中小企業(yè)如何建立有效的內(nèi)控制度

段靈香

摘要：中小企業(yè)普遍沒有內(nèi)控制度或內(nèi)控制度形同虛設(shè)，本文首先分析了內(nèi)控制度在中小企業(yè)的重要性，其次根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出構(gòu)建有效內(nèi)控制度的方法。據(jù)此，就我國中小企業(yè)如何建立有效的內(nèi)部控制制度提供一些思路。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 內(nèi)部控制 制度

我國中小企業(yè)數(shù)量眾多，分布面廣，從業(yè)人員多，已經(jīng)成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、市場繁榮和擴(kuò)大就業(yè)的生力軍，在國民經(jīng)濟(jì)中的作用和地位日益突出。然而中小企業(yè)，特別是民營中小企業(yè)，管理者一般就是業(yè)主，他們對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度的知識(shí)掌握不多、重視不夠，片面地認(rèn)為內(nèi)部控制制度是一種既浪費(fèi)時(shí)間和精力，又消耗財(cái)力的管理形式，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費(fèi)投入上不到位，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制制度缺失，或者內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)。在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營中，僅依靠個(gè)人的喜好及對(duì)市場的判斷能力和家長式管理進(jìn)行決策運(yùn)營，加之資金實(shí)力不強(qiáng)，生產(chǎn)規(guī)模較小、抗風(fēng)險(xiǎn)能力較弱，在競爭激烈的市場環(huán)境中，對(duì)不期而遇的各種風(fēng)險(xiǎn)缺少控制，經(jīng)常由于外部環(huán)境的一點(diǎn)變化或自身決策的隨意性招致滅頂之災(zāi)，因而建立與實(shí)施內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

一、中小企業(yè)建立內(nèi)部控制制度的重要性

（一）增強(qiáng)企業(yè)的競爭力

目前國際國內(nèi)市場競爭日趨激烈，這就要求企業(yè)必須有一套完善的內(nèi)部控制制度并嚴(yán)格執(zhí)行，合理配置企業(yè)的有型資源、無形資源、組織資源，發(fā)揮資源優(yōu)勢；充分發(fā)揮每個(gè)員工的主觀能動(dòng)性，提高工作效率，降低成本及費(fèi)用，提高企業(yè)盈利能力，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范能力

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，會(huì)遇到各種各樣的內(nèi)部、外部風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)內(nèi)部控制制度建立了風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，科學(xué)分析生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中會(huì)出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的能力。

（三）提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

企業(yè)的內(nèi)部控制制度是在國家相關(guān)的法律法規(guī)框架下建立的，各個(gè)部門、各個(gè)崗位的工作互相制約，互相監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)糾正，這就為會(huì)計(jì)核算資料的真實(shí)性、完整性提供了合理保證，提高了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

二、設(shè)計(jì)適合企業(yè)自身的內(nèi)控制度

內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率及效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。為此，內(nèi)控制度的建立必須遵循全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性、成本效益五大原則，以“有效”為前提，盡量做到內(nèi)控環(huán)節(jié)不宜過長而又環(huán)環(huán)相扣，使人能夠有效操作，并且有利于控制和檢查。在執(zhí)行過程中要根據(jù)實(shí)際情況和管理需要不斷完善內(nèi)部控制制度，以保證內(nèi)控制度更加適應(yīng)管理需要，提高工作質(zhì)量和工作效果。

要建立有效的內(nèi)控制度，必須做好企業(yè)內(nèi)部調(diào)查，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)各環(huán)節(jié)有全面細(xì)致的了解：第一，實(shí)地考察。深入到各個(gè)生產(chǎn)車間及各個(gè)職能部門進(jìn)行考察，目的在于了解各部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員情況，各部門的職責(zé)、任務(wù)等，收集企業(yè)各項(xiàng)管理制度和有關(guān)文件。第二，內(nèi)部訪談。訪談目的在于了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況及流程，內(nèi)部控制應(yīng)解決的難點(diǎn)，目前存在的問題及困惑等。訪談對(duì)象主要是企業(yè)管理層人員、各部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵崗位人員等。第三，問卷調(diào)查。以財(cái)政部等五部委頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》為原則，以實(shí)地考察收集到的資料及內(nèi)部訪談所得出對(duì)企業(yè)的實(shí)際印象為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)調(diào)查表，發(fā)放給各部門的管理人員、車間各個(gè)崗位的工作人員，進(jìn)行內(nèi)控相關(guān)問題的調(diào)查了解。

經(jīng)過以上的調(diào)查分析，梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)流程找出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確控制措施責(zé)任部門、控制頻率、涉及的制度及表單，建立系統(tǒng)、完整、有效的《內(nèi)部控制手冊(cè)》。手冊(cè)的內(nèi)容應(yīng)涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)：組織架構(gòu)、人力資源、社會(huì)責(zé)任、企業(yè)文化、財(cái)務(wù)管理、采購管理、生產(chǎn)管理、銷售管理、工程管理等循環(huán)，每個(gè)循環(huán)的職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程、不相容職責(zé)分離表、控制目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)概覽等幾項(xiàng)內(nèi)容。

需要特別指出的是不相容職責(zé)分離控制，不相容職責(zé)通常包括授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)記錄與財(cái)產(chǎn)保管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查等。中小型企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)單一，經(jīng)營規(guī)模小，人員配置不可能像大型企業(yè)那樣做到專業(yè)對(duì)口、各司其職，往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職，造成崗位設(shè)置缺乏牽制性。譬如有的中小企業(yè)材料的采購人、保管人、領(lǐng)用人都是同一人；有的沒有正規(guī)的財(cái)會(huì)部門，會(huì)計(jì)、出納、審核等事項(xiàng)由一個(gè)人包辦。這些都完全忽視了內(nèi)部控制制度的規(guī)定，增加了舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，直接影響中小企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此企業(yè)在制定內(nèi)部控制制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮不相容職務(wù)相互分離的制衡要求，全面系統(tǒng)地分析、整理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實(shí)施相應(yīng)的分離措施，形成各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制。

在實(shí)物資產(chǎn)控制方面，規(guī)定不相關(guān)人員不允許接觸資產(chǎn)，嚴(yán)格限制非該崗位人員接觸該資產(chǎn)的情況，對(duì)資產(chǎn)的采購、日常管理、維修報(bào)廢等制定嚴(yán)格的控制程序，建立定期盤點(diǎn)制度，定期輪崗制度，保證實(shí)物資產(chǎn)的安全。

在財(cái)務(wù)管理方面，要合理設(shè)置崗位，做到崗位職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)分明，使會(huì)計(jì)人員相互監(jiān)督，相互制約，防止員工舞弊情況發(fā)生。要特別防范貨幣資金的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于庫存現(xiàn)金的管理：財(cái)務(wù)部應(yīng)按照《現(xiàn)金管理?xiàng)l例》對(duì)現(xiàn)金業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，每一筆現(xiàn)金的收付必須按規(guī)定權(quán)限進(jìn)行審批，出納依據(jù)審批完整的單據(jù)辦理現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)，每月要定期、不定期的進(jìn)行庫存現(xiàn)金的盤點(diǎn)，保證庫存現(xiàn)金與現(xiàn)金日記賬一致，由出納填制現(xiàn)金盤點(diǎn)表存檔保管。如果出現(xiàn)不一致的情況，要查明原因并按規(guī)定及時(shí)處理；對(duì)于銀行賬戶及存款的管理：財(cái)務(wù)部應(yīng)按照《財(cái)務(wù)管理制度》的要求，根據(jù)實(shí)際經(jīng)營情況，開立、變更、撤銷銀行賬戶。辦理此類業(yè)務(wù)時(shí)，必須由出納提出申請(qǐng)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批，以保證對(duì)銀行賬戶的有效控制。由銀行支付的款項(xiàng)也必須按規(guī)定權(quán)限審批，每月由會(huì)計(jì)去銀行領(lǐng)取對(duì)賬單，核對(duì)銀行存款余額，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，避免由出納一人包辦的情況，降低和避免銀行賬戶管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，確保公司資金的安全。

在授權(quán)審批方面，要合理設(shè)置授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限，對(duì)于重大的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策審批制度，保證公司業(yè)務(wù)合法、合規(guī)，規(guī)避決策失誤風(fēng)險(xiǎn)。其他方面也要進(jìn)行內(nèi)部控制制度的完善，促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展。

三、加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督力度

企業(yè)內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。沒有內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督及檢查，所有的內(nèi)控制度只能流于形式。為此必須有一個(gè)公正的評(píng)判部門對(duì)內(nèi)部控制制度的運(yùn)行進(jìn)行評(píng)審。

對(duì)于眾多中小企業(yè)而言最重要的是內(nèi)部審計(jì)組織機(jī)構(gòu)不健全，設(shè)置不合理，甚至部分企業(yè)沒有獨(dú)立的審計(jì)部門，這就無法保證內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性和權(quán)威性。在實(shí)際工作中，有些單位由財(cái)務(wù)部主管代管審計(jì)部門職務(wù)。一些中小企業(yè)財(cái)務(wù)部門管理者兼任內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)人，這樣的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)沒有什么獨(dú)立性可言，企業(yè)的內(nèi)審監(jiān)督制度形同虛設(shè)。此外中小企業(yè)絕大部分內(nèi)部審計(jì)人員是從財(cái)務(wù)部門或從其他部門改行而來，由于審計(jì)業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)匱乏，企業(yè)的深層問題難以被發(fā)現(xiàn)，不能較好地適應(yīng)內(nèi)部審計(jì)工作的要求，無法充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)應(yīng)有的作用。

為此，如果要有效實(shí)施內(nèi)控管理，企業(yè)必須重視內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查工作，設(shè)立完善的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督體系，并由專門機(jī)構(gòu)或指定專業(yè)人員從事審計(jì)工作，負(fù)責(zé)內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在設(shè)置時(shí)要給予充分的權(quán)力，以保證其在行使職權(quán)時(shí)具有獨(dú)立性。此外，也可以借助其他審計(jì)機(jī)構(gòu)，如會(huì)計(jì)師事務(wù)所，對(duì)企業(yè)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督工作。

四、總結(jié)

內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)來說十分重要，不但可以提高企業(yè)的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，加強(qiáng)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，還可以規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)，提高企業(yè)的經(jīng)營效率，保護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)安全，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。然而我國中小企業(yè)在內(nèi)部控制制度方面仍存在極大的弊端，脫離了內(nèi)部控制的目標(biāo)，為此中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的實(shí)施與建設(shè)必須首先喚起高層管理人員對(duì)內(nèi)部控制的意識(shí)，提高對(duì)內(nèi)部控制的重視，同時(shí)建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制的制度與審計(jì)監(jiān)督，讓內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用，真正成為企業(yè)保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資安全、充分發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造力，提高經(jīng)濟(jì)效益的武器。

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（作者單位：山西廣譽(yù)遠(yuǎn)國藥有限公司）