電子人事檔案中個人隱私權的保護

官艷春

(云南省紅河州醫療保險基金管理中心，云南 紅河州 661100)

檔案工作是對社會中各項生產活動中信息的記錄，而有關個人的隱私信息或多或少都會反映在檔案上，因而在檔案信息的獲取和使用過程中，勢必會發生一些涉及公民隱私權的問題，尤其是在人事檔案中，有關個人家庭、工作、學習、經歷等信息的隱私保護問題。如何在檔案的使用中保護公民的隱私權，規范化使用檔案是檔案學研究中不可避免的話題。

一、隱私權和電子人事檔案的關系

在人事檔案的信息內容中，記載著一個人的過往經歷，生活、工作、學習、家庭、背景等信息，可以反映出一些人的功過是非。這些內容中，有些是只能由上級部門組織匯報，不能為外人知曉，如軍方人事檔案，連家庭成員也不能提及。［1］從一定程度上看，簡單的人事檔案涉及的是一個人的基礎信息，而更深層次的可能涉及黨政和國家的信息。因而任何人不能以任何理由、任何形式泄露人事檔案信息，更不能用檔案信息來獲取利益。

從法律意義上看，隱私是一種和公共群體的利益不相干的，當事人不愿意他人或他人不便知曉的信息，或是不愿他人干涉和他人不便干涉的信息，以及當事人不愿他人侵入或他人不便侵入的個人領域。隱私權是公民的最基本人格權利。

檔案和隱私之間的關系，從社會角度看，檔案是源于社會各個方面的，真實反映社會活動的一種信息，這其中必然涉及公民不愿他人知曉、不愿他人干涉、不愿他人侵入的隱私信息。檔案中保存著如此多數量的隱私內容，檔案工作的保密問題必然涉及隱私權的保護，因而我們要注意在檔案的收集、使用中的隱私權保護，保障人民基本權利。

二、人事檔案隱私權保護存在的問題

在互聯網的信息時代中，信息安全一直是較為突出的問題，人事檔案的信息也不可避免，其主要的問題在以下幾點。

(一)管理環節方面

管理環節中最為突出的就是檔案保護的制度方面，由于部門平臺對網絡安全的重視不夠、措施不力、管理不善導致個人資料泄露，有些不法分子以人事檔案中個人信息非法出售獲利，未經個人或組織同意私自將個人信息出售給他人，從而給當事人帶來損失和煩擾。

(二)傳輸和貯存環節方面

電子人事檔案中的記錄、傳輸、保存等環節都是人為操作的環節，受到主管和客觀方面的因素影響，如客觀的硬件軟件環境薄弱，數據庫管理不完善，導致第三方可以侵入系統中獲取他人檔案信息，甚至篡改和傳播資料，給檔案的當事人帶來較大的隱私侵害。

(三)利用環節方面

與普通檔案不同，人事檔案的利用主要是單位人事部門或上級機關對人事檔案相關信息進行查證，在轉正定級、職稱申報等方面起到依據和參考作用。在電子人事檔案管理中，這種查證過程的安全風險大大增加，往往會因為網絡技術本身缺乏安全性，加上人為操作不當等因素，造成個人資料外泄或被刪改，給當事人造成傷害。

三、人事檔案隱私權保護的對策建議

(一)制定檔案管理制度并執行到位

人事檔案是個人資料和綜合信息的表現，同時也是個人、單位甚至是組織上的機密文件，對于人事檔案這樣的涉及公民的隱私權利的又涉及保密性的文件資料，需要和一般的文件檔案區分開來，［2］因而要制定完善的檔案管理制度，全面落實到檔案的查閱、使用、傳輸、保存等方面，執行到位，確保個人隱私得到保護。

(二)創新隱私保護手段

傳統的紙質人事檔案的隱私問題并不突出，但在信息化環境下，檔案的管理手段和技術應盡可能多樣化，豐富管理手段才能適應大數據時代各種潛在的安全風險。通過加密軟件、完善軟件管理等措施，制定授權制度，操作日志制度等，記錄所有的涉及人事檔案的行為活動，當發生風險時可以及時追溯源頭。

(三)建立和落實人事檔案管理者的責任和義務

人事檔案中的隱私面臨的風險較多，這也給檔案的工作人員提出新的要求。管理人員要提升自己的責任意識，明確檔案管理的責任、人事檔案的基本收集程序、使用范圍、使用程序等。維護檔案安全是其基本的職責和義務，無論是管理上還是技術上都要對網絡平臺中的危險源有高度的風險意識。

(四)提升管理部門的法律和道德意識

主觀方面的侵犯隱私權更為嚴重，因而自律是人事檔案管理部門的重要原則，一切都要遵循管理制度來，這就要求檔案工作者不僅要遵守規章制度，更要有職業操守，因此，人事檔案工作者要始終警醒自己，自覺做好人事檔案管理和個人隱私權的保護，從而更好地為人事檔案當事人服務，為全社會服務。

四、結語

人事檔案中有眾多重要的隱私信息，保護隱私的工作任務將日益艱巨，如何從管理和技術兩方面來防范隱患，是未來需要進一步深入研究的課題。

［1］何莎. 電子檔案的形成及保護［J］. 檔案，2011，(2):58-59.

［2］李揚新.論檔案開放與公民隱私權保護［J］. 檔案學通訊，2001，(5):9-11，16.