速度有了明顯的提升，可以減少2 d的時間。

2.3 教師來領取合同的速度趨勢越來越慢

但是前沿學院領取的速度都較為迅速，因為該學院有統一的管理部門，每次一個人領取大家所有的資料，這點尤其值得其他學院借鑒。

2.4 其他時間

① 到貨速度。由于大部分外貿合同中發貨時間都為免表辦理好后3個月，而全校統計的時間為77 d，并且具體發貨時間由外商控制，所以該時間段基本沒有問題。② 驗收成功速度，由于質保時間為驗收合格后，我們鼓勵用戶較完整的使用設備全部功能后再進行驗收，所以該時間較長可以理解。③ 同時做好采購設備的前期調研工作，不但能避免倉促購買，同時也有利于采購部門合理安排進口采購工作[8-9]。高校應定期組織各部門學習，總結前期出現或存在的問題，及時調整制度，加強各部門之間的協作，優化政府采購工作的流程口[14]。

3 結 語

由于進口設備的減免稅工作是一個溝通性較強的工作，外貿采購工作人員平時應多學習、多掌握高校進口儀器設備的工作原理，幫助項目單位寫出所購進口設備清晰明確的用途說明[15]。外貿采購工作人員要了解所采購設備的結構和工作原理，了解該設備用于什么領域。外貿采購工作人員在辦理減免稅工作之前要做好充分的準備，預期海關審核人員可能會問到的問題，保證與海關人員順利進行溝通。

在高校進口設備采購日益增多的今天，實行采購工作規范化、程序化和科學化管理，有利于高校采購到性價比較高的進口儀器設備，滿足教學和科研發展的需要。采購工作部門應該不斷總結工作經驗、提高工作效率、優化工作方法、增強服務意識，實現高校設備采購資金的最優化使用。

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How to Improve the Efficiency of the Import Instruments and Equipment

DONGDa,CHENJing,HANYong-jun,LIWen-rui

(Administration Office of Purchasing and Bidding， Xi’an Jiaotong University， Xi’an 710049， China)

With the development of science and education in colleges and universities，the number of instruments and equipment is increasing rapidly．Through the statistics in recent 4 years of foreign trade data, this paper analyzes the process of current foreign trade equipment procurement in colleges and universities. The whole process of an overall standard deviation was 325.46 days, among which the time of arriving goods and acceptance of 65% trade was 210.12 days. The arriving goods from entering process of foreign trade to equipment accounted took 21% of whole period, i.e., 66.54 days. Although the foreign trade equipment procurement process lasts for a long time, the arrival of the goods from the purchasing to arriving time is just only two months. This paper brings forward the improvement measures from equipment procurement management regimen, benefits management and personnel quality. These measures contain to enhance the quality of foreign trade manager, to require teachers to pick up quickly the goods and other time elements These measures may improve the level of job of university instrument and equipment purchasing management in the future.

imported instruments and equipment； purchase rate; management measures

2014-05-25

董 達(1985-)，男，山西運城人，碩士，科員，主要從事進口設備管理。

Tel.：13892826540；E-mail：dongdadangda@mail.xjtu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2015)03-0279-05