企業(yè)知識檔案管理體系的應(yīng)用

王曉潔

(中國電建集團(tuán)西北勘測設(shè)計研究院有限公司,西安 710065)

知識檔案管理包含知識管理和檔案管理2個方面。知識管理是一個動態(tài)的過程，強(qiáng)調(diào)對知識創(chuàng)新活動的管理，即如何利用原有的知識開發(fā)創(chuàng)新有價值的知識，并將其合理應(yīng)用，獲得經(jīng)濟(jì)回報。企業(yè)檔案管理，是企業(yè)在檔案管理過程中運(yùn)用知識管理的理念、方法和手段，借助現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案信息開展整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等項工作。企業(yè)檔案全方位反映企業(yè)各個方面的活動，涵蓋技術(shù)檔案、文書檔案、財會檔案、人事檔案等內(nèi)容，是企業(yè)重要的知識資源，也是企業(yè)知識管理的資源基礎(chǔ)之一。在檔案管理的過程中需要采取多種有效的措施收集全過程建設(shè)項目文件，實施全過程文檔的控制。經(jīng)過深入挖掘企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的有用知識單元，并對其進(jìn)行整理、分類等二次加工，使本企業(yè)需要的人員能及時方便地獲得;同時對信息進(jìn)行深入加工，創(chuàng)造新的有利用價值知識信息，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

綜上2種管理概念，可以看出知識檔案管理體系建設(shè)需結(jié)合2種管理模式去實施完成。下面筆者以所在單位(簡稱：西北院)的知識檔案管理體系建設(shè)為例，簡要介紹一下“企業(yè)知識檔案管理體系”的建設(shè)與實施。

1 檔案知識庫建立

知識管理的基礎(chǔ)是建立知識庫，支持檔案管理全過程的信息化處理。西北院檔案管理部門堅持按照“總體規(guī)劃、分步實施、重點(diǎn)突破、注重效益、自我掌控、隨需而變”的原則，立足實際，推動檔案管理信息化建設(shè)。 采取“引進(jìn)”與“開發(fā)”相結(jié)合的方式，進(jìn)行管理信息系統(tǒng)建設(shè)。培養(yǎng)出一支穩(wěn)定的、具有開發(fā)能力的信息化人才隊伍，有效地保障了該院信息化建設(shè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。較好地解決了引進(jìn)系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)的接口問題。

1.1 管理信息系統(tǒng)建設(shè)

2009年“西北院檔案管理系統(tǒng)模塊的綜合管理信息系統(tǒng)”在西北院范圍內(nèi)上線投入使用，實現(xiàn)了設(shè)計產(chǎn)品的電子文件及其背景數(shù)據(jù)信息、出圖、歸檔等集中管理。同時，檔案管理人員通過該系統(tǒng)對電子和實體檔案進(jìn)行編目、整理，有效地完成知識庫的建立。

1.2 生產(chǎn)管理系統(tǒng)及設(shè)計成品全過程管理系統(tǒng)

隨著管理水平的提高，西北院全面推行“生產(chǎn)管理系統(tǒng)及設(shè)計成品全過程管理系統(tǒng)”，對圖紙的設(shè)計、校審、簽章、出版、收集、歸檔全過程進(jìn)行管理。確保了設(shè)計、出圖、歸檔全過程電子化設(shè)計產(chǎn)品的受控和唯一性。

該系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行添加條形碼、批量簽署、自動收集電子文件及相應(yīng)的信息、自動轉(zhuǎn)換電子文件為檔案格式(TIFF、PDF)以及便于瀏覽或傳輸?shù)腄WF格式。對于加密的DWG文件，通過解密網(wǎng)關(guān)進(jìn)行解密并傳輸?shù)綑n案服務(wù)器。圖紙數(shù)據(jù)信息自動采集管理，自動傳送到服務(wù)器進(jìn)行智能統(tǒng)計分析，建立圖檔信息資料庫，高度共享資源，消除信息孤島。

該系統(tǒng)數(shù)字檔案子系統(tǒng)功能實現(xiàn)了本單位各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計、安全保障等全過程管理。

1.2.1 收集歸檔功能

檔案收集的方式有2種，一種是通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動歸檔，另一種是通過人工掃描收集歸檔。

(1) 從生產(chǎn)管理系統(tǒng)中自動歸檔的數(shù)據(jù)主要從檔案管理系統(tǒng)中提取預(yù)歸檔數(shù)據(jù)完成數(shù)據(jù)的歸檔，主要包括生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)等系統(tǒng)。

(2) 人工掃描歸檔主要包括工程中缺乏電子版的工程資料，涉及建設(shè)單位和施工單位簽署的變更單、辦公中涉及上級單位或外單位簽署的文件，實物檔案的照片以及歷史遺留的需要?dú)w檔掃描的紙質(zhì)檔案。

1.2.2 管理功能

軟件系統(tǒng)平臺設(shè)立整理編目模塊，具有對所接收的各類數(shù)字檔案信息進(jìn)行編目整理、分類、加工、目錄和全文掛接、檢索、統(tǒng)計、光盤刻錄、移交管理等操作功能，使企業(yè)檔案中無序知識單元得到有效利用，并實施有效控制。

1.2.3 存儲保管功能

西北院檔案分為：紙質(zhì)、實物和電子檔案。紙介質(zhì)檔案包括底圖、文本等；實物檔案包括獎杯、獎狀和獎牌等；電子檔案載體有磁帶、光盤、磁盤陣列，數(shù)據(jù)存儲在本地存儲器，同時進(jìn)行了異地備份。

1.2.4 利用功能

該系統(tǒng)數(shù)字化檔案館借閱模塊有：查詢、借閱、歸還、外部資源集成等。與計算書、技術(shù)規(guī)范書等建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系，可進(jìn)行全文關(guān)聯(lián)檢索，提高利用深度。

1.3 安全性、保密性

設(shè)計院最終產(chǎn)品就是圖紙，這也是設(shè)計院最寶貴的財產(chǎn)。為了保護(hù)好圖紙信息，系統(tǒng)自動為圖紙進(jìn)行加密，客戶端只有使用授權(quán)的解密系統(tǒng)才能查看圖紙，即使客戶端被竊取如果沒有授權(quán)的解密系統(tǒng)也無法查看。圖紙的安全性和保密性得到加強(qiáng)，也為遠(yuǎn)程辦公提供了安全保密的環(huán)境。

上傳電子文件PLT、PDF、Tiff、DWG、DWF等格式按照預(yù)覽文件、打印文件、源文件類型進(jìn)行權(quán)限一體化控制，也可按照員工專業(yè)權(quán)限進(jìn)行劃分，員工登錄按照IP所屬單點(diǎn)登錄，保障了信息的合理利用和安全性。

2 利用知識管理提升檔案管理

知識檔案管理體系建設(shè)不僅是軟件的開發(fā)與利用，更是企業(yè)檔案信息資源的延伸和發(fā)展。可激發(fā)企業(yè)員工集體創(chuàng)造力、促進(jìn)企業(yè)員工的知識交流、改善尊重知識的內(nèi)部環(huán)境。有助于增強(qiáng)企業(yè)員工工作和學(xué)習(xí)能力，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率。

2.1 提高組織智商

“生產(chǎn)管理系統(tǒng)及設(shè)計成品全過程管理系統(tǒng)”依照水電工程相關(guān)規(guī)程、規(guī)范，總結(jié)本企業(yè)多年積累的設(shè)計成果和設(shè)計經(jīng)驗，深入研究電力工程設(shè)計內(nèi)容、規(guī)律，組建了規(guī)范化設(shè)計模板基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，包括各階段工程設(shè)計計劃、專業(yè)設(shè)計計劃、專業(yè)間互提資料、設(shè)備技術(shù)規(guī)范書、卷冊目錄、卷冊設(shè)計任務(wù)書、說明書等模板。

模板上明確了進(jìn)行該項工作的規(guī)范過程，按照模板上的步驟規(guī)范操作可確保工作內(nèi)容深度的一致性，不會因人而異。模板可為第一次做此項工作的新手當(dāng)好向?qū)В瑴p少盲目。也可約束有一定工作經(jīng)歷的人員主觀隨意性，減少犯經(jīng)驗主義錯誤而影響成品質(zhì)量。

2.2 提升組織記憶

在產(chǎn)品流程中，通過在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各種工程參數(shù)庫、專業(yè)參數(shù)庫、卷冊參數(shù)庫資料的相互影響關(guān)系的分析，找出內(nèi)在邏輯關(guān)系，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫智能鏈接，使該生產(chǎn)管理系統(tǒng)具有智能記憶功能。

在糾錯方面，將需要制定的糾錯、預(yù)防措施的共性問題建立質(zhì)量數(shù)據(jù)庫，使其賦予特征信息與輸入文件的專業(yè)設(shè)計計劃或設(shè)計任務(wù)書卷冊模板相鏈接。在建立文件文本時可明確提示每一個具體卷冊可借鑒的參數(shù)信息(工程級和專業(yè)級參數(shù)主要是定位某具體的工程，卷冊級參數(shù)是為了定位具體卷冊。)，克服設(shè)計過程中的常見病和多發(fā)病，避免已出現(xiàn)的問題重復(fù)發(fā)生，極大地提升了設(shè)計成品質(zhì)量。

2.3 減少重復(fù)工作

通過西北院制定的CAD制圖標(biāo)準(zhǔn)和簽署流程，自動為本院的圖紙按照簽署流程批量簽署，系統(tǒng)的文檔模板和文檔自動生成功能使設(shè)計人員的工作量大大減輕。

3 知識檔案管理在企業(yè)中的作用

3.1 促進(jìn)知識檔案信息化、資源化

知識管理是在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將分布于各下屬單位檔案信息進(jìn)行集中存儲。建立企業(yè)檔案目錄中心系統(tǒng)，為各部門、各單位提供檔案信息目錄的查詢服務(wù)。

3.2 規(guī)范知識檔案資源儲備

建立公司知識檔案信息交換管理體系，逐步構(gòu)建分布式知識檔案資源數(shù)據(jù)庫。通過檔案信息平臺實現(xiàn)企業(yè)知識檔案信息交換和共享服務(wù)，輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策。知識檔案資源數(shù)據(jù)庫是企業(yè)維護(hù)自身利益和再現(xiàn)歷史面貌的重要依據(jù)。

3.3 促進(jìn)檔案管理水平提升

企業(yè)在知識經(jīng)濟(jì)時代規(guī)劃知識信息建設(shè)時，已經(jīng)將知識檔案管理工作納入其中。檔案部門在參與到企業(yè)信息化進(jìn)程中，要利用知識管理的理念，一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另一方面也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的技術(shù)發(fā)展。紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)現(xiàn)代化信息化的應(yīng)用，實現(xiàn)無紙化辦公，財務(wù)、生產(chǎn)、營銷等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，這就要求檔案管理人員要做好電子文檔的保存和收藏工作。

檔案的現(xiàn)代化管理要求我們解決好紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對應(yīng)問題。電子文件儲存于光盤中，對于它的完整性、版本等特征指標(biāo)無法從外觀上進(jìn)行判斷，所以檔案部門人員提高自身利用現(xiàn)代化設(shè)備的技能，熟悉專用設(shè)備，認(rèn)真檢驗電子文件所包含的相關(guān)信息，確保信息準(zhǔn)確、可用。

3.4 人才培養(yǎng)

檔案部門構(gòu)建的知識檔案管理體系，不是簡單地用計算機(jī)代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)意義上的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引入先進(jìn)的管理理念，對傳統(tǒng)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種管理理念上的更新。

(1) 重視專業(yè)技能和素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用效率。所以，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案管理科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在人才進(jìn)行中注意招聘一些有較高科學(xué)素質(zhì)、有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案管理隊伍。

(2) 熟悉工作流程

檔案管理人員在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴(yán)格把關(guān)，及時錄入計算機(jī)，使利用者通過企業(yè)知識檔案管理系統(tǒng)方便查詢、借閱。

4 結(jié) 語

西北院構(gòu)建的知識檔案管理體系，使企業(yè)檔案知識資源成為生產(chǎn)經(jīng)營工作的重要資源；知識檔案管理服務(wù)工作與企業(yè)生產(chǎn)管理全過程有機(jī)地融合，實現(xiàn)了知識檔案服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與改革發(fā)展的目標(biāo)，推動了檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，提升自身素，使企業(yè)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化工作邁上一個新臺階。

參考文獻(xiàn):

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