品管圈在藥品庫存精細化管理中的應用與實踐

蔡冬明，張 衛，朱建國（蘇州大學附屬第一醫院藥學部，江蘇蘇州 215006）

隨著目前醫療體制改革的深化，特別是藥品“零差率”的出現，對藥品的購銷提出了新的要求。減少藥品采購成本、提高藥品周轉率、促使醫院合理控制藥品庫存成了當務之急。隨著品管圈活動在醫院的各項質量管理工作中的成功開展[1]，筆者結合我院的藥品管理實際情況[2]，配合科室目標建設，順應《三級綜合醫院評審標準（2011年版）》中第15.2.1條款“85%以上藥品庫存周轉率少于10～15 d”的要求，以傳統上的控制藥品總金額的管理模式為基礎，采用品管圈的管理方法以提高藥品周轉天數在15 d內的品種比例，取得了滿意的效果。現將有關情況總結如下。

1 組圈及主題選定

圈員的組成包括5名藥庫工作人員以及3名分別來自門診藥房、住院藥房、靜脈藥物配置中心的二級庫管理人員，通過投票評選出圈長1名，藥庫組長任輔導員。全體圈員通過運用“腦力激蕩”確定圈名為“優庫圈”，旨在通過制訂優良的質量管理規范以優化藥品庫存、創立優質藥庫。以評價法從上級政策、可行性、迫切性、圈能力各項指標中選定“提高藥品周轉天數在15 d內的比例”作為本次品管圈活動的主題。

2 擬定活動計劃

在確定了主題后，依循品管圈方法的10大步驟及時間分配比例原則，擬定了從2013年4－12月共9個月的活動計劃，期間定期召開圈會并就相關的活動做記錄。活動計劃擬定詳見圖1。

3 現狀把握與目標設定

利用醫院信息系統（HIS），收集2013年1－3月每種藥品的每月出庫（消耗）金額、藥品期初庫存金額、藥品期末庫存金額，按以下公式計算周轉天數[3]（以月為計算周期）：庫存占用金額＝（期初庫存占用金額+期末庫存占用金額）/2，藥品周轉天數＝（計算期的天數×庫存占用金額）/銷售金額。按上述公式計算出2013年1－3月每個月各種藥品的周轉天數，再分別得到周轉天數在15 d內的品種比例：1月72.51%、2月70.13%、3月73.47%，平均品種比例是72.04%。故確定目標值為85%。

圖1 活動計劃擬定Fig 1 Preparation of activity plan

4 解析與對策擬定

我院藥品采購計劃是按ABC分類法[4-5]來制訂的，即將占總價值約75%左右的藥品作為A類藥品，其品種數約占庫存總數的18%左右；占總價值約20%左右的藥品作為B類藥品，其品種數約占20%左右；占總價值約5%左右的藥品作為C類藥品，其品種數約占62%左右。為增加資金周轉，主要針對A、B類加強管理，采購周期設定為A類藥品每周采購1次，B類藥品每2周采購1次。通過對2013年1－3月數據分析發現，A、B類藥品周轉天數都在15 d以內，與采購周期相符，而C類藥品中僅有約60%左右周轉天數在15 d以內，所以要提高周轉天數比例的關鍵是加強對C類藥品的管理。為提高庫存周轉率，加快資金周轉和減少藥品積壓[6]，全體圈員從人員、藥品、方法及其他4個方面展開分析，繪制出特性要因圖（魚骨圖），并根據要因進行討論和確認，詳見圖2。

圖2 魚骨圖分析Fig 2 Fishbone diagram analysis

5 對策實施與檢討

由圖2可得到致藥品周轉天數高的各項原因，針對人員、方法、藥品等方面存在的問題進行持續改進。

5.1 人員因素

針對二級庫領藥人員不固定的問題，圈員擬訂相應的對策并報請科室以制度的形式執行，即固定各小組領藥人員，減少不同人員由于領藥習慣等引起的數量上的差異。

5.2 藥品因素

5.2.1 針對“醫技用藥申請后未及時領用”的問題 確定先由醫技科室提出申請并填寫請領單后再采購，到貨后及時發放出庫。

5.2.2 針對急救儲備藥品備藥過多的問題 對急救藥品庫存設定適當的上、下限，每天對目錄上的藥品品種、數量進行巡查，一旦發現低于下限則及時采購；并與供貨單位簽訂突發事件急救藥品配送合同，規定急救藥品一旦需要必須在2 h內配送到位，以保證這類藥品的及時供應，同時又避免其儲備過多。

5.2.3 針對其他備藥過多的藥品 在C類藥品中選出只在門診藥房使用的非急救緊缺藥品，將此類藥品作為直接配送品種。共整理出53種，包括奧替溴銨片、地衣芽胞桿菌活菌膠囊、對乙酰氨基酚混懸滴劑、枸櫞酸鉍鉀替硝唑克拉霉素片、枸櫞酸鉍雷尼替丁片、牡蠣碳酸鈣膠囊等。對此53種藥品藥庫實施零庫存管理[7]，門診藥房設定合理的上、下限，藥庫根據門診藥房開具的請領單再作采購計劃。

5.2.4 針對“麻精”藥品備藥過多的問題 對其配送次數進行調整。這類藥品約有30個品種，以前是每個月配送1次，由此造成其中某些藥品周轉天數較高。通過與藥品供應商進行協調，在確保“麻精”藥品運輸安全的前提下，將“麻精”藥品的配送次數調整為每個月2～3次，從而提高了“麻精”藥品的周轉率。

5.3 方法因素

5.3.1 對領藥采用手工計劃的方式進行改進 圈員對二級庫的請領計劃設定每種藥品的動態上、下限，由HIS自動生成計劃，經二級庫管理人員整理審核后上傳藥庫請領。HIS自動生成請領單界面見圖3。

圖3 HIS自動生成請領單界面Fig 3 Interface for automatic generation of an application form in HIS

5.3.2 提高采購程序單的準確性 對于藥庫采購計劃的生成，圈員結合藥品ABC分類管理，在關注各二級庫藥品的庫存和使用情況的同時，以C類藥品請領數量、頻次、時間間隔作為參數，借助計算機編制采購程序，以避免對部分請領頻次低、間隔時間長的藥品過早采購，減少了這類藥品的在庫時間，提高了周轉率。藥庫藥品采購訂單的自動生成界面見圖4。

圖4 藥庫藥品采購訂單的自動生成界面Fig 4 Interface for automatic generation of an purchase order of drugs

5.4 其他因素

5.4.1 針對滯銷藥品未及時退回公司的問題 對藥品加強養護，及時匯總分析滯銷藥品。首先根據藥品在不同小組使用情況，利用部門之間的藥品調撥而使其內部調配使用。若某藥品在各小組都滯銷且超過3個月以上，則及時聯系供貨單位作退回處理。

5.4.2 針對醫藥公司重復送貨的問題 要求缺藥補貨必須由采購人員確認，其同意后方可補貨。另外，在計算機驗收程序中增加采購清單與驗收藥品清單的信息匹對功能，防止無計劃品種誤送。

6 效果確認

6.1 有形成果

經過擬定對策的實施，西藥庫所有藥品平均庫存穩定在4 d左右，藥品周轉天數在15 d內的品種比例穩步上升，從7月份開始已達目標值85%以上，9月份由于國慶放假備藥等因素比例有所回落，但仍在合理范圍之內，詳見圖5。

圖5 2013年1－12月藥品周轉天數在15 d內的品種比例Fig 5 Percentage of the drugs with the turnover days within 15 d from Jan.to Dec.of 2013

經計算，目標達標率（%）＝（活動后－活動前）/（目標值－活動前）×100%＝107.9%，進步率（%）＝（活動后－活動前）/活動前×100%＝19.42%，達到了預期的目標。

6.2 無形成果

品管圈為每個圈員提供了成長空間，從責任心、積極性、榮譽感、和諧程度、團隊精神、溝通和協調、解決問題的能力和品管手法等方面對圈員進行評價：8名圈員以自評方式評分，每項每人最高分為5分，最低分為1分，總分為40分。以計算得出的活動成長率[（活動后得分平均值－活動前得分平均值）/活動前得分平均值×100%]為指標評價本次活動的無形成果。結果表明，各位圈員責任心、積極性、團隊精神、溝通與協調等方面都有明顯的提升，詳見表1。

表1 品管圈活動前后無形成果比較Tab 1 Comparison of invisible achievements before and after the activities in the quality control circle

6.3 標準化處置

對以上實施效果良好的對策，將其方法形成標準化操作文件（SOP），并將一些參數寫入采購程序，優化采購流程，固化成果，不斷保持對采購工作的持續改進。

7 檢討與改進

通過品管圈活動，提升藥品的管理水平，優化工作流程，形成了一套標準化的操作體系，進一步提高了工作質量和工作效率。

7.1 采購管理

運用制造業的物料需求計劃（MRP）理論和方法制訂藥品采購計劃，以采購計劃制訂日前推90 d為1個周期，并以最近一定次數（15次）領用數量、領用間隔（頻次）為基準進行加權平均，建立加權平均模型，計算出在下一個采購周期內預計領用數量和預計領用時間（采購量＝預計領用量+安全存量－現有庫存量；采購時間＝預計領用時間－安全周期），最終自動整合產生采購訂單。這樣既保證了藥品的正常供應，又避免了藥品的積壓；另一方面訂單的自動生成又節省了人力成本，使工作人員回歸藥學服務、監測分析藥品使用情況和指導臨床安全合理用藥。

7.2 養護管理

每月對在庫藥品領用情況進行分析，對連續3個月未領用的藥品（搶救藥品除外）作為滯銷藥品進行公示并清退，以避免積壓；每月逐個檢查藥品效期，對有效期低于6個月的藥品給予警示，根據其使用情況作出清退或跟蹤觀察處理，杜絕藥品的損耗。

7.3 驗收和發放管理

嚴格執行藥品的驗收入庫和發放出庫制度，入庫藥品必須票物相符，票據及時入賬；出庫藥品認真復核，及時出賬，保證在庫藥品賬物相符，防止發生采購計劃重復和未及時補充采購的情況發生。

7.4 局部“零庫存”管理

通過對藥品的使用情況進行分析，統計出在一段周期內消耗量相對穩定的品種，實施直接配送至二級庫即實行局部“零庫存”管理的措施。由于受季節、用藥習慣等因素影響，部分實行“零庫存”的品種可以靈活調整。

7.5 供應商管理

為了既降低藥品的庫存、減少資金占用，又要保證藥品及時供應，必須擇優選用符合要求的藥品供應商。因此，每季度對供應商的供貨配送情況、藥品質量、服務體系、緊缺藥品的供應、響應度等主要方面進行考核，將考核分數作為選取供應商的參考。

7.6 二級庫管理

藥品的管理涉及全院，所以在主要針對西藥庫的藥品周轉天數的持續改進活動的同時，還協同二級庫管理人員按ABC法分類管理二級庫的藥品，整理藥品內外包裝尺寸、包裝數量以及二級庫區面積，根據各二級庫區的上、下限量（3～7 d），設定一次領用數量和領用周期，保持合理的庫存量（平均7 d以內），以免藥品積壓或缺貨。

8 討論

品管圈的管理理念和模式是一種自動自發、自下而上、卓有成效的質量持續改善機制。活動的主題選定原則必須是在自己工作中發現的問題，并且是上級政策、可行性、迫切性以及自身能力可及的。本次品管圈活動主題的選定以等級醫院的評審為契機，順應“85%藥品的周轉天數在10～15 d內”的評審要求，確立此次品管圈的主題。由于西藥庫的庫存周轉情況必然要涉及各二級庫房，若只有藥庫人員參加，圈能力是有限的，所以這次活動邀請了門診藥房、住院藥房、靜脈藥物配置中心的二級庫管理人員參加，由于是跨小組活動，所以除圈內每周1次常規的所有圈員參加的溝通例會外，每月安排1～2次包括二級庫組長參加的藥事管理溝通會，以協調各小組請領藥品的數量、頻次、近期藥品和滯銷藥品的調撥、退換等各項工作。

藥品的使用受到諸多方面因素的影響，因此應科學地分析藥品消耗以制訂合理的采購計劃，保持合適的庫存，以保障臨床用藥需求。在國家新的醫療體制改革的大環境下，處理好庫存、周轉、成本的關系，通過各種手段找出最佳的平衡點，加快周轉降低成本，是藥庫管理的一項重要工作。

[1]張幸國，趙青威，李盈，等.品管圈在醫院藥學管理中的探索與實踐[J].實用藥物與臨床，2009，12（4）：233.

[2]周玲，繆麗燕.淺議“品管圈”活動在降低藥庫藥品周轉天數中的應用[J].湖南中醫藥大學學報，2010，4（4）：68.

[3]顏耀東，王楠，劉東麟，等.醫院藥品庫存管理系統的構建與效果評價[J].中國醫院藥學雜志，2013，33（7）：578.

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