探析高校文書檔案的科學化管理

王立新

（白城醫學高等專科學校，吉林 白城 137000）

高校文書檔案記錄著高校發展的各種信息，反映了高校發展過程中所遇到的問題及處理手段、單位建設情況、領導決策等。主要包括學校的重大會議、重要舉措、下發文件、請示匯報、教學管理、社會服務、科學研究、改革創新等多方面內容，還包括上級主管部門下發的指示、規定、辦法批復等，具有真實性和服務性。

高校文書檔案具有真實性，必須是準確、客觀和真實的，必須與其所記述的各項活動相符合，而不能是虛構、偽造和假冒的。文書檔案還具有服務性，能夠直接為學校管理服務，材料來源于管理之中，反過來又服務于學校科學管理。

1 高校文書檔案科學化管理的重要性

高校要重視文書檔案的收集和整理，充分發揮文書檔案在學校管理中的重要作用。

首先，高校文書檔案是開展高校管理、提高管理質量的保證。加強文書檔案管理和建設，對提升高校管理水平具有十分重要的意義。如加強對后勤制度文件的收集整理，必將客觀地促進后勤管理部門對水、電、氣的管理，堵塞漏洞，避免浪費。

其次，高校文書檔案是總結管理得失、開展科學管理的重要依據。文書檔案是在學校發展建設中形成的，記錄了學校管理的得與失、好與壞、利與弊，這些都為科學管理提供了資料參考，為科學決策提供了數據依據。

再次，高校文書檔案是進行教學評估、提升管理水平的重要材料。教學水平評估是提高高校教育質量的重大舉措，也是衡量高校辦學實力的重要手段。從整個評估過程和查驗重點來看，都是以真實可靠、豐富完整的檔案材料作為支撐的。文書檔案在評估中起到了重要作用，成為了評估工作的堅實“后盾”。

最后，文書檔案是督察管理活動、提升管理水平的主要載體。文書檔案記載著學校發展過程的每一個環節，是學校管理水平的真實體現，具有備查、考核、參考和學習等諸多價值，直接反映了學校的管理水平及管理能力，具有一定的保存價值。

2 文書檔案科學化管理的幾點措施

（1）堅持文檔一體化。長期以來，高校文書處理和檔案管理工作由不同部門負責，導致檔案管理易出現錯誤，文書檔案管理程序過于復雜，最終影響了文書檔案的管理效率，弱化了其信息服務功能。鑒于此，隨著社會發展，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式。這種管理模式把過去獨立分散的文件處理和檔案管理工作統一成一個有機整體進行管理，從而使文書檔案得到科學處理和有效控制。

文檔一體化管理模式的實施將文書檔案管理帶入嶄新的發展空間，進入一個更加科學、有序的管理階段。而文檔一體化的有效實施必須依賴于規范化的公文處理，即從文書處理工作開始實行規范化管理，從而形成一個長效的價值體現，保證文書檔案的保存效果。

（2）堅持基于計算機的文書檔案管理。計算機網絡技術的不斷更新發展以及無紙化資源的出現，使得文書檔案管理模式從手工操作轉為計算機管理，從紙質形式轉為電子資源形式。基于計算機的文書檔案管理既減輕了管理者的勞動量，又提高了管理效率。同時，傳統文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這勢必會浪費資源和勞動力；而采用計算機進行文書檔案管理就不會出現這種問題，文件修改只需通過鍵盤操作就可以了，方便快捷。另外，基于計算機的文書檔案處理，使紙質文書檔案變成電子化信息，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準率，也是解決文檔分離、實現文檔一體化管理的根本辦法，這是傳統管理方式難以企及的。

基于計算機的文書檔案管理要從以下兩項基礎工作做起。

①做好電子文件的歸檔與接收工作。檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統紙質檔案形成的起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數字化和現行的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件具有與傳統文件不同的特性，其收集、整理、鑒定等是一個交叉操作過程。雖然電子簽署、數宅簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開其原載體后仍然可以編輯、修改，而且電子檔案沒有文件和檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實性、有效性及原始性無法確定。因此，電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄。動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人，數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

②做好電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技的產物，其生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各類型文件，如文本文件、圖像文件、音視頻文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是不公開的機密電子檔案應具有脫機保管能力。電子原件的存儲方式也是關鍵，應該提供多種方式，如數據庫存儲、目錄存儲、光盤存儲等，用戶根據實際需求選擇。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障。應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份，保證檔案管理的完整性。

3 文書檔案科學化管理的基本要求

（1）文書檔案管理人員有高尚的職業道德修養。文書檔案管理工作的性質以及環境因素，決定了管理人員必須認真負責，遵守工作紀律，必須有高尚的職業道德修養，耐得住寂寞、忍得了繁瑣、吃得了辛苦、守得住紀律，保證文書檔案管理的準確性、時效性、應用性。

（2）文書檔案管理人員擁有豐富的專業知識。文書檔案工作對服務對象的重要性以及較強的專業性，決定了管理者必須具備豐富的專業知識，擁有較強的檔案管理技能。同時要求文書檔案管理者熟練掌握科學的管理方法并充分運用，以適應現代化檔案管理要求。

（3）做好文書檔案管理的基礎性工作。文書檔案管理工作失誤的影響力不容忽視，做好文書檔案管理工作必須先從檔案的基礎性工作入手，保證現有檔案準確無誤，同時要對原有檔案進行核查，防止失誤，發現錯誤時應及時采取補救措施以使損失降到最低。