小微企業管理信息系統及內部控制研究

喬鵬程+朱衛東

【摘要】當前中國小微企業管理信息系統及內部控制制度應用存在不足。本文對小微企業所處生命周期、系統自身運行成本及系統內部控制實施的內外環境進行了分析。從建立社會化共享管理信息服務中心、調整不相適應性、將管理經驗嵌入管理信息系統中、平衡設計實施的成本效益等方面提出了發展對策。

【關鍵詞】管理信息系統 小微企業 內部控制制度

一、引言

小微企業是中國企業的主要組成部分，我國已有小微企業超過千萬戶，占企業總數的76.57%。小微企業設計和應用管理信息系統（ Management Information System，MIS）及相關內部控制可以將管理制度程序化為系統設計，實現復雜的管理制度簡明化、提升執行力和工作效率。所以小微企業應用管理信息水平決定全國企業的基礎管理水平和普及程度。常丹丹（2010）對128家太原中小企業管理信息系統及內部控制調查中發現，42%不重視內部控制管理，69%沒有進行風險評估，60%沒有對內部控制實施和執行進行監督，78%不對內部控制進行定期評估改進。小微企業管理信息系統及相關內部控制制度的設計、應用及完善程度不高，嚴重制約小微企業管理和風險防范能力的提升。小微企業的管理水平不高現狀，需要通過應用管理信息系統及相關內部控制制度來促進企業規范管理。

本文對小微企業如何應用管理信息系統及相關內部控制制度展開研究。

二、小微企業應用管理信息系統及內部控制現狀分析

1.小微企業所處生命周期性特點。

小微企業大多創立不久，大多數正處于管理者直接控制或少數進入指揮管理階段，這決定了小微企業的管理任務主要是：如何在激烈的競爭中生存下去;關注重點是市場和產品，而不是管理規范化、管理經驗的積累、管理信息化及內部控制的建設;管理者的關注重點是快速的決策，而不是對少數員工的監督。

基于小微企業生命周期的管理特點，對管理信息系統及相關內部控制明顯重視不夠。管理信息系統相關內部控制的目的是將公司管理中多年積累形成的管理經驗和管理文化，通過數據技術顯性為管理信息系統中固化的內部控制制度體系。很顯然，管理信息系統及相關內部控制制度的設計，是一個長期與企業的管理特點緊密聯系不斷完善的過程。這對于剛成立的小微企業來說非常困難。小微企業應通過形成有效的企業文化、規范管理流程、相關制度建設來推進管理信息系統相關內部控制建設，這在小微企業的現實中缺乏可操作性。

2.小微企業管理信息系統實施成本高。

管理信息系統一直向集成化、多業務領域、用戶自主化及開放化方向發展。這增加了管理信息系統的實施的復雜性和風險性，對管理信息系統相匹配的內部控制制度的設計和實施產生更多需求。管理信息系統的建立者和使用者完全站在兩個不同的立場和環境下，必然導致軟件系統在流程、管理理念及流程上，與小微企業的實際情況存在偏差。如果運行不當，小微企業在設計和實施管理信息系統及相關內部控制體系時，會產生一系列新增的運行成本和風險。如會增加管理環節和跨度，管理者對業務的管理更加間接化;不相融職務崗位分離及增設內部審計崗位，在小微企業員工人數較少的情況下，提高了運行的經濟成本，對員工素質提出更高要求，在小微企業原本對人力資源缺乏吸引力的背景下，增加了人力資源的需求和培訓壓力;系統決策程序和制度更加剛性化，導致面對外界頻繁的環境變化缺乏彈性，對內外部環境的反映表現遲緩;應用后小微企業的運營流程相應地發生改變，產生新的運營風險;小微過度依賴系統，會增加重復業務的同一風險集中暴發可能性。

運行成本和管理風險的增加，對小微企業既難以承受又不經濟。小微企業的積極性被打擊，更有甚者認為小微企業不具備設計和應用的條件，也不具備應用的需求。筆者認為，這是影響小微企業設計和應用管理信息系統及相關內部控制的重要成因。但小微企業仍然非常必要引入系統及相關內部控制，只是在這一過程中需要做出調整。

3.小微企業內部控制應用環境不成熟。

根據COSO框架，內控環境是內部控制制度的決定要素。范春英（2011）研究發現中小企業所處客觀環境、內部控制自身成本、執行人員素質和內部控制對決策時效性的影響，共同作用導致了中小企業對內部控制應用不足。當前小微企業所面臨的內外部實施環境都影響了制度的設計和實施。

當前小微企業面臨的外部環境制約：（1）中國處在市場經濟轉型中，市場競爭的公平環境還不完善，小微企業與其它企業競爭力并不完全決定于企業實力和管理水平，受到諸多非市場化因素的干擾。小微企業是否應用了高水平的管理信息系統及相關內部控制在外部競爭效益上沒有明顯體現。（2）市場化管理服務水平的限制。調研發現，中小企業業務多元化，管理信息系統在與財務及業務相結合的管理過程中，使小微企業在管理信息化服務需求上具有極大的靈活性和多樣性。小微企業勢單力薄，必然要求由管理服務提供商來提供服務。事實上當前小微企業接受到的市場化管理服務主要為代理記賬。中小會計師事務所及其它管理咨詢服務機構服務能力低下，無力提供高水平、個性化的管理信息化服務。（3）管理軟件提供商服務急待規范。財政部頒發的《企業會計信息化工作規范》于2014年1月6日起施行。當前管理信息化軟件提供商的管理軟件急需規范化，小微企業是管理軟件提供商的小客戶、零散客戶，得到優質服務的機會非常有限。

當前小微企業的內部環境制約（由于小微企業管理層和業務層混淆不清，根本沒有公司治理）：（1）小微企業管理者對制度設計和實施的認知水平。王竹云（2012）認為，中小企業管理者對內部控制的態度決定著管理信息系統內部控制的建設水平。隨著創業人群的高知識化，相較改革開放初期及90年代的創業者，當前小微企業的管理者主體為1980年以后出生的人群，對管理管理信息化及相關內部控制的重視程度有著足夠的認知。但當前大學對管理信息化的專業實踐教育，滯后于社會實際管理信息化需求，所以小微企業管理者的管理職業化不足，對管理信息系統及相關內部控制的普及程度還遠沒達到應有認知水平。（2）小微企業管理者 “短平快”普遍創業心態。據統計中國民營企業的平均壽命只有2.9年，法律制度不規范導致的法律風險、市場環境不穩定、創業者缺乏長遠投資意識，都導致小微企業管理者易產生“短平快”的創業心態。所以沒有足夠的興趣，長遠地將管理經驗與信息技術相結合，設計實施自已企業特色的管理信息系統與相關內部控制制度。（3）社會契約精神的缺失。當前社會契約精神缺失，導致員工對企業的忠誠度和職業精神缺乏，進而導致小微企業管理者對員工在管理信息系統及相關內部控制制度約束下，獨立忠誠地完成工作產生不信任。王竹云（2012）發現，中小企業內部控制主要手段為交叉審核，即事后審查。小微企業管理者對內部控制制度的事前、事中控制作用沒有得到認可和發揮，對員工在內部控制制度約束下調動其主觀能動性的任用和信任，被通過事必躬親、任用親友、嚴密監督、事后審查等手段替代。

三、小微企業應用管理信息系統及內部控制發展對策

1.建立市場化的共享性管理信息服務中心。

小微企業建立和加入管理信息化共享性服務中心，是解決規模較小、實施成本承受力低、與服務商議價能力弱的有效途徑。共享服務中心可以在市場化運作基礎上小微企業自愿加入，同行業的小微企業可以組成近似“團購”的方式，共同尋求更專業的管理軟件提供商及大型會計師事務所獲得一體化服務。這使小微企業在共享高質量低成本的管理信息化系統及相關內控制度設計服務同時，管理軟件提供商和會計師事務所也可以集中化管理零散客戶，提供更深入的管理服務。

管理信息化共享中心的建立，單獨依賴分散的小微企業自發形成是非常困難的。在市場化運作和自愿原則下，各級政府的小微企業服務機構、小微企業聯合會、協會等都可以發揮推動作用。這些部門在集中關注小微企業融資難以外，可以利用信息優勢推動小微企業管理信息化共享中心的成立。在提高小微企業管理水平的同時，也為放貸資金安全和投資收益提供了制度保障。

管理信息化共享中心在技術方面，可以應用遠程訪問云管理服務平臺技術，將安裝系統和會計資料存儲都在遠程服務提供商的終端上進行。在小微企業管理信息服務需要更集中化、專業化、低成本化的需求下，云服務平臺是今后發展的主要趨勢。

2.建立與小微企業管理相適應的信息系統。

小微企業設計和運用應用管理信息系統及相關內部控制后，管理者最強烈的不適應感來自：被束縛、業務操作繁文縟節、決策反映變的遲緩及員工相互推諉。員工的不適感來自：不被信任感、工作繁瑣、勞動量增加及員工沖突的增加。上述管理者和員工的不適感，部分是管理信息系統及相關內部控制自身帶來的成本和管理環節增加人為弊端。但更多是因為購買的商品化管理信息系統軟件及內部固化的內部控制制度，與公司的業務及管理特點不相適應導致，后者是可以克服的。毛基業、王偉（2012）發現，公司實施管理信息系統后認知不適應，主要應從氛圍調適、認知調適、技術調適和組織調適四個方面努力。

在商品化軟件的選擇上，趙穎（2013）以MB公司為例，研究了公司如何在國內各服務商之間選擇管理信息系統提供商，發現公司應選擇適合自身管理特點的本土化管理信息系統軟件。另外研究發現管理信息系統與公司實施組織的不匹配，是不適感來源的主要原因。在小微企業內部管理中，不適感調適的關鍵作用在管理者自身：（1）管理者可以通過與管理信息化系統軟件提供商溝通，以重要性為原則，對重點業務環節、高風險領域、頻繁的資金流動、易發生舞弊的業務流程加強內部控制設計。同時管理者要根據企業的規模簡化管理信息系統中的部分不必要內控操作措施，如人力資源、研究與開發等業務的管理信息化內控。要杜絕簡單生硬地將軟件內置的內部控制制度強行套用于小微企業。（2）改變管理者狹隘認識，研究發現，許多管理者狹隘地認為管理信息系統只是應用于會計部門。小微企業管理應當積極向其它業務領域推廣管理信息系統，取得每個部門的支持和配合。（3）Liu（2011）研究發現，員工對管理信息系統及相關內部控制的有用性和用戶體驗，會隨著管理者的宣傳和教育不斷改變，管理者的溝通作用非常明顯。小微企業管理者應調動全員參與，系統地實施和調試，實施過程中通過不斷地通過全員的溝通、培訓、管理知識學習，樹立正確的管理信息系統及內控意識，調動全員參與完善頂層設計，努力緩解員工不適感和抵觸情緒。（4）管理者不斷發現管理中的新問題，向管理服務提供商尋求幫助，不斷地調整管理信息系統及相關內控中的具體措施，達到調適和化解管理沖突的目的。

3.內部控制制度與管理信息系統有機結合。

內部控制信息化是將企業的內部控制理念、規范、措施、制度體系固化到管理信息系統中，實現在管理信息系統實施過程中內部控制制度執行的常態化、剛性化、標準化。管理信息系統及相關內部控制制度的應用過程，是一個不斷發現問題和優化內控制度的過程。這一過程既是管理信息系統及相關內控與小微企業組織接軌的過程，也是通過系統的應用小微企業管理技術及相關內控體系自身變革的過程。經過不斷地發現管理信息風險，編制風險系統清單和內控措施對照圖，升級系統將小微企業在創立和發展中管理改進形成的內部控制制度固化管理信息系統的數據傳遞到內部控制過程中。小微企業在調動全員參加及時發現實施過程中的失效風險，小微企業規模發展過程與管理信息系統及相關內部控制升級的過程保持同步，二者是一個要相互促進的過程，也是一個將改進的內控制度嵌入管理信息系統的過程。

4.平衡內部控制設計實施成本效益。

小微企業設計和實施管理信息系統及相關內控要評估成本效益。管理信息系統及相關內控中的核心思想——制衡原則與保留操作痕跡，都會增加崗位和工作記錄成本。不斷的內控重新評估和改進也在增加成本，這對小微企業的負擔增加特別明顯。設計和實施中必須保證小微企業業務運行的原有高效性，顧及小微企業管理成本的承受力，防止出現投入成本比效益大的情況。

與小微企業規模相適應，初始設計時可以只將企業重點業務納入系納控制體系，超前一步的預防控制可以將風險防范前移，實現成本效益最大化。小微企業管理者要注意將不同控制目標、控制措施重疊、過度控制、控制措施不足等，綜合分析，分清主次、削減重復內控、補全關鍵內控，以實現成本節約。小微企業要在實用原則下，時刻地關注業務、面向過程、基于控制、度量驅動等基本理念因地制宜，在設計和實施管理信息系統及相關內控時與小微企業的業務范圍、風險水平、風險范圍、企業規模、生命周期、內外環境、競爭程度相適應，平衡好成本效益。

參考文獻

[1]常丹丹.我國中小企業內部控制研究[D].山西財經大學碩士學位論文，2012（2）.

[2]張榮海.基于信息化（ERP）環境下的中小企業內部會計控制探析[J]，財會研究，2007（5）.

[3]楊靜.小型企業內部控制制度設計——基本畢羅香公司分析[D]，西南財經大學碩士學位論文，2007（5）.