秘書也要善于做決定

蔡茂

如果有人問秘書要不要做決定，或者問秘書要不要有領導力，答案肯定都是否定的。秘書工作具有輔助性、服務性，秘書只能輔助上司決策，怎么能自己做決定呢？秘書只需聽從領導，何需領導力呢？這實際是個誤會，每個人都需要做決定，人人都需要領導力。韓國金牌秘書沈夫人用其完美的職業生涯告訴我們，秘書也需要領導力。她認為，“領導力（leadership）與職位、地位是沒有關系的。所謂領導力是指能夠讓大家齊心合力，同舟共濟，從而創造出無限能量的能力。這樣的人，無論在什么職位、無論什么時候、無論在哪里，都能夠領導。”“要想成為金牌秘書，領導力必不可少……如果只把自己當作一個小小的打雜的，那是無法真正滿足CEO‘副官的需求的。”秘書也要做決定，自己不做決定就等同于“讓其他人替你做決定”，所以，“要掌控自己的人生和職場生涯，就要學會做決斷”。“一旦決斷力不足的話，就會為他人的決定所擺布，變得無法好好運用自己的時間。”“不下決定等于不知不覺錯失‘機會，不僅如此，將這樣的行為說成是自己壯大了未來的‘風險也不為過。”

那么，秘書如何做決定，怎樣幫助上司做決定？日本著名經營學者本田直之闡明了決斷的四種形式：當機立斷解決眼前問題、深思熟慮解決眼前問題、全盤考量且應當機立斷、全盤考量且應深思熟慮。

當機立斷解決眼前問題

對于秘書來說，必須馬上做決定的往往是一些突發事件，或者是遇到了麻煩，如果不立即解決，就會給本方的名譽或財產造成損失。此時秘書應該怎么做呢？我借助荀攸、郭嘉的經歷來說明這個問題。

荀攸曾任曹操集團尚書，中軍師，魏國首任尚書令，是曹操最重要的輔佐者之一。公元198年，荀攸隨曹操攻打呂布，呂布敗退到下邳固守不出，曹軍連日作戰，士卒疲憊，曹操欲率軍撤退。在功敗垂成的當口，荀攸與郭嘉一起力阻曹操回師。“呂布勇而無謀，今三戰皆北，其銳氣衰矣。三軍以將為主，主衰則軍無奮意。夫陳宮有智而遲，今及布氣之未復，宮謀之未定，進急攻之，布可拔也。”在瞬息萬變的戰場局勢中，荀攸等敏銳地捕捉到對曹軍有利的三個態勢：一是呂布只有匹夫之勇，二是陳宮有智謀卻應變緩慢，三是呂布的軍隊三戰皆北，士氣低落。事后證明，荀攸等人的判斷迅捷而準確。曹軍不僅迅速攻克下邳城，生擒呂布，而且從此東方無憂，為兩年后的官渡之戰奠定了基礎。

怎樣培養當機立斷的能力呢？本田先生給出的辦法是，平時多練習，從小事練起，不要怕失敗。還要注意收集情報，只要掌握了“有根據的資訊”，就能自信地決斷。

深思熟慮解決眼前問題

如果眼前的問題關系到本方的前途和命運，屬于戰略發展方面的問題，就必須既深思熟慮又抓住時機盡快做決定。

劉邦困守漢中時，沒有制定戰略發展規劃，將士們看不到希望，加之思念家鄉，于是紛紛逃亡。韓信也加入了逃亡大軍，但只有他被蕭何追回。蕭何的這個舉動看似突然，卻是深思熟慮的結果。劉邦的近臣夏侯嬰曾經推薦韓信，但劉邦并未接受。蕭何與韓信有過多次交流，對韓信的才能非常佩服，知道他有王佐之才，且志向遠大，但如何說服劉邦卻讓他犯了難，所以他遲遲沒有舉薦韓信。這次韓信逃跑，蕭何決定抓住時機大做文章。面對劉邦罵他：“諸將亡者以十數，公無所追；追信，詐也。”蕭何從容應對：“諸將易得耳。至如信者，國士無雙。王必欲長王漢中，無所事信；必欲爭天下，非信無所與計事者。顧王策安所決耳。”王曰：“吾亦欲東耳，安能郁郁久居此乎？”何曰：“王計必欲東，能用信，信即留；不能用，信終亡耳。”王曰：“吾為公以為將。”何曰：“雖為將，信必不留。”王曰：“以為大將。”何曰：“幸甚。”于是王欲召信拜之。何曰：“王素慢無禮，今拜大將如呼小兒耳，此乃信所以去也。王必欲拜之，擇良日，齋戒，設壇場，具禮，乃可耳。”劉邦答應了。蕭何認準韓信有王佐之才，不能屈居下位，又準確把握了劉邦欲東向以爭天下的大志，于是促成了這一起筑壇拜將的千古佳話。如果蕭何冒然行事，急于舉薦且再被劉邦拒絕，韓信就可能加入別的軍事集團，也不會有后來的“漢初三杰”，中國歷史也許會被改寫。

全盤考量且應當機立斷

本田先生認為，凡是和未來相關的，多為非常重要的事。愈是重要的事，愈是機不可失，延誤或是疏忽都可能鑄成大錯，需要通盤考慮迅速決斷。

建安元年（公元196年）是歷史轉折點，這一年曹操迎漢獻帝到許縣（后改為許都），從此“奉天子以令不臣”，取得了極大的政治優勢，為后來曹丕逼迫漢獻帝禪讓，建立魏朝奠定了堅實的政治基礎。曹操這一重大的政治布局卻是荀彧幫他落子的。曹操擊敗黃巾軍之時，漢獻帝在楊奉、董承等的護衛下返回洛陽，曹操與屬下商議要不要迎接獻帝定都許縣，內部意見并不統一，有人認為山東還沒有平定，韓暹、楊奉剛剛將獻帝迎到洛陽，北邊還有張楊集團可以依靠，勢力較大，要控制局勢比較困難。荀彧卻認為應當機立斷，迎接天子都許。理由是：“昔晉文納周襄王而諸侯景從，高祖東伐為義帝縞素而天下歸心。自天子播越，將軍首唱義兵，徒以山東擾亂，未能遠赴關右，然猶分遣將帥，蒙險通使，雖御難于外，乃心無不在王室，是將軍匡天下之素志也。今車駕旋軫，東京榛蕪，義士有存本之思，百姓感舊而增哀。誠因此時，奉主上以從民望，大順也；秉至公以服雄杰，大略也；扶弘義以致英俊，大德也。天下雖有逆節，必不能為累，明矣。韓暹、楊奉其敢為害！若不時定，四方生心，后雖慮之，無及。”荀彧先借歷史事實向曹操表明占據道德至高點對政治家的重要意義，再從匡扶天下、民心所向的角度曉之以情，最后以大順、大略、大德曉之以理，從而打消曹操的后顧之憂。但真正促使曹操早下決心的卻是最后幾句話——若不時定，四方生心，后雖慮之，無及。此前，沮授也曾勸袁紹建都鄴城，但遭到郭圖、淳于越等人的反對。沮授苦口婆心地勸說袁紹，迎天子不僅符合道義，也符合本方制定的戰略決策，如果不及早動手，一定會讓人搶占先機，但袁紹并沒有聽從。等到曹操迎天子都許，袁紹才回過神來，命令曹操將都城遷至鄄城，曹操當然拒絕，袁紹追悔莫及。荀彧系“擁漢派”代表，反對曹操代漢自立，但他勸說曹操盡快迎接漢獻帝都許的謀劃卻在客觀上促成了曹魏代劉漢，從此改變了歷史進程。其歷史功過，讓歷史學家去評判，本文僅僅從輔助上司做決策的角度去分析。因為事關曹操集團的未來，馬虎不得，荀彧在把握時局、通盤考量的基礎上勸曹操早做決斷，促成曹操作出了有利的戰略抉擇。

全盤考量且應深思熟慮

本田先生認為，攸關人生方向的重大決定，必須經過仔細審慎的考慮。

2006年4月7日晚，EMC大中華區總裁陸純初回辦公室取東西時，發現沒帶鑰匙，于是聯系已經下班的秘書瑞貝卡，未果。憤怒的陸總裁在凌晨1點13分通過內部電子郵件系統給瑞貝卡發了一封措辭嚴厲、語氣生硬的英文譴責信。中文大意是：“我曾告訴過你，想東西、做事情不要想當然！結果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認為我隨身帶了鑰匙。從現在起，無論是午餐時段還是晚上下班后，你要跟你服務的每一位經理都確認無事后才能離開辦公室，明白了嗎？”陸總裁還將郵件同時傳給了公司的其他幾位高管。兩天后，同樣憤怒的瑞貝卡用中文回復道：“第一，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度考慮，一旦丟了東西，我無法承擔這個責任。第二，你有鑰匙，自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯誤轉移到別人的身上。第三，你無權干涉和控制我的私人時間，我一天就8小時工作時間，請你記住，中午和晚上下班后的時間都是我的私人時間。第四，從到EMC的第一天至今，我工作盡職盡責，也加過很多次班，我也沒有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無法做到。第五，雖然咱們是上下級的關系，也請你注意一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。第六，我要在這里強調一下，我并沒有猜想或者假定什么，因為我沒有這個時間也沒有這個必要。”失去理智的瑞貝卡還把信傳給了EMC在北京、成都、廣州、上海的分公司。大約在一周之內，郵件被數千外企白領轉發，再由外企流傳至全國乃至全世界，瑞貝卡因此贏得了“史上最牛女秘書”的稱號。

作為網絡紅人的瑞貝卡被公司解雇，并在很長一段時間內找不到工作，陸純初后來也離開了EMC公司。看起來這是一起兩敗俱傷的事件，但實際上對瑞貝卡的傷害更大，因為沒有一家公司愿意任用敢于挑戰上司的秘書，外企也如此。遇到此類頤指氣使讓人憤怒的郵件時，秘書應該保持冷靜，不能用非理智的行為挑戰上司，而要在挑戰或忍受兩種選擇中權衡利弊，然后把自己置于第三方的角度給自己提建議，或者找朋友出主意，最后確定可以接受的底線，考慮周全后再與主管上司交流，承認自己的錯誤，請主管上司與總裁交涉。采取這樣的處理方法有較大的回旋余地，不至于把事情弄僵，以致不可調和。或者采取另一種做法，即同樣用英文寫一封回信，解釋當天事情的原委并接受總裁的意見，語氣要有禮有節。同時分別給主管上司和人力資源部的高管去信說明，坦承錯誤并道歉，然后視結果再作選擇。