如何優(yōu)化ERP下的集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理

徐秀萍

摘要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為科技的進(jìn)步提供了基礎(chǔ)和前提，當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，推動(dòng)了新經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)生，推動(dòng)了信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在這樣的背景下，ERP應(yīng)運(yùn)而生。ERP是進(jìn)行企業(yè)管理的一種以計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的新型管理方式，能有效地提高集團(tuán)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，增強(qiáng)集團(tuán)公司的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。本文結(jié)合我國(guó)國(guó)情，對(duì)ERP的定義和特點(diǎn)進(jìn)行了簡(jiǎn)要闡述，并就其在集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理中所發(fā)揮的重要作用進(jìn)行了分析，最后，就如何優(yōu)化ERP下集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理提出了建議。

關(guān)鍵詞：ERP 集團(tuán)公司 財(cái)務(wù)管理

一、ERP的定義及特點(diǎn)

ERP的全稱是Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計(jì)劃，是一種以現(xiàn)代化企業(yè)管理信息為指導(dǎo)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立而成的企業(yè)資源集合電子管理系統(tǒng)。集團(tuán)公司使用ERP進(jìn)行企業(yè)管理，不僅能有效地減輕財(cái)務(wù)管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，還能極大地提高工作效率，使得會(huì)計(jì)工作、審計(jì)工作更為精準(zhǔn)。

經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展以及信息經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)生，要求企業(yè)必須摒棄過去陳舊的發(fā)展方式，提高信息管理比重，引入新型發(fā)展方式，增強(qiáng)其競(jìng)爭(zhēng)力，提高綜合管理水平。在這樣的背景下，ERP有效地改善了集團(tuán)企業(yè)原有的管理方式，使得財(cái)務(wù)管理的功能得到充分的發(fā)揮，有利于集團(tuán)企業(yè)在發(fā)展的過程中得到全面的提升。

（一）ERP的定義

在現(xiàn)代化管理的新思想下，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展管理系統(tǒng)成為主流，ERP系統(tǒng)就是在這樣的發(fā)展背景下，以MRPII（制造資源計(jì)劃）為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)展而來的。

ERP系統(tǒng)所包含的內(nèi)容十分廣泛，覆蓋了集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、銷售處理系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、質(zhì)量控制系統(tǒng)等等，系統(tǒng)的整合和集成化是ERP最大的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)。而從ERP系統(tǒng)所特有的功能來看，其常見的管理模塊包括資產(chǎn)管理（AM）、物料管理（MM）、人力資源（HR）、項(xiàng)目管理（PS）、質(zhì)量管理（QA）、生產(chǎn)計(jì)劃（PP）等。

ERP以集團(tuán)公司的供應(yīng)鏈為發(fā)展基礎(chǔ)，將集團(tuán)公司的不同生產(chǎn)環(huán)節(jié)歸結(jié)于支持性的價(jià)值鏈，如財(cái)務(wù)價(jià)值鏈、質(zhì)量?jī)r(jià)值鏈、人力資源管理價(jià)值鏈等，將不同的生產(chǎn)內(nèi)容歸結(jié)為決策性的價(jià)值鏈，如產(chǎn)品生產(chǎn)價(jià)值鏈、銷售價(jià)值鏈、利潤(rùn)分析與處理價(jià)值鏈等，使得企業(yè)管理更為標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

此外，ERP所承載的不僅僅是集團(tuán)公司的信息集中與處理能力，更為重要的是，體現(xiàn)了新型的企業(yè)管理思想，通過ERP系統(tǒng)能夠有效地將集團(tuán)公司的內(nèi)部信息資源與外部市場(chǎng)、政策、國(guó)際狀況等資源進(jìn)行歸納與整合，并為集團(tuán)公司的發(fā)展提出最優(yōu)方案，使得集團(tuán)公司的決策更為科學(xué)與正確。

（二）ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.系統(tǒng)性

ERP系統(tǒng)中存在計(jì)劃系統(tǒng)、供銷系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、運(yùn)輸系統(tǒng)等子系統(tǒng)，各個(gè)子系統(tǒng)并不是相互獨(dú)立的，它們相互聯(lián)系，相互作用，共同構(gòu)成ERP系統(tǒng)。通過子系統(tǒng)中信息的流動(dòng)與使用，子系統(tǒng)與集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理形成了系統(tǒng)性的運(yùn)作方式，將財(cái)務(wù)管理內(nèi)容與子系統(tǒng)相應(yīng)的模塊中對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，有利于形成“財(cái)務(wù)—業(yè)務(wù)”，以及“業(yè)務(wù)—業(yè)務(wù)”這樣的工作模式，有利于ERP系統(tǒng)為財(cái)務(wù)管理提供有效的支持與幫助，構(gòu)成綜合管理系統(tǒng)。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合性

在ERP下，對(duì)于相關(guān)的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)，只需要進(jìn)行一次的輸入，即可將數(shù)據(jù)分享到其他的管理模塊，不需要進(jìn)行重復(fù)錄入，極大地提高了工作效率。

3.精確性

由于ERP系統(tǒng)基于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，集團(tuán)公司的不同生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)都是通過計(jì)算機(jī)完成的，相關(guān)數(shù)據(jù)的計(jì)算也是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其數(shù)據(jù)與信息具有較高的精確性，能更好地反應(yīng)集團(tuán)公司發(fā)展的特點(diǎn)。

4.高效性

由于不同的業(yè)務(wù)操作在完成后會(huì)在第一時(shí)間反應(yīng)，ERP系統(tǒng)提供了一種高效的管理方式，對(duì)數(shù)據(jù)信息管理表進(jìn)行及時(shí)更新，有利于集團(tuán)公司對(duì)其發(fā)展的情況在最短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行了解。

5.業(yè)務(wù)整合性

ERP系統(tǒng)針對(duì)財(cái)務(wù)管理，能有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的收集、分析與整合，有利于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)形成一個(gè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和監(jiān)控。

二、采用ERP對(duì)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理的重要作用

（一）ERP系統(tǒng)能有效地實(shí)現(xiàn)資金集中管理

首先，在ERP系統(tǒng)下，集團(tuán)公司總部可以實(shí)時(shí)地對(duì)子公司資金管理情況進(jìn)行監(jiān)督與控制，及時(shí)掌握資金的流動(dòng)與運(yùn)行。

其次，ERP系統(tǒng)為資金管理提供了資金結(jié)算管理系統(tǒng)，在資金結(jié)算管理系統(tǒng)中，可以通過與外部的金融機(jī)構(gòu)，如商業(yè)銀行，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)鏈與數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)資金的統(tǒng)一管理，提高資金流通的速度。并對(duì)與資金相關(guān)的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行分析與整合，制定資金管理制度與預(yù)算方案。

最后，將所編制的資金管理制度與預(yù)算方案納入到ERP系統(tǒng)內(nèi)容中，由ERP系統(tǒng)完成對(duì)所涉及方案實(shí)施的監(jiān)督與控制，并對(duì)資金的流通及時(shí)向集團(tuán)公司反映，及時(shí)對(duì)子公司提供資金支持與幫助。通過ERP系統(tǒng)，能有效地進(jìn)行資金的集中、籌措、管理和使用，降低財(cái)務(wù)管理的成本，提高資金使用效率。

（二）革新財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)的采集和處理方式

在ERP系統(tǒng)下，財(cái)務(wù)管理的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了極大的改變，如在進(jìn)行數(shù)據(jù)采集時(shí)，主要工作責(zé)任前移到各個(gè)業(yè)務(wù)主管部門，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的及時(shí)收集與直接處理。當(dāng)集團(tuán)公司的具體業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，該業(yè)務(wù)的工作人員則需要及時(shí)將相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP管理系統(tǒng)，相關(guān)數(shù)據(jù)則會(huì)自動(dòng)儲(chǔ)存到后臺(tái)，并與其他子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分享，通過進(jìn)入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，該數(shù)據(jù)則會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)化生成所需要的財(cái)務(wù)信息。在這種新型的數(shù)據(jù)采集與整合的管理方式下，能有效地將非財(cái)務(wù)信息及時(shí)地轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)管理信息，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合與共享，與此同時(shí)，減輕了工作人員的工作量，提高了工作效率。

此外，在ERP系統(tǒng)下，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了處理方式的極大轉(zhuǎn)變，有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的高效化、科學(xué)化和集成化。在具體的工作業(yè)務(wù)中，工作中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以通過信息系統(tǒng)由網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，在系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行自動(dòng)的保存。其中，絕大部分信息都是通過后臺(tái)總賬系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)生成的，不需要財(cái)務(wù)管理工作人員進(jìn)行手動(dòng)輸入與整合，在處理的過程中，能避免由于數(shù)據(jù)繁雜所造成的工作人員計(jì)算錯(cuò)誤以及錄入錯(cuò)誤。同時(shí)，也有利于保證財(cái)務(wù)信息與具體業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)范管理，防止出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，對(duì)工作人員利用職權(quán)惡意篡改信息等現(xiàn)象也能有效地進(jìn)行杜絕。

（三）提高集團(tuán)公司預(yù)算管理能力

ERP管理的理念是對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行合理的整合與配置，這與集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理中的預(yù)算管理的理念是相輔相成的。ERP系統(tǒng)通過對(duì)公司的信息、業(yè)務(wù)、資金等項(xiàng)目信息的整合與管理，實(shí)現(xiàn)信息的共享，構(gòu)成一個(gè)綜合性的信息分享平臺(tái)，有利于集團(tuán)公司制定預(yù)算制度時(shí)充分利用相關(guān)的信息，綜合考慮全局。

在ERP系統(tǒng)下，集團(tuán)公司在制定預(yù)算制度時(shí)，可以從ERP系統(tǒng)中之間看到往年的財(cái)務(wù)管理信息，并通過相關(guān)的子系統(tǒng)進(jìn)行分析，對(duì)預(yù)算制度及時(shí)提出禁止信息、警告信息、建議信息等，有利于對(duì)預(yù)算進(jìn)行事前預(yù)測(cè)與控制。在預(yù)算的實(shí)施過程中，結(jié)合ERP信息，能對(duì)集團(tuán)公司的發(fā)展進(jìn)行事中控制，并將預(yù)算數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對(duì)比，提出下一步執(zhí)行的建議。

三、在ERP下優(yōu)化集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理的建議

（一）財(cái)務(wù)管理工作人員提高自身綜合素質(zhì)

由于ERP以電子信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，許多由財(cái)務(wù)管理工作人員負(fù)責(zé)的工作，都由直接業(yè)務(wù)部分所負(fù)責(zé)，并由ERP后臺(tái)操作系統(tǒng)直接生成財(cái)務(wù)管理信息。如在進(jìn)行采購(gòu)過程中，其購(gòu)貨入庫的相關(guān)財(cái)務(wù)憑證，只需要庫房管理工作人員對(duì)訂單進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)后即可觸發(fā)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，自動(dòng)生成數(shù)據(jù)并保存到ERP系統(tǒng)中。這使得許多財(cái)務(wù)管理工作人員的傳統(tǒng)工作被取締，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作人員的工作方式革新帶來一定的挑戰(zhàn)，要求財(cái)務(wù)管理工作人員摒棄過去的管理思想，接受新的財(cái)務(wù)管理工作方法，全面提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

財(cái)務(wù)管理工作人員必須認(rèn)識(shí)到，財(cái)務(wù)管理的工作核心已不僅僅是對(duì)數(shù)據(jù)的采集，更為重要的是，在ERP系統(tǒng)中，如何對(duì)財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析與對(duì)比，并將數(shù)據(jù)服務(wù)于集團(tuán)公司的決策過程。這要求財(cái)務(wù)管理工作人員必須提高自身對(duì)計(jì)算機(jī)的操作能力，對(duì)數(shù)據(jù)的分析能力與對(duì)集團(tuán)公司的了解程度。

財(cái)務(wù)管理工作人員必須樹立管理思想。對(duì)于相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，不僅僅是進(jìn)行簡(jiǎn)單地統(tǒng)計(jì)，而是從ERP系統(tǒng)的整體管理入手，思考如何實(shí)現(xiàn)資源的合理分配，如何實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化管理，充分利用ERP下的分析系統(tǒng)與預(yù)測(cè)系統(tǒng)。

（二）轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理的傳統(tǒng)方式

我國(guó)財(cái)務(wù)管理的傳統(tǒng)方式是核算型的方式，而在ERP下，核算型財(cái)務(wù)管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足財(cái)務(wù)管理的需求，需要向管理型財(cái)務(wù)管理方式轉(zhuǎn)變。

在ERP下，滿足了集團(tuán)公司通過統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的目的，并在集團(tuán)公司的不同環(huán)節(jié)、工作流程中，如采購(gòu)環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)等實(shí)現(xiàn)“無縫連接”，將集團(tuán)公司的資金、物資、信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)時(shí)控制。因此，在ERP下，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中繁瑣的記賬、計(jì)算等都不需要進(jìn)行，由ERP系統(tǒng)完成即可，使得財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量得到了有效的提高。

在這樣的管理模式變更下，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式需要得到改變，由核算型變?yōu)楣芾硇停瑢⒇?cái)務(wù)管理的工作重心由事后的核算工作轉(zhuǎn)向事前或者事中的預(yù)測(cè)以及控制，將傳統(tǒng)的靜態(tài)管理與評(píng)估變?yōu)閯?dòng)態(tài)的實(shí)施監(jiān)控過程，將傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)變?yōu)閷?duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的分析與深化，使得財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)真正發(fā)揮其重要作用。

（三）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)控制能力

ERP使得財(cái)務(wù)信息得到有效的采集與流通，通過業(yè)務(wù)部門的直接采集，財(cái)務(wù)信息流通效率實(shí)現(xiàn)了有效地提高，此外，通過ERP系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與公開，包括對(duì)集團(tuán)公司外部的共享，提高了信息的透明度。與此同時(shí)，信息的流通與共享，也使得集團(tuán)公司信息面臨著流失等風(fēng)險(xiǎn)，因此，必須強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，注重對(duì)信息的保護(hù)與保密，防止工作人員的工作失誤造成信息流失，甚至是惡意泄露。

集團(tuán)公司為了提高風(fēng)險(xiǎn)控制能力，可以制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制制度，由財(cái)務(wù)管理部門與前臺(tái)的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，并建立健全相應(yīng)的考核與監(jiān)督機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)部門工作人員的信息輸入、保護(hù)等進(jìn)行監(jiān)督。最后，通過對(duì)業(yè)務(wù)部門所輸入的信息進(jìn)行及時(shí)的審核，對(duì)于存在問題的信息及時(shí)進(jìn)行處理。

最后，還需要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的防范。通過將ERP系統(tǒng)下的管理控制系統(tǒng)與集團(tuán)公司原有的內(nèi)部控制制度相結(jié)合，對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)化管理，建立健全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)與反饋制度，對(duì)內(nèi)部可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)與評(píng)估，并及時(shí)制定應(yīng)對(duì)策略，全面提高集團(tuán)公司的風(fēng)險(xiǎn)防范和控制能力。

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（作者單位：珠海市珠光集團(tuán)控股有限公司）