高校檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)路徑探索

□羅春雨

在當(dāng)前這個信息時代中，信息資源儼然成為了促進(jìn)社會發(fā)展的一種經(jīng)濟(jì)資源，而作為重要信息資源之一的檔案信息資源得到社會各界的關(guān)注和重視。尤其是各大高校加大了對信息技術(shù)的利用，為檔案管理帶來了諸多便利，同時也促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展，推進(jìn)了高?？蒲幸约皺n案的開發(fā)利用等工作的開展。

一、加強(qiáng)高校檔案管理人員的信息化建設(shè)意識

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，不管是政府機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位都開始利用辦公自動化完成檔案管理工作。信息技術(shù)下的檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理相比，在管理理念和管理方式上來說給傳統(tǒng)檔案管理帶來了很大的沖擊和挑戰(zhàn)，將信息技術(shù)運(yùn)用到高校檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，且對于進(jìn)一步完善檔案管理有很大的實際意義。高校檔案管理工作主要涉及對學(xué)生相關(guān)檔案、學(xué)?？萍紮n案、教職工檔案以及相關(guān)日常檔案的管理。高校檔案管理水平的好壞，也決定著高校的自我發(fā)展，對于高等學(xué)校來說，教學(xué)、科研、學(xué)生管理以及其他工作中形成的文字、圖標(biāo)以及音像等檔案，這些都是反映高校發(fā)展的情況，高校真實寫照的關(guān)鍵資料。由此看來，高校的檔案管理工作涉及的項目較多、內(nèi)容也較為復(fù)雜，而信息技術(shù)的引入不僅能夠給檔案管理帶來便利，節(jié)省了檔案管理的人力、物力以及財力，更是保障檔案質(zhì)量，為高校發(fā)展奠定基礎(chǔ)的關(guān)鍵政策。而高校的檔案信息化建設(shè)是否能得以順利開展，大多取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，各個高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到信息化檔案建設(shè)的必要性與重要性，以“對歷史負(fù)責(zé)、對現(xiàn)實服務(wù)、為將來著想”的原則為中心，推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。將學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作納入學(xué)校工作中，進(jìn)一步培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)人才，保障高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。若要切實做好檔案管理工作，就必須提高檔案管理意識。高校可以通過相關(guān)手段和活動來增強(qiáng)檔案管理員的管理意識，主要體現(xiàn)在:加大宣傳力度，通過舉辦豐富多彩的活動提高相關(guān)部門職工對檔案管理工作的意識，使其認(rèn)識到檔案管理的重要性。一方面，主動為學(xué)校決策層提供有價值的檔案數(shù)據(jù)，加深高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識。另一方面，建立檔案管理的獎懲制度，將檔案管理的質(zhì)量、效率與相關(guān)人員的年度考核成績掛鉤，調(diào)動管理人員的積極性和主動性。

二、加強(qiáng)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

近幾年來，很多高校開始走上信息化檔案管理的建設(shè)進(jìn)程中，為實現(xiàn)高校檔案信息化，一是要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，要強(qiáng)化檔案庫房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對新建的檔案庫房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對已有的建房應(yīng)著重其改造。對紙質(zhì)檔案的庫房管理應(yīng)保證溫度和濕度以及防塵因素，為檔案的保存提供良好的環(huán)境。對于信息化的檔案管理，應(yīng)加強(qiáng)對信息化設(shè)備運(yùn)營要求的環(huán)境建設(shè)，對網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。而對已建成的庫房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進(jìn)行保存，做好功能型結(jié)構(gòu)的改造，并逐步完善相應(yīng)設(shè)施。二是對于檔案信息化建設(shè)來說，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是非常關(guān)鍵的條件，很多高校在這一方面做得還不夠好，網(wǎng)絡(luò)布線凌亂、設(shè)備共享度低、安全隱患多等現(xiàn)象非常普遍。所以，必須采取一定的科學(xué)措施進(jìn)行改善。如針對布線系統(tǒng)進(jìn)行綜合優(yōu)化，加大對硬件配置的投入，完善相關(guān)庫房的消防安全措施，對于配電系統(tǒng)也要進(jìn)行安全可靠、維護(hù)方便的改造。一方面，既要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息安全的綜合防護(hù)，又要保證網(wǎng)絡(luò)布線的規(guī)范有序。另一方面，對于設(shè)備的選擇更是要保證其先進(jìn)性和穩(wěn)定性。除此之外，因檔案管理工作的特殊性，其辦公環(huán)境更不同于普通辦公的要求。顯然，信息化的建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，以網(wǎng)絡(luò)辦公化和作業(yè)為主，要做到的就是完善信息化建設(shè)的硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化高校檔案管理工作的基本條件和環(huán)境，以促進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)又快又好進(jìn)行。

三、促進(jìn)高校檔案規(guī)章制度的建立和完善

對于多數(shù)高校來說，其檔案管理基本由檔案管理部門負(fù)責(zé)，雖然高校也制定了相關(guān)的規(guī)章制度，卻沒有明確檔案管理的方案和手段，造成高校檔案管理比較混亂。并且，因很多高校尚未有一個切合實際、具體化的檔案管理制度，再加上職能部門對于高校檔案管理需要收集的范圍不規(guī)范，許多本應(yīng)該納入檔案管理的信息和資料不能得到完整的保存，導(dǎo)致相關(guān)檔案變動時，工作移交不清導(dǎo)致檔案資源流失。同時，檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各部門根據(jù)自己的理解和使用習(xí)慣整理檔案，導(dǎo)致學(xué)校檔案最終方案目錄不清，給查找?guī)砹艘欢ǖ碾y度。將信息技術(shù)引入高校檔案管理，使得檔案管理具有及時、方便、快捷等的優(yōu)點(diǎn)，同時伴隨著這些優(yōu)點(diǎn)的問題就是檔案管理工作必須要標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一和規(guī)范化。一是如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權(quán)問題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況。而在信息化建設(shè)的背景之下，檔案自身是相對獨(dú)立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，信息化的檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要學(xué)校檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在信息化檔案建立起來的前端時期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統(tǒng)性的特點(diǎn)。因此，學(xué)校必須制定一套標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的管理工作。二是在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。同時，雖然信息化的檔案管理很便捷，但也要由人來執(zhí)行管理工作，這就要求提高管理檔案人員的綜合素質(zhì)。高校必須明確好檔案管理的崗位職責(zé)，從能力與責(zé)任上來完善隊伍建設(shè)，出于崗位變動的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，以提升檔案管理人員的能力與知識，進(jìn)一步提升其管理經(jīng)驗，增強(qiáng)責(zé)任感，扎實檔案管理的理論基礎(chǔ)與實踐知識，以此來確保高校檔案管理工作的隊伍水平。

四、結(jié)語

總而言之，對于高校的檔案信息化建設(shè)來說，高校檔案管理人員一定要充分結(jié)合本校的實際情況，通過制定相關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)制度規(guī)范信息化檔案建設(shè)，加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時，提高相關(guān)人員的意識和檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，促進(jìn)高校檔案信息化管理水平的提升，加快高校檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

［1］賈曉宇．高校檔案管理信息化建設(shè)的思考［J］．赤峰學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版)，2015

［4］李松．試論高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及對策［J］．科技信息，2010

［3］程玉敏．論高校檔案管理信息化建設(shè)［J］．福州大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2012