高校檔案管理信息化建設實現路徑探索

□羅春雨

在當前這個信息時代中，信息資源儼然成為了促進社會發展的一種經濟資源，而作為重要信息資源之一的檔案信息資源得到社會各界的關注和重視。尤其是各大高校加大了對信息技術的利用，為檔案管理帶來了諸多便利，同時也促進了檔案管理的發展，推進了高校科研以及檔案的開發利用等工作的開展。

一、加強高校檔案管理人員的信息化建設意識

隨著現代信息技術的飛速發展，不管是政府機關還是事業單位都開始利用辦公自動化完成檔案管理工作。信息技術下的檔案管理和傳統檔案管理相比，在管理理念和管理方式上來說給傳統檔案管理帶來了很大的沖擊和挑戰，將信息技術運用到高校檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，且對于進一步完善檔案管理有很大的實際意義。高校檔案管理工作主要涉及對學生相關檔案、學校科技檔案、教職工檔案以及相關日常檔案的管理。高校檔案管理水平的好壞，也決定著高校的自我發展，對于高等學校來說，教學、科研、學生管理以及其他工作中形成的文字、圖標以及音像等檔案，這些都是反映高校發展的情況，高校真實寫照的關鍵資料。由此看來，高校的檔案管理工作涉及的項目較多、內容也較為復雜，而信息技術的引入不僅能夠給檔案管理帶來便利，節省了檔案管理的人力、物力以及財力，更是保障檔案質量，為高校發展奠定基礎的關鍵政策。而高校的檔案信息化建設是否能得以順利開展，大多取決于學校領導的重視程度，各個高校領導應充分認識到信息化檔案建設的必要性與重要性，以“對歷史負責、對現實服務、為將來著想”的原則為中心，推進信息化建設的進程。將學校檔案信息化建設工作納入學校工作中，進一步培養相關技術人才，保障高校檔案管理工作的順利進行。若要切實做好檔案管理工作，就必須提高檔案管理意識。高校可以通過相關手段和活動來增強檔案管理員的管理意識，主要體現在:加大宣傳力度，通過舉辦豐富多彩的活動提高相關部門職工對檔案管理工作的意識，使其認識到檔案管理的重要性。一方面，主動為學校決策層提供有價值的檔案數據，加深高校領導對檔案管理工作的認識。另一方面，建立檔案管理的獎懲制度，將檔案管理的質量、效率與相關人員的年度考核成績掛鉤，調動管理人員的積極性和主動性。

二、加強檔案信息化管理的基礎設施建設

近幾年來，很多高校開始走上信息化檔案管理的建設進程中，為實現高校檔案信息化，一是要加強檔案信息化建設的基礎。一方面，要強化檔案庫房的檔案保存環境，為電子檔案的保存與信息化的設備提供環境基礎。針對新建的檔案庫房制定新的標準，加大其信息化的設備建設，針對已有的建房應著重其改造。對紙質檔案的庫房管理應保證溫度和濕度以及防塵因素，為檔案的保存提供良好的環境。對于信息化的檔案管理，應加強對信息化設備運營要求的環境建設，對網絡中心機房、服務器、電子檔案庫房等基礎設施進行完善。包括一些基本的防靜電設施、防磁等基本設施，更要完善防信息泄露以及保密技術等。而對已建成的庫房和已有的紙質檔案，一定要分區進行保存，做好功能型結構的改造，并逐步完善相應設施。二是對于檔案信息化建設來說，網絡環境是非常關鍵的條件，很多高校在這一方面做得還不夠好，網絡布線凌亂、設備共享度低、安全隱患多等現象非常普遍。所以，必須采取一定的科學措施進行改善。如針對布線系統進行綜合優化，加大對硬件配置的投入，完善相關庫房的消防安全措施，對于配電系統也要進行安全可靠、維護方便的改造。一方面，既要實現網絡信息安全的綜合防護，又要保證網絡布線的規范有序。另一方面，對于設備的選擇更是要保證其先進性和穩定性。除此之外，因檔案管理工作的特殊性，其辦公環境更不同于普通辦公的要求。顯然，信息化的建設改變了傳統的檔案管理工作方式，以網絡辦公化和作業為主，要做到的就是完善信息化建設的硬件與軟件基礎設施，優化高校檔案管理工作的基本條件和環境，以促進信息化檔案管理建設又快又好進行。

三、促進高校檔案規章制度的建立和完善

對于多數高校來說，其檔案管理基本由檔案管理部門負責，雖然高校也制定了相關的規章制度，卻沒有明確檔案管理的方案和手段，造成高校檔案管理比較混亂。并且，因很多高校尚未有一個切合實際、具體化的檔案管理制度，再加上職能部門對于高校檔案管理需要收集的范圍不規范，許多本應該納入檔案管理的信息和資料不能得到完整的保存，導致相關檔案變動時，工作移交不清導致檔案資源流失。同時，檔案目錄標準不統一，各部門根據自己的理解和使用習慣整理檔案，導致學校檔案最終方案目錄不清，給查找帶來了一定的難度。將信息技術引入高校檔案管理，使得檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點的問題就是檔案管理工作必須要標準、統一和規范化。一是如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。而在信息化建設的背景之下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，信息化的檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要學校檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在信息化檔案建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。因此，學校必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。二是在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。同時，雖然信息化的檔案管理很便捷，但也要由人來執行管理工作，這就要求提高管理檔案人員的綜合素質。高校必須明確好檔案管理的崗位職責，從能力與責任上來完善隊伍建設，出于崗位變動的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，以提升檔案管理人員的能力與知識，進一步提升其管理經驗，增強責任感，扎實檔案管理的理論基礎與實踐知識，以此來確保高校檔案管理工作的隊伍水平。

四、結語

總而言之，對于高校的檔案信息化建設來說，高校檔案管理人員一定要充分結合本校的實際情況，通過制定相關信息化建設的標準與相關制度規范信息化檔案建設，加強信息化檔案建設的基礎設施建設，同時，提高相關人員的意識和檔案管理工作人員的綜合素質水平，促進高校檔案信息化管理水平的提升，加快高校檔案管理信息化建設的步伐。

［1］賈曉宇．高校檔案管理信息化建設的思考［J］．赤峰學院學報(自然科學版)，2015

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