圖書情報資料編目數據質量宏觀監控探索

□ 王軍平

圖書情報資料系統管理軟件有好幾種，圖書館用的系統多種多樣，外包公司的編目員不可能都很熟悉所有圖書情報系統軟件，不太可能掌握常用的所有數據編目軟件操作，常見的圖書情報界系統編目軟件有:博菲特、丹誠、北郵、ILAS(圖書館自動化集成系統)、匯文、清大新洋、圖騰、妙思、冠景、金盤等。再者，中國圖書機讀目錄規則與機讀編目格式標準都很瑣碎繁雜，加上圖書分類法也是比詞典厚。外包加工編目員給圖書館做的編目數據出錯總是難以避免，但作為監督一方圖書館必須高度負責地嚴格監督編目數據的質量。筆者經過多年的數據編目和審校鍛煉，總結經驗教訓，得出了一些方法較為高效快捷地監控圖書編目數據質量，與同行們分享。

一、輸出驗收單

(一)改換項目。進入格式設計點擊某項，右鍵→屬性→字段1，換其他項目或自主寫入項目代碼即可改變提取項目。格式設計中默認的數據提取項目只有出版社、題名、條碼、價格、責任者、索取號、館藏地點、ISBN、卷頁等。這些基本項目，但想找到絕大部分錯誤還是不可能的，需要增加提取項目。經過多年探索，認為增加如下項目，能達到事半功倍的效果:光盤號、分類號、版本、數量、記錄號、文獻流通類型、批號、010d、總價、附件、館藏分配地點、出版年、館藏地點等。這些項目代碼有些是系統里有的，有些是沒有的，需要尋找再粘貼上。在這里只需增加些項目，就能讓審校數據高效省力，還能最大程度地找出數據錯誤，后期一條條審校數據時，只要看住幾個重點，而不用細看每個點那樣費事了。

(二)增添提取項。進入格式設計，雙擊其中一個提取項目，這個表格中線就會呈黃綠色，拖拽它，這就增加了一個項目，接著修改它提取代碼。

(三)提取代碼。若無自帶代碼，要試驗、尋找相應項目代碼，再粘貼在字段1代碼處就行。經過試驗尋找到了如下項目代碼:總價:ACQl*ACQo;出版年:210d;附件:215e，010d:010d;館藏地點:HLDe;文獻流通類型:HLDf，091d:091d;光盤號:307a;記錄號:ACQd。

(四)頁面調整。左上角的輸出條件，左右上下都居中，為了便于觀看、打印用稍大字體。為了縮短長度，可讓使用率低的兩個項目共用表格，用到哪個項目就設哪個代碼。根據內容適當設置表格寬度，重要項目靠前，要比較的項目相鄰設置。

(五)字段合計。數量、索取號、價格、分類號、總價等需要選上字段合計。統計后比對每頁的合計結果，看看結果是否異樣;檢查分類號與索取號的合計結果能看出兩項是否一致;再看看價格對比是否一致，還要看看出版年合計是否異樣，可能月份多寫。

(六)檢查輸出驗收單。

1．題名、出版社、作者、ISBN、數量、頁碼等。這些錯誤情況簡單、相似，比如依照出版社排列，看看出版社項是否異樣。提取數據時，如果批號前端一樣，那么同一條編目數據的多批次或到書的條碼會輸出在前后相近，看有無異常。

2．檢查條碼項。記住個別登記帳的條碼可選合并，也只提取加了條碼的編目數據，無條碼的則不輸出來，提取時合并條碼，若用某大批號提取，會把同一條數據下不同小批次但批號前方跟提取條件的大批號一致的數據都輸出，且條碼合并在一起，這導致它們的價格、數量合計失去了準確性。輸出驗收單不存在前述情況，提取的條碼雖是合并的，但只合并某一個小批次同一數據同一到書條的條碼，不合并條碼，會顯示每一次到書有一條編目數據。另外它還會把條碼沒輸入的數據也提取出來。一排序，沒有條碼的編目數據就會排在最前面。這些空白條碼數據有些是條碼漏輸了，有些是到書多余了，不同的是個別登記賬不能提取出空白條碼的數據，在這里清晰顯示全部條碼空白的數據。大致瀏覽所有條碼，看有無異常顯示的，也看看排最后面的，改正錯誤的。

3．館藏分配地點。排序后先看前后頭有無異常的，如出現空白、0或異常于購書冊數的數字，或分配地點有異于常規的，有則修改。

4．記錄號、批號。這兩個主要用作查詢其他數據，當然也可看看批號有無顯示異常，也可能是批號寫錯了。

5．版本。合計勾選上，合計如果是零，就是沒有多版次版本;大于零則有多版次版本，看看排列的版本有無異常。

6．光盤號。有光盤的數提取此項就是要檢查是否都正確添加上了光盤號，還要和附件項對比一致。

7．分類號。看與索取號的合計是否一致，不一致則看原因。

8．文獻流通類型。排序后看看有無異常的流通類型出現。其他項也相似，如果都對了，那就排列著很好看的整齊序列，看有無異常情況出現。

二、個別登記帳

(一)格式設計。點開格式設計，設計的方法同輸出驗收單，還能從輸出驗收單處復制來格式設計粘貼到此。

(二)運用個別登記帳。

1．條碼。檢查每冊書的館藏地點、條碼、流通類型時，條碼要不合并輸出，要一一細看每條數據條碼情況。檢查其他輸出提取項目大部分合并條碼，合并后提取的編目數據數量變少。當選擇合并編目數據的條碼后輸出，同一條數據上的幾次到書，凡是前頭一致的幾個批號的到書會合并輸出。圖書復本條碼一般是連續輸出的，依條碼排列順序，先檢查編目數據排列的兩頭有無異樣的條碼。假如其中哪條數據的條碼連續異常，依照記錄號或批號查找到具體問題數據，然后修改錯誤。編目數據記錄號具有唯一性和簡單性，是一串大致1～7位的數字，因此使用記錄號來檢索數據是最便捷高效的。

2．版本、210d、ISBN、文獻流通類型、光盤號、分類號、索取號、責任者、出版社與館藏地點等其他的。這都與檢查條碼類似，一一按某項目排序，見到數據異常，就檢索到并改正它。

三、驗收分類統計

(一)自主格式設計。驗收分類統計，用作22大分類或擴展T后共39大分類的基本統計，經常被用來審核編目驗收過的各分類編目數據的各類結果。點擊采訪管理進入采訪統計，進入驗收分類統計的格式設計，進入屬性選項，填上全部基本分類號，讓縱向空白。統計可選參數有:種數、冊數、數量(ILASII有冊數選項，ILASIII無此項)，下面選擇上其他、合計。這樣設置參數后就有冊數與數量橫向比較，它們的結果相同才是正確的，哪個分類號統計結果不同哪里就有問題。不過自從系統升級為ILASIII后，那個冊數就不顯示了，很遺憾。另外“其他”很有用，凡是分類號有問題，不能在38大類里統計的，都會歸集到“其他”類里，就像個垃圾袋，凡是被裝到這里的都有問題。

(二)統計。一般用批號檢索，統計一個批號時，右邊鍵值限定空著。其他如館藏地點驗收日期等可以根據需要選擇，沒必要濫選，以免帶來不必要的干擾。

(三)運用驗收分類統計。

1．比對數量與冊數(ILASII有此項，ILASIII要用驗收分類統計與書目分類統計比對，前者是冊數即條碼數，后者是即到書事填的數字)。總括登記賬中數量是無效的，與冊數統計一樣，兩者都是冊數也就是條碼的合計，并不是驗收到書時填的數。另外書目分類統計中沒有數量項目統計(有冊數，ILASIII中它的冊數其實統計的是數量，或許是ILAS公司沒把后臺軟件裝好等)。ILASII中驗收分類統計中數量是驗收到書時填的數量，能與冊數相比較，兩者若相同，則一般此兩項都對，另外也有可能是冊數和數量都不對，這就意味著是較為高級疑難的問題，或許數量與冊書錯得一樣多，這也會導致最終兩者的結果一樣，這需要解決的過程就復雜很多了。若兩者結果不一致，那肯定有問題，或許數量輸錯，又或許條碼有出入等。遇到這些兩者不一致的問題，就需要查清哪個分類的兩者數字不一致。依照表格順序找到某類，導出這批此分類的具體數據，就是輸出驗收單(跟個別登記賬相似)，用列表式輸出驗收單的較為方便，按分類號順序排序，一一查看數量與條碼數是否相同。若是遇到某個批次有問題分類號的數據量太大，按一般排序難以查找到問題數據，還可以再逐步細分有問題的分類號，細分的程度要看分類號復雜程度與數據量大小酌情適當細分。再次統計，仔細比對找出冊數與數量不相符的小分類號，在詳細數據中順序查找到問題數據，用記錄號等檢索到數據，改正錯誤。還可以比對冊數和數量從個數少的著手，能提高效率。若是數量結果少，就可以先按數量排序，空白數量的數據就會排在前面，問題很明顯。假如所購圖書復本量基本是三冊，檢查排序后的數據，就可以先直接查看數量不是三的編目數據，先忽略數量是三的，這能極大提高檢查速度。同樣的，假如是冊數結果少，那就先按冊書的直接相關項即條碼排序，沒有輸入條碼的數據就排在前面了，其他情況大體如前，也有很多方法都可以在實踐中摸索出來。

2．其他分類項。在格式設計中一定要勾選這個，它是設置的常規分類號以外的大籮筐，也是數據中索取號正確率的直觀標志。假如其他項數字相當大，那很有可能是一個分類或幾個分類無法歸入統計表，那或是漏了某個大分類，也可能是統計表中某個大分類填寫錯誤，這種情況還比較好檢查。再者，也可能大小寫字母錯誤，或者大寫字母O錯寫成數字0，在一般文檔上看0與O有清楚區別，但在ILAS系統中它們是不一樣的，實質上電腦認大寫字母O是一個分類，但它認得數字0就不是分類，那些被錯寫成數字0的分類都會被歸到其他分類項里，大寫字母O和數字0在系統里只是看著一樣，極易混淆。如果其他項分類結果不大，以分類號排序，系統自動把分類寫成數字開頭的或空白分類號排前頭，也有其他問題分類的排后頭，檢索到問題數據改正它們。

［1］深圳圖書館 ILAS研制中心．ILASII2．0系統管理手冊［Z］．深圳:深圳圖書館

［2］朱玉強．基于易語言的ILAS輔助程序設計［J］．現代圖書情報技術，2010，12

［3］深圳圖書館 ILAS研制中心．ILASII2．0系統操作手冊［Z］．深圳:深圳圖書館

［4］趙伯興，戴行德．論編目業務外包環境下的書目質量控制［J］．國家圖書館學刊，2008，4

［5］國家圖書館《中國圖書館分類法》編輯委員會．中國圖書館分類法［M］．北京:國家圖書館出版社，2010