檔案網站現行文件網絡服務的研究

劉宏偉

（首都師范大學文學院，北京，100089）

1 檔案網站現行文件的收集情況

經過十余年的發展，檔案網站形成了一定的規模，提供現行文件服務是其功能之一。其中省級檔案網站比較具有代表性，因此筆者選取32個省作為調查對象。在32個省中，提供現行文件服務的檔案網站共有28個，約占總數的87.5%，山西在改版中，西藏、臺灣未提供現行文件服務，青海尚未建立檔案網站。可見我國各省檔案局（館）基本開展了現行文件網絡查詢服務，并形成了一定的規模。下面筆者主要從檔案網站提供現行文件的數據量、查詢方式和檢索層次三個方面來進行概括分析。

1.1 收集方式

常言道：“巧婦難為無米之炊”，沒有數量充足、內容豐富的文件資料，做好現行文件利用服務工作只是一句口號而已。文件源充裕，才能更好地開展現行文件的利用服務工作，所以說收集工作是現行文件服務工作的基礎，也是整個業務流程中的起點。目前檔案館網絡化的現行文件主要來源有兩種形式：一種是通過網絡途徑進行現行公開文件的收集，一種是館藏現行文件的數字化。

1.1.1 網絡平臺收集

通過各種網絡平臺，及時有效地收集現行文件，可以為現行文件的文件源提供保障。政府網站是其主要的來源之一，它是實現辦公自動化、管理現代化、決策科學化的黨政合一的網絡平臺。通過這個平臺，利用網絡傳輸的方式，采取邏輯保存和物理保存相分離的辦法，將政府機構不涉密的和與百姓密切相關的現行公開文件以網絡形式向公眾提供服務。邏輯上由檔案部門的現行公開文件利用服務機構集中保管，物理上仍由原形成單位分布式保存，這種網絡連接，能夠使得檔案部門及時、全面收集到用戶所要信息，還可以避免資源的重復建設。如湖南省通過現行文件網絡系統報送現行文件，其檔案局局長黃美春特別強調各單位要“統一采用‘湖南省現行文件管理系統’軟件，通過省政府政務外網平臺或互聯網，在線報送同版本電子文件”。

1.1.2 館藏現行文件的數字化

館藏現行文件的數字化是網絡現行文件的又一來源。館藏現行文件數字化，是開展現行文件網絡服務的基礎。通過利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等現代信息技術手段，有選擇性將紙制文件、聲像文件等傳統載體的現行文件進行數字化處理，從而形成個性化的現行文件數據庫。然后通過網絡平臺，將分散在不同地理位置的數字化現行文件數據庫組合、連接起來，形成巨大了現行文件網絡平臺，以便向用戶提供綜合利用。目前大多數網站采用現行文件數字化方式來獲取網絡化的現行文件。

1.2 收集內容

檔案網站現行文件數據量的建設情況主要體現在目錄信息量和全文數據量兩方面。目錄信息量的多少決定著用戶檢索的效率。全文數據量是檔案網站可供網絡查詢的原文信息的數量，其反映了現行文件的數字化程度和電子文件的收集情況。因此筆者主要從目錄量和全文數據量兩個方面統計分析。具體分布如表1。

在目錄量方面來講，在28個提供現行文件服務的省級檔案網站中，有6個檔案網站的現行文件目錄量超過1萬以上，約占總數的21.4%（分別為北京檔案信息網、上海檔案信息網、天津檔案信息網、廣東檔案信息網、江西省檔案局、甘肅檔案信息網），主要集中在東部地區；有10個檔案網站的現行文件目錄量在2000~10000之間，約占總數的28%。有13個檔案網站的現行文件目錄量在2000以下，約占總數的46.4%，并且主要集中在西部地區。可以說中國省級檔案網站在現行文件目錄信息量開發上存在著總量不高、地區不平衡的情況，因此應加快目錄數據庫的建設，為目錄數據的開發、管理提供可靠的系統保障。

在全文數據方面來講，省級檔案網站的現行文件原文信息的查檢服務取得了一定的成績，在28家網站中有17個檔案網站提供現行文件原文信息，約占總數的60.7%，其中北京、上海、天津和廣東提供全文量最為豐富，達到1萬以上。但在現行文件服務提供的方式上有所差別，個別省市較為靈活，可以依據文件密級或用戶權限來有針對性地提供現行文件（如：海南檔案信息網將現行文件分為全部公開和依申請公開，也就是說用戶可以通過申請獲取現行文件全文），在未提供全文數據的網站大多提供了文件的詳細信息，用戶可以通過電話、郵件、網上預約等方式獲取所需文件。這些都反映了我國檔案館在現行文件網絡服務中的進步。

表1 現行文件服務的目錄量與是否提供全文的統計數據

1.3收集范圍

隨著用戶需求的多元化，也導致了收集內容的多元化。現行文件網絡收集內容的多元化就是指現行文件收集范圍的廣泛性和有選擇性。

廣泛性主要體現為服務內容的豐富多彩，包括了人們生活中的各個方面。《政府信息公開條例》規定公開的范圍包括：“扶貧、教育、醫療、社會保障、促進就業、房屋拆遷及其補償、補助費用的發放”等關于民生方面的各種問題。如：湖南省現行文件中心主要收集省委、省政府及其職能部門已公開的現行政策性、法規性、公益性文件資料。

選擇性主要體現在不是盲目地收集，著重收集些社會關注的熱點重點問題的相關資料，特別是涉及民生問題的現行文件，但由于收集方式的欠缺，現行文件服務內容并不能完全涵蓋所有的各個方面，還需要改進收集方式，豐富現行文件的內容。

2 檔案網站現行文件的整理

現行文件的整理工作，就是通過分類、組合、排列和編目將處于零亂狀態的現行文件形成一個有條理、有體系的過程。在現行文件業務工作諸環節中，收集工作是起點，利用工作是目的，而現行文件整理工作則是承上啟下的關鍵環節。通過現行文件整理工作，可以進一步了解和檢查現行文件收集工作的質量，有力地促進收集工作。現行文件只有經過整理以后，才能夠充分發揮現行文件的作用。目前檔案網站現行文件的整理方式主要有未分類、單一分類方式和多種分類方式并存。

2.1 未分類和單一分類方式

通過對28個開展現行文件的省級檔案網站的調研，吉林、內蒙古、河北、山東、河南、陜西、甘肅、江蘇、浙江、湖北和江西等12個省級網站，未進行分類，只提供了簡單檢索，約占提供現行文件服務網站的42.8%；有11個省級檔案網站提供一種分類方式，其中黑龍江、北京、福建3個網站采用專題分類法，如黑龍江檔案信息網站將現行文件分為社會保障、人事編制、科教文衛、公安司法、城市建設、經濟管理、農林政策、土地管理、法律法規和其它10類，主要按照用戶比較關心的問題進行整合分類，用戶可以方便快捷地了解某一方面的問題。

其中天津、寧夏、四川、貴州、安徽、湖南、廣東、海南8個網站采用機構分類法，如廣東檔案信息網將現行文件按機構分為省紀委(監察廳)、省委組織部、省委宣傳部、省委統戰部、省委政法委、省委政策研究室、省直機關工委等102類，這種方式對于專業用戶來說比較方便，但非專業用戶不清楚自己所需要的文件是哪個部門發布的，檢索起來相對困難。

2.2 多種分類方式并存

多種分類方式并存，有利于用戶的查找利用，用戶可以選取適合自己的檢索方式查詢現行文件。在28個開展現行文件的網站中，僅有遼寧、上海2個網站采用了多種分類方式并存的整理方式，其中遼寧用了專題分類和主題分類，上海采用實用分類和單位分類，各具特色。

遼寧省檔案信息網采用專題分類和主題分類，其中按專題將現行文件分為九類，分別是檔案法規政策類、房產住房補貼類、工傷保險待遇類、離退工資補貼類、民政優撫待遇類、農村三農政策類、企業改制并軌類、養老醫療保險類和征地拆遷補償類，基本涵蓋了所有的民生問題，并且具有針對性，提高檢索效率。按主題分為21類，具體如表2。

上海實行實用類目分類體系和單位分類方式兩種分類方式，其中實用類目分類體系是其特色。實用類目分類體系是在政府部門職能分工的基礎上，從與公眾生活密切相關的信息入手，從而形成以使用方便為主要特點的政府公開查詢系統。其宗旨是方便社會公眾快速查找所需要的政府公開信息，希望通過互聯網讓社會公眾從豐富紛繁的各類政府公開信息中快速找到所需信息。

政府公開信息查詢實用類目分類體系分為5類，分別是綜合管理、公共服務、社會事業、城市管理、經濟管理，各類目下又分若干個類目，方便公眾查詢。

3 檔案網站現行文件的利用

3.1 查詢方式

查詢方式是用戶獲取現行文件的有效途徑，常見的查詢方式有目錄式和檢索提問式。通過瀏覽目錄可以使用戶快速地獲取查詢范圍；通過檢索提問查檢方式精確而快速地檢索到所需信息，此種方式更加適用于檢索內容相對明確的專業用戶。因此為了滿足不同用戶的需求，檔案網站應建立多種查詢方式，提供多方位的查詢。

表2 政府信息主題分類目錄

在28個檔案網站中，北京、天津、上海、黑龍江、遼寧、寧夏、安徽、浙江、江西、湖南、廣東、廣西、云南13個省，既提供了現行文件的目錄式查詢，又提供了現行文件的站內檢索，約占提供現行文件服務網站的46.4%；吉林、內蒙古、河北、陜西、甘肅、新疆、山東、江蘇、河南、湖北、云南、貴州、四川13個省檔案網站，未提供現行文件目錄查詢，只提供了檢索提問式的查詢方式，約占提供現行文件服務網站的46.4%，其中內蒙古部分鏈接無效，重慶未提供現行文件的結果化目錄，直接鏈接到政府網站。具體分布如表3。

3.2 檢索層次

從檢索層次來看，在28個省級檔案網站調查對象中，有吉林、山東、江蘇3個省在現行文件檢索中設置了簡單檢索、高級檢索和二次檢索，共三個層次的檢索，約占提供現行文件網站總數的10.7%；有8個檔案網站設置了兩個層次的檢索，約占提供現行文件網站總數的28.6%；有17個檔案網站只設置了一個層次的檢索，約占提供現行文件網站總數的60.7%。中國省級檔案網站檢索層次分布情況如表4。

從以上數據可以看出，在已設置檢索層次的檔案網站中，有64.2%的檔案網站都設立了高級檢索欄目，有71.4%的檔案網站設置了簡單檢索欄目，只有14.2%的檔案網站設置了二次檢索欄目。可見，簡單檢索和高級檢索是檔案網站現行文件檢索方式中最常見的。

3.3 利用效果

現行文件網絡的利用效果主要通過點擊率和實際案例來檢驗，但通過28個開展現行文件網絡服務的網站進行調研，僅有上海檔案信息網提供了點擊率排名，并且分為累計點擊率和月累計點擊率，如下圖1。

表3 省級檔案網站現行文件查詢方式分布表

表4 省級檔案網站現行文件檢索層次分布表

圖1 條目月點擊率排名

通過圖表的方式清楚明了地展示出現行文件的利用情況，為進一步完善現行文件數據庫提供依據，能夠及時有針對性地收集公眾所需要的信息，滿足用戶需求。

湖南提供了利用案例，將公眾利用現行文件的案例進行歸納總結，分析哪類文件是公眾利用頻繁、需求度高的文件，進一步加快這類文件的數字化工作，盡快實現全文檢索，方便用戶通過網絡直接利用現行文件。如慈利縣武陵戲劇團的覃宏林通過網絡和電子郵件獲取湘人發［1996］77號《湖南省人事廳、湖南省衛生廳關于我省事業單位工作人員工（公）傷和職業病、血吸蟲病致殘程度鑒定問題的通知》這份文件，解決了其工傷定級問題。萬林輝通過網站檢索查到事業單位聘用制度文件，對于聘用人員的合同期限以及勞動保護與保險福利待遇等切身問題有了具體了解。武警醫學編輯部的朱長興通過網站查到辦理期刊證的相關文件——工商企字［2003］第56號《關于軍隊、武警部隊出版單位登記和管理有關問題的通知》，為辦理新的期刊證提供了依據。這些涉及民生的各類問題，特別是土地征用、工資、退休保險方面利用效果明顯，切實滿足公眾的需求。

4 檔案網站現行文件網絡服務存在的問題及對策

我國檔案網站現行文件網絡服務目前總體上還處于初步階段，勢必存在一些不足之處。在檔案查詢方式上省級檔案網站查詢方式單一，還需要加快查詢方式的建設，以方便滿足不同人群的需求。從檢索方式上說，檔案網站提供現行文件的檢索方式主要是簡單檢索和高級檢索，或者二者結合，二次檢索較少。因此，現行文件檢索系統的建設應該依據不同用戶的需求，將三種檢索方式有機結合，由簡單檢索入口，在簡單檢索結果界面附帶高級檢索入口，在高級檢索界面應設置二次檢索，層層遞進，從而滿足不同用戶的檢索需求，以便提高用戶查詢的方便性和準確性。

綜合以上對于檔案網站提供現行文件服務的文件數據量、查檢方式、檢索功能方面的分析，說明各省級檔案網站在現行文件服務上取得了一定的成績，但還存在一些問題，各省之間發展不平衡，東西部差距大，服務水平還有很大的提升空間。相信隨著網絡技術的發展，檔案文件的開放，檔案網站功能的完善，現行文件網絡服務工作將能滿足不斷發展的社會需求。

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