高校檔案管理工作中的問題與對策探索

□閆淑仙

高校檔案涉及到大量的數(shù)據(jù)信息，包括校園文化、發(fā)展歷程、管理制度、學生實際等信息，是學校建設、教師教學、學生學習的重要依據(jù)。高校檔案記載了校園、教師以及學生的點點滴滴，能夠有效指導教育活動的順利開展，激勵了師生們奮發(fā)博取的行為，承載了校園文化和精神。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

(一)管理手段和技術落后。隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，高校設施環(huán)境越來越完善，很多高校都在檔案管理中引入了計算機技術，購置了現(xiàn)代化管理設備和軟件，實現(xiàn)了檔案管理信息化。但是，相對于快速更新的管理技術和手段，無論是數(shù)據(jù)處理還是功能程序應用方面，高校檔案管理工作顯得較為落后，部分高校依然沿用傳統(tǒng)手工錄寫的方式存儲檔案信息，對檔案資源利用不充分。高校檔案管理是一項系統(tǒng)工程，涉及到很多信息，包括黨政信息、教學信息、基建信息、財會信息等等，需要精準分類并完善保存，才能發(fā)揮檔案管理應有的價值。然而，某些高校存在對檔案管理工作認知不足的問題，造成檔案材料一定程度的流失，所構建的數(shù)據(jù)庫缺少全文類以及多媒體類數(shù)據(jù)，如照片、音頻、影像、光盤等，極大限制了檔案的管理和利用。在信息化建設不斷深化的今天，用戶對檔案管理服務提供了更多、更高的要求，高校檔案管理技術和手段落后，阻礙了高等教育事業(yè)的發(fā)展。

(二)檔案管理制度不健全。要想有效地開展某項管理工作必須要以完善的制度體系作保障基礎。近年來，我國出臺了一系列檔案管理法制法規(guī)如《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等，指導和規(guī)范了高校檔案管理行為，促使高校檔案管理工作質量不斷提升。但是，以高校檔案管理工作本身來看，其中還存在著一些管理制度不健全的問題，具體表現(xiàn)為:高校各管理職能部門之間缺乏溝通，文件管理與檔案管理工作出現(xiàn)了脫節(jié)，沒有完善的指導制度和監(jiān)督制度作保障，致使檔案搜集材料不全面;高校沒有針對各學期的教研、招生、畢業(yè)等工作會議進行記錄;高校對學生學籍管理不規(guī)范，不同部門對學生社會實踐活動信息記錄不一致，沒有及時跟進、變更學生的降級、畢業(yè)等相關信息，缺少細致的檔案管理制度。除此之外，有的高校檔案管理工作不嚴謹，存在檔案材料亂翻亂抽、借閱不還等不良現(xiàn)象，缺少必要的檔案保護制度和措施。

(三)缺乏有力的人才支撐。高校檔案管理既是一項系統(tǒng)性工作，又是一項專業(yè)性和技術性很強的工作，需要從業(yè)人員具備良好的職業(yè)素質和業(yè)務能力。由于某些高校不夠重視檔案管理工作，而且對人力資源管理認知不足，導致檔案管理人才結構不合理，不少從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)較低。現(xiàn)階段，不少高校檔案管理隊伍普遍存在著專業(yè)知識匱乏、年齡結構不合理等問題，甚至部分由院系教師或辦公室其他人員組成，他們沒有過多的時間和精力學習檔案管理相關知識，嚴重影響了高校檔案管理工作質量和效率。另外，部分高校檔案管理人才流失現(xiàn)象極為嚴重，相較于其他種類的工作，檔案管理工作強度大、時間長，而對應的福利待遇卻不高。有的校領導對檔案管理工作不聞不問，影響了廣大教職工的思想意識，降低了檔案管理人員的工作熱情，進而對檔案管理工作產(chǎn)生了負面影響。

二、優(yōu)化高校檔案管理工作的對策

(一)引入先進技術手段。21世紀是科技騰飛的時代，各個高校應該清楚地認識到信息化、數(shù)字化為檔案管理工作帶來的變革。在這個時期，高校應該提升對檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作要求，積極引入先進技術手段和設備，改善檔案管理工作環(huán)境，提高服務質量和效率，最大限度地開發(fā)和利用檔案資源，以求適應知識經(jīng)濟時代發(fā)展的新趨勢。具體而言，高校可以將芯片技術、光纖技術、數(shù)字技術、監(jiān)控技術等信息技術應用到檔案信息存儲、處理、開發(fā)以及利用等各個管理環(huán)節(jié)，從而提高檔案信息管理的覆蓋率和效率，充分發(fā)揮檔案管理工作應有的服務功能，實現(xiàn)文檔一體化管理。與此同時，高校應該利用現(xiàn)代科技健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，轉變以往靜止的、僵化的信息存儲方式，盡快實現(xiàn)檔案信息資源共享建設，加強各部門之間的溝通交流，保證檔案材料及其信息的真實性、有效性，方便用戶查詢和使用。

(二)完善檔案管理制度。高校要在國家相關法律體系的指導下，進一步加強和完善檔案管理制度建設，制定一套符合自身需求的檔案管理流程與實施細則，明確各崗位職責，為本校檔案管理工作的順利開展提供基礎保障。高校領導層首先要更新自己的觀念意識，帶動檔案管理人員的情緒，樹立他們強烈的責任心和服務意識。在此基礎上，高校應該引入民主化管理制度，由校領導牽頭所有檔案管理相關人員參與到管理制度體系建設當中。高校完善的檔案管理制度應該包括指導制度、監(jiān)督制度、考核制度、服務制度以及獎懲制度等，全面規(guī)范檔案管理行為，明確工作目標和任務，及時更新檔案變更信息。高校需要建立完善的監(jiān)察機制，有效落實每一項管理制度，嚴格考察職工行為，結合他們的實際表現(xiàn)給予適當?shù)莫剟罨蛱幜P，從思想意識上提高他們對檔案管理工作的重視度和積極性。

(三)加強管理人才培訓。人力資源管理是高校檔案管理的重要組成部分。人才是高校檔案管理工作不斷改進和完善的動力。當今是一個講求知識創(chuàng)新的時代，需要管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力，因此，高校要加強人才培訓工作，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。在此過程中，高校一是要加強檔案管理人員的道德素質培訓，明確檔案管理工作者的立場，使其思想上與黨保持一致，樹立其對本職工作認真負責的態(tài)度。檔案材料具有一定的保密性和原始性，要求管理人員不可隨意更改，切實做到愛崗敬業(yè)、堅持操守、按章辦事。二是高校要加強知識和技能培訓，為檔案管理人員搭建提升自我的平臺，盡量滿足他們的發(fā)展需求。高校可定期組織領域內(nèi)的研究培訓工作，請優(yōu)秀人才到校進行演講，更新檔案管理工作人員的理論知識體系和專業(yè)技能結構，開闊他們的視野，鼓勵他們利用工作之余自我學習和提升，適當提高他們的福利待遇，讓他們愿意投注更多的時間和精力在工作上，激發(fā)他們的工作熱情。

總之，加強和完善高校檔案管理工作非常重要。由于個人能力有限，加之各大高校的檔案管理實際存在不同，本文的研究可能存在缺陷和不足之處，因此，希望各個高校重視檔案管理工作，仔細分析自身工作實踐中存在的不足，并結合本院校檔案管理實際，制定更加完善的檔案管理體系，最大限度地發(fā)揮檔案管理的功能。

［1］汪泉.高校檔案管理的問題及對策［J］.華章，2012

［2］昌韜.淺談高校檔案管理存在的問題及對策［J］.百色學院學報，2011

［3］萬啟存.淺談新形勢下高校檔案管理工作［J］.商品與質量，2012