關于加強電力企業檔案管理工作的思考

劉海濤

（廣西桂冠電力股份有限公司大化水力發電總廠，廣西 大化 530800）

關于加強電力企業檔案管理工作的思考

劉海濤

（廣西桂冠電力股份有限公司大化水力發電總廠，廣西 大化 530800）

檔案工作的基本性質是專業性、服務性與機要性，并且具有重要的憑證價值與參考價值，因此對于檔案管理工作的規范化有較高要求。隨著社會經濟的不斷發展，傳統的檔案管理規范化的方法已經無法適應發展需求，將對新形勢下檔案管理工作的相關問題展開探究。

電力企業；檔案管理；創新方法

檔案的基本特點是職能性、原始性、價值性，對一個單位的發展具有重要作用，但是在電力企業檔案管理工作往往繁瑣復雜且不受人重視，在這樣的發展背景下往往會導致檔案管理混亂，無法發揮其最大作用，損害單位利益。雖然在平時的工作中，檔案管理工作很容易被人們所忽略，但是檔案管理工作的發展也要與時俱進，不斷創新檔案管理的工作方法，提升檔案管理的規范化制度化水平。

1　檔案管理規范化發展現狀

1.1信息化管理系統建設不完善

文檔管理系統復雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理，并且隨著電子計算機技術的迅速發展電子文件與電子文檔大量涌現，當今有些電力企業所運用傳統的檔案管理系統往往無法保證管理的規范化，盡管目前信息化管理方法已經推展開來，但是依然存在許多問題。首先，硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件；其次，軟件設施，主要問題是檔案管理系統功能不健全或者是軟件程序復雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統計、歸檔、借閱等造成不便，有時可能會因為系統的不完善導致檔案丟失等，嚴重破壞了檔案管理的規范化。檔案管理信息化是決定檔案工作規范化水平的重要因素，如果信息化建設不完善，那么必定會影響檔案管理規范化的進程從而跟不上企業與社會發展步伐，這些問題都可劃歸為信息化管理滯后，而這種滯后性則嚴重影響了規范化的發展。

1.2管理系統不完善

在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規范化與標準化落實到位。檔案管理工作需要嚴謹的工作態度，但是當今電力企業檔案管理工作中規范標準的工作流程與工作制度并不完善。首先，由于部分企業對檔案管理工作的不重視導致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，直接影響后期對檔案的利用效果；其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致，有時甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關人員的工作職責與工作內容沒有明確的劃分的背景下即使出現了這種錯誤也不一定能被及時發現。這樣的管理系統，不僅不能為檔案管理工作的規范化與標準化提供保障，也會導致相關人員在展開檔案管理工作時不夠積極，工作效率低下且工作質量不高的問題，不能及時高效的為單位的工作需要提供幫助。

1.3檔案管理工作人員業務素質較低

新形勢下組織檔案管理工作的開展，規范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關工作人員自身素質。在電力企業中檔案管理工作經常不被管理層所重視，大家把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規范化認識并不深入，也正是由于對這種認識上的欠缺，導致了檔案管理工作規范化進程的緩慢。此外，在檔案管理工作中，檔案管理人員的自身素質欠佳，隨著檔案管理模式的不斷更新，尤其是各類現代化技術在檔案管理中的深入應用，部分管理人員不具備很好的信息技術水平，尤其是對于計算機、互聯網以及各種相關的管理軟件的操作并不熟悉，即對于各種現代化技術的使用還不夠嫻熟，許多檔案管理人員的專業化水平也有待提升。檔案管理工作看似簡單，但是對管理人員的專業素質要求還是比較高的，特別是在當前社會形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理人員的專業能力也要隨之提升，而這恰恰是很多檔案管理人員所欠缺的能力。

2　解決檔案管理規范化問題措施

2.1加快檔案管理信息化進程

首先要做的是將檔案信息化的相關設備配備齊全，如配置電腦、掃描儀、照相機、攝像機、速印機等；同時，也應當加大對基礎設施的投入，應當將辦公、閱覽、庫房分開。其次是軟件設施，軟件起點要高，并且應當便于掌握。在具備以上兩點后，我們就應當研究如何利用硬件與軟件來為檔案管理規范化提供服務，首先應當加強基礎工作，規范組卷，保證質量，在進行分類時要針對不同文件用不同的關鍵詞進行標明，打牢信息化基礎。同時，在新形勢下應當充分發揮互聯網技術的優點，強調信息化，如可以在網上發布一般文件、工作動態、信息簡報、工作安排等，并且開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號、編目等工作。其次，不斷完善多媒體檔案數據庫，加大電子數據的收集和入庫，不斷開展照片、錄音與視頻等數字化工作，豐富檔案資源；同時，也應當汲取先進的信息化、規范化的檔案管理方法，加大對檔案管理的資金投入。

2.2完善檔案管理工作的管理體制

沒有體制的管理，就無紀律可言，會出現檔案混亂等問題，嚴重影響檔案管理的規范化。完善管理體制首先應當提高管理層對檔案管理的重視度；其次，在管理體制中也應當明確規定檔案管理工作的具體流程，將每一個流程中需要完成的工作進行細化，并且應當對相關人員的工作職責與工作內容也進行明確的劃分，保證工作能夠細致規范的進行。在這些完成以后，也要建立相應的監督體系，監督體系不必投入過大人力，監督體系可以是管理高層也可以是檔案的使用者，這將能夠保障檔案管理工作更為高效且規范的展開。

2.3提升相關工作人員素質

隨著現代化設備的不斷發展，對相關工作人員專業素養的要求也會越來越高，雖然是電力企業，但是也不應當忽視對檔案管理人員的技術培訓，通過專業化的培訓，提升其專業知識與操作技能；同時，也要加強其對信息化技術的熟悉程度，以不斷適應社會發展。盡管檔案管理工作相對枯燥乏味，但是工作人員也應當具有創新精神，不同行業的不同檔案有其自身特點，工作人員應當結合自己工作內容的實際情況，可以在大方向上做出一些小小的創新以使工作質量與效率能夠更高。

3　檔案管理工作規范化的意義

檔案管理對電力企業的發展而言有著重要的意義，這些檔案中包含著單位過去發展的很多重要節點，通過強化對檔案的管理不僅能夠從中汲取經驗也能夠不斷提高認識水平，為決策提供幫助。而且文檔中往往記錄著比較隱秘且重要的內部信息，這些內部信息往往不能泄露，但是如果檔案管理不規范化，很有可能導致這些信息的泄露，為單位帶來巨大損失。

4　結　語

目前，我國的電力工程行業已在不斷的壯大，傳統的電力企業檔案的管理模式已經遠遠不能夠適應現在的發展。因此，在今后的電力企業檔案的管理工作中，首先，要做到與時俱進，采用新的電力企業檔案的管理模式；其次，電力企業檔案管理工作人員要不斷的提高自身的基本素質，并且在電力企業檔案管理工作中也要不斷的總結經驗；最后，我國可以借鑒外國的電力企業檔案的管理模式，以促進我國電力企業的快速發展。

主要參考文獻

［1］劉軍新.形勢下電力企業檔案管理工作現狀與對策研究［J］.山東大學學報，2011（9）.

［2］陳瑞遠.淺談新時期電力企業檔案管理工作［J］.北京電力高等專科學校學報，2010（5）.

［3］齊傳新.淺談加強電力企業檔案管理工作的若干思考［J］.理論學習，2010（11）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.142

G271

A

1673-0194（2015）02-0198-02

2014-12-18