淺析學校檔案網絡化管理

李方

（湖北醫藥學院藥護學院 湖北十堰 442000）

淺析學校檔案網絡化管理

李方

（湖北醫藥學院藥護學院 湖北十堰 442000）

學校的檔案管理是學校管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經無法適應當今時代的發展。隨著信息技術的發展，利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高學校檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設學校檔案室網絡化的奢件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文介紹了學校檔案管理的網絡化條件已經具備，談了檔案網絡化管理的特點，提出了實行網絡化管理的對策。

學校 檔案管理 網絡化

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進人人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行網絡化管理，具有手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高學校檔案管理的效率。雖然學校檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設學校檔案室網絡化的條件已經成熟。

一、學校檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發展。隨著當前學校標準化建設的實施，學校配置計算機用于教學和管理已經較為普遍，部分學校實現了班班通，校園網。使用計算機為學校檔案室服務，實現檔案的網絡化查詢，當前的學校辦學條件已繹具備。

2.學校檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案室均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案室的服務手段.提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案室網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、檔案網絡化管理的特點

1.管理對象數字化。網絡化管理不會改變檔案的性質和內容。檔案在網絡化管理中的變化主要發生在其形式載體上和人們對其實體和信息內容的管理與使用方式上。從目前來看，檔案的載體首先會進一步多樣化，然后會進一步趨向非直觀化，也就是說以“機讀檔案”為典型代表的適宜于計算機等現代化信息技術處理、管理的載體形式將日趨取得統治地位。傳統的檔案管理對象是以紙質載體形式的檔案為主，這使得檔案的載體與內容信息密不可分。而現在工程檔案管理的對象正隨著辦公自動化及信息技術的發展逐漸演變為“機讀檔案”——存儲于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息。這就意味著，檔案的實體管理與內容信息的管理在使用上將趨向分離。檔案的內容信息將主要通過電子計算機等技術媒介發揮其對公司業務活動的日常作用，而檔案的實體將會從日常的使用中徹底脫身。分離后的檔案內容信息將日趨實用化，而檔案實體將被作為最原始的也是最終的憑證精心保存。當然這會引起到底什么是檔案，數字化的檔案信息具不具有理論上和法律上的效力的爭論。而如果數字化的檔案信息徹底解決了其可靠性、可信性問題，傳統的、直觀性的紙質檔案恐怕真的會被徹底淘汰。

2.檔案收集網絡化。收集工作的業務內容并不復雜，專業性也不很強，但它卻有著決定收藏水平，決定檔案室身價的重要意義。過去收集主要針對項目負責人，及時了解設計進度，做到隨時收集入庫，而現在隨著信息技術和網絡技術的日臻完善，網上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網絡優勢進行電子檔案收集。

3.檔案發布、查詢網絡化。檔案室保存著大量的檔案信息資源，我們把一些可共享利用的非保密的檔案公布于網上，憑著其是歷史記錄的原始性、真實性、權威性的特點，會吸引更多的讀者，這是檔案室擴大影響、開發利用檔案信息的有效途徑。

三、實行網絡化管理的對策

1.實行網絡化管理應重點抓好數據庫建設。數據庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目，也是進行檢索的一條途徑。所以，在進行檔案處理時，所提示的檔案信息須有一定的廣度和深度以確保系統存儲的檔案信息內容豐富，有較強的網絡性。否則難以滿足利用者的各種檢索要求。我們在設置字段類型時，本著方便利用者查詢，又能滿足自身工作需要的原則，注意從利用者的角度來考慮問題。

2.實行網絡化管理應注意數據庫結構的設計。數據庫結構的設計并不是簡單地將單機數據庫向網絡中移動。單機數據庫中不合理的地方要加以改進，不足的地方要予以補充。

3.實行網絡化管理應注重電子文件的收集。目前，計算機已基本普及，各類資料也都存在電子文本，所以現有檔案的數字化已不是難題，因此，我們應把工作重點放在這些檔案資料電子文本的收集上，實現紙質文本與電子文本同時收集。這樣，不僅在很大程度上解決現有資料再次數字化的麻煩，而且也節約了大量的人力、物力和財力。在此，要借鑒此辦法，修訂文件移交管理辦法，強調電子文本的移交與收集問題，使現有檔案資料的移交與收集逐步實現電子化。電子文件今后將在網上傳輸，直接與檔案管理系統掛接，可以避免以后通過掃描轉化為數字信息。所以應將電子文件的收集納入到檔案工作中來，使其成為今后網絡工作中的一個重要部分。

4.實行網絡化管理應及時進行設備的更新換代。實現網絡化管理的目標，計算機等硬件設備的質量和性能是一個重要因素。因此，適時地更新設備則是保證“網絡化”高效率的重要前提。

總之，學校檔案管理實現網絡化，并不意味著傳統的檔案管理方式的徹底擯棄。由于文件的法律效力通常都是與其相關載體來確定的，例如紙質文件、文件的縮微品等。而電子文件由于沒有固定的載體，因此電子檔案的法律效力是很難明確的。再加上一些原始檔案具有歷史價值，也不是電子檔案所能替代的。因此，傳統的實體檔案管理仍是當前所需要的。在學校實施檔案網絡化管理的同時，仍要注意加強原始檔案的保存，這仍是檔案工作者必不可少的一項職責。

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