高校學籍管理輔助軟件的設計與開發

熊海東，張小兵

(四川幼兒師范高等專科學校教務處，四川綿陽621709)

高校學籍管理輔助軟件的設計與開發

熊海東，張小兵

(四川幼兒師范高等專科學校教務處，四川綿陽621709)

高校學籍管理是高校基礎工作中非常重要的環節，其主要工作分為兩部分：一部分是維護中國高等教育學生信息網（簡稱“學信網”）數據；另一部分是維護學校內部系統的數據（比如教務管理系統、學生管理系統等）。這兩部分數據在初始導入、更新過程中極易出錯，所以這些操作前需要對學籍信息進行核對、檢查。檢查過程使用自主開發的Windows軟件。軟件使用Java Swing技術，它使用數學集合和關系型數據庫思想，工作原理是對學信網數據和學校內部系統數據通過身份證號碼來構建視圖。通過使用軟件，學籍信息的核對工作和檢查工作變得簡單，學籍管理工作變得輕松。

高校；學籍管理；軟件設計；軟件開發；Java Swing

引言

高校學籍管理的關鍵是要正確的維護學信網和學校內部系統的數據，其難點是保證學校內部系統數據與學信網數據的正確、協調一致。在這兩個系統的數據初始導入、信息更新的過程中難免出錯。為避免錯誤，一方面學校通過規范各系統的數據更新工作流程來實現；另一方面通過借助內部系統軟件的功能來檢查沖突。雖然規范制度能減少錯誤的發生，但并不能杜絕錯誤，內部系統軟件的功能也只有部分高校通過購買才有。另外在初始化、更新及核對信息過程中需要將學信網數據和學校內部系統數據關聯起來，有些具體計算機專業知識的管理人員使用數據庫來建立視圖，有些管理人員使用Excel的數據透視圖功能，但使用起來過于復雜，不利于普通管理人員的掌握。通過使用Java Swing來開發一款用于輔助學籍信息處理的工具軟件，軟件對學校內部系統的數據和學信網的數據，按照身份證號來構建視圖、求補集，然后對數據進行檢查和處理。軟件操作簡單，不需要掌握過多的計算機知識，軟件處理的結果準確可靠、清晰易懂。

1 高校學籍管理數據處理流程及問題

高校學籍管理工作中最重要的工作是學信網的新生學籍電子注冊[1]。其中新生入學后，學校在三個月內按照國家招生規定對其進行復查，復查合格者予以注冊，取得學籍，這一過程稱為新生學籍電子注冊。學籍信息的來源是高考考生信息，這些信息準確度比較高，但仍然存在錯誤的可能，必須在學籍注冊之前進行新生信息核對。畢業生畢業前應進行畢業圖像采集及學籍信息核對，然后進行學歷證書電子注冊工作，這一過程稱為學歷證書電子注冊。由于學生在大學期間可能發生轉學、休學、退學及修改姓名等，這些操作都會造成學籍信息的修改，所有在學歷證書電子注冊之前必須再次核對學生信息。

1.1 新生學籍電子注冊

新生學籍電子注冊[2]主要是確認學生在某高校注冊，一旦被某一高校注冊，就不能再被其他高校注冊。其流程如圖1所示。

圖1 新生學籍電子注冊工作流程圖

新生電子注冊過程中，招辦提供的數據是高校在各招生省份的一個個Visual Fox格式的數據庫文件，擴展名為dbf，教務處收到招辦的dbf數據以后首先將其轉化為Excel表格，然后依據專業作為標準來分解，最后將相關專業數據分發到相應的院系。院系根據該數據編制學號、學生分班，然后將該數據打印后分發到各班級，讓學生進行核對。學生在核對過程中若出現信息錯誤，在紙質核對表上顯著標識錯誤。在這些操作Excel電子表格的過程中，會有很多的教學秘書、輔導員及學生在數據上進行操作，Excel的單元格數據難免會出現格式、信息錯誤等情況，如填學號的單元格類型為數值、入學日期的單元格類型為時間、有多余的空格、身份證號碼里大寫“X”弄成了小寫的“x”等。這些錯誤都將導致教務處在匯總處理工作帶來不便，也導致部分學生的信息錯誤。教務系統的數據是在招生信息的基礎上增加院系、專業、班級和學號等信息形成的，也就是說教務系統學生姓名、身份證號和性別等信息與招生信息嚴格一致。教務處必須對導入教務系統的數據信息與招生信息核對。如采用人工核對的方式進行，不但工作量大而且容易漏掉錯誤。這就需要一種高效軟件對招生錄取數據和學生核對后的數據進行比對分析。

1.2 畢業生學歷證書電子注冊

在學生臨近畢業時，高校教務處需要準備畢業生學歷證書電子注冊，其流程如圖2所示。

圖2 畢業生學歷證書電子注冊工作流程圖

教務處提供信息時需提供班級信息，在學生核對信息無誤以后，就可以匯總畢業生信息了。一方面用于圖像采集，另一方面提供給招生就業處。在圖像采集完成以后，圖像信息會被上傳到學信網，并和具體學生進行關聯。這時需要學生最后通過學信網對學籍信息（包括圖像信息）進行最終核對確認。在學生在線核對信息完成以后，教務處開始對畢業證書進行編號，并在學信網進行學歷證書注冊。這一過程最困難的地方在于教務處提供畢業生基本信息。由于學生在大學期間由于專業、班級的調整導致學信網里班級信息與實際不符，若仍然按照學信網的班級信息下發數據，那么將導致混亂。正確的班級信息在學校教務系統里，學校教務處在提供畢業生基本信息時需要結合學信網學生數據和教務系統的學生班級信息，即班級信息之外的以學信網為準，班級信息以教務系統為準。這個結合工作，人工完成是非常困難的，必須借助軟件工具。

2 軟件工作原理

對高校學籍管理數據處理流程及過程中重難點進行分析，筆者設計的軟件需要具有以下功能：首先是用兩個Excel表格的數據根據身份證號碼等具有唯一性的標志建立視圖；其次是對Excel表格兩列的值逐行進行檢查，對于不相等的行進行顯著標記，如將其背景填充為紅色。

2.1 建立視圖

假設有2個Excel工作表需要進行建立視圖操作，分別是工作表A和工作表B，其中A是學信網學生信息數據，B是學校內部教務系統[3]學生信息數據。因為身份證號碼具有唯一性，所以可以用身份證號碼作為標志來判斷兩行數據是否代表同一學生。如果該身份證號碼在A和B里都有的話，那么數據將屬于集合“AB都有”。如果該身份證號碼在A里有、在B里沒有，那么該數據屬于“A有B沒有”。如果該身份證號碼在A里沒有、在B里有，那么該數據屬于“B有A沒有”。對于“AB都有”集合，我們通過身份證號碼將A、B表格里的數據合并成一行，類似于關系型數據庫里建立視圖。對于“A有B沒有”集合，這些學生信息在學信網[4]有，在教務系統沒有，那么這部分學生兩種可能：一是已經休學、退學的，而在學信網沒有做相關處理；二是教務系統里這些學生身份證號碼錯誤。對于“B有A沒有”集合，這些學生可能是教務系統里身份證號碼錯誤。該模型如圖3所示。

圖3 視圖工作原理

2.2 檢查表格

對于“AB都有”的情況，在建立好的視圖里，就可以對某行的兩列數據進行比較，以檢查錯誤。檢查過程如圖4所示。

圖4 檢查表格流程圖

首先獲取當前行要檢查的兩列的單元格cellA和cellB的類型，分別設為typeA和typeB，如果typeA和typeB不相同，填充單元格cellA和cellB背景為紅色，如果typeA和typeB相同則判斷單元格的值是否相等。取cellA和cellB的值，分別設為valueA和valueB，如果值不相等則填充這2個單元格背景為紅色，如果相等則進入下一行的判斷。如此遍歷，直到工作表的最后一行。

在軟件完成檢查后可以通過觀察單元格的背景顏色，可以顯著的判斷學生信息是否錯誤，將這些信息不一致的學生篩選出來做進一步的處理。

3 開發

軟件開發過程涉及多個環境及軟件，其對應的版本及作用如表1所示。

表1 開發環境及工具一覽表

軟件開發時使用的操作系統是Windows XP，之所以選擇XP一方面是因為XP的群眾基礎仍然比較好；另一方面XP下的軟件也能在版本更高的Windows操作系統上運行，比Windows7、Windows8等。由于Java使用廣泛，加之Java客戶端程序開發相對簡單，另外使用Java以后可以通過Java Swing快速的構建用戶UI界面，開發者只需要專注于業務邏輯。IDE之所以選擇NetBeans是因為NetBeans具有方便的可視化Java Swing[5]開發工具，另外NetBeans對Maven和Subversion的集成也非常好。Subversion是著名的開源版本控制工具，結合服務端的VisualSVN Server可以方便的對軟件進行版本控制。Maven是Java平臺下強大的開發管理工具，不僅可以對軟件的整個生命周期進行管理，另外對Java分模塊和jar包也進行了高效的管理，使用Maven可以大大提高開發和維護效率。Excel的版本分為2003和2007，由于我們在學籍管理中2003版本完全夠用，另外2007版本也向下兼容2003的格式，所以Excel的版本筆者選擇2003。POI是開源基金Apache下的著名開源Excel操作工具，使用它可以簡化Java操作Excel的工作，并且可以兼容Excel的2003和2007版本。在開發完成后，通過Maven將項目打包成jar文件，該文件能直接在安裝有JDK或JRE的環境下運行，為了讓其能更適合Windows用戶，可以使用JSmooth將jar包裝成Windows下exe應用程序。

4 應用

軟件的名稱為Excler，目前已經發展到2.1版本。使用“連接表格”時界面如圖5所示。首先選擇A表格和B表格的Excel文件。選擇完成以后，軟件的表格里會列出了A表格和B表格的所有列標題。其次用戶選擇“身份證號”這種具有唯一標志的屬性作為連接標準。最后選擇導出文件的導出路徑，選擇完成以后就會立刻在設置的導出位置生成excel文件。

圖5 連接表格功能界面

軟件的“兩列檢查”使用情況與“連接表格”類似，另外通過“使用幫助”可以詳細的了解軟件的使用流程及工作原理。

5 結束語

本文開發的軟件在高校學籍管理中使用具有以下優點：“連接表格”功能可以高效的完成教務系統信息和學信網信息的整合，為學信網的學籍信息更新維護提供保障；“兩列檢查”功能可以高效檢查教務系統信息和學信網信息的差異并顯著的標志出來。通過該軟件的應用，高校教務處的學籍管理工作變得高效、準確、可靠。同時軟件也存在若干需改進的地方：提高軟件通用性，該軟件僅在本校中應用，被證明是適合本校的校情，其他高校使用情況尚不可知；發展軟件的Windows版本，由于使用Java程序需要jre環境，雖然java使用廣泛，但普通用戶安裝jre環境的并不多，另外java軟件運行效率肯定不如原生的Windows應用程序，如果軟件具有Windows版本的話，那么軟件的使用將更加方便，運行速度將更快；發展其他功能，高校教務處在學籍管理上還有很多其他需要，軟件的功能有待繼續豐富完善。

注釋及參考文獻：

[1]殷濤．如何提高高校學籍管理工作水平[J]．重慶文理學院學報（自然科學版），2010（3）：90-92．

[2]姚嘉．基于J2EE的學籍管理系統[D]．成都：電子科技大學，2013．

[3]金子煜．提升學籍管理質量建設和諧服務環境[J]．科學之友，2010（19）：94-95．

[4]胡偉莉．我國高校學分制教學管理改革的研究[D]．武漢：武漢理工大學，2005．

[5]劉晶．基于設計模式的Java swing交互式界面模板的應用研究與實現[D]．上海：華東師范大學，2008．

The Design and Development ofAssistant Software for Colleges’Student Status Management

XIONG Hai-dong，ZHANG Xiao-bing
(Teaching Affairs Department,Sichuan Preschool Educators College,Mianyang,Sichuan 621709）

Student status management is a very important part of university’s basic work.Its main work contains two parts:one is maintaining the data of CHSI(China Higher Education Student Information and Career Center),the other is maintaining the data of internal systems(such as the educational management system,student management systems,etc.).Errors occur frequently in the procedure of initial importing,updating,so the validation for student information is needed before.The procedure employs the independently developed Windows software, which used Java Swing technology.This software adopts the thoughts of mathematical set and relational databases. Its working principle is building a view between CHSI and internal systems with student’s ID.The use of this software makes the validation of student information simpler and student status management easier.

Colleges；student status management；software design；software development；Java Swing

TP311.52

A

1673-1891（2015）03-0049-04

2015-05-07

熊海東（1986-），男，湖北黃岡人，助教，碩士研究生，研究方向：Java Web。