人事制度改革對人事檔案管理的影響研究

文婉弟

（深圳市寶安區(qū)人才服務(wù)中心，廣東 深圳 518101）

人事制度改革對人事檔案管理的影響研究

文婉弟

（深圳市寶安區(qū)人才服務(wù)中心，廣東 深圳 518101）

人事檔案記錄了一個(gè)人的個(gè)性、思想道德和人生經(jīng)歷等，從某種程度來說是一個(gè)人的歷史記錄。人事檔案在人力資源管理中占有十分重要的地位，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以往的人事管理制度已不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。機(jī)關(guān)單位對人事管理的改革，對人事檔案管理來說既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。本文首先分析新經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案的管理特點(diǎn)，然后分析在時(shí)代發(fā)展下人事檔案管理表現(xiàn)出的新特征，最后指出目前人事檔案管理存在的不足之處并提出相應(yīng)的改革對策。

人事檔案；管理；人力資源；改革

人事檔案有效反映了一個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷，具有一定的機(jī)密性和動(dòng)態(tài)性，對評價(jià)一個(gè)人有著十分重要的參考價(jià)值。人事檔案管理在人力資源管理中起著至關(guān)重要的作用，是我國普遍采用的評價(jià)人才的工具。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的地位逐漸凸顯出來，在這樣的背景下人事檔案管理制度越來越不能滿足現(xiàn)實(shí)的需求。為滿足現(xiàn)代發(fā)展需求，人事制度在不斷的改革，其改革必然會(huì)對人事檔案的管理造成影響。

1　傳統(tǒng)人事檔案管理制度的特點(diǎn)

1.1人事檔案和員工利益息息相關(guān)

在以計(jì)劃經(jīng)濟(jì)為主的時(shí)代，很多單位為滿足人力資源的管理需求，形成了人事檔案管理制度。依據(jù)員工身份又可劃分為干部檔案和工人檔案兩種，而沒有工作的人員或是農(nóng)村居民則一生都不會(huì)有人事檔案。在以前，人事檔案決定著很多人的社會(huì)身份，不論是升值加薪、工費(fèi)醫(yī)療，還是退休和福利待遇，都是根據(jù)人事檔案記錄的內(nèi)容決定的，所以人事檔案十分重要，關(guān)系到員工的切身利益。

1.2員工對人事檔案十分依賴

盡管人事檔案記錄了個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷，但其卻由員工所在的單位保管。除一些個(gè)別情況，一般個(gè)人和其他單位無權(quán)調(diào)用人事檔案。我國的人事制度決定了人和檔案是在一起的，人離開單位檔案也會(huì)隨之帶走，如果檔案不能順利遷移，個(gè)人就無法離開這個(gè)單位。由于檔案是一個(gè)人身份的象征，加之其是由所在單位控制的，這就牽制了員工的個(gè)人意志，使其不能隨意離開所在單位，從而影響人員流動(dòng)。

2　人事檔案在時(shí)代發(fā)展下表現(xiàn)出的新特征

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，很多企事業(yè)單位紛紛對人事制度進(jìn)行改革。處在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的人事檔案管理制度被逐漸消弱，而且檔案價(jià)值也在不斷降低。

2.1個(gè)人可以沒有檔案擇業(yè)

我國市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，對各種類型的人才需求量劇增。在這樣的情況下，用人單位逐漸改變了以往的用人機(jī)制，更加注重員工的個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)技能，采用合同制建立雇傭關(guān)系，不再使用傳統(tǒng)的依附人事檔案的制度。這有效解除了傳統(tǒng)檔案制度對人才的束縛，增加了人才的流動(dòng)性。

2.2人事檔案制度存在諸多不足

人事檔案雖然不經(jīng)過個(gè)人的手，但確實(shí)是由一個(gè)人的成長經(jīng)歷逐漸積累的。由于缺乏有效的監(jiān)督政策，檔案弄虛作假的現(xiàn)象普遍存在，很多具有水分的信息被寫進(jìn)檔案中，降低檔案信息的真實(shí)性。由于對檔案管理制度不了解，一些部門私自管理人事檔案，更有甚者不惜出賣自己的職業(yè)道德來謀取利益，這是由于管理制度存在諸多不足而造成的。隨著社會(huì)的發(fā)展，一些人已不受檔案的制約，即使沒有人事檔案也可以找到一份好工作，從而造成很多拋棄檔案的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，人事檔案管理制度的改革刻不容緩。

3　目前人事檔案管理存在的不足之處

3.1人事檔案信息量有限，反映不全面

在歷史因素的影響下，人事檔案一般比較注重記錄個(gè)人的政治行為，對個(gè)人的政治歷史和社會(huì)關(guān)系等方面記錄的比較詳細(xì)，但對其現(xiàn)實(shí)能力和工作業(yè)績等卻缺乏有效的記錄。這導(dǎo)致人事檔案不能全面反映個(gè)人信息，不能有效滿足用人單位的需求，使人事檔案的利用率比較低。

3.2人事檔案管理制度有待健全

任何人不得查閱自己或其直系親屬的檔案，這項(xiàng)人事檔案的制度規(guī)定實(shí)際上侵犯了公民的知情權(quán)。然而我國目前的法律也沒有明確規(guī)定這一狀況的處理辦法，與現(xiàn)在的民主制度相悖，人事檔案管理制度有待健全。

3.3缺乏服務(wù)意識和進(jìn)取精神

由于我國檔案管理工作量巨大，檔案管理?xiàng)l件存在差距，一些具體的檔案管理細(xì)節(jié)不夠完善，使得檔案管理工作面臨十分嚴(yán)峻的考驗(yàn)。雖然逐漸實(shí)行了信息化管理，但并沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的信息管理，使信息資源不能共享。由于管理人員素質(zhì)不高，承受工作壓力的能力較差，一味重視保證管理檔案不丟失，而對一些有查閱需求的人置之不理，缺乏服務(wù)熱情和進(jìn)取精神，工作狀態(tài)十分消極。

4　人事檔案管理的改革對策

4.1消弱對員工的束縛

目前，我國人事制度以合同關(guān)系為主，傳統(tǒng)的人事制度已不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求。只有對人才進(jìn)行優(yōu)化配置，改變傳統(tǒng)的聘用人才制度，摒棄身份階級觀念，才能讓員工自主選擇就業(yè)單位，從而形成高效靈活的用人體系。2003年頒布的有關(guān)用人單位聘用制度的通知中，進(jìn)一步減少了用人單位和員工之間的約束力，減弱了人事檔案對員工的束縛。

4.2消除身份觀念，改善人事檔案信息

隨著社會(huì)的發(fā)展，對人事檔案的公開性要求越來越高，在這種情況下，要努力收集人事檔案的各種信息，做到真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄人事檔案，以便用人單位能有效獲取個(gè)人信息。同時(shí)應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的身份觀念，使員工享受到公平、合理的待遇。

4.3人事檔案管理應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)

現(xiàn)代社會(huì)人員經(jīng)常流動(dòng)，傳統(tǒng)的由用人單位來保管人事檔案的制度已無法滿足現(xiàn)實(shí)需求。因此，地方政府可成立一個(gè)專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，并由社會(huì)的一些中介機(jī)構(gòu)來管理人事檔案，同時(shí)建立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，以明確人事檔案的管理權(quán)。

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