實(shí)體文檔電子信息化管理方案的應(yīng)用論證

李章濤

（廣東省佛山市圖書館，廣東 佛山 528315）

實(shí)體文檔電子信息化管理方案的應(yīng)用論證

李章濤

（廣東省佛山市圖書館，廣東 佛山 528315）

本文提出實(shí)體文檔電子信息化管理過程中的人機(jī)結(jié)合管理問題，研究實(shí)體文檔進(jìn)行信息化管理的系統(tǒng)方案論證，闡述在電子信息系統(tǒng)的選型中應(yīng)該關(guān)注的技術(shù)要素和管理要素，并提出一種適合上述論證的經(jīng)濟(jì)、簡易的實(shí)體文檔電子信息化管理方案。

文檔；電子；信息化管理；應(yīng)用

1　概 述

重要紙質(zhì)文件、證書和執(zhí)照等貴重公用物品，是企業(yè)運(yùn)營的重要資源。紙質(zhì)文件是指企業(yè)上傳、下達(dá)的各種蓋有紅色印章的公文；貴重公用物品是指企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、代碼證、稅務(wù)證明和其它資質(zhì)證明，以及設(shè)施設(shè)備的備用鑰匙備件、配件、說明書，其它小件公用貴重物品等。上述物品通常由企業(yè)綜合辦公室管理，管理和使用的特點(diǎn)是：多人保管、多人使用、隨機(jī)查找和使用的事件多，人工管理經(jīng)常出現(xiàn)找不到、遺失等尷尬局面，已不能達(dá)到企業(yè)高效率運(yùn)營的要求。本文針對上述問題，提出實(shí)體文檔電子信息化管理過程中的人機(jī)結(jié)合管理問題，研究實(shí)體文檔進(jìn)行信息化管理的系統(tǒng)方案論證，闡述在電子信息系統(tǒng)的選型中應(yīng)該關(guān)注的技術(shù)要素和管理要素，并提出一種適合上述論證的經(jīng)濟(jì)、簡易的實(shí)體文檔電子信息化管理方案。

2　方案論證

目前有大量基于互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和RFID的類似管理系統(tǒng)被創(chuàng)建，其應(yīng)用背景主要在于銀行、珠寶行等機(jī)構(gòu)的固定資產(chǎn)管理，例如重要設(shè)備、儀器、裝置、物品等。這些設(shè)備傳統(tǒng)的管理方式通常依賴于非自動(dòng)化的以紙張文件為基礎(chǔ)的系統(tǒng)來記錄、追蹤進(jìn)出的資產(chǎn)，完全由人工實(shí)施企業(yè)內(nèi)部管理，因此管理效率極其低下，不僅造成大量的人力資源浪費(fèi)，而且由于人為因素，資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入速度慢、準(zhǔn)確率低，導(dǎo)致設(shè)備管理人員對設(shè)備的準(zhǔn)確數(shù)量、狀態(tài)，以及實(shí)時(shí)位置等信息無法及時(shí)全面掌握，甚至于對設(shè)備的遺失發(fā)現(xiàn)與追蹤也往往很滯后。隨著企業(yè)規(guī)模不斷發(fā)展，所需管理的固定資產(chǎn)種類與數(shù)量也逐漸遞增，領(lǐng)用及歸還頻率逐步增長，管理工作更加復(fù)雜和多樣化，傳統(tǒng)的人工管理作業(yè)模式和數(shù)據(jù)采集方式已難以滿足固定資產(chǎn)管理高速、準(zhǔn)確的要求。

由于上述互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)+RFID的管理系統(tǒng)，主要是針對銀行、珠寶行和軍隊(duì)等大型機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)和開發(fā)的，因此不適合中小企業(yè)和事業(yè)機(jī)構(gòu)使用。存在的問題是：（1）系統(tǒng)功能完備，技術(shù)先進(jìn)，因此造價(jià)高昂，技術(shù)依賴程度高；（2）接入互聯(lián)網(wǎng)，因此有額外的信息安全問題；（3）系統(tǒng)復(fù)雜度高，因此需要常備運(yùn)行維護(hù)人員和費(fèi)用。

本文提出一種基于“低技術(shù)”的，更為經(jīng)濟(jì)實(shí)用的管理系統(tǒng)，更容易實(shí)現(xiàn)管理和技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)一個(gè)更安全可靠高效的人機(jī)器混合系統(tǒng)。系統(tǒng)硬件由多抽屜專用文件柜、尋址電子裝置和桌面電腦組成，硬件運(yùn)行可靠，電磁兼容性符合有關(guān)國標(biāo)要求；系統(tǒng)軟件包含以下功能模塊：存入管理、查找模塊、借出模塊、維護(hù)模塊和遠(yuǎn)程連接模塊，軟件功能完備，用戶界面友好。

此系統(tǒng)的一個(gè)最小的實(shí)現(xiàn)是：系統(tǒng)功能設(shè)定為存入功能、查找功能、借出功能、維護(hù)功能和遠(yuǎn)程連接功能；樣板系統(tǒng)設(shè)定規(guī)模為16×16個(gè)抽屜的文件柜。系統(tǒng)的硬件結(jié)構(gòu)是抽屜內(nèi)置電子裝置、EIA RS 485總線網(wǎng)絡(luò)、桌面系統(tǒng)管理用計(jì)算機(jī)。抽屜內(nèi)置電子裝置是一個(gè)低功耗單片計(jì)算機(jī)單元，主要功能是連接總線實(shí)現(xiàn)尋址、聲光提示尋址成功、打開抽屜、完成抽屜狀態(tài)監(jiān)測。此外系統(tǒng)還具有現(xiàn)場總線網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)抽屜單元和系統(tǒng)管理計(jì)算機(jī)的信息鏈接。桌面系統(tǒng)管理用計(jì)算機(jī)：運(yùn)行數(shù)據(jù)庫管理軟件、運(yùn)行系統(tǒng)管理軟件、運(yùn)行遠(yuǎn)程接入軟件。系統(tǒng)的整體硬件如圖1所示。

圖1　非RFID方案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

軟件結(jié)構(gòu)：系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)由各個(gè)功能模塊及其相互關(guān)系構(gòu)成。功能模塊包括：存入管理、查找模塊、借出模塊、維護(hù)模塊和遠(yuǎn)程連接模塊。

3　結(jié) 語

此方案是一種能夠滿足中小企業(yè)和事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)實(shí)體文檔和貴重物品跟蹤管理的電子信息系統(tǒng)，不需要互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)+RFID的技術(shù)方案，相對“低技術(shù)”的電子信息管理系統(tǒng)，具有更高的可靠性和系統(tǒng)生命周期。同時(shí)，具有更好的經(jīng)濟(jì)性能，不需要維護(hù)和額外的運(yùn)行費(fèi)用。在創(chuàng)建人與機(jī)器的混成系統(tǒng)時(shí)，必須有全局判別的觀念，全局最優(yōu)是第一原則，如果一味追求技術(shù)的先進(jìn)性，必將陷入技術(shù)泥潭。技術(shù)系統(tǒng)的引入，會(huì)導(dǎo)致人員權(quán)力的再分配，因此必須重視技術(shù)和管理兩個(gè)方面的論證工作。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.143

G251；TP315

A

1673-0194（2015）14-0189-01

2015-05-02