試論加強人事檔案管理工作的幾點建議

劉雨竹

摘 要：人事檔案的管理工作是面向所有具有人事檔案人員的一種服務性質的工作，通過對檔案的管理及整理，記載具有檔案人員的成長歷程，追蹤其社會動態。通過檔案管理工作，可以發揮對相關人員的激勵與提高層次的作用。加強人事檔案的管理，可以更大限度提升檔案在工作中的作用，也是做好干部工作的必要準備。因此，為做好相關工作，該文提出了幾點建議，希望有裨益于實現人事制度的深化改革。

關鍵詞：人事檔案 管理工作 建議

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（c）-0165-01

近些年來，伴隨科技的飛速發展，人們生活水平的日益提高，城市之間的人員流動量逐漸加大，相關的人事檔案管理工作的難度也日益加大，隨著人事體制制度的不斷改革和深入，人事檔案的相關管理工作也需要進行更深入的研究與管理，使之能夠適應當今社會的發展，緊跟社會發展的步伐。人事檔案的管理工作是按照國家有關的政策法規，對從事人員的相關工作經歷及成就進行總結和歸納的具有具體化性質的個人資料，具有代表性、真實性和可靠性[1]。它可以一定程度上反應出一個人的工作水平、精神面貌及思想素質等方面。正是通過這些資料的記載，為選拔優秀人才及干部提供了可靠的依據。但是就目前人事檔案的發展狀況來看，還有許多不足的地方需要改正，有待提高。其中也包括硬件設施的不健全，還有相關軟件設施的不足，如缺乏真正懂得人事檔案管理工作的優秀人才。這些因素使得在檔案管理的過程中，缺乏創新，相關管理制度沒有進行合理化的完善，人事檔案整理工作不及時等問題仍然存在。為此，進一步提高人事檔案管理工作首先要解決這些問題。

1 制定檔案管理目標

1.1 保證人事檔案的真實性、完整性

個人檔案內容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現了職工干部的工作狀態及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發揮培養人才的目的，發揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經歷及事業發展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經歷都體現在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。

1.2 實現人事檔案管理的目的

實現人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現體制化、規范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。

1.2.1 按程序歸檔

檔案內資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內容要求字跡清晰，手續完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2 檔案規范化整理

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發現虛假資料需要按照有關規定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發現問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規定進行處理。

1.2.3 建立符合標準的設施

檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調，以防止紙質的檔案發霉等情況發生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。

2 增強檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實現現代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發揮其自身優勢。建立電子檔案，實現電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統及人事檔案數據庫，實現各省市的聯網應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內容準確可靠。

3 增強檔案管理人員整體素質

加強檔案管理人員的整體素質是實現人事檔案管理工作高效率及高質量的重要保證。要實現整體素質的提高就需要不斷努力地學習一些技能，能夠應用到實際工作當中去，不僅如此，還要堅定自己的工作準則，因為人事檔案涉及切身的利益，需要有關人員有較強的責任心，更高的原則性，否則就不能勝任人事檔案的管理工作。從業人員要有高尚的職業操守，管理人員應該具有清正廉潔的品德，多聽取不同意見及見解，來彌補工作的不足，樂于奉獻，嚴于律己，使自己處于服務于人的工作態度中。并且樹立好正確的人生觀、價值觀。了解及掌握相關人事檔案管理的法律法規，及時關注政府的相關動態，提高自身的理論水平以及管理能力，使自己在工作中能夠不斷應付新的挑戰，具有迎接困難不畏懼的精神。

參考文獻

[1] 張兵.關于加強事業單位登記檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息，2011（21）：12.

[2] 蔣榮蓉.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].科學管理與決策，2013（10）：67.endprint